Синхронизация информационных и производственных потоков

Санкт-Петербургская Государственная Инженерно-Экономическая Академия

Курсовая работа

по дисциплине ЛОГИСТИКА

на тему МЕТОДЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИНХРОНИЗАЦИИ ПРОИЗВОДСТВЕННОГО И

ИНФОРМАЦИОННОГО ПРОЦЕССОВ

группа 965

Студентка Мальцева Ирочка

Преподаватель Фурманков А.Н.

1998

СОДЕРЖАНИЕ

1. Введение

2. Теоретическая часть

3. Практическая часть

4. Заключение

5. Список литературы

Методы обеспечения синхронизации производственного и информационного

процессов. (На примере инвест .компании или банка)

1.Введение

Интерес российских ученых, предпринимателей и бизнесменов к логистике

сегодня хорошо отражает то множество толкований логистики, которое

появилось в печатных трудах и проявляется в очных спорах на различных

форумах. Не существует универсального определения логистики, можно даже

обсуждать существует ли логистика областью практики или чисто академической

сферой, но определение, которое иногда рассматривают как "определение

логистики, данное неспециалистом", которое рассматривают во многих

вариантах.

Обеспечить наличие продукта, в количестве, в состоянии, в правильном

месте, в правильное время, для клиента, по правильной цене. То, что

"наличие" подчеркнуто, не просто обычное ударение. Это определение

выражает, не будучи очень специфичным, самую суть логистики. Обеспечить

наличие материала - очень практическая цель. В исследованиях по логистике

центральные проблемы изменялись в тонком взаимодействии между ситуацией в

бизнесе и уровнем знаний. В логистических исследованиях одной из проблем

является терминология и список понятий, имеющих отношение к логистике, их

можно грубо разделить на 3 группы:

1.ориентированные на поставку;

2.ориентированные на производство;

3.ориентированные на дистрибуцию.

Чтобы пролить свет на основы логистики нужно проанализировать научную

структуру логистики. Логистика во многом определяется другими научными

дисциплинами. Многие считают, что логистика в сфере товарообращения - это

все, что мы называли прежде планированием и организацией материально-

технического снабжения и большинство авторов связывают данное понятие с

материалопотоком и потоком информации и они по своему правы.

Другие рассматривают логистику как междисциплинарную науку, которая

объединяет инженерию, микроэкономику, теорию организации в общий взгляд на

поток материалов, а для других логистика просто означает транспортировку.

Данное выступление выражает тенденцию согласиться с первым мнением и также

трудно провести четкую грань между логистикой и управлением производством,

а также качественным менеджментом в связи с этим. Понятие "логистика"

применяется , например, в связи со следующими понятиями: логистика бизнеса,

управление материалами, логистический менеджмент, управление цепочкой

поставок и т.п. Все эти понятия сфокусированы на логистику, но со своими

специфическими задачами. Также такие понятия как реинжениринг бизнес-

делового процесса вмещает в себя и аспекты логистики. Все эти концепции

приближаются к главной проблеме логистики: как скоординировать цепочки

деятельности. В наиболее общем и распространенном и практическом понимании,

логистика - это организация и управление системой движения материального и

связанного с ним информационного потоков.

Итак, логистика – это наука об управлении потоками в системах. С

точки зрения менеджера и предпринимателя - это организация планирования и

управления целенаправленной подготовкой и целесообразным использованием

средств и услуг, необходимых для решения определенных задач. Логистика

преследует цель предварительной подготовки определенного товара в

определенное время при минимально возможных затратах.

Логистика как искусство комплексного управления материальными и

информационными потоками на пути от источника сырья до конечного

потребителя применяется в экономике более 30 лет.

На современном этапе развитие логистики невозможно без ее

компьютеризации. Использование компьютеров и современных коммуникаций

создает богатые возможности для рационализации деятельности всех участников

логистической цепи. Автоматическая система контроля четко следит за такими

показателями, как наличие полуфабрикатов и выпуск готовых товаров (услуг),

степень выполнения заказа и т.д.

Иными словами - это система построения отношений между участниками

процессов снабжения, производства и распределения готовых товаров,

управление технологическими процессами и информацией, сопровождающей эти

процессы.

На макроуровне - логистика определяет, например, общую концепцию

распределения товарной продукции, направлений материальных или

информационных потоков, размещение объектов инфраструктуры, выбор

поставщиков сырья и материалов.

На микроуровне - логистика решает вопросы в рамках отдельных

элементов, например, задачи физического распределения готовой продукции, ее

транспортированием, доставкой.

Поставщик и потребитель материального или информационно потока в

общем случае представляют собой две системы, связанные так называемым

логистическим каналом, т.е. некоторым множеством различных звеньев, через

которые осуществляется доведение материального потока от поставщика до

потребителей.

После того как сделан выбор конкретных участников процесса

продвижения материального или информационно потока от поставщика к

потребителю логистический канал преобразуется в логистическую цепь -

линейно упорядоченное множество участников процесса доведения материального

потока до потребителя. Общая логистическая цепь включает в себя различные

логистические функции: снабжения и управления запасами, технологического

процесса самого товаропроизводства, распределения и потребления товара и

т.п.

Такие цепи в свою очередь делятся на логистические цепи меньшей

длины, а именно: снабженческие, транспортно-складские и т.п. Выбор

логистической цепи - это не что иное как выбор конкретного участника

процесса -вашего партнера. Следует отметить, что логистическая цепь

является как объектом управления в целом, так и каждая из логистических

функций на различных участках, этапов логистической цепи может быть

самостоятельным объектом управления.

В 90-е годы появилось большое количество новых понятий, как

глобальное производство, партнерство, экология и т.д., с которыми пришлось

иметь дело даже маленьким и средним компаниям. Многие исследователи, да и

практики выделили ВРЕМЯ как наиболее важный фактор в логистике. Необычайно

возросли требования к уровню обслуживания клиентов. Жизненный цикл

продукции сильно сократился, так на рынке мобильных телефонов среднее

"время на рынке" в 80-е годы составляло 3 года, и Филипс Дания ожидали, что

придется сократить его вдвое, но не сделали этого и они вылетели из

бизнеса. С укороченными внешними временными рамками жизненно важно, чтобы

компания была одновременно сильной и гибкой - время является сейчас

ключевым моментом. Сейчас на арену выходит быстро отликающаяся на ситуацию

логистика. Итак, важные тенденции, которые следует сегодня учитывать:

•Промышленность концентрируется на ключевых видах деятельности, которые

требуют особых навыков и мастерства у компаний.

•Партнерство с деловыми партнерами требует новой организации и нового

стиля управления.

•Технологические вложения осуществляются в виде гибкого оборудования, как

системы CAD/CAM FMS и т.д. и барьер теперь - их интеграция. •Информационные

технологии более не являются достаточными для создания преимуществ, вместо

этого требуется эффективное использование технологии.

•Человеческие ресурсы.

•Рынки и источники стали интернациональными. Глобальный источник и

реальное предприятие - новые концепции

. •"Жизненные циклы" сократились и при этом особый интерес вызывает

менеджмент.

ОСНОВНЫЕ ПРОБЛЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ СИСТЕМОЙ ЛОГИСТИКИ

Направления развития логистики в современных условиях следующие:

1. Сокращение количества складских объектов (для промышленников).

2. Увеличение объемов услуг третьих участников.

3. Усиление глобальной логистической стратегии.

Происходит формирование устойчивых торгово-финансовых связей между

отдельными странами. Многие крупные компании строят свои предприятия на

основе международного разделения труда .

Переход к глобальной логистической стратегии требует решения ряда правовых,

организационных и технологических вопросов.

4. Интеграция логистической деятельности.

Слияние всех мелких, средних и крупных логистических цепочек в единую

глобальную логистическую систему.

5. Усиление роли информации для управления.

Логистика требует все большего объема информации. Фирмы не могут

конкурировать без эффективных информационных систем. Компании, обладающие

более совершенными информационными системами, могут улучшить обслуживание

потребителей при одновременном сокращении затрат.

В условиях резкого ужесточения конкуренции на рынках продукции и услуг

становится все более актуальным проведение целенаправленных исследований

поведения бизнес-процессов систем товародвижения. Персональный компьютер

сегодня может рассматриваться не только как пассивный инструмент для

ординарной обработки данных, но и как мощный аналитический инструмент

выявления как благоприятных, так и отрицательных факторов распространения

товаров, планирования использования складских помещений, определения

критериев обоснованных прогнозов продаж и т.д. В зарубежной практике для

этих целей все более активно используются подходы и методы имитационного

моделирования, с помощью которых, в частности, возможно анализировать

проблемные ситуации бизнеса.

2.Мировой информационный рынок для специалистов инвестиционных компаний и

банков: структура, основные участники и услуги

Для России в условиях переходной экономики, как и для стран развитого

пост-индустриального общества, информационный рынок выступает важнейшим

элементом хозяйственной инфраструктуры, без которого немыслимо эффективное

функционирование экономики.

Современный информационный рынок в мире можно разделить на три

взаимодействующих области:

n информация;

n электронные сделки и операции;

n электронная коммуникация.

Рынок информации

На мировом рынке информации выделяются несколько основных секторов,

которые характерны также для России:

1. Сектор деловой информации (биржевой, финансовой, коммерческой и т.д.),

охватывающий:

- биржевую и финансовую информацию – информацию о котировках ценных бумаг,

курсах валют, учетных ставках, инвестициях, ценах и т.д.;

- экономическую и статистическую информацию;

- коммерческую – информацию по компаниям, фирмам, корпорациям, направлениям

их работы и продукции, ценам, финансовому состоянию и т.п.

- деловые новости в области экономики и бизнеса;

2. Сектор информации для специалистов (научно-технической и специальной , а

также первоисточников).

3. Сектор массовой, потребительской информации (новости, услуги на основе

современных средств телекоммуникаций).

Понятно, что для банка инвестиционной компании наибольший интерес

представляют сектора, связанные с деловой и коммерческой информацией.

Рынок электронных сделок

Рынок электронных сделок и операций имеет существенное значение для

коммерческих банков и инвестиционных компаний, так как он охватывает

дилинговые и диалоговые операции (системы “банк-клиент” или “home banking”)

Следует отметить, что услуги электронных сделок с товарами, ценными

бумагами и другими финансовыми инструментами предлагают своим потребителям

большинство служб биржевой и финансовой информации и такая возможность

стала стандартным уровнем сервиса. Для России наиболее известными примерами

систем электронных торгов выступают дилинговая система фирмы “Reuters”

“Dealing 2000, Metastock, Omega, Supercharts.

Рынок электронных коммуникаций

Значение систем электронных коммуникаций для повседневных операций

банков и инвестиционных компаний сегодня весьма велико, т. к. Эти системы

служат основой для всех расчетных систем, систем кредитных и депозитных

карт, систем электронных кредитных сделок. На рынке электронных

коммуникаций можно выделить различные системы современных средств связи и

человеческого общения - сети передачи данных, системы электронной почты и

т.д.

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ УСЛУГ

Выделяются основные виды информационных услуг:

- подготовка источников информации;

- подготовка баз данных и выпуск печатных информационных изданий;

- информационное обслуживание;

- справочное;

- избирательное распространение информации;

- ретроспективный поиск информации;

- предоставление копий источника информации.

ОСНОВНЫЕ УЧАСТНИКИ ИНФОРМАЦИОННОГО РЫНКА

Основными поставщиками информационных услуг на рынке выступают:

- центры генераторы базы данных (ЦГБД);

- центры распределители информации на основе баз данных (ЦОБД);

- шлюзовые информационные службы;

- службы передачи данных и телекоммуникации;

- информационные брокеры и другие структуры, ориентированные на

обслуживание конечных потребителей.

Информационные брокеры

Большинство конечных потребителей информации не имеют достаточной

квалификации и опыта самостоятельного проведения эффективного

информационного поиска в ЦОБД. Поэтому на рынке информационных услуг

имеются организации, специализирующиеся на информационном обслуживании

конечных потребителей с использованием информационных услуг внешних

организаций на коммерческой основе. Эти организации получили названия

информационных посредников (brokers).

Информационные брокеры работают исключительно на коммерческой основе

и, как правило, имеют статус малого бизнеса.

Библиотеки и информационные отделы

Значительная часть информационных услуг все еще попадает к

непосредственным потребителям через традиционные каналы информационного

обслуживания - библиотеки и информационные подразделения организаций и

предприятий. В большинстве случаев как библиотеки, так и отделы информации

взаимодействуют со своими потребителями на некоммерческой основе, однако

общее удорожание информационных услуг в сочетании с тенденцией ограничения

информационных бюджетов заставляет внедрять элементы коммерческих отношений

или своего рода внутреннего хозрасчета.

ОСОБЕННОСТИ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ НАПРАВЛЕНИЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ИНВЕСТИЦИОННОЙ КОМПАНИИ ИЛИ БАНКА

Основой информационного обеспечения отдельных направлений работы

выступает специальная банковская информация. В России в последние годы

появилось несколько источников такой информации , например, “Банковский

бюллетень” газеты “Экономика и жизнь”. В частности, инвестиционная

компания, где я работаю пользуется услугами Национального Агентства

Финансовой Информации и Агентства «СКЕЙТ», Агентства экономической

информации «Прайм-ТАСС», газет «Коммерсантъ-DAILY», «Финансовые известия»,

«Деловой Петербург».

Информационное обеспечение работы на межбанковском рынке

Выделение отдельного раздела, связанного с обеспечением работы на

межбанковском рынке, определяется лишь удобством изложения, так как данный

рынок неотделим от финансового рынка в целом, как сочетания денежного рынка

и рынка капитала.

У банка и инвестиционной компании имеются три основных альтернативных

модели работы на межбанковском рынке:

- ориентация на работу на ведущих кредитных площадках;

- ориентация на консультационные фирмы-посредники в привлечении и

размещении межбанковских кредитов ;

- ориентация на самостоятельный выбор партнеров на рынке МБК.

Среди российских организаций, подготавливающих списки (Ранжирование

по формализованным методам оценки) и рейтинги (ранжирование с учетом

субъективных факторов) российских банков с подробным анализом основных

показателей их деятельности, ликвидности, надежности можно назвать:

- “Агентство банковской информации”, публикующее свой список “Сто ведущих

банков России” в газете “Экономика и жизнь”;

- “Коммерсантъ -DAILY”;

- группу экспертов, публикующую свой рейтинг надежности среди ста

крупнейших, а также малых и средних банков в журнале “Деньги” и др.

Информационное обеспечение фондовых и финансовых операций

Обращение к услугам сектора биржевой и финансовой информации, прежде

всего, осуществляется для получения данных по биржевым котировкам

фьючерсных контрактов товарных рынков (по сути это те же ценные бумаги и

этим они отличаются от текущих коммерческих предложений) и рынков ценных

бумаг, сведений по обменным курсам валют, учетным ставкам и ценам кредитных

ресурсов и долговых обязательств. Схожесть биржевой и финансовой информации

заключается в том, что сами финансовые ресурсы, например, валюта или

кредиты, продаются как обычные (хотя и специфические) товары или ценные

бумаги.

Биржевая информация

Информационные ресурсы в области биржевой информации включают

справочники и базы данных по организация, оказывающим соответствующие

услуги - эмитентам, регистраторам и депозитариям, биржам, брокерским

фирмам, инвестиционным компаниям и банкам, справочники и базы данных,

характеризующие состояние данного рынка и соответствующие коммерческие

предложения, а также специальные базы данных текстовой информации.

Сектор биржевой информации - один из самых интересных секторов

информационного рынка. Это, пожалуй, единственный сектор, где особенности

предоставляемой информации (высокая цена ошибок) и различие в требованиях к

ее качеству, а также возможностях оплаты услуг у различных групп

потребителей обусловили необходимость и оправданность 4-5 кратного

дублирования и запараллеливания услуг. При этом все информационные службы,

работающие на этом рынке, имеют возможность получать высокие доходы, сам

сектор рассматривается как один из наиболее выгодных. а параллелизм услуг

не сокращается, а усиливается.

Биржевая информация в значительной части является по своему

содержанию текущей, изменяется ежеминутно, отражая события, происходящие на

рынке и включает сведения о видах и котировках ценных бумаг, фьючерсов по

основным товарам, реализуемым через биржу и на внебиржевом рынке, рынке

денег, капитала, услуг страхования. Информация о котировках ценных бумаг

(акций, облигаций, векселей варрантов, закладных и т.д.)

и товарных форвардных и фьючерсных контрактах, учетных ставках выступает

основной на данном рынке.

Оперативная биржевая информация может быть получена непосредственно с

биржи. В настоящее время в работе большинства товарных и фондовых бирж

используется вычислительная техника (в основном для регистрации

коммерческих предложений и сделок) и биржевая и финансовая информация

изначально существует в электронной форме. Например, Санкт-Петербургская

Валютная биржа и Биржа “Санкт-Петербург” имеют в сети Интернет собственные

странички.

Целью усовершенствования информационных услуг выступает обеспечение

для потребителей возможностей более быстрого доступа к требуемой

информации, отбираемой из большого объема “сырых” биржевых и финансовых

данных, а также предоставление им новых средств ее обработки и анализа,

например, таких как программное обеспечение для управления портфелем ценных

бумаг и контроля риска, а также новых имитационных моделей поведения на

бирже.

В настоящее время в России имеется много агентств и служб, которые

называют себя аналитическими , информационными и консультационными, среди

них самые крупные:

-Агентство экономических новостей (АЭН);

- Международное агентство финансовой информации (МАФИ);

- Агентство “Прайм”;

- RosBusinessConsulting и др.

Финансовая информация

К вопросам организации и работы рынка финансовой информации относится

многое из того, что было сказано выше в отношении рынка биржевой

информации, однако, имеются и определенные особенности. Финансовая

информация включает, прежде всего, информацию по обменным курсам валют и

информацию по состоянию рынка денег и соответствующих инструментов. Как и в

случае биржевой информации, для пользования базами данных фин. информации

потребителю часто требуется располагать специальным программным

обеспечением, поставляемым при подписке на базу данных.

3. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ В ИНВЕСТИЦИОННОЙ КОМПАНИИ

В этом разделе я приведу наглядные примеры синхронизации

производственного процесса и информационных потоков на примере реально

существующей инвестиционной компании, для удобства буду называть ее ХХХ

При работе в инвестиционной компании, являющейся активным участником

рынка, необходимо использовать компьютерные информационные технологии.

Данная необходимость обуславливается тем, что в организации существует

огромный документооборот, а ее подразделения находятся зачастую даже не в

пределах одного города. Использование интерактивного режима, работа с

базами данных, безбумажная обработка документов, а также коллективная

обработка документации и пополнение баз данных - необходимые составляющие

работы большой современной организации, стремящейся занять свое место на

рынке и предпринимающей максимальные усилия для поддержания занятых

позиций.

Для эффективной работе подразделений используются различные виды

техники и технологий, о некоторых из них и их конкретном применении я

намерена более подробно рассказать в данной работе.

Фактически на каждом рабочем месте в Компании установлен компьютер,

его мощность и возможности определяются кругом выполняемых конкретным

работником задач. На каждом компьютере Компании установлены

стандартные элементы программного обеспечения, как то: Операционные системы

MS-DOS, Windows, на многих установлена OS/2, открыт доступ к сети Интернет,

электронная почта. Также стандартный набор необходимых программ: антивирус

AIDStest с настойкой на обязательную автоматическую проверку жестких дисков

ежедневно. Файлы для запуска сетевых программ (Гарант, Консультант Плюс,

AK&M Abacus и т.д.).

Для оптимизации работы и минимизации риска заражения компьютеров

вирусами при использовании дискет для передачи информации в Компании

установлена локальная сеть. Каждый из работников Компании имеет свое имя в

сети и пароль для входа в сеть, гостю Компании, которому необходимо

получить какую-либо общедоступную сетевую информацию, нужно ввести имя

Guest и ему будут доступны общие программы, находящие на сети, например

справочно-правовые системы Гарант и Консультант Плюс, система электронных

котировок AK&M, Reuters, а также внутренняя электронная почта Компании, по

которой можно послать сообщение любому из сотрудников, зная его сетевое

имя. Также ему будет доступен общий каталог документов TMP, где хранятся

обменные файлы. Каждый из сотрудников имеет на сети свой каталог, а также

доступ в каталог TMP, по которому происходит обмен файлами с другими

пользователями сети. Также он имеет доступ ко всем общедоступным файлам и

каталогам. При необходимости для сохранения конфиденциальности передаваемой

информации можно создать каталог, доступный, например двум или нескольким

пользователям, во избежание использования ими каталога TMP. Такая

необходимость существует при работе руководителя со своим секретарем,

юристов между собой, а также при совместной разработке несколькими людьми

или подразделениями совместных проектов.

Вообще, локальная сеть решает множество проблем. При ее наличии нет

необходимости перегружать локальные диски компьютеров множеством

стандартных программ, т.к. они находятся на сети, а на локальных дисках

находятся только файлы на их запуска, т.е. остается больше места для работы

специфических программ. Нет необходимости использовать дискеты для передачи

информации от пользователя к пользователю, таким образом не только

снижается риск заражения компьютеров различными вирусами, но и значительно

увеличивается скорость передачи информации, создается возможность

совместной работы над документом. Большим плюсом является возможность

использования одной сетевой программы многими пользователями с изменением

информации в режиме on line. Наконец, нет необходимости в большом

количестве принтеров, достаточно подключения одного или нескольких

принтеров к сети.

Структура компании ХХХ

Правила взаимоотношений и информационных потоков между основными

подразделениями компании ХХХ

1. С клиентом (реальным и потенциальным) непосредственно общается только

брокер, в силу своих служебных обязанностей.

2. Состояние всех клиентских счетов знает только отдел клиентских счетов.

3. Операции на рынке ценных бумаг проводятся только трейдерами.

4.Информации об открытых позициях по денежных средствам клиентов и

собственных средствам фирмы владеет только отдел корреспондентских

отношений.

5. Полная информация по движению денежных средств и ценных бумаг фирмы -

компетенция отдела исполнения операций.

6. Общая движение денежных потоков и ценных бумаг находится под контролем

руководством.

7. Допускается только последовательный обмен информацией между

функционально связанными подразделениями.

8. Прямой обмен информацией между функционально несвязанными

подразделениями допускается только при наличии санкции руководства.

Административная взаимосвязь основных подразделений

Взаимосвязь подразделений компании ХХХ

1. Деятельность основных производственных подразделений, связанная с

работой на рынке ценных бумаг, осуществляется под непосредственных

контролем руководства.

Деятельность основных производственных подразделений, связанная с работой

на рынке ценных бумаг, осуществляется при помощи вспомогательных

подразделений (бухгалтерия, касса, отдел исполнения операций)

2. Обеспечение деятельности основных производственных подразделений,

связанной с работой на рынке ценных бумаг, осуществляется обеспечивающими

подразделениями (техническая служба, хозяйственная служба, канцелярия,

курьерская служба, служба связи)

3. Потоки служебной информации осуществляются через обеспечивающие

подразделения под непосредственным контролем руководства фирмы.

4. Прямой обмен информацией между подразделениями должен быть

санкционирован руководством фирмы.

Схема внешнего документооборота компании ХХХ

Принципы построения внешнего документооборота компании ХХХ

1. Все документы, требующие официального ответа, проходят регистрацию у

менеджеров фирмы.

2. Адресация входящих документов с указанием контрольных сроков исполнения

различными подразделениями, производится руководством фирмы.

3. Контроль за исполнением официальных ответов в заданные сроки

производится менеджерами.

4. Исходящие документы, оформленные надлежащим образом, подаются на подпись

руководством в установленном порядке.

5. Исходящая документация подлежит обязательной регистрации у менеджеров

фирмы.

6. На подпись руководству фирмы документы передаются через административный

отдел.

Внутренний документооборот.

Виды документов внутрифирменного использования.

1. Приказ.

2. Служебная записка.

3. Заявка на командировку.

4. Командировочное удостоверение.

5. Заявление.

6. Договор подряда.

7. Расписка.

8. Заявление-обязательство.

9. Меморандум.

10. Запись беседы.

Распорядок дня

Официальное рабочее время

1. Начало рабочего дня 9.00

2. Обеденный перерыв. 13.00-13.45

3. Окончание рабочего дня 18.00

4. Выходные дни - суббота и воскресенье

В компании ХХХ установлен ненормированный рабочий день, вследствие чего

сотрудник не может закончить рабочий день до тех пор пока не

выполнены запланированные на день работа или задание

если требуемый объем работы не может выполнен в рабочие дни,

сотрудники привлекаются к работе к выходные дни

обучение и повышение квалификации сотрудников проводится за пределами

официального времени и в выходные дни

Основные виды служебной деятельности

1. Работа с документами

2. Организация и/или проведение встреч и бесед

3. Телефонные переговоры

Основания для проведения встреч, бесед и телефонных переговоров

1. Прямое указание начальника

2. Служебная необходимость, обусловленная прямыми обязанностями

3. Предложения клиентов или партнеров.

Проведение бесед, встреч и телефонных разговоров, выходящих за рамки

служебных обязанностей, по личной инициативе запрещается.

Защита коммерческой тайны в компании ХХХ

Коммерческая тайна

Информация составляет коммерческую тайну, если она имеет действительную или

потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;

к ней нет свободного доступа на законном основании; обладатель информации

принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут

составлять коммерческую тайну, определяется законами или другими правовыми

актами. Состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну,

определяется предпринимателем. Разглашение, передача или утечка информации,

составляющей коммерческую тайну, влечет дисциплинарную, гражданско-правовую

ответственность, в том числе обязанность возместить убытки.

Банковская тайна

1. Банк гарантирует тайну банковского счета и банковского вклада операций

по счету и сведений о клиенте.

2. Сведения, составляющие банковскую тайну, могут быть предоставлены только

самим клиентам или их представителем.

3. Обязанность хранить банковскую тайну распространяется на Центральный

Банк России, кредитные и аудиторские организации.

4. За разглашение банковской тайны они могут быть привлечены к

ответственности в форме возмещения убытков.

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну.

1. Номенклатура клиентов и состояние клиентских счетов.

2. Регламенты работы с финансовыми инструментами.

3. Подробная структурная схема подразделений и их взаимосвязи.

4. Методики привлечения клиентов и работы с их денежными средствами.

5. Остатки на расчетных счетах фирмы.

5. Текущие лимиты, графики прихода и расхода денежных средств, обороты

компании.

Различные подразделения используют в своей работе различные

технологии.

Административный отдел пользуется текстовыми редакторами, в основном Word

6.0. для Windows и графическими редакторами типа Chartist, которые

позволяют им выполнять свои функции: печатание текстовых документов, таблиц

и схем с уже заданными параметрами. Им нет необходимости использовать Excel

или Quattro Pro, т.к. все данные уже расчитаны и им остается только

техническая работа по введению их в компьютер, оформлению материала и

выводу его на печать.

Канцелярия использует электронную систему учета документации, разработанную

нашими программистами специально с учетом особенностей работы

инвестиционной группы.

Телефонисты: при помощи телефонной сети Компании возможно переключение

любых внешних звонков на необходимый внутренний номер.

Факс и модем используются для передачи информации по сетям нашим

контрагентам, для получения от них необходимой нам информации а также для

пополнения баз данных, используемых в Компании.

Брокерские подразделения используют особый вид программного обеспечения -

систему электронных торгов “РТС-1” и “РТС-2”. Она позволяет выставлять свои

котировки на корпоративные бумаги, полностью владеть информацией о

котировках всех участников рынка и совершать сделки в режиме on line,

набирая параметры сделки и контрагента на компьютере. Эта информация

передается с помощью модема в центр РТС и также транслируется на остальных

участников рынка в считанные секунды. Эта программа произвела революцию на

рынке ценных бумаг в 1995 году. Сейчас ее пользователями являются все

крупнейшие инвестиционные компании и банки не только РФ, но и Запада,

работающие на нашем рынке корпоративных бумаг, ее котировками пользуются

западные инвесторы при работе с ценными бумагами российских эмитентов.

Также используется система Российский фондовый рынок AK&M net, она на

работает в режиме on-line. Информация в ней обновляется при помощи

ежедневной подкачки данных, но ее данными пользуются официальные органы для

информации о котировках, ее информация является достаточным оправданием при

работе с налоговой инспекцией. Также эта система дает подробную информацию

об эмитенте с указанием максимально полной информации не только о самом

эмитенте, но и о держателе реестра акционеров, и другую специфическую

информацию, представляющую интерес для участников рынка.

Расчетный отдел (наше законодательство не предусматривает только

электронную форму совершения сделки, ему необходимы договорные отношения

между ее участниками) back office использует собственную программу учета,

разработанную нашими программистами и позволяющую учитывать совершенные

управлением торговых операций сделки, их прохождение в части платежей и

перерегистрации прав собственности на бумаги.

Юридическое управление использует в своей работе справочно-правовые системы

Гарант, Консультант Плюс и Эталон. При помощи их мы всегда в курсе

последних изменений законодательной базы, всегда возможно найти любой

законодательный документ и все его взаимосвязи. Возможно также выбрать

информацию по интересующему вас вопросу или понятию. Это значительно

облегчает работу юристов при аудите финансовых схем.

Бухгалтерия использует программу электронного бухгалтерского учета Abacus,

специально адаптированную разработчиками к учету ценных бумаг (для них

предусмотрены законодательством особые условия). Наша инвестиционная группа

ведет активную деятельность на своем рынке, объемы перерабатываемой

информации огромны, между тем каждый финансовый документ должен найти свое

отражение в бухгалтерском учете. При бумажном ведении бухгалтерского учета

это было бы невозможно, а при помощи Abacus несколько бухгалтеров в

состоянии одновременно изменять информацию каждый по своему направлению и

давать главному бухгалтеру информацию о состоянии Компании в режиме on

line, что необходимо при принятии любых управленческих решений.

Кадровое управление - электронная система учета кадров, позволяющая

отслеживать движение кадров Компании в соответствии с требованиями

законодательства.

Аналитический отдел - пример на схеме

Схема организации информационных потоков в аналитическом отделе

Как мне кажется, максимальное использование передовых технологий

хорошо подготовленными сотрудниками, чья квалификация позволяет им

использовать предоставляемые им средства в полном объеме, дает возможность

Компании работать в условиях развивающегося рынка ценных бумаг не только не

отставая от партнеров и конкурентов, но и опережая их.

-----------------------

Генеральный директор

касса

back

office

депозитарный

отдел

отдел гос. ценных бумаг

брокерский

отдел

отдел клиентских счетов

отдел

маркетинга

аналитический

отдел

отдел исполнения операций

отдел управления активами

технический

отдел

хозяйственный отдел

административный отдел

группа

корр. отношений

отдел долговых ценных бумаг

отдел корпоративных ценных бумаг

дилинговое

управление

зам директора

зам директора

зам директора

бухгалтерия

зам директора

зам директора

Дилерские

подразделения

Подразделения гос. ценных

бумаг

Брокерские

подразделения

Подразделения управления

активами

Обеспечивающие

подразделения

Бухгалтерия Отдел исполнения операций Касса

Руководство

Техническая служба

Хозяйственная служба

Транспортная служба

Служба связи

Канцелярия

Курьерская служба

Менеджеры

прием, регистрация и рассылка

входящих и исходящих

документов

входящие документы

Подразделения гос. ценных

бумаг

Брокерские

подразделения

Подразделения управления

активами

Дилерские

подразделения

исходящие документы

Руководство

АКМ, RBC

АКМ

д

р

у

г

и

е

п

о

д

р

а

з

д

е

л

е

н

и

я

АКМ

Электронная почта

Сервер

ПК1

получение,

поддержание,

обновление

Рез-ты торгов

Электронные версии газет

База

данных

Регулярные отчеты

Электронные версии газет

Интерфакс

Информация из Internet

ПК5

переводы

иностранных

материалов

Информация из Internet

Справочники, каталоги и др

БД на бумажных носителях

Книги, газеты в печатном виде

Информация в печатном виде

Рез-ты торгов РТС-1, РТС-2

RBC котировки

Рез-ты торгов РТС-1, РТС-2

Электронные версии газет

RBC котировки

ПК3

обработка и поддержка

базы данных

ПК2

регистрация, обработка,

сканирование

ПК4

подписка, получение, выдача информации, поиск в Internet