Документационное обеспечение управления

20

Федеральное государственное образовательное учреждение

Среднего профессионального образования

«Челябинский юридический техникум»

ЗАОЧНОЕ ОТДЕЛЕНИЕ

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 2

По предмету Документационное обеспечения управления

Вариант №4 студента 3 курса группы З-50

Тактарова Александра Юрьевича

Шифр_______________________

Домашний адрес:

454000, г. Челябинск, ул. Мартеновская, д., кв.

Место работы и должность:

ООО Фирма водитель-экспедитор

Оценка_________________________

«11» декабря 2007г

Преподаватель

План

Документы кадровой службы:

· первичные документы;

· трудовой договор;

· унифицированные формы оплаты;

· трудовая книжка;

· личное дело.

Вот образец заявления:

Директору ООО Фирма «Регион»

Попову Ю.М.

от Тактарова А.Ю

Заявление

Прошу принять меня на работу на должность водителя-экспедитора с 5 мая 2005 года.

5 мая 2005 г.

Подпись ________________________________ Тактаров А.Ю

Характеристика - документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника (оставляется в свободной форме).

Характеристика - это официальный документ, который выдаёт администрация учреждения, организации своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (аттестация на должность, судебное разбирательство и т.п.).

ООО Фирма «Регион»

454038 г. Челябинск, а/я 17153

р./с40300255484856486869 в Челябинском ОСБ № 2564 г. Челябинска

к/с16431388788800005448 БИК 054541515 ИНН 5448789810

Характеристика

Дана Тактарову Александру Юрьевичу, 13.04.74г/р., образование среднее, водительский стаж 15 лет, водитель 1 класса, работающему в ООО Фирма «Регион» с 01.06.2005 по настоящее время. За время работы проявил себя с положительной стороны, взысканий, замечаний не имеет. Руководством характеризуется положительно. К работе относится добросовестно. На данный момент учится на заочном отделении ЧТЮ.

Директор ООО Фирма «Регион» Ю.М.Попов

Эта характеристика была выдана для ГБДД г. Челябинска

Резюме - это документ, содержащий сведения биографического характера; предоставляется лицом при трудоустройстве. Резюме является распространённым документом при приёме на работу на негосударственные предприятия и в организации. Особенностью резюме является изложение сведений образовании и деятельности в обратном хронологическом порядке.

Резюме

28.03.2008.

ФИО: Тактаров Александр Юрьевич

Профессия: водитель 1класса

Адрес: 457047,г. Челябинск ул. Мартеновская, д45 кв.126

Телефон: 7212262

Дата рождения: 19.09.1971

Гражданство: Российская Федерация

Образование: среднее

2007- настоящее время учеба в Челябинском юридическом техникуме по специальности «Земельно-имущественные отношения»

1999 - 2007- настоящее время работаю водителем в ООО Фирма «Регион»

1992 - 1998 работал на ЧТЗ сварщиком

Специальные знания: английский жанр, компьютер частично

Семейное положение: женат

Личная подпись А.Ю.Тактаров

На основании заявления кадровая служба организации оформляет приказ о зачислении сотрудника на работу (форма № Т-1) и оформляет его личную карточку (форма № Т-2).

После этого с сотрудником заключают трудовой договор. Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовой договор заключают в письменной форме в 2 экземплярах: один передают работнику, другой остается в организации.

Вот образец трудового договора

г. Челябинск

Трудовой договор (контракт) с работником № 17 от 05. 05. 2005г.

Предприятие (организация) ООО Фирма «Регион» в лице директора Попова Юрия Михайловича, именуемое в дальнейшем «Предприятие», и именуемый в дальнейшем «Работник», заключил настоящий договор о нижеследующем:

1. Работник Тактарова Александра Юрьевича принимается на работу

____________АУП_____________________________________________

(наименование структурного подразделения предприятия, цеха, отдела)

По профессии, должности водитель-экспедитор

Квалификации____________1 класс______________________________

(Разряд, категория)

2. Договор является договором по основной работе, договором по совместительству (нужное подчеркнуть).

3. Вид договора:

· на неопределённый срок (бессрочный)

· на определённый срок_______________________________________

(Причина заключения срочного договора)

· на время выполнения определённой работы____________________

(указать, какой)

4. Срок действия договора.

Начало работы___05.05 2005г___________________________________

Окончание работы_______________________________________

5. Срок испытания:

· без испытания

· с испытательным сроком три месяца_____________________

(продолжительность испытательного срока)

6. Работник должен выполнять следующие обязанности:

_______ четко выполнять водительские обязанности _______________

(Указываются характеристики работы и требования к уровню их исполнения)

7. Предприятие обязано организовать труд работника, создать условия для и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать З./п.

_____________________________________________________________

(указываются меры по организации производственного процесса, повышение квалификации и созданию других условий труда)

8. Обязанность работодателя по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работникам за тяжёлые, лопастные, вредные условия труда____________________________________________

9. Особенности режима рабочего времени:

· неполный рабочий день

· неполная рабочая неделя

· почасовая работа

10. Работнику устанавливается:

· должностной оклад (тарифная ставка)______5000___руб. в месяц

или_________________100________________руб. за 1 час переработки

· надбавка на другие выплаты (доплата к окладу)____________руб.

(вид доплат, надбавок)

11. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью:

· основной___________28___________;___календарных дней

· дополнительный_____14___________;___календарных дней

12. «Работодатель» осуществляет обязательное социальное и медицинское страхование «Работника» в порядке, установленном законодательством РФ.

13. Другие условия договора__________________________________________________

_____________________________________________________________

Адреса сторон и подписи:

Работник Организация

Унифицированные формы по труду и его оплате

Применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору и заполняются: форма № Т-1 - на одного работника, Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работник под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма №Т-54)

Заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5) администрация обязана ознакомить работника под расписку.

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

"Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда.

"Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Применяются для оформления и учета перевода работник на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.

Заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. В случае, если трудовой договор с работником не заключался (работник принят на работу до 06.10.92) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной (форма № Т-4) "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу "Основание" указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), "Изменение к трудовому договору" не заполняется. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54), вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

Применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.

Составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 "Записка - расчет о предоставлении отпуска работнику".

Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Применяются для оформления и учета увольнения работника. Составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку в порядке, установленном законодательством Ф.

В форме № Т-7 "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства РФ со ссылкой на соответствующую статью, делается документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством РФ, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) делается запись в личной карточке (форма №Т-2), лицевом счете (форма №Т-54), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме №Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)".

Заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого, а также цель, время и место командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него (них).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-8)

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник.

Подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма №Т-2)и трудовую книжку работника.

При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы № Т-10 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника" реквизита "в сумме ______ руб. _____ коп".

2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и пр.).

Применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации.

При применении расчетно-платежной ведомости по форме №Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам № Т-51 и Т-53 не составляются.

На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.

Начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.

На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер, номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.

Применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации.

Ведется работником бухгалтерии.

Применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. Заполняются работником бухгалтерии.

Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

Применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. Указывается количество календарных (рабочих) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных работником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.

Составляется работником, ответственным за прием выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы.

Трудовая книжка

Трудовая книжка - один из важнейших личных документов гражданина в нашей стране. С 15 января 1939г. до настоящего времени трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих (ст.6 ТК РФ) и о трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа ватой организации является основной. В трудовую книжку вносится сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также основание прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую не вносится, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. Трудовая книжка является сложным по составу информации документом и включает следующие элементы:

Обложка имеет не только защитную, но и информационную функции: на внутреннюю сторону обложки выносят сведения об изменениях и записях, сделанных на титульном листе.

Титульный лист отражает основные сведения, о работнике взятые на основании паспорта: Ф.И.О., д/р., образование (диплом, атестат), профессия или специальность. Титульный лист обязательно должен, заверен печатью организации отдела кадров, без печати трудовая не действительна.

Содержательная часть имеет табличную форму, включающие четыре графы:

1. порядковый номер записи,

2. дата (число, месяц, год) являются датами приёма, перевода или увольнения, взятые из приказов по личному составу,

3. информация о работе, где указывается полное наименование организации в соответствии с уставом, ниже пишется, кем принимается с соответствующей датой и ссылкой на приказ,

4. основания внесения записи должно соответствовать формулировке приказа и подразделения, в которое принят работник. Инструкция (п. 213) требует внести эту запись, по формулам: «кем и куда» или «куда и зачем» принят работник, без указания отдельных особенностей и характера работы.

Личное дело

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работающих, но чаще всего - на руководителей и ведущих специалистов, а на всех остальных сотрудников фирмы оформляют личные карточки формы № Т-2. В состав личного дела входят следующие документы:

· внутренняя опись документов;

· анкета или личный листок по учёту кадров;

· автобиография (резюме);

· копии документов об образовании;

· копии документов об утверждении в должности;

· характеристика;

· трудовой договор;

· копии приказов о назначении, увольнении;

· дополнение к личному листку по учёту кадров;

· справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Приказ по проведению инвентаризации по организации.

ООО Фирма «Регион»

Приказ

от 07.06.2007 № 28 г. Челябинск

О проведении инвентаризации по организации

В целях выявления недостающего оборудования на основании докладной гл. механика Никифорова П.Н. от 06.06.2007г.

Приказываю:

утвердить следующее распределение обязанностей прорабам:

1. Толпекину Т.Г; Фет А.Р.; Прутько П.Л. произвести пересчет имеющегося у вас в наличии тех. оборудования.

2. Подготовить и передать гл. механику итоговые списки по проведению инвентаризации на трёх объектах в трехдневный срок до 10.06.2007г.

3. Контроль за проведением инвентаризации возложить на гл. инженера Шматко Е.Г.

гл. инженера подпись Шматко Е.Г.

гл. механика подпись Никифоров П.Н.

С приказом ознакомлены:

Директор предприятия Ю.М. Попов

Письмо - извещение

ООО Фирма «Регион» Директору ООО Монолит

Адрес: 457047г. Челябинск г-ну Роднову Б.А.

ул. Байкальская 14 457400 г. Челябинск

тел.7216548 ул. Кирова, 74

12.02.2007 №25

Письмо - извещение

В соответствии с договором поставке дверей ДУ-21-09 от 16.01.2007г № 24 извещаем Вас г-н. Роднов Б.А., что заявка будет выполнена в полном объёме, в срок без промедления, согласно с требованием договора.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

Директор ООО Фирма «Регион» подпись Ю.М.Попов

 Литература

1. Конституция РФ ст.23,32,33

2. Положение об Архивном фонде РФ

3. В.И. Андреева Делопроизводство 2001г.

4. Т.А. Стежкина Делопроизводство предприятия 2002г.

5. М.И. Басаков Делопроизводство (ДОУ) 2002г.

6. А.В. Пшенко Делопроизводство работа офиса 2002г.