Матеріально-технічна підготовка проектів

17

1. Правове регулювання договірних відносин

Під закупівлями і постачаннями розуміють заходу, спрямовані на забезпечення проектів ресурсами - тобто, майном (товарами), виконанням робіт (послуг), передачею результатів інтелектуальної творчості в зв'язку з конкретним проектом.

Проведення економічної реформи привело до змін у державному регулюванні господарських відносин, у зв'язку з чим зазначені зміни торкнулися і правового регулювання.

Основною правовою формою організації і регулювання відносин при здійсненні закупівель між їхніми учасниками (суб'єктами) є договір. (угода сторін, спрямована на встановлення, чи зміну припинення цивільних прав і обов'язків.

Основні типи договорів:

ДОГОВІР ПОСТАЧАННЯ - це договір, по якому постачальник, що є підприємцем, зобов'язується в умовний термін передати у власність (чи в повне господарське чи володіння в оперативне керування) покупцю товар, призначений для підприємницької чи діяльності інших цілей, не зв'язаних з особистим (сімейним, домашнім споживанням) споживанням, а покупець зобов'язується приймати товар і платити за нього визначену ціну.

ДОГОВІР ПІДРЯДУ - регулює закупівлі, необхідним об'єктом яких є результат визначених дій.

Суть відносин, що виникають при подібних закупівлях, полягає в тім, що одна сторона за завданням іншого обличчя зобов'язується виконати для нього за плату визначену роботу (замовлення), результат якого переходить у власність замовника.

На основі такого роду зобов'язань здійснюються створення нового майна (будівництво підприємств, спорудження доріг); ремонт і поліпшення наявних речей (роботи з реконструкції і капітального ремонту будинків, споруджень, устаткування, ремонт і технічне обслуговування машин, устаткування); реалізація результатів творчої діяльності (виконання наукових досліджень, проектно-конструкторської документації, створення виробничих нововведень - зразка нового виробу).

Основними джерелами, що регулюють цей тип договорів є Основи цивільного законодавства колишнього СРСР і республік та Цивільний кодекс України.

Різновидами договору підряду бувають:

договір підряду на капітальне будівництво

договір підряду на виробництво проектних і пошукних робіт

договір на виконання науково-дослідних і дослідно-конструкторських робіт.

Розрізняють наступні організаційні форми закупівель:

прямі, коли правовий зв'язок існує між двома суб'єктами закупівель; між ними полягає відповідний договір.

посередницькі, коли обличчя здійснююче проект, вступає в правові відносини з посередником, тобто обличчям, що сприяє забезпеченню проекту необхідними ресурсами.

біржові, члени біржі здійснюють біржову торгівлю безпосередньо від свого імені і за свій рахунок, чи від імені клієнта і за свій рахунок, чи від свого імені за рахунок чи клієнта від імені клієнта за свій рахунок. Відвідувачами біржових торгів можуть бути юридичні і фізичні особи, що не є членами біржі і мають право на здійснення біржових угод.

Чи захист порушених прав, що заперечуються, і інтересів підприємства і підприємців при здійсненні закупівель здійснюється арбітражними судами й у деяких випадках загальними судами.

Суперечки, що виникають у зв'язку з зовнішньоторговельною діяльністю, дозволяються в Міжнародному комерційному арбітражному суді при Торгово-промисловій палаті України.

Державне регулювання процесу закупівель здійснюється через податки (податкове регулювання), обмеження монопольного положення окремих суб'єктів господарських відносин на товарному ринку (антимонопольне регулювання), митні збори (митне регулювання).

2. Структура задач матеріально-технічної підготовки проектів

Зміна умов господарювання привело до появи нової структури задач матеріально-технічного забезпечення проектів яка зводиться до:

Підготовка специфікацій і технічних умов, що характеризують кількість і якість необхідного устаткування, машин і механізмів, конструкцій, матеріалів, робіт, послуг;

Планування й організація процесу закупівель;

Вивчення можливих джерел закупівлі ресурсів і переговори з можливими постачальниками;

Попередній добір учасників торгів;

Підготовка документів для торгів;

Проведення торгів і ухвалення рішення про присудження контрактів заявникам, що виграли торги;

Розміщення замовлення, включаючи переговори про постачання;

Контроль за постачаннями (своєчасність, комплектність, кількість і якість) із уживанням необхідних заходів у випадку появи відхилень;

Дозвіл конфліктів;

Взаєморозрахунки;

Найм на роботу необхідних фахівців (підрядчиків), включаючи консультантів;

Планування постачань;

Організація бухгалтерського обліку;

Доставка, приймання і збереження товару;

Облік і контроль доставки.

У практиці закордонних фірм розрізняють:

закупівлю робіт

закупівлю матеріалів

закупівлю устаткування

закупівлю послуг

закупівлю консультантів проекту

Вітчизняна структура закупівель близька до закордонного, відрізняючи від її тільки останнім елементом, що не знайшов поки в нас широкого розподілу.

Розглянемо вимоги до деяких з перерахованих кроків у циклі закупівель і постачань, характерні для ринкової економіки.

Планування й організація:

здійснюється на основі даних проектно-кошторисної документації;

графіки розробляються на основі й в ув'язуванні з загальним планом проекту і враховують тривалість розробки проектно-кошторисної документації, циклу закупівель і доставки вантажів;

план повинний охоплювати весь проект у цілому;

вибір місця закупівель визначається на основі розрахунку вартості варіантів;

у плані визначаються структури й обличчя, відповідальні за кожну позицію, що підлягає постачанню.

Вибір постачальників:

здійснюється на основі вивчення т.зв. кваліфікаційних анкет, покликаних освітити управлінські, технічні, виробничі і фінансові можливості;

список претендентів, розроблювальний на основі вивчення анкет, погодиться з замовником і керівником проекту;

остаточний вибір постачальників здійснюється в результаті торгів.

Розміщення замовлень:

разом із проектною організацією розробляються заходи щодо стандартизації (скороченню номенклатури) закупівель;

загальні замовлення оформляються тільки на основі роботі зі скорочення номенклатури закупівель;

оцінка заявок і проведення торгів передують висновку контрактів;

висновок контрактів виробляється в результаті додаткових зустрічей і погоджень з переможцями торгів з питань вимог до перевезення і збереження вантажів, а також порядку платежів і преміювання.

Контроль за постачаннями:

здійснюється на основі спеціальних графіків;

організується по кожному з перерахованих вище видів постачань (устаткування, роботи, місцеві матеріали, послуги);

ґрунтується на загальному плані проекту;

усі зміни вносяться в загальний графік проекту;

ґрунтується на стандартних формах звітності.

Усі перераховані роботи очолює служба керівника проекту, що працює в контакті з усіма підприємствами й організаціями, що забезпечують проект ресурсами. У великих проектах головний керівник проекту делегує відповідні повноваження спеціальному менеджеру по постачаннях (чи спеціальній службі). У будь-якому випадку керівник проекту є центральною фігурою в циклі матеріально-технічною підготовкою проекту.

3. Органи матеріально-технічного забезпечення проектів

Система матеріально-технічного забезпечення включає:

постачання матеріальних ресурсів для державних нестатків;

оптову торгівлю технічним обладнаний, будівельними матеріалами, конструкціями і деталями;

торгівлю будівельними матеріалами, конструкціями і деталями через систему будівельних бірж, торгових домів і посередницьких підприємств.

Оптова торгівля являє собою форму забезпечення споживачів матеріальними ресурсами без квот (лімітів) і здійснюється безпосередньо чи виготовлювачами органами матеріально-технічного забезпечення на основі прямих замовлень, що представляються будівельними організаціями і підприємствами в ці органи.

Серед структур МТЗ досить чітко виділилися дві групи:

перша - оптово-посередницькі фірми, створені на базі спеціалізованих керувань колишнього ДержЗабезпечення СРСР, що працювали переважно з виробниками і займалися операціями з визначеними групами продукції, діяли, головним чином, як посередники, без власної складської бази;

друга - комерційно-посередницькі компанії і підлеглі їм підприємства оптової торгівлі (склади, бази, дрібнооптові магазини), що взаємодіяли зі споживачами. Саме через їхні складські потужності йшли основні товаропотоки.

4. Підрядні торги

ТОРГИ - це спосіб закупівлі товарів, розміщення замовлень і видачі підрядів, що припускає залучення до визначеного, заздалегідь установленому терміну пропозицій від декількох чи постачальників підрядчиків і висновок контракту з тим з них, пропозиція якого найбільше вигідно організаторам торгів (за цінами, а також іншим комерційним і технічним умовам). У будівництві підрядні торги проводяться для вибору на конкурсній основі організації, що виконує для замовника в межах погодженої вартості необхідні обсяги будівельних робіт, постачання, монтажу і пуску-налагодження устаткування а встановлений замовником термін і з необхідною якістю.

Метою організації торгів є підвищення ефективності виробництва, якості будівництва і надійності об'єктів, що споруджуються, на основі конкуренції між організаціями і підприємствами.

Підрядні торги сприяють добору підрядних організацій з гарантією її стійкого фінансового положення, виробничо-господарських взаємин між партнерами, відкладених постачальницьких зв'язків.

У залежності від способу проведення торги можуть бути:

Відкритими, до участі яких залучаються всі бажаючі фірми й організації, як місцеві, так і іноземні.

Відкритими з попередньою кваліфікацією учасників;

Закритими по запрошеннях. Запрошуються лише визначені фірми, яким висилаються спеціальні запрошення

Одиничними з організацією, обраної замовником. Одиничні торги проводяться у виняткових випадках, коли чи устаткування інший товар може бути придбаний лише в єдиної фірми - монополіста, а висновок звичайного контракту для державних організацій забороняється законом даної країни.

Предметами торгів можуть бути підряди на:

Будівництво підприємств, будинків, споруджень виробничого призначення і невиробничого призначення, побудованих на умовах «під ключ»;

Виконання комплексів будівельних і монтажних робіт і їхніх окремих видів;

Виконання комплексів пусконалагоджувальних робіт, інженерно-дослідницькі роботи;

Техніко-економічне обґрунтування;

Проектування;

Керування проектом;

Постановку комплексного технологічного устаткування, у тому числі на умовах «під ключ»;

Інші постачання і послуги, у тому числі, послуги консультантів.

Рішення про проведення торгів приймається замовником. У підрядних торгах можуть брати участь вітчизняні й іноземні будівельні і монтажні організації, підприємства - виготовлювачі устаткування, посередницькі організації, незалежно від форм власності, а якщо ця діяльність підлягає ліцензуванню - мають ліцензію на право її здійснення.

Підрядні торги на об'єкти, розташовані на території України, проводяться за місцем перебування організатора торгів, а на об'єкти, розташовані за межами України, проводяться в місці, визначеному організатором торгів.

Функції організаторів і учасників торгів

Основними учасниками підрядних торгів є:

Оферент - обличчя, від імені якого представлена оферта, тобто комплекс документів, письмово підтверджуючий намір претендента брати участь у торгах і укласти контракт у відношенні конкретного предмета торгів на умовах, визначених замовником у тендерній документації з урахуванням додаткових пропозицій претендентів.

Замовник - обличчя, для якого будується, чи реконструюється оснащується об'єкт торгів.

Організатор торгів - обличчя, якому замовник доручили проведення торгів.

Тендерний комітет - постійний чи тимчасовий орган, створений чи замовником організатором для організації і проведення торгів.

Претендент - обличчя, що вирішило взяти участь у торгах до моменту реєстрації оферти.

При проведенні торгів замовник здійснює наступні функції:

Приймає рішення про проведення підрядних торгів

Визначає обличчя, що буде виконувати функції організатора торгів

Контролює роботу організаторів торгів і бере участь у роботі тендерного комітету через свого представника

Встановлює остаточні умови контракту й укладає його

Організатор торгів:

Підготовляє документи для оголошення торгів, здійснює публікацію оголошення і розсилання запрошень

Формує тендерний комітет

Направляє і контролює діяльність тендерного комітету і приваблюваних інженерно-консультаційних організацій по підготовці тендерної й іншої необхідної документації

Затверджує результати торгів

Розглядає апеляції на рішення тендерного комітету

Ліквідує тендерний комітет

Несе усі витрати по підготовці і проведенню торгів

Тендерний комітет:

Робить збір заявок на участь у торгах, на попередню кваліфікацію

Проводить попередню кваліфікацію претендентів

Організує розробку і поширення тендерної документації і вирішує питання зміни цієї документації і процедур

Проводить ознайомлення претендентів з тендерною документацією і дає необхідні роз'яснення

Забезпечує збір, збереження й оцінку представлених оферт

Здійснює процедуру торгів і її оформлення

Визначає чи переможця приймає інше рішення за результатами торгів і представляє їх на твердження

Публікує в засобах масової інформації звіт про результати торгів

Претендент має право:

Одержувати від тендерного комітету вичерпну інформацію з умов і порядку проведення підрядних торгів

Звертатися в тендерний комітет із проханням про відстрочку представлення оферти в письмовому виді.

З моменту реєстрації оферти претендент здобуває статус оферента.

Створена при Міністерстві будівництва України Міжвідомча комісія з підрядних торгів займається:

Питаннями правового і методичного забезпечення підрядних торгів

Координацією розробки тендерного законодавства

Консультуванням по питанню проведення підрядних торгів

У процедурі проведення торгів можна виділити кілька етапів:

Підготовка торгів. Рішення про проведення торгів приймається замовником з урахуванням специфікації об'єктів і готовності проектної документації.

Тендерна документація - комплект документів, що містить вихідну інформацію про технологічних, комерційних, організаційних і інших характеристиках об'єкта і предмета торгів, а також про умови і процедуру торгів. Включає наступні розділи:

Запрошення для участі в торгах

Загальні зведення про обсяг і предмет торгів

Технічну частину (проектну документацію) і комерційну частину тендерної документації

Інструкції оферентам

Форму заявки претендента на участь у торгах

Умови і порядок проведення торгів

Проект контракту

2. Представлення пропозицій учасниками торгів. У міжнародній практиці використовуються різні способи представлення пропозицій для участі в торгах.

Перший спосіб припускає, що оферент заповнює і підписує проформу тендера, вказуючи в ній свою ціну й інші конкурсні умови.

Проформа тендера - це формуляр, що підлягає заповненню і підписанню оферентом, коли він згодний узяти на себе всі зобов'язання по виконанню роботи відповідно до загальних і спеціальних умов тендерної документації.

Другий спосіб припускає представлення оферентом тендера, складеного їм самим і цілком відповідними умовами тендерної документації.

Оферти приймаються в двох конвертах. В зовнішньому конверті міститься заявка на участь у торгах, копія платіжного документа, що підтверджує внесення першого задатку, і внутрішній конверт, у якому знаходяться пропозиції претендента-оферента і банківська гарантія.

Перший гарантійний задаток являє собою форму забезпечення виконання прийнятого на себе претендентом зобов'язання брати участь у торгах на умовах організатора торгів і нести всі зв'язані з цим ризики. Як задаток рекомендується внесення оферентом засобів на рахунок у банку за вказівкою тендерного комітету.

В оферті містяться докладні зведення про організацію, за чиїм ім'ям надана тендерна пропозиція:

Повне найменування організації (претендента) і його реквізити

Профілююче напрямок діяльності

Засвідчені копії реєстраційних і статутних документів

Ліцензії на визначені види діяльності

Структура організації, наявність філій і дочірніх підприємств

Річний обсяг робіт за останні три роки

Банківські реквізити

Дані по складу і кваліфікації технічного і виробничого персоналу за останні 3 роки

Число адміністративно-управлінського персоналу

Перелік устаткування, необхідного для виконання розглянутих робіт

Дані про фінансове положення, у т.ч. балансі, розрахунок прибутків за останні три роки

Зведення про платоспроможність претендента, підписані уповноваженим банком

Перелік офісних і виробничих приміщень

Досвід і стаж роботи претендента в даній області торгів

Технічна частина оферти містить:

Схеми і графіки провадження робіт

Графіки постачання будівельної техніки і технологічного устаткування

Календарні плани виконання робіт

Склад приваблюваних матеріальних і трудових ресурсів, будівельних машин

Перелік приваблюваних субпідрядних і транспортних організацій

Режим робочого часу, підготовки кадрів

Забезпечення працюючих житлом і об'єктами соціальної інфраструктури

пропозиції по охороні навколишнього середовища, техніці безпеки

Комерційна частина оферти містить:

ціну передбачуваного оферентом по предметі торгів, умови і склад перегляду цін;

умови, види і методи внесення платежів у залежності від рівня цін, передбачуваної форми оплати, порядок фінансування, умови кредитування робіт

3. Оцінка оферт і вибір переможця підрядних торгів.

У ході оцінки пропозицій, що надійшли, тендерний комітет має право запрошувати претендентів для пояснень, запитувати в них додаткові зведення і документи.

Пропозиції учасники, що подали, не можуть відзивати свою пропозицію до закінчення роботи комісії. Тендерний комітет при оцінці конкурсних пропозицій може користатися будь-якими критеріями і методиками, що рахує кращими (від вибору переможця по одному критерії - мінімальній запропонованій ціні, до бальної оцінки.). Торги вважаються закритими після твердження їхніх результатів організатором торгів, при цьому організатор торгів вправі прийняти будь-які рішення за результатами торгів:

Підписання угоди про наміри між замовником і оферентом чи оферентами з метою проведення подальших переговорів

Підписання контракту між замовником і оферентом

Проведення повторних торгів

4. Підписання контракту

Відповідно до умов торгів у всіх країнах оферент, що виграл торги, зобов'язаний внести друга гарантійна застава. Другий задаток являє собою форму забезпечення виконання прийнятого на себе оферентом зобов'язання укласти контракт і виконувати підрядні чи роботи постачання продукції, що виставлялися на торгах.

Організація і проведення торгів здійснюється за рахунок засобів замовника з віднесенням на вартість будівництва, а також засобів від продажу тендерної документації. При виявленні порушень торгів їхні підсумки вважаються недійсними, а організатор торгів виплачує компенсацію витрат всім учасникам торгів. Розмір компенсації визначається розрахунком, виходячи з фактично понесених витрат.

Усі суперечки між учасниками торгів дозволяються в порядку консультацій між учасниками і міжвідомчою комісією з торгів, у випадку неможливості дозволу суперечки він розглядається арбітражним судом у порядку встановленому законодавством.

5. Контракти

Робота з контрактами є складовою частиною керування проектами. Основна задача керівника проекту полягає в забезпеченні проекту тими товарами і роботами (послугами), що необхідні в процесі реалізації проекту.

КОНТРАКТ - юридичний документ, що фіксує досягнуті між сторонами угоди й умови їхнього виконання. Він визначає права та обов'язки сторін. Існує велика кількість класифікацій контрактів по різних ознаках, однак серед них можна виділити два найбільш важливих:

Способи встановлення ціни контракту

Характер взаємин учасників проекту і поділ відповідальності між ними.

По способу встановлення ціни контракту поділяються на:

Контракти з твердою (паушальною) ціною

Контракти з відшкодуванням витрат

КОНТРАКТ ІЗ ТВЕРДОЮ (ПАУШАЛЬНОЮ) ЦІНОЮ є угодою, при якому контрактор зобов'язується здійснювати постачання матеріалів, проведення робіт і надання послуг за визначену ціну, що не може бути змінена у випадку зміни витрат. Контракти застосовуються коли проект ретельно розроблений, роботи з нього виконуються в чіткій послідовності, підрядчик може здійснювати твердий контроль за ходом робіт і має у своєму розпорядженні достатні ресурси для того, щоб нести відповідний ризик. Велика частка ризику лягає на підрядчика, оскільки будь-які відхилення від зазначених у контракті умов впливають на його витрати, але і можливість одержання прибутку найбільш висока. Велика частка ризику підрядчика не означає повного зняття ризику з замовника.

При внесенні замовником змін у роботу, доручену підрядчику, останній має право погоджувати з замовником нову ціну, вимагаючи компенсації додаткових витрат.

Таблиця 1. Переваги і недоліки контракту з твердою ціною

КОНТРАКТ ІЗ ВІДШКОДУВАННЯМ ВИТРАТ припускає відшкодування підрядчику частини витрат, зв'язаних з виконанням проекту. Відшкодування може вироблятися не по усіх витратах, а тільки по тим з них, що положеннями контракту віднесені до що відшкодовуються. В умовах цього типу контракту будівництво об'єкта може бути почате ще до того, як підготовлена всі проектно-кошторисна документація, у яку вносяться виникаючі по ходу будівництва зміни.

Розрізняють наступні види контрактів з відшкодуванням витрат, кожний з який характеризується різним ступенем ризику:

Контракт із фіксованою ціною одиниці продукції (вимірює обсяг робіт у процесі їхнього виконання)

Контракт із ціною, рівної фактичним витратам плюс фіксований відсоток від витрат (забезпечує відшкодування контрактору понесених при виконанні контракту витрат; на додаток контрактор одержує обговорений відсоток від фактичних витрат у якості прибутку)

Контракт із ціною, рівної фактичним витратам плюс фіксована доплата (забезпечує контрактору відшкодування понесених витрат при виконанні контракту, і додатково він одержує в якості прибутку фіксовану суму, звичайно обумовлену як відсоток від кошторисних витрат)

Контракт із ціною, рівної фактичним витратам плюс перемінний відсоток (початковий відсоток винагороди фіксується в контракті, являє собою кошторисну вартість, помножену на відсоток винагороди. Остаточний відсоток винагороди обчислюється на основі початкового з обліком можливих штрафних чи санкцій премій. Цей розрахунок здійснюється на базі зіставлення фактичної і кошторисної вартості.)

Контракт із визначенням ціни по остаточних фактичних витратах 9передбачає, що замовник оплачує понесені при виконанні робіт витрати разом з попередньо визначеною оплатою послуг підрядчика і заохочувальною премією. Підрядчик гарантує замовнику, що погоджена з ним деяка максимальна вартість проекту не буде перевищена.)

Контракт із гарантованими максимальними виплатами (ґрунтується на граничній ціні і процентному співвідношенні на кожну гривню, що зможе заощадити підрядчик. У випадку коли підрядчик перевершить заздалегідь обумовлену вартість, витрати лягають на нього. Підрядчик не одержує компенсації за зміни, внесені замовником, якщо вони в сумі не перевищують визначений відсоток від кошторисної вартості. Повинні бути чітко розмежовані зони контролю і відповідальності між замовником і підрядчиком.

Таблиця 2. Переваги і недоліки контракторів із відшкодуванням витрат

У залежності від характеру взаємин учасників проекту і розподілу відповідальності між ними розрізняють наступні типи контрактів:

Традиційні, що представляють собою угода між замовником і генеральним підрядчиком про будівництво об'єкта по закінченому проекті

Проектно-будівельні, що передбачають відповідальність підрядчика за проектування і будівництво.

Робота «під ключ» з повною відповідальністю генпідрядника за введення об'єкта в експлуатацію

Управлінсько-будівельний, зв'язаний за участю менеджера проекту чи керуючого проектом, що беруть на себе головні функції керування сполученими в часі стадіями проектування і будівництва, залишаючи замовнику основний обов'язок - шукати на основі торгу підрядчиків і укладати з ним контракти.

Література

Баканов М.И., Шеремет А.Д. Теория экономического анализа. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 416 с.

Беленцов В.Н., Брадул С.В., Куденко Г.Е., Канарская Н.В. и др. Оценка и обоснование повышения эффективности хозяйственной деятельности промышленных предприятий: Учеб.-метод. пособие. - Ч. 1. - Донецк: ДонГАУ, 2009. - 180 с.

Беленцов В.Н., Брадул С.В., Куденко Г.Е., Канарская Н.В. и др. Оценка и обоснование повышения эффективности хозяйственной деятельности промышленных предприятий: Учеб.-метод. пособие. - Ч. 2. - Донецк: ДонГАУ, 2009. - 230 с.

Бланк И.А. Управление прибылью. - К.: Ника - Центр, 2007. - 544 с.

Кабанов А.И. и др. Инновационный процесс и эффективность новой техники в угольной промышленности. - Киев: Техныка, 2007. - 225 с.

Математика в экономике: Учебник. В 2-х ч. - Ч. 2 / А.С. Солодовников, В.А. Бабайцев, А.В. Браилов. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 376 с.

Науменко К.Д. Анализ производственно-хозяйственной деятельности горных предприятий. Учебное пособие для вузов. - М.: Недра, 2008. - 255 с.

Национальные стандарты бухгалтерского учета // Все о бухгалтерском учете. - 2009. - №37.

Петухов Р.М. Оценка эффективности промышленного производства: (Методы и показатели). - М.: Экономика, 2007. - 95 с.