История развития документа и письменности
13
КУРСОВАЯ РАБОТА
По Документоведению
Тема:
История развития документа и письменности
Оглавление
Введение
Глава 1 Теоретический анализ возникновения письменности и появления документа
1.1 Возникновение письменности
1.2 Развитие Греческой письменности
1.3 Древние рукописные книги
Глава 2. Понятие и значение документа в управленческой деятельности
2.1 Особенности делопроизводства в России
2.2 Столбовое (приказное) делопроизводство
2.3 Коллежское делопроизводство
2.4 Исполнительное делопроизводство
2.5 Делопроизводство в России в XX в
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Ведь прежде славяне, когда были язычниками, не имели письмен, но читали и гадали с помощью черт и резцов. Когда же крестились, то пытались записывать славянскую речь римскими и греческими письменами, без порядка. Но как можно хорошо написать греческими буквами? И так было многие годы. Потом же бог человеколюбец, который правил всеми не оставляет человеческого рода без знания, но всех приводит к познанию и спасению, помиловал род славянский и послал им святого Константина Философа, названного Кириллом, мужа праведного и истинного. И создал для них тридцать письмен и восемь, одни по образцу греческих письмен, другие же в соответствии со славянской речью. С первой буквы начал, как в греческой азбуке: они ведь начинают с «альфы», а он с «аз». И так обе начинаются с «аз». И как те создали азбуку, подражая еврейским письменам, так и он греческим. У евреев же первая буква «алеф», что значит «учение». И когда приводят ребенка для обучения, говорят ему учись, а это - «алеф». Сказания Черноризца храбра «О письменах»
Управленческая деятельность любой организации базируется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации (до 98%), используемой в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности и т.д. Документ в управлении выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Основным материальным носителем является бумага. Документ выполняет следующие функции: информационную, организационную, коммуникативную, воспитательную.
Важнейшей среди названых функций является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мысленной деятельности человека.
Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействия на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.
Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется как доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений.
Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации в глазах деловых партнеров.
В древней Греции для письма использовали стило - палочку, заостренную с одного конца. Писали на восковых дощечках. С обратной стороны к стило прикреплялась лапка, которая заглаживала, то есть стирала ошибки.
Наши далекие предки писали также свинцовой палочкой, которая оставляет бледно-серого цвета буквы. Их легко можно было стереть хлебной мякотью или пемзой. Во Франции в XV веке был изобретен «Парижский» карандаш, или «соус». «Соус» готовился так: в сажу добавлялся угольный парашек и очень слабый клей.
Гусиное перо, а иногда воронье, павлинье, лебединое применяли для письма, уже начиная с VII века.
Для письма использовались такие предметы как бамбуковые листья, папирус, глина, песок, дерево, камни и многое другое. Самым древнем же средством письма являлся пергамент.
К примеру, во времена раскопок на греческом острове Крит археологи нашли небольшой диск, покрытый крохотными изображениями людей, кустами, птицами, рыбами. Ученые определили, что диску 4000 лет. Естественно рисунки были не очень четкие, отрывистые и не ясные, но со временем они превратились в настоящее искусство. Скорее всего, благодаря древним рисункам появилась не только письменность, но также и такое искусство как живопись.
Данная курсовая работа предназначена для совершенствования знаний в области «Документационного обеспечения управления», «Документоведения», а также для более углубленного изучения истории возникновения письменности и появления документа.
Работа содержит многочисленное количество информации как по специальности «Документационное обеспечение управление», так и по истории возникновения письменности и появление документа.
Данная работа представляет собой собранный материал для более углубленного познания истории развитии документа и письменности. В работе представлены таблицы, ссылки, рисунки и многое другое.
Документ - он же «свидетельство» или «способ доказательства» является не менее важной частью курсовой работы. Документ - результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной деятельности и мысленной деятельности человека. Он создается посредствам письма, графики, рисунка, фотографий звука - и видео записи.
Благодаря письменности появился не только документ, но и способ общения между людьми, способ изложения мысли.
Выбор темы помогает узнать не только интересные факты, но также просвещает в области появления письменности, как нашей истории, так и истории других наций и сословии.
Цель данной исследовательской работы: изучить условия, принципы, факторы, особенности развития письменности.
Для достижения цели исследования необходимо решить следующие задачи:
1.Определить сущность понятий «документ» и «письменность» и рассмотреть основные профессиональные определения, постоянно встречающиеся в истории развития письменности.
2.Проанализировать исторические документы и определить особенности развития письменности на территории различных государств.
Предметом исследования являются письменные источники. Объект- исследование способа, процесса, формирования и развития письменности.
Проблема развития письменности описывается специалистами недавно. Интерес к ней сегодня увеличивается. Появилось много работ по данной проблеме. Среди них: М. И. Автократова, В.И. Буганов «Сокровищница документов прошлого» и многие другие работы актуальные в наше время.
Глава 1 Теоретический анализ возникновения письменности и появления документа
1.1 Возникновение письменности
Наиболее древнейшие египетские тексты, дошедшие до нас, - это молитвы богам и хозяйственные записи. Самые ранние памятки художественной литературы, сохранившиеся до нашего времени, относятся ко II тыс. до н. э. Вероятно, существовали и более древние тексты, но они не сохранились.
Возникновение египетской письменности относятся к XXX в. до н. э. Особенности государственного устройства требовали введения значительного делопроизводства, что способствовало распространению письменности. Несмотря на сложность иероглифического письма, уже в этот древнейший период грамотными были не только жрицы, писцы и вельможи - о распространение грамотности свидетельствуют письменные указания строителям, начертанные на камнях тогдашних построек. Постепенно на основе старой иероглифической письменности вырабатываются скоропись, известная позднее как иератическое письмо. Затем, около 700 г. до н. э., из прежней деловой скорописи появилось новое письмо - демотическое (народное).
В целом раннюю культуру Двуречья исследователи обозначают как Шумеро - Аккадскую. Двойное название связанно с тем, что Шумеры и жители Аккадского царства говорили на разных языках и имели разную письменность.
Аккадский язык ученые относят к семитской ветви афразийских языков. Аккадская письменность представлена словесно - слоговой клинописью. Древнейшие памятники аккадской письменности, выполненные на глиняных табличках, относятся к XXV в. до н. э.
Шумерская письменность намного старше. Она очень декоративная и, как полагают исследователи, берет начало от рисунков. Впрочем, шумерские придания говорят о том, и до возникновения рисуночного письма здесь существовал еще более древний способ фиксации мысли - завязывание узелков на веревке и зарубки на деревьях. Со временем рисуночное письмо видоизменилось: от полного, достаточно подробного и тщательного изображения предметов шумеры постепенно переходят к их неполному, схематическому или символическому изображению. Это шаг в перед, однако, возможности такой письменности по-прежнему оставались ограниченными. Так, для многих сложных понятий вообще не существовало своих знаков и даже для того, чтобы обозначить такое привычное и понятное всем явление, как дождь, писцу приходилось соединять символ неба - звезду и символ воды - рябь. Такое письмо называют идеографическо-ребусным. Записи делались на глиняных плитках или табличках: на мягкую глину нажимали углом прямоугольной палочки, и линии на табличках имели характерный вид клиновидных углублений. В целом вся надпись представляла собой массу клинообразных черточек и поэтому клинообразную письменность принято называть клинописью. Самые первые шумерские клинописные таблички относятся к середине IV тыс. н. э. Это древнейшие в мире письменные памятники.
Впоследствии принцип картинной письменности стал заменяться принципом звуковой стороны слова. Появились сотни знаков, обозначающих слоги, и несколько алфавитных знаков, соответствующим гласными буквам. Они использовались в основном для обозначения служебных слов и частиц.
Письменность была великим достижением Шумеро-аккадской культуры. Она была заимствована и развита вавилонами и широко распространилась по всей Передней Азии: клинописью пользовались в Сибири, древней Персии, других государствах. В середине II тыс. до н. э. клинопись стала международной системой письменности: ее знали и использовали и использовали египетские фараоны. В середине I тыс. до н. э. клинопись становится алфавитным письмом.
Долгое время ученые считали, что язык шумеров не похож не на один из известных человечеству живых языков или мертвых, и поэтому вопрос по происхождению народа оставался загадкой. К настоящему времени генетические связи шумерского языка все еще не установлены, но большинство ученых предполагают, что этот язык также как и язык древних египтян и жителей Аккада, относится к семито-хамитской языковой группе. Именно шумеры, по мнению современных востоковедов, являются родоначальниками знаменитой Вавилонской культуры. Их культурные достижения велики и бесспорны: шумеры создали первую в человеческой истории поэму - «Золотой век»; написали первые элегии, составили первый в мире библиотечный каталог. Шумеры - авторы первых древнейших в мире медицинских книг - сборников рецептов. Они первыми разработали и записали календарь земледельца, оставили первые сведения о защитных насаждениях. Даже идею создания первого в истории людей рыбного заповедника в первые письменно зафиксировали тоже шумеры.
Современные представлении о жизни древнего Китая основываются на письменных источниках, многие из которых были составлены в самые ранние периоды китайской истории. Известно, что уже в XV в. до н. э. в Китае существовала развитая система иероглифического письма, не насчитывавшая более 2000 иероглифов. Чрезвычайно бурное развитие китайской письменности характерно для первых веков нашей эры: так, II в. число иероглифов составило более 10 тыс.; а в III в. более 18 тыс. Введенное в это время единообразное для всей страны легло в основу современной китайской письменности. Тогда же появились первые китайские словари. Постоянные перемещения больших масс людей приводили к смешению и выравниванию диалектов, складывался единый устный древнекитайский язык. На рубеже новой эры был составлен самый древней из словарей, организованный по тематическому принципу. Развитию языка и письменности способствовало переход от письма на узких бамбуковых дощечках к письму на шелке натуральными красками специальной кисточкой, изобретение которой приписываю Мын Тяню. Великим изобретением было изготовление бумаги, производство которой началось в 105 г. н. э. Ее варили из древесной кары, тряпья, конопли. Автор этого крупнейшего в истории человечества открытия был чиновник Цай Лунь. Примерно тогда же была создана тушь.
1.2 Развитие Греческой письменности
Вероятнее всего, в IX в. произошло событие, ставшее решающим для греческой культуры: через посредство финикийцев греки приняли семицкий алфавит, усовершенствовав его путем добавления нескольких знаков для обозначения нескольких знаков для обозначения гласных. Древнейшие документы, написанные Синицким алфавитом относятся XIII в. до н. э. (надпись из времен царя Ахирама из библ.), а наиболее известный памятник этой письменности - надпись времен моавийского царя Меши около 850г. до н. э. Алфавит был консонантным, т.е. не имел знаков для гласных звуков. Как и со всеми культурными благами, заимствованными с Востока, греки поступили с алфавитом творчески и преспасобели его к нуждам своего языка, использовав лишние для них финикийские знаки для обозначения знаков. Так из финикийских букв «алеф» и «хэ» возникли греческие «альфа» (a) и «эпсилон» (е). Это и было решающим шагом к созданию более совершенного и полного греческого алфавита, который, в свою очередь, имел ряд вариантов.
Древнейшая его форма встречается на Крите, Мелосе и Тере. Далее можно выделить восточно-греческий алфавит в азиатской Ионии, Эолите, Аттике, на Кикладах и в Аргосе, а также заподно - греческий. Различие между последними двумя вариантами состояло в использовании буквы «хи» (x), которая в восточно-греческом алфавите обозначает гортанную аспирату «х», а в заподно - греческом - скопление согласных «кс». Окончательно победил в Греции вариант восточный, или ионийский (милетский), в котором еще в VII в. до н. э. начали применять финикийское «х» для обозначения долгого «этак родилась буква «эта» (з); еще на сто лет раньше был введен новый знак «омега» (щ). После принятия этого усовершенствованного варианта алфавита в 403 г. до н. э. в Аттике, в Афинах, его победа в греческом мире была обеспеченна. Напротив, в Италии верх взял западно-греческий вариант, принесенный туда колонистами из Халкиды, которые им пользовались. Добавим, что, хотя семитский алфавит заимствован греками, по-видимому, уже на рубеже X-IX вв. до н. э., письменность получила тогда еще очень ограниченное распространение. Старейшие греческие надписи, выполненные новым алфавитом, относятся к VIII в. до н. э.
Довольно развита и совершенна была древнеиндийская письменность, о чем свидетельствуют надписи Ашоки, относящиеся III в. до н. э. Труды Панине по создании грамматики санскрита в условиях значительной политической, экономической, этнической и культурной разобщенности странны трудно переоценить. Именно санскрит во многом помогал общению и пониманию самых различных народностей и племен. Отход от разработанных норм «Грамматики» Панине, со словарным запасом в 2 тыс. корней расценивался как вопиющее невежество. Исследование Панине позволили выявить состав языка, все правила которого он свел к 4 тыс. стихотворных формул, что в последствии, в середине XIX в., способствовало развитию в Европе сравнительного метода в языкознании.
Истории создания славянской азбуки такова: византийские монахи Кирилл и Мефодий (Болгария тогда входила в состав Византии) распространяли тогда христьянство среди народа юго-восточной Европы. Греческие богословские книги необходимо было перевести на славянские языки, но азбуки, соответствующий особенностям звучания славянских языков не существовало. Ее - то и задумали создать братья благо образованность и талант Кирилла делали эту задачу выполнимой. Учился Кирилл при дворе византийского императора и кроме родного, греческого, знал славянский, латинский, еврейские и арабские языки. Талантливый лингвист, Кирилл взял за основу греческий алфавит, состоящий из 24 букв, дополнил его характерными для славянских языков шипящими (ж, щ, ш, ч) и несколькими другими буквами. Некоторые из них схоронились в алфавите и по сей день - б, ь, ъ, ы, другие давно вышли из употребления - ять, юс, ижица, фита. И так, славянский алфавит состоял из 43 букв, близких по написанию к греческим. Каждая из них имела свое название: А - «аз», Б - «буки», (их сочетание образовалось слово «азбука»), В - «веди», Г - «глаголь», Д - «добро» и т. д. Буквы на письме означали не только звуки, но и цифры: «А» - цифру 1, «В» - 2, «Р» - 100. На Руси только в XVIII в. арабские цифры вытесняли «буквенные». В честь своего создателя новая азбука получила название «кириллица». Пользуясь ею, Кирилл и Мефодий перевели на славянский язык фрагменты Евангелия, Послания апостолов, Псалтырь и другие богословские сочинения. За огромные заслуги в распространении христьяства церковь причистела Кирилла и Мефодия к лигу святых. Некоторое время наряду с кириллицей была в употреблении и другая славянская азбука - глаголица. Она имела тот - же состав букв, но с более сложным, витиеватым написанием. Видимо, эта особенность и предопределила дальнейшую судьбу глаголицу: к XIII в. она почти полностью исчезла.
Мы привыкли считать создателем кириллице монаха Кирилла. Ученые долгое время не сомневались в этом. Однако сейчас большинство исследователей считают, что он создал не кириллицу, а глаголицу. До сих пор этот вопрос остается спорным в науки.
1.3 Древние рукописные книги
Изготовление древних рукописных книг было делом дорогим и трудоемким. Материалом для них служил пергамент - кожа особой выделки. Лучший пергамент получался из мягкой, тонкой кожи ягнят и телят. Ее отчищали от шерсти и тщательно промывали. Затем натягивали на барабаны, посыпали мелом и чистили Пензой. После просушки с кожи срезали неровности и вновь шлифовали пемзой. Выделанную кожу срезали на куски и сшивали в тетради по восемь листов. Примечательно, что этот древний порядок брошюровки сохранился по сей день. Сшитые тетради собирали в книгу. В зависимости от формата и количества листов, на одну книгу требовалось от десяти до двадцати шкур животных - целое стадо! По свидетельству одного из писцов, работавшего на рубеже XIV - XV вв., за кожу для книги было уплачено три рубля. В то время на эти деньги можно было купить три лошади.
Писали книги обычно гусиным пером и чернилами. Привилегию писать лебединым и даже павлиньим пером имел царь. Изготовление письменных принадлежностей требовало определенного умения. Извлекали перо непременно из левого пера птицы, чтобы изгиб был удобен для правой, пишущей, руки. Перо обезжиривали, втыкая в горячий песок, затем кончик наискось срезали, расщепляли и затачивали специальным, перочинным, ножичком. Им же выскабливали ошибки в тексте.
Средневековые чернила, в отличии от привычных для нас синих и черных, были бурого цвета, так как делались на основе железистых составов, а просто говоря, ржавчины. В воду опускали куски старого железа, которая, ржавея, окрашивали ее в бурый цвет. В качестве компонентов, помимо железа, использовали дубовую или ольховую кору, вишневый клей, квас, мед и многие другие вещества, придававшие чернилам необходимую вязкость, цвет, устойчивость. Столетия спустя эти чернила сохранили яркость и силу цвета.
Глава 2. Понятие и значение документа в управленческой деятельности
Документ возник, прежде всего, как способ фиксирования информации для придания ей юридической силы (от латинского доказательство свидетельство). Документ - результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной деятельности и мысленной деятельности человека. Он создает по средствам письма, графики, рисунков, фотографий, звука - и видеозаписи. Документ изготовляется на специальном материале (бумаге, фотопленки и т.п.). Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в определении термина «документ» в законе об информации, информатизации и защите информации: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Как носитель информации документ выступает в качестве неприметного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, выступает как доказательство их исполнения и источник для обобщения, а также как материал для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ - это еще предмет и результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Все формы управленческой деятельности выражаются в соответствующих документах: планирование - в подготовке различных планов, учет - виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство - в издании распорядительных документов; инструктирование - в выпуске инструкции, методических указаний; контроль - в сборе сведений в письменном виде и т.д. Таким образом, документация, будучи тесно связанна со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве сбора и средства реализации возложенных на его функции. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актом государственного управления.
2.1 Особенности делопроизводства в России
Делопроизводство («вершение дел») в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X в. в древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты и другое). Слово «дело» как собрание документов употреблялось уже в середине XVI в.
Первым к началу XVII в. в России сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров.
При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.
В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилось единоначалием. Сложилась исполнительное («министерское») делопроизводство. Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте для хранения дел создавались архивы, началось внедрение механизации конторского труда.
В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного (государственного) управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов (реквизитов). Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.
В настоящее время сложившаяся система делопроизводства в России развивается с учетом специфики рыночных отношений и массовой компьютеризации управления.
2.2 Столбовое (приказное) делопроизводство
На раннем этапе развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Становлению учреждений еще не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников. В этих условиях единая система еще не в полной мере была востребована самой системой управления.
Постепенное накопление традиции в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяконов. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных наиболее распространенных документов, которые и становились своеобразными «пособиями» по делопроизводству.
Устанавливаются приемы засвидетельствования документов и их составления. Документы начинают проходить написание - чернописи, редакции и беловика. Устанавливаются такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках), элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии ее хранения и использования.
С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый хозяйственной и политической жизни любо государства. Одновременно на основе обычаев формируется и система документационного обеспечения этого аппарата.
Высшим государственным учреждением стала боярская дума, сложившаяся из эпизодически собиравшихся князем совещаний бояр и «Ближних людей» для решения вопросов государственного значения. В целом полномочия думы были неопределенны и безграничны.
«Офисы» того времени, называвшиеся приказными избами, или призами, формировались под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом - по названию первых государственных учреждений - приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII в.
В делопроизводстве приказов использовалась достаточно древняя «столбовая техника делопроизводства» - собирался свиток из подклеенных друг к другу листов - столбец, столбик. Составленные части столбца назывались «поставами», так же или мостами назывались и сами места склейки листов. Столбец мог быть и одним многостраничным документом, а мог включать совокупность документов по какому-либо признаку - географическому, корреспондентскому, вопросному.
Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:
1) Поступления документа на рассмотрения;
2) Подготовка дела к «докладу»;
3) Рассмотрение и решение дела;
4) Оформление документа, содержащего решение.
Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в тот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, оттиски, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Таким образом, история делопроизводства в XVI - XVII вв. показывает, что связи с созданием системы центральных и местных учреждений образуется и система делопроизводства, складываются кадры служащих, поваляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета.
2.3 Коллежское делопроизводство
Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадной число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили правительство искать новые формы государственного устройства.
После переработки иностранных (шведских) образцов появляются учреждения нового типа и нормативное обеспечение, точно определяющие их состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Прежние учреждения - приказы - были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.
Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720г. «Генеральный регламент» ввел систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегии.
Следует отметить особенность регистрации документов в коллежной системе делопроизводства, которая заключалась в том, что регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела, а после - и в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие.
В коллежском делопроизводстве существенные изменения претерпевают формы документов. Для многих их них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало их составлять. Также в коллежском делопроизводстве из текста выделяется и становится самостоятельным элементом формуляра документа дата, во многих документах она пишется теперь под текстом с левой стороны листа: Сентября 16 дня 1746 года». Сама дата с того же 1700 г. переведена на летоисчисление не от Сотворения мира, а на 5508 лет позже, от Рождества Христова.
В делопроизводстве появились совершенно новые названия документов: векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция и др. Между собой коллегии переписывались промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.
В целом делопроизводство коллегий характеризуется значительным увеличением письменной работы и формальностей. Однако даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справляться с обилием дел.
XVII в. в развитии делопроизводства - это усиление на законодательном уровне регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности.
2.4 Исполнительное делопроизводство
«Общее учреждение министерств» от 25 июня 1811 г. стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил «предмет ведения государственных дел» министерств. Им были определены единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношений в другими учреждениями.
Министерство возглавляет министр, а в его отсутствие - единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались императором и были ответственны только перед ним.
Рабочий аппарат министров состоял из департаментов. Они делились на отделения, отделения - на столы. В каждом департаменте также создавался совещательный орган из директора департамента и начальников отделений - общее присутствие.
Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточенно все «письмоводство» (т.е. делопроизводство).
«Общим учреждением министерств» устанавливался единообразный порядок «производства дел» во всех учреждениях и их структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы:
1) порядок вступления дел;
2) движение их, или собственное так называемое производство;
3) отправление дел;
4) ревизия;
5) отчеты.
Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за их исполнением, отправка документов.
В исполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок составления документов. Во многом он также регламентировался законодательством.
До 60-х гг. XIXв. был распространен коллежский порядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторяется вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта.
Законами устанавливались определенные правила составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или «расположение обстоятельств дела», подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.
В XIX в. Документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом верхнем углу которого делались «бланковые записи»: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми записями.
В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документа.
В исполнительном делопроизводстве устанавливается более четкая организация хранения документов. Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно-вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при оформлении дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы.
2.5 Делопроизводство в России в XX в
Современные российские технологии документационного обеспечения управления развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов.
После октябрьского переворота 1917г. для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарат управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.
Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911г. изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п., но работа не была доведена до конца.
Для улучшения качества оформления документов 2 марта 1918 г. было принято постановление « О форме бланков государственных учреждений». В нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства 8 декабря 1918 г. было издано постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранения канцелярской волокиты».
Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись также в Государственном институте техники управления (1926г.). изучение вопросов приходило по следующим основным направлениям:
1) документооборот учреждений и методы его оптимизации;
2) способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации;
3) контроль исполнения документов;
4) хранение документов.
Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на общих принципах, во многом актуально звучащих и сегодня:
5) организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;
6) регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме;
7) отказ, где возможно, от регистрации вообще;
8) число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;
9) справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;
контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;
10) наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.
В 1928г. Государственным институтом техники управления совместно с архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).
В 1931 г. был издан проект «Общих правил документации и документооборота». В нем был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.
В 1963г. архивная служба выпустила «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов.
В 1966г. в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В подготовке проекта «Основных положений» ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехника. Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. В 1973 г. «Основные положения! ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования.
Утвержденная в 1988 г. начальником Главного архивного управления «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства нашей стране. Необходимо отметить, что при неоднократных переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.
В конце 1980-х гг. государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путем их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическое применение пока не тало повсеместным. Таким образом, традиционная всероссийская технология процессов документационного обеспечения управления с XVIII в. Имеет следующие особенности:
11) четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель- руководитель) внутри организации;
12) отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;
13) ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);
14) для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;
15) относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;
16) основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах.
Основная проблема данной технологии - централизованное оперативное отслеживание движения документов, поскольку эта технологи требует как получения своевременной информации, так и ведения объемных регистрационно-контрольных карточек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводительный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.
Заключение
«…Книги наставляют и научают нас пути покаяния, ибо мудрость обретаем и воздержание в словах книжных.
Это - реки, наполняющие вселенную, это - источник мудрости, в книгах ведь неизмеримая глубина; ими мы в печали утишаемся, они - узда воздержания».
«Повесть временных лет» летописец Нестор.
В заключение данной работы хотелось бы отметить, что письменность это не только источник общения для человека, но также источник познания истории прошлого, способ получения знаний, умений и успехов. Примером успеха являются такие знаменитые поэты и писатели как А.С. Пушкин, И.С. Тургенев, Н.А. Некрасов, Л.Н.Толстой и многие другие.
В исследовательской работе были рассмотрены такие понятия как «документ», «письменность», а также даны основные профессиональные определения.
В курсовой работе рассмотрены условия, в которых возникала письменность, и появлялся документ. Определенны факторы, благодаря которым возникла письменность и развевалась, а также особенности развития документа, его характерные черты и отличия от данного современного документа.
В работе также были представлены таблицы подтверждающие древность письма, а также примеры древнего алфавита и т.д. Данные сведения позволяют восстановить картину прошлых времен, проанализировать развитие письменности.
Список используемой литературы
1. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению и содержание стандартов. - М.: Госстандарт, 2003.
2. Арасланова В.А., Фарнина Т.С. Методические указания по написанию курсовой работы для студентов специальности 0611 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». - Улан-Удэ: издательство ВСГТУ, 2005 - 20с. (Усть-Илимский филиал)
3. Басаков М.И. Делопроизводство - изд. 3-е, доп. И перераб.- Ростов н/Д: Феникс 2006. - 192с.- (зачетный экзамен)
4. Кирсанова М.В. Делопроизводство на малом предприятии: ( Учебно-практ. пособие) / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов, В.Н. Колесников. - М.: Омега-Л, 2006 - 248с.
5. Култорология, История мировой культуры: под редакцией проф. А.Н. Марковой - М.: ЮНИТИ, 1998
6. Красноречие Древней Руси (XI - XVII вв.): Т.В. Черторицкий - М, - Сов. Россия 1987.
7. Муравьев А.В., Плугин В.А. Сборник, документов для практических занятий по источниковедению истории СССР, под редакцией И.Д. Ковальченко - М.: высшая школа 1980
8. Орлов А.С., Георгиев В.А., Гиоргиева Н.Г., Сивохина Т.А. Хрестоматия по истории России с древнейших времен до н.э.. Учебное пособие - М. «Проспект», 1999
9. Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. - М.: Издательство РИОР, 2005. - 93с.
10. Скворцова Е.М. Теория и история культуры, учебник для вузов. - М.: Юнити, 1999 - 406с.
Приложение
Пример древнерусского письма 1700 г.
