Коммуникационная политика Мурманского Областного совета профессиональных союзов

Введение

В настоящее время наша страна находится в условиях поиска путей информатизации общества и вхождения России в мировой информационное пространство. Механизм формирования современных деловых процессов во многом отличается от схемы ведения дел в учреждениях и организациях, которые были удобны и эффективны еще в недавнее время. Жесткая вертикаль государственного отраслевого управления, с одной стороны, упрощала анализ и прогноз деятельности органов управления и учреждений, а с другой - приводила и к существенным издержкам, которые, в конце концов, заставили отказаться от нее. Например, для нее было характерно усиление инструктивных форм, которые начали подменять закон, на первый план вышли постановления и распоряжения вышестоящих уровней власти, даже если они были приняты вразрез с действующим законодательством. В свою очередь, это привело к уменьшению гибкости принятия решений из-за отдаления субъекта от объекта управления; значительному искажению восходящих потоков информации (их переработка шла на каждом уровне управления); торможению развития инновационных технологий и т.п. Вместе с тем, простая констатация фактов и негативное отношение к наблюдаемым явлениям не могут решить проблему эффективного управления на производстве или в организации. Поэтому все большее значение приобретают вопросы совершенствования информационно-документационных процессов современной организационной культуры.

Управление в организации осуществляется через людей. Важнейший инструмент управления в руках руководителя - находящаяся в его распоряжении информация. Согласно исследованиям зарубежных и отечественных авторов, руководитель от 50 до 90 % всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель должен реализовывать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решения, не говоря уже об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации являются связующим процессом в организации деятельности любого предприятия. Формальная и неформальная коммуникации принимают на себя все больший объем ответственности за эффективное и рациональное управление. Коммуникативные способности практически становятся ведущим квалификационным критерием профессионального успеха.

Обобщая вышеизложенное, можно сделать вывод, что организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого руководители развивают системы предоставления информации большому числу людей в организации, отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом для координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

Исследование проблемы коммуникаций большое значение имеет для практической работы небольших государственных и муниципальных учреждений общественных объединений, деятельность которых имеет непосредственное влияние на обеспечение интересов граждан путем приема, обработки и выдачи юридически значимых документов, разъяснения механизмов их применения, а также организации работы с гражданами по вопросам образования, защиты их социальных прав. Одно из таких направлений деятельности обеспечивает Областной совет профессиональных союзов города Мурманска.

Таким образом, актуальность исследования и моделирования коммуникационных потоков подтверждается не только значимостью в оптимизации отношений с клиентами, но и становится основой эффективного управления.

Цель курсовой работы - обобщить теоретический материал по теме коммуникационных процессов в организации и сформировать комплексную модель делового взаимодействия на примере Мурманского Областного совета профессиональных союзов (далее - Мурманского Облсовпрофа).

Задачи исследования:

1. Проанализировать и систематизировать материал, теоретически описывающий коммуникационные процессы организации.

2. Провести исследование особенностей коммуникационных процессов и документационных потоков в Мурманском Областном Совете профессиональных союзов, раскрыть причины возникновения противоречий при использовании коммуникаций в деятельности предприятия.

3. Выделить принципиальные направления совершенствования организационной культуры с учетом специфики информационных процессов.

Предметом исследования являются коммуникационные процессы на предприятии, их структура и принципы построения.

Объект исследования - коммуникационная политика Мурманского Областного совета профессиональных союзов.

В ходе подготовки курсовой работы применены следующие научные методы: аналитический при изучении научных источников и публицистических материалов, отбор фактического материала из разнообразных источников; проблемно-логический при постановке проблемы и выделении существующих связей явлений и процессов коммуникаций, синтез, обобщение и экстраполяция при формировании выводов курсовой работы и моделирование при выделении практических рекомендаций., его критическое рассмотрение, систематизация и обобщение.

Основным положением, выносимым на защиту, является утверждение о том, что эффективность управления зависит от качества информационного обеспечения, тесно связанного с организацией управления. Понимание особенностей коммуникационных процессов и их методов должно способствовать росту качества управления, а, следовательно, и эффективной деятельности всей организации.

В целом исследование предполагает доказать, что современные учреждения с устоявшейся структурой имеют реальные возможности улучшать управление информационными потоками и совершенствовать деловое межличностное взаимодействие.

Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее». Человек, передающий информацию, пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии. Резник С.Д., Соколов С.Н. Персональный менеджмент. - М.: ИНФРА-М, 2002. - С. 270. Оно включает в себя следующие термины:

- семантику коммуникаций - значение слов и символов;

- синтаксис коммуникаций - взаимосвязи между используемыми символами;

- прагматику коммуникаций - их результативность и эффективность при достижении определенных целей. Управление персоналом организации. Практикум. / Под ред. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2000. - С. 15.

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненными, подчиненные друг с другом). Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Современные процессы управления часто сравнивают с технологиями управленческой деятельности, где главной действующей силой становится стремление к экономической выгоде. Вместе с тем, изучение проблем организационной культуры нацеливает, прежде всего, на исследование и активизацию человеческого ресурса организации. Именно этот фактор становится решающим в достижении эффективности и качества результатов работы.

В широком смысле под коммуникацией понимают общение, передач информации от человека к человеку. В организационном контексте понятие «коммуникация» рассматривается как процесс (общение людей: обмен идеями, мыслями, намерениями, чувствами, информацией) и как объект (совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации).

Коммуникация - информационное взаимодействие субъектов, характеризуемое следующими признаками:

- суверенитетом участников взаимодействия;

- суверенитетом ценностных ориентаций участников, интересов, представление об объекте взаимодействия и отношения к нему;

- технологической обеспеченностью каналов равноправного информационного обмена. Управление персоналом: Учеб. для вузов. - 2-е изд. перераб. и доп. / Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. - М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2002. - С. 543.

Одним из основных условий функционирования любой системы является движение в ней потоков информации. Следует подчеркнуть, что понятия «коммуникация» и «информация», хотя и тесно связаны единым процессом управления организации, но не тождественны.

Информация - это совокупность конкретных сведений, необходимых субъекту для выполнения цели, коммуникация - социальное явление, связующий процесс, проявление сущности человека и его отношений с другими людьми, где итогом становится принятое решение, действие, мнение или дальнейший обмен информацией Фомичев А.Н. Административный менеджмент - М., 2003. - С.185.

Основу коммуникации составляют интересы людей, опыт, долг, ответственность, ценности, интуиция. Коммуникация - одно из необходимых условий жизни человека в социуме, а коммуникабельность - одна из важных системных характеристик, сопутствующих успеху. Коммуникабельный человек - человек, склонный и способный к установлению контактов и связей. Коммуникабельность, осуществляемая в группе, является механизмом, с помощью которого члены группы выражают вое отношение к происходящему, к новой информации. В информационных технологиях коммуникабельность - совместимость разнотипных систем передачи информации.

Информация возникает, существует и передается благодаря коммуникации. Именно информация является и целью, и средством коммуникации. Без нее нет смысла устанавливать контакты и связи. Но информация эффективна в том случае, когда она нужна, понимаема и соответствует определенным интересам.

Хорошо налаженный коммуникационный процесс содействует обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникации, она эффективна и во всех других видах деятельности. Коммуникации должны быть таковы, чтобы руководство предприятия, компании, фирмы имело объективную информацию в нужное время и в удобной форме для принятия решений.

Относительно конкретной организации можно говорить как о внешней коммуникации, так и о внутренней.

Внешняя коммуникация - это коммуникация с миром, находящимся за пределами организации. Факторы внешней среды оказывают всевозрастающее влияние на деятельность предприятия. Организации пользуются разными средствами коммуникаций с внешней средой:

- с потребителями общаются с помощью рекламы;

- в налоговые органы отправляют письменные отчеты;

- в сфере отношений с общественностью осуществляют благотворительную деятельность, с помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж предприятия;

- с поставщиками используют рекламу на материалы, сырье, комплектующие, заключают договоры о поставках и т.д.

Внутренние (внутриорганизационные) коммуникации (между подразделениями, внутри подразделении по уровням производства и управления, межличностные, неформальные) предстают как часть производственно-хозяйственной деятельности: связь между отделами, отчеты отделов реализации или ведомости складского учета. Менеджмент: Учеб. пособ. для вузов / Под ред. Ю.В. Кузнецова, В.И. Подлесных. - СПб: Бизнес-пресс, 2001. - С. 199.

В мире существуют два подхода к управлению знаниями и в связи с этим - два типа внутренней коммуникации в компании. Можно сказать, что все знания, находящиеся в компании, делятся на скрытые и явные. Принято считать, что явных знаний гораздо меньше. Они формализованы, их около 20%. Формализованные знания - это знания задокументированные, то есть их можно выявить и продемонстрировать. Но считается, что 80% - это скрытые знания и их очень трудно привести в какую-то форму для наглядной демонстрации Мариничева М.К. "Knowledge Management" как основной инструмент внутренней коммуникации компании // Управление персоналом. - 2001. - № 10. - С.74. В связи с этим принято считать, что существует два типа управления и, соответственно, два типа коммуникаций - коммуникация людей через орудия и непосредственная коммуникация. Если обмен знаниями - это основополагающий принцип, то политика управления знаниями - это список правил, определений и т.п., иначе говоря, организационная основа управления знаниями.

Важнейшая цель внутренней коммуникации в организации - создание среди сотрудников поддержки целей и политики, проводимой руководством. С помощью коммуникации сотрудники получают необходимые знания и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов компании. Таким образом, можно сделать вывод о том, что коммуникация - важный организационный инструмент и необходимое условие для эффективного развития и внедрения корпоративной политики.

Структура коммуникации в организации может рассматриваться как отражение отношения организации к своему персоналу Беляев А.А. Системология организации - М., ИНФРА-М, 2000. - С.48.. Именно структура в большой степени предопределяет степень включенности людей в дела предприятия, типы и принципы формирования рабочих групп и управленческих команд, особенности комфортности коммуникации. Как известно, любая структура определяется элементами и системой связей между ними. Это позволяет различать следующие виды структур: линейную, кольцевую, звездную, многосвязную, сотовую, иерархическую и смешанную (см. приложение 1). Их практическое изучение показало различную эффективность с точки зрения производительности труда и комфортности коммуникаций сотрудников. Если задачи просты и четко поставлены, то следует использовать звездную и иерархическую структуры, обеспечивающие быстрое получение решений (особенно это касается стандартных задач). Для решения сложных задач с неполной информацией больше подходит многосвязная структура, хотя сам процесс решения занимает существенно больше времени. Линейная дает хорошие результаты при решении достаточно простых задач с малым объемом исходных данных. Кольцевая оказывается предпочтительнее там, где требуется творческий подход сотрудников к делу и применяется для решения нестандартных задач, особенно если требуются знания специалистов из смежных дисциплин. Следует также отметить, что наименьшее влияние на результат решения оказывает квалификация участников в многосвязной и сотовой структуре, а наибольшее - в звездной и иерархической (см. приложение 2). Зная сильные и слабые стороны каждого типа структур, создатели организации способны выбрать наиболее подходящую. Однако внешняя среда не остается постоянной и структура, эффективно работающая в одних условиях, может начать давать сбои в других. Поэтому важнейшим фактором устойчивой работы организации является возможность адаптации к внешней среде. Не все рассмотренные выше структуры удовлетворяют этому важному условию. Оптимизация структуры коммуникаций производится, как правило, в режиме реального времени и чревата некоторыми опасностями для выживания организации. Важным фактором управления коммуникациями является качество самой организации с точки зрения принципов ее внутреннего устройства (см. таблицу 1.) Беляев А.А. Системология организации - М., ИНФРА-М, 2000. - С.91..

Таблица 1. Классификация «жесткой» и «мягкой» организации управления «коммуникативным пространством»

Даже схематичное описание указывает, что и та и другая организация имеют большие ресурсы в достижении намеченных целей. Эффективность применения одной из схем зависит от целей и задач функционирования организации и факторов внешнего давления. Проблема совмещенности «жестких» и «мягких» структур управления фирмой разрешается путем создания гибких структурных образований (комитеты, комиссии, советы, целевые рабочие группы). Качество координации деятельности таких структур является результатом коммуникации.

С методологической точки зрения, процесс коммуникаций, непрерывный по своей природе, можно разделить на несколько взаимно обусловленных этапов Васильев Н.В. Коммуникации в организации - СПб, 2002. - С.93..

Среди наиболее важных его составных частей рассматривают этапы формулирования сообщения, кодирования его в некие символы, непосредственной передачи закодированного сообщения, осуществляемые, как правило, отправителем, получение его адресантом, а также проводимые им обратные этапы декодирования и понимания смысла. Как правило, на этом процесс передачи сообщений считается завершенным. Однако такая коммуникация приводит просто к обмену (правда, с некоторыми искажениями, органично присущими процессу) информацией между отправителем и получателем относительно понимания того или иного вопроса.

Один из парадоксов коммуникаций в организациях как раз и заключается в том, что мы заменяем его близким по форме, но отличающимся сутью процессом -- общением, когда происходит обмен информацией, знаниями, эмоциями, в результате которого люди интеллектуально и эмоционально обогащают друг друга. Однако только последующее управленческое решение и действие переводит общение в организационную коммуникацию. Данное положение выводит на другую проблему - формальные и неформальные коммуникации.

Организации созданы таким образом, что информационный обмен в каждой из них осуществляется в соответствии с определенной внутренней логикой. Организационная структура и культура определяют кто, с кем и в какой форме может общаться внутри предприятия. В противном случае организации угрожает коммуникационный хаос и глубокий кризис: для выполнения своих производственных функций сотрудники организации должны взаимодействовать, т.е. вступать в общение друг с другом. От того, насколько эффективно это общение, во многом зависит производственное поведение каждого из сотрудников и успех организации в целом.

Каждая организация имеет формальную систему коммуникации, которая предписывается формальной организационной структурой (см. приложение 3). Васильев Н.В. Коммуникации в организации - СПб, 2002. - С.98 Из рисунка видно, что в организации существуют три основных направления коммуникационных потоков: сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали. Каждое из направлений предполагает взаимодействие, поэтому существенно отличаются по целям, характеру передаваемой информации, методам, продолжительности и частоте.

Коммуникация сверху вниз предполагает передачу информации от руководителя подчиненному, например, инструкции генерального директора своему заместителю, начальнику отдела, ассистенту. Этот вид коммуникации является наиболее распространенным в современных организациях:

- руководители среднего звена направляют более 70% своих сообщений своим подчиненным;

- высшие руководители проводят более 50% своего рабочего времени в общении с подчиненными. Там же. - С.105.

Коммуникация сверху вниз играет важнейшую роль в управлении организацией, поскольку непосредственно влияет на мотивацию и способность сотрудников выполнять свои функции, обеспечивать достижение организационных целей. Ее главная цель - предоставление информации о том, что, как, когда, где должны делать сотрудники организации. Поэтому основными формами этой коммуникации являются приказы, инструкции, предписания, правила и процедуры. Также важнейшей функцией данной коммуникации является оценка работы сотрудников за прошедший период. В последние годы руководители многих стали рассматривать предоставление информации о результатах работы всего предприятия, конкурентах, клиентах, других элементах внешней среды в качестве важного средства повышения эффективности управления персоналом и, соответственно, специфической цели коммуникации.

При коммуникации сверху вниз информация проходит, как правило, через значительное число организационных уровней, поэтому довольно большим является риск ее искажения, особенно при устной передаче. Поскольку негативные последствия искажения информации при коммуникации сверху вниз могут быть очень ощутимы для организации, выбор метода передачи информации играет особо важную роль. Наиболее «безопасными» и эффективными являются такие способы, как циркулярные послания, адресованные всем подразделениям, так и видеоконференции, встречи в малых группах.

Коммуникация снизу вверх традиционно играла чисто информационную роль -- для принятия решений руководителям всех уровней необходимо знать о положении дел на местах. Большинство современных организаций имеют формализованную систему статистических и аналитических отчетов, справок и т.д. Однако различие в статусе между тем, кто предоставляет и получает информацию, зависимость первого от последнего создают объективную угрозу искажения информации. Подчиненные часто преувеличивают свои достижения и скрывают недостатки, опасаются предоставлять данные, которые, по их мнению, могут негативно сказаться на их карьере или вознаграждении. В результате предоставления искаженной информации страдает качество принимаемых руководителями решений и снижается эффективность управления организацией. Традиционными методами контроля качества предоставляемой снизу информации являются сбор данных из независимых источников и выборочные проверки. Оба этих метода основаны на понимании сотрудников, что заведомое искажение информации будет выявлено, и он может понести наказание. Однако более важным является создание атмосферы доверия между руководством и сотрудниками организации, которая может возникнуть при условии эффективной коммуникации сверху вниз, обеспечивающих обратную связь и вовлечение рядовых сотрудников в управление организацией.

Использование потенциала сотрудников за рамками их непосредственных производственных обязанностей стало в последние годы еще одной важной целью коммуникации снизу вверх. Руководство заинтересованно в предложениях по улучшению внутриорганизационного климата, информационного потока для достижения этой цели используются такие коммуникационные средства, как «ящики для предложений», система «диалог», когда сотрудники могут анонимно сделать предложение или задать вопрос, на который руководство дает публичный ответ, а также встречи-совещания в рабочих группах или бригадах. Исследования показывают Зверинцев А.Т. Коммуникационный менеджмент. Рабочая книга менеджера по ПР - СПб, 1997. - С.201, что, когда рядовые сотрудники имеют возможность высказывать собственные предложения и мнения и особенно когда эти предложения вызывают реакцию руководства, значительно повышается их мотивация и производительность.

Горизонтальная коммуникация осуществляется между сотрудниками, находящимися на одном иерархическом уровне: заместителями генерального директора, руководителями отделов, инженерами конструкторского бюро Васильев Н.В. Коммуникации в организации - СПб, 2002. - С.109. Основной целью горизонтальной коммуникации является обмен информацией для координации действий подразделений и сотрудников, т.е. для оптимизации производственного поведения и реализации целей организации. Значение этого вида коммуникации возрастает по мере того, как сокращаются количество иерархических уровней в организации и время, отпущенное на принятие управленческих решений, - обе эти тенденции четко прослеживаются в последнее время в современном мире. Поскольку при горизонтальной коммуникации участники находятся на одном иерархическом уровне, информационный обмен может быть более дружелюбным и эффективным, чем в случае вертикальной коммуникации. Такой обмен является хорошим средством развития компетенций сотрудников, усиления их мотивации за счет межфункционального обогащения, возможности посмотреть на проблему с другой точки зрения, расширения социальных контактов в организации. В то же время находящиеся на одном уровне работники могут конкурировать за организационные ресурсы, внимание и расположение руководства или рядовых сотрудников, что может осложнять коммуникационный процесс и отрицательно сказываться на результатах организации.

Помимо взаимодействия в рамках формальной организационной структуры, сотрудники любой организации вступают в контакты друг с другом, не имеющие непосредственного отношения к выполняемым или производственным функциям. Например, генеральный директор обсуждает со своим водителем итоги вчерашнего футбольного матча; поднимающиеся в лифте сотрудники разных отделов обмениваются мнениями о новом кафетерии; столкнувшись в курилке, начальники цехов изливают друг другу душу о невозможности выполнения квартальных планов. Подобный обмен информацией называется неформальной коммуникацией, оказывающей существенное влияние на производственное поведение сотрудников. Часто канал неформальных коммуникаций называют каналом распространения слухов.

Особенностью неформальной коммуникации является то, что она пренебрегает организационной структурой и пронизывает все иерархические уровни. Эта особенность делает всех членов организации участниками информационного обмена и придает ему особую значимость для управления человеческими ресурсами. По исследованиям американских ученых, около 90% неформального информационного обмена касается организационных вопросов Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 1995. - С.524 .

Между процессом получения и распространения информации аппарат выполняет ряд разнообразных действий:

1) преобразовывает информацию (например, информацию о продажах в информацию о полученной выручке и выполненной работе);

2) объединяет информацию (например, информацию о продажах с информацией о закупках в информацию о товарно-материальных запасах);

3) накапливает информацию (например, информацию о продажах для составления ежемесячных и годовых отчетов о доходах).

Как научная категория информация в управленческих структурах характеризуется рядом признаков (свойств), к числу которых относятся известная самостоятельность данных; возможность их многократного использования, сохранение у передающего или получающего субъекта; пригодность к обработке, интеграции и "сжатию" объема за счет изживания дублирующей, повторной и параллельной информации; допустимость математического анализа; системность, коммуникативность.

Информация, циркулирующая в органах государственного управления, разнородна и разнообразна. Она может относиться к внешнеполитической, экономической, социально-политической и экологической обстановке. Информация этих видов имеет самостоятельную ценность также для соответствующих малых управленческих структур, когда они выступают как органы, принимающие решения в пределах своей компетенции. Кроме того, она служит в качестве основы для нормативных документов. Необходимые сведения могут содержаться в законах, иных нормативных актах, юридических решениях, письмах, справках, сводках, обзорах, информационных бюллетенях, сознании работников госаппарата и т.д.

Информацию в органах государственного управления можно классифицировать по разным основаниям и признакам. В литературе уже делались попытки классификации социально-управленческой информации при изучении проблем информатизации и технологизации социального пространства Михеев В.А. Основы социального партнерства: теория и политика - СПб, РАГС, 2001. - С.203.. Например, информацию разделяют на официальную и неофициальную, общую и отраслевую, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению, возможным социальным последствиям, степени доступности, а также на основе ее соотношения со временем (информация о прошлом, настоящем и будущем). В рамках управленческой системы она рассматривается с точки зрения актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего управленческого решения.

При разделении информации по объектам распределения внутри органа управления на первое место ставится информация для руководителя или руководящего звена (или исходящая от них), на второе - для должностных лиц. При этом рекомендуется сведения, заслуживающие особого внимания, направлять параллельно или перекрестно двум-трем не зависимым друг от друга работникам, чтобы обеспечить большую объективность анализа и оценок.

Таким образом, в современных трактовках информация выступает как совокупность знаний, сведений и связей между ними. Превращение информации в ресурс, наряду с энергетическими, финансовыми и др., позволяет определить ее как непосредственный продукт интеллектуальной деятельности наиболее квалифицированной и творчески активной части населения Зубов К.Д. Информация в государственном секторе управления // Теория и практика управления. - 2002. - № 8. - С.105..

Информация - это единственный вид ресурсов, который не только не истощается, но и увеличивается, качественно совершенствуется и вместе с тем содействует наиболее рациональному и эффективному использованию всех остальных ресурсов, их сбережению, а в ряде случаев расширению и созданию новых. Информация также обладает свойством самоотражения и способностью переноса знаний из среды для решения в реализацию задач хозяйственной деятельности и управления.

На мировом рынке информации принято различать следующие основные сектора, которые также характерны и для России: сектор деловой информации; сектор информации для специалистов; сектор массовой, потребительской информации Зубов К.Д. Информация в государственном секторе управления // Теория и практика управления. - 2002. - № 8. - С.108. Предприятию нужна информация из всех 3-х секторов, но успех его деятельности определяется своевременным использованием деловой информации.

Рассмотрение особенности работы руководителя в коммуникационном процессе очень важно, но для эффективной организации труда необходимо выяснить, чем занимается руководитель в течение рабочего дня. Как уже было отмечено выше рабочий день руководителя не лимитирован и разнообразен. Если представить в общем виде, то можно сказать, что успешный руководитель в течение своего рабочего дня выполняет следующие виды работ (по данным разных источников) Серотин В.В. Руководитель глазами психолога // Управление персоналом. - 2002. - № 1. - С.44:

1. Запланированные заседания, встречи - 60 - 65% ;

2. Разговоры по телефону- 3 - 6%;

3. Работа с документами - 17 - 22%;

4. Поездки, осмотры - 3 - 7%;

5. Незапланированные встречи - 7%;

6. Отдых - 2%;

7. Потери времени - 2%.

Выявление групп показателей коммуникаций организации является необходимой процедурой рационального управления. Эта деятельность проходит ряд взаимосвязанных этапов Большаков А.С., Михайлов В.И. Современный менеджмент: теория и практика - М., СПб, Питер, 2002. С.59. Сначала проводится исследование основных функций, затем внешней и внутренней среды организации, потом определяются основные точки взаимодействия.

В социальной организации, центром которой является человек, объективно выполняется ряд общих и особенных законов и принципов, которые представляют единое целое в мире организаций. Каждое предприятие - это маленькое общество со своим населением и территорией, экономикой и целями, материальными ценностями и финансами, коммуникацией и иерархией. Оно имеет свою историю, культуру, технологию и персонал.

Профессиональные организации (профсоюзы) представляют права и интересы наемных работников на рынке труда.

Выделяются три группы профсоюзов:

1) группа, состоящая из крупнейшей организации ФНПР (Федерация независимых профессиональных организаций) и ряда отраслевых профсоюзов;

2) группа, объединяющая работников без представителей администрации;

3) организации, называющие себя профсоюзами альтернативного сектора экономики, нового бизнеса, по сути являющиеся корпоративными организациями.

Мурманский Областной Совет Профессиональных Союзов («ОБЛСОВПРОФ») расположен по адресу г. Мурманск, пр.Ленина, д.12.

Мурманский Облсовпроф осуществляет работу и оказывает услуги в целях защиты трудовых прав и интересов граждан в сферах образования, здравоохранения, управления социальными вопросами жизнедеятельности, регулирования социально-трудовых отношений.

Деятельность Мурманского Облсовпрофа регулируется Уставом организации.

В соответствии со ст. 58 Трудового кодекса РФ, Мурманский Облсовпроф имеет право на контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативно-правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Основными задачами деятельности Мурманского Областного Совета профессиональных союзов являются:

Мурманский Облсовпроф осуществляет контроль над состоянием медицинского обслуживания промышленных рабочих, заболеваемостью и организацией профилактических медицинских осмотров рабочих-профвредников; информационное и консультационное обслуживание и иную деятельность, связанную с государственным контролем социальной защиты охраны труда и здоровья трудящихся.

Формальная организационная структура Облсовпрофа является традиционной линейной организацией, где подразделения специализируются на ведении дел по определенным направлениям.

Председатель Облсовпрофа по принципу единоначалия организует работу отделов, несет персональную ответственность за ее результаты, состояние трудовой, производственной, финансовой, договорной дисциплины, выступает от имени Совета, осуществляет иные функции в соответствии с постановлениями и распоряжениями Губернатора области, постановлениями и распоряжениями Правительства области и РФ в целом.

Также в обязанности председателя Облсовпрофа входит утверждение структуры и штатного расписания предприятия в пределах установленной численности и фонда оплаты труда работников.

Председатель Облсовпрофа утверждает смету расходов на содержание предприятия в пределах утвержденных на соответствующий период ассигнований, предусмотренных в бюджете. Утверждает положения о структурных подразделениях предприятия, принимает на работу и увольняет в установленном порядке работников.

Особенности организационной структуры определены тем, что Облсовпроф является организацией, где линейно-функциональная структура определена не только выполняемыми функциями, но и технологией документирования деятельности, когда учетная и техническая документация строго регламентирована и является основным «продуктом» производства. Высокая напряженность труда оставляет мало времени на неформальные коммуникации, поэтому в большинстве случаев неформальное общение идет вне предприятия на личном уровне.

В рамках компетенции Мурманского областного совета профсоюзов находится согласование внутреннего распорядка и режима работы, распределение материальной помощи, путевок среди льготных категорий населения, работа с семьями, имеющими детей, органами здравоохранения и образования, иными организациями социальной сферы.

Работники предприятия в целом позитивно принимают миссию организации, которая предполагает качественное и своевременное обеспечение населения и органов власти необходимой, документально подтвержденной информацией о соблюдении организациями и предприятиями вопросов охраны труда и обеспечения безопасности жизнедеятельности. Традиции отношения с населением основаны на нормах этики и делового сотрудничества. К внутренним традициям предприятия следует отнести характер отношений сотрудников, которые подразумевают неконфликтность, взаимопомощь и взаимозаменяемость. Облсовпроф имеет достаточно устойчивый деловой имидж.

Коммуникации внутри организации имеют канал формального протекания (документооборот, практика ведения совещаний), а также неформальные каналы, обозначенные межличностным общением и нефиксируемым деловым общением в горизонтальных направлениях между подразделениями.

К внешним коммуникациям следует отнести работу с населением, органами муниципальной власти и отделениями «Облсовпрофа» в других городах Мурманской области, Российской трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений, Комитетом по труду, занятости и миграции населения, органами Госсанэпиднадзора, предприятиями и объединениями, общественными организациями, средствами массовой информации. Эти коммуникации в большой мере ограничены исполнением функциональных обязанностей предприятия.

Документ во всех его проявлениях - явление социальное; его появление положило начало развитию цивилизации, он сопровождает человека на всех этапах его жизни и деятельности. Но во все периоды и во всех ситуациях документы имеют основные, общие для всех функции, которые вызвали появление документов и остаются главными до настоящего времени Сокова А.Н. Некоторые психологические аспекты документоведения // Секретарское дело. - 2001. - № 2. - С.54:

- фиксация, сохранение и многократное транслирование зафиксированной информации во времени и на расстояние (например, пересылка по почте или сохранение в течение столетий в архиве для передачи информации потомкам)

- материализация, осуществление каких-либо действий, процессов, которые находят выражение только в документе(например, объявление благодарности)

- средство доказательства наличия того или иного действия, события (например, свидетельство о рождении, справка об уплаченных налогах).

Все другие функции являются вторичными и реализуются особенно в разных условиях существования документа. Главное заключается в том, что каждый документ по природе своей полифункционален, и для документоведения важно установление базовых функций и обеспечение возможности их реализации путем выработки соответствующих делопроизводственных правил.

С точки зрения коммуникационных свойств документ представляет собой информацию, заключенную в типизированный или формализованный жанровый формат, содержащий обязательные реквизиты и правила расположения текста. Он может нести в себе не только сведения о сложившейся ситуации и происшедших событиях (учетная сфера и аудит), но и о развертывающихся процессах (мониторинг и консалтинг), а также о предвидении того, что только планируется и ожидается (проектная документация и экспертиза). Так осуществляется адресная передача информации, полномочий, прав и обязанностей, гарантий и инструкций, распоряжений и отчетов, писем и ответов на них. Без нее невозможны координация деятельности и управление, принятие полномочными лицами оптимальных решений и неустанный контроль над их исполнением, своевременное отслеживание социальных процессов и состояний.

Документооборот предприятия является наиболее важной составной частью управленческой деятельности, организует большинство процессов взаимодействия между подразделениями и учреждениями, находящимися в Мурманске, различных городах Мурманской области и за ее пределами.

Совещания как коммуникативная технология принятия организационных решений проводятся в традиционной форме и имеют определенные ресурсы по повышению эффективности в плане организации и предварительном решении вопросов, требующих экспертных оценок. Работа с внешними участниками коммуникаций (руководящие органы, посетители, партнеры, средства массовой информации) достаточно эффективны и имеют потенциал улучшения при выделении справочно-информационной работы в отдельное направление.

Таким образом, управленческие действия председателя дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные вопросы и проблемы.

В связи с вышеизложенным, подведем итоги второй главы курсовой работы.

К основным направлениям коммуникационных процессов в Мурманском Областном Совете профессиональных союзов можно отнести:

- отношения с органами государственной власти, местного самоуправления, работодателями, их объединениями (союзами, ассоциациями), другими общественными объединениями;

- связи с общественностью, средствами массовой информации;

- личные встречи;

- работа формальных и неформальных групп;

- проведение деловых совещаний с участием начальников всех подразделений;

- межличностное общение сотрудников;

- технические средства коммуникации (телефонные переговоры, факс, Интернет, электронная почта).

Основные задачи Мурманского Облсовпрофа, решаемые с помощью коммуникаций:

- развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;

- интеграцию мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы;

- выявление и расчет коллективных результатов;

- коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

Альтернативный путь - просто упростить задачу, сократив документооборот за счет передачи прав работы с документами. Однако децентрализация функций работы с документами, включая их учет и контроль, не возможна в связи с особенностями работы предприятия, которое своей деятельностью обеспечивает именно сбор, хранение и оперативную работу с информацией о собственности в регионе. Автономные компьютеры на рабочих местах служащих предприятия и локальные сети в отделах вышеперечисленных проблем принципиально не решают.

5. Проблема принятия управленческих решений с учетом коммуникационных особенностей организации.

Учитывая значительное своеобразие в формировании статуса предприятия и организации основных процессов, сопровождающих его деятельность, организационно-распорядительные решения имеют типичный, повторяющийся характер. В связи с этим большое значение имеет «простое» исполнение должностных обязанностей и максимально точное ведение документации. Однако это также определяет проблему, которую следует назвать «рутиной». Вместе с тем, современное социально-экономическое развитие, открывшее широкие возможности по регулированию социально-трудовых прав граждан, сформировало проблему объема обрабатываемой документации и значительно повысило число граждан, обратившихся в Мурманский Облсовпроф. Наплыв посетителей различного социального положения и интересов, определил повышение эмоционального фона и структуры ответственности работников предприятия. В первую очередь возросла роль психологической готовности и умений работников действовать в условиях информационных перегрузок.

Предприятие проводит определенную работу, направленную на обучение и обмен опытом руководителей и специалистов. Создан банк методической информации, где систематизирована необходимая литература, регулярно готовится справочная и аналитическая информация.

При Мурманском Областном совете профессиональных союзов создан Центр подготовки и переподготовки специалистов в области социально-экономической сферы, ведется сотрудничество с Санкт-Петербургским Гуманитарным Университетом Профсоюзов в целях обучения и подготовки новых сотрудников, получения образования и повышения квалификации, подготовки абитуриентов для поступления как в вышеуказанный Университет, в его Мурманский филиал, так и в другие вузы России.

Все вышеуказанные направления коммуникационной политики активно используются в представленной организации - Мурманском Областном совете профессиональных союзов, однако необходимо их постоянное совершенствование, что приведет к улучшению эффективности как самого процесса коммуникаций, так и деятельности предприятия в целом.