Нормативная база и автоматизированные информационные системы, используемые в деятельности ПУ ФСБ РФ контрольного отдела

Оглавление

Введение

1. Общая характеристика контрольно-пропускного пункта г. Карталы

2. Основанные задачи и функции организационно-контрольного отдела

3. Распределение полномочий между сотрудниками отдела

4. Нормативная база и автоматизированные информационные системы, используемые в деятельности отдела

Заключение

В пункте пропуска осуществляют деятельность следующие контрольные органы:

- Таможенный пост ЖДПП Карталы;

- ЛОВД на станции Карталы ЮУ УВД на транспорте;

- пост ветеринарного пограничного контроля;

- пост фитосанитарного контроля;

- пост пограничного санитарно-карантинного контроля (роспотребнадзор).

Объем движения за сутки составляет:

По лицам - до 1500 человек.

Пассажирских поездов - 3 - 5.

Оснащение и оборудование пункта пропуска не соответствует типовым техническим требованиям (Закон РФ от 01.04.93 г. №4730-1 «О Государственной границе РФ»).

В инженерном отношении пункт пропуска на станции Карталы не оборудован:

- отсутствуют досмотровые колодцы, перекидные мосты, наблюдательные вышки;

- отсутствуют необходимое количество мачт освещения;

- отсутствуют оградительные заборы;

- отсутствуют служебные помещения для размещения подразделения и др.

Железнодорожный пункт пропуска «Карталы» установлен на основании Соглашения Правительства РФ и РК от 23 декабря 1998 года «Об образовании пунктов пропуска через Государственную границу», ноты МИД РФ от 05 апреля 2001 года № 185/3 дснг и Приложением №2 к протоколу 5 заседания Межправительственной комиссии между РФ и РК от 15 февраля 2001 года «Об утверждении перечня пунктов пропуска на российско-казахстанской границе».

Железнодорожный пункт пропуска «Карталы» - по характеру международного сообщения - грузопассажирский, по режиму работы - постоянный, многосторонний.

Проблемные вопросы:

1. отсутствие нормативно - правовой базы об открытии железнодорожного пункта пропуска «Карталы», что затрудняет работу с администрацией железнодорожной станции «Карталы».

2. не достаточная укомплектованность кпп офицерами и личным составом;

3. оборудование и оснащение пункта пропуска не соответствует «типовым техническим требованиям по комплексному оборудованию пунктов пропуска через государственную границу РФ и оснащению их техническими средствами пограничного контроля».

4. отсутствие оборудованного контрольного поста и значительная удалённость пункта пропуска от линии государственной границы (составляет около 36 километров), вследствие чего отсутствует контроль за движением лиц и транспортных средств от линии государственной границы до пункта пропуска и в обратном направлении.

Пропуск через Государственную границу лиц, транспортных средств, грузов, товаров и животных производится в установленных и открытых в соответствии со статьей 12 настоящего Закона пунктах пропуска через Государственную границу и заключается в признании законности пересечения Государственной границы лицами, транспортными средствами, прибывшими на территорию Российской Федерации, перемещения через Государственную границу грузов, товаров, животных на территорию Российской Федерации либо в разрешении на пересечение Государственной границы лицами, транспортными средствами, убывающими из пределов Российской Федерации, перемещение через Государственную границу грузов, товаров, животных за пределы Российской Федерации (часть дополнена с 17 августа 1994 года Федеральным законом от 10 августа 1994 года N 23-ФЗ; дополнена с 1 января 2007 года Федеральным законом от 30 декабря 2006 года N 266-ФЗ - см. предыдущую редакцию).

Основанием для пропуска через Государственную границу лиц, транспортных средств, грузов, товаров и животных является наличие действительных документов на право въезда лиц в Российскую Федерацию или выезда их из Российской Федерации, документов на транспортные средства, грузы, товары и животных (часть дополнена с 17 августа 1994 года Федеральным законом от 10 августа 1994 года N 23-ФЗ). *11.2)

Не подлежат пропуску через Государственную границу иностранные граждане и лица без гражданства, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации не разрешен въезд в Российскую Федерацию, а также лица, в отношении которых в установленном законодательством Российской Федерации порядке принято решение о запрещении выезда из Российской Федерации (часть в редакции, введенной в действие с 10 декабря 1996 года Федеральным законом от 29 ноября 1996 года N 148-ФЗ). *11.3)

Договором Российской Федерации с сопредельным государством может быть установлен упрощенный порядок пропуска через Государственную границу граждан Российской Федерации и сопредельного государства в части определения документов на право выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию. *11.4)

Пропуск лиц, транспортных средств, грузов, товаров и животных через Государственную границу включает осуществление пограничного контроля (проверку оснований для пропуска через Государственную границу лиц, транспортных средств, грузов, товаров и животных, досмотр транспортных средств, грузов и товаров в целях обнаружения и задержания нарушителей правил пересечения Государственной границы, перемещаемых грузов, товаров и животных, которые запрещены законодательством Российской Федерации к ввозу в Российскую Федерацию или вывозу из Российской Федерации) и таможенного контроля, а в случаях, установленных международными договорами Российской Федерации и федеральными законами, и иных видов контроля. Перечень иных видов контроля, осуществляемых в пунктах пропуска через Государственную границу, устанавливается Правительством Российской Федерации (часть дополнена с 17 августа 1994 года Федеральным законом от 10 августа 1994 года N 23-ФЗ; текст в скобках в редакции, введенной в действие с 10 декабря 1996 года Федеральным законом от 29 ноября 1996 года N 148-ФЗ;2 часть в редакции, введенной в действие с 5 ноября 1998 года Федеральным законом от 24 июля 1998 года N 127-ФЗ; в редакции, введенной в действие с 1 января 2007 года Федеральным законом от 30 декабря 2006 года N 266-ФЗ, - см. предыдущую редакцию).

Содержание, средства и методы контроля, порядок его осуществления устанавливаются Правительством Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации (часть в редакции, введенной в действие с 1 января 2005 года Федеральным законом от 22 августа 2004 года N 122-ФЗ; в редакции, введенной в действие с 1 января 2007 года Федеральным законом от 30 декабря 2006 года N 266-ФЗ; в редакции, введенной в действие с 10 января 2009 года Федеральным законом от 25 декабря 2008 года N 291-ФЗ, - см. предыдущую редакцию). *11.6) Пропуск через Государственную границу российских воздушных судов, выполняющих специальные международные полеты из аэропортов, с аэродромов, не открытых для международных полетов, а также иностранных и российских воздушных судов, осуществляющих вынужденные посадки в неустановленных местах, производят органы федеральной службы безопасности Российской Федерации совместно с администрацией аэропортов, аэродромов или командованием авиационных частей Вооруженных Сил Российской Федерации с последующим уведомлением заинтересованных органов Российской Федерации (часть в редакции, Федеральным законом от 29 ноября 1996 года N 148-ФЗ; в редакции, введенной в действие с 1 июля 2003 года Федеральным законом от 30 июня 2003 года N 86-ФЗ).

По решению Правительства Российской Федерации пограничный, таможенный контроль, а в случаях, установленных международными договорами Российской Федерации и федеральными законами, и иные виды контроля при международных пассажирских перевозках железнодорожным транспортом могут осуществляться вне пунктов пропуска через Государственную границу (часть дополнительно включена с 10 января 2009 года Федеральным законом от 25 декабря 2008 года N 291-ФЗ).

Государственная граница Российской Федерации есть линия и проходящая по этой линии вертикальная поверхность, определяющая пределы государственной территории (суши, вод, недр и воздушного пространства) Российской федерации, т.е. пространственных пределов действия государственного суверенитета Российской Федерации. Государственной границей Российской Федерации является граница, закрепленная действующими международными договорами и законодательными актами государства.

Режим государственной границы включает правила:

- содержания государственной границы;

- пересечения государственной границы лицами и транспортными средствами;

- перемещения через государственную границу грузов, товаров и животных;

- пропуска через государственную границу лиц, транспортных средств;

- грузов, товаров и животных;.

- ведения на государственной границе либо вблизи нее на территории Российской Федерации хозяйственной, промысловой и иной деятельности;

- разрешения с иностранными государствами инцидентов, связанных с нарушением указанных правил и др. Пограничный режим включает правила въезда (прохода), временного пребывания, передвижения лиц и транспортных средств в пограничной зоне; хозяйственной, промысловой и иной деятельности, проведения массовых общественно-политических, культурных и других мероприятий в пограничной зоне; учета и содержания российских маломерных самоходных и несамоходных (надводных и подводных) судов (средств) и судов (средств) передвижения по льду, их плавания и передвижения по льду в территориальных и внутренних водах Российской Федерации8

Режим государственной границы устанавливается Законом о Государственной границе РФ, другими федеральными законами, международными договорами Российской Федерации.9 Правилами содержания государственной границы регулируется порядок сохранения и поддержания в исправном состоянии пограничных знаков, их контрольных осмотров, оборудования и содержания пограничных. просек, проведения совместных с сопредельным государством проверок прохождения государственной границы и др.

2. Основные задачи и функции организационно-контрольного отдела

Пограничное Управление ФСБ по Челябинской области (далее - Управление) представляет собой территориальный орган Федеральной регистрационной службы (далее - Росрегистрации), входит в систему органов исполнительной власти и обладает широким перечнем функций и полномочий.

Организационно-контрольный отдела (далее - отдел) входит в структуру Управления и является подразделением, осуществляющим организационную и контрольно-аналитическую деятельность, работу по связям с общественностью, средствами массовой информации и обращениям граждан, обеспечивающим единый документооборот в Управлении. Отдел находится в непосредственном подчинении руководителя Управления. Штатная численность отдела определяются с учётом объёма и характера выполняемых отделом задач, утверждается руководителем.

Основными задачами отдела являются:

- организационно-методическое обеспечение управленческой деятельности;

- организация и осуществление планирования деятельности Управления;

- обеспечение контроля за состоянием исполнительской дисциплиной в отделах Управления;

- организация и контроль работы с обращениями граждан и юридических лиц;

- обеспечение единого порядка работы с документами.

Отдел, в соответствии с возложенными на него задачами, осуществляет следующие функции:

1. Обеспечение комплексного подхода и согласованных действий отделов центрального аппарата по основным направлениям деятельности Управления.

2. Разработка предложений по совершенствованию организационно-управленческой деятельности и иных управленческих решений, направленных на реализацию возложенных на Управление задач.

3. Обобщение и распространение положительного опыта организации работы отделов по реализации государственной политики в сфере деятельности Управления.

4. Участие в подготовке и проведении заседаний Коллегии Управления, оперативных совещаний при руководителе Управления, рабочих групп, семинаров-совещаний по вопросам отнесенным к деятельности Управления.

5. Организация проведения комплексных, тематических и контрольных проверок. Непосредственное участие в проверках по вопросам компетенции отдела.

6. Проведение совместно с другими отделами Управления анализа результатов проверок, направление результатов в проверяемые отделы.

7. Осуществление подготовки статистической отчетности и обобщение аналитической информации по деятельности Управления, обеспечение своевременного направления отчетов и информации по месту назначения.

8. Ведение наблюдательных дел по отделам центрального аппарата и территориальным отделам Управления.

9. Разработка в соответствии с компетенцией отдела и согласование локальных актов Управления.

10. Организация работы по информированию населения области о деятельности отделов центрального аппарата и территориальных отделов Управления через средства массовой информации.

11. Проведение пресс-конференций, брифингов, подготовка пресс-релизов для журналистов с целью предоставления им достоверной информации о работе Управления, а также для привлечения более широкого круга средств массовой информации к освещению вопросов деятельности Росрегистрации.

12. Осуществление сбора и систематизации материалов с публикациями сотрудников Управления и журналистов о его деятельности.

13. Подготовка предложений и формирование перспективных и текущих планов: плана работы Управления, планы работы Коллегии и оперативного совещания, плана-графика проверок и служебных командировок федеральных государственных гражданских служащих Управления, иных специальных планов мероприятий, направленных на исполнение конкретных поручений.

14. Проведение анализа и статистического обобщения состояния исполнительской дисциплины территориальных отделов Управления по основным направлениям деятельности.

15. Осуществление контроля:

- за исполнением отделами Управления приказов и распоряжений Минэкономразвития России, Росрегистрации, выполнение по формам и срокам планов основных организационных мероприятий Управления, иных планов работы, приказов, распоряжений и поручений руководства Управления;

- за выполнением принятых решений Коллегии Управления, оперативного совещания при руководителе;

- за качеством подготовки и соблюдением установленного порядка направления документов организационного характера, обеспечение их согласованности, исключение дублирования.

16. Осуществление оперативного мониторинга по исполнению решений руководства Управления.

17. Осуществление приема, регистрации, учета обращений граждан, поступающих в Управление.

18. Осуществление контроля за соблюдением установленных сроков исполнения обращений граждан и юридических лиц.

19. Координация приема граждан руководителем Управления и его заместителями.

20. Осуществление приема, регистрации, учета, хранения, оперативного поиска, передача по назначению входящей корреспонденции, отправка исходящей корреспонденции, ведение электронной базы регистрации документов.

3. Распределение полномочий между сотрудниками отдела

Организует работу отдела по анализу, обобщению деятельности Управления; подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции; участвует в заседаниях коллегии, оперативных совещаниях, иных мероприятиях, проводимых руководителем Управления; созывает совещания представителей отделов центрального аппарата и территориальных отделов Управления по вопросам, входящим в его компетенцию; выполняет иные поручения руководства Управления.

Заместитель начальника осуществляет контроль за качеством подготовки и своевременностью направления в Федеральную регистрационную службу и другие инстанции отделами Управления ведомственной статистической отчетности, за подготовкой планов основных организационных мероприятий отделов Управления, проводит обобщение информации о деятельности Управления, обеспечивает проведение ежеквартального инструктажа сотрудников отдела, а также вновь принятых сотрудников, исполняет обязанности начальника отдела в период его отсутствия.

Ведущий специалист-эксперт осуществляет организацию планирования деятельности Управления и отдела (подготовка проектов планов работы Управления, коллегии, оперативного совещания, специальных планов по реализации основополагающих правовых актов и распорядительных документов вышестоящих организаций и пр.), подготовку проектов приказов руководителя Управления, подготовку аналитических материалов по вопросам, отнесенным к компетенции отдела, подготовку обобщенных информационно-аналитических материалов о результатах работы Управления, организацию и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан, организацию и обеспечение проведения заседаний постоянно действующей комиссии по работе с обращениями граждан в Управлении, в том числе подготовку аналитических материалов, проведение анкетирования граждан, определение рейтинга деятельности обособленных подразделений Управления, организационное обеспечение и участие в комплексных и контрольных проверок.

Специалист-эксперт осуществляет контроль за исполнением и соблюдением сроков исполнения документов, планирование основных мероприятий Управления на месяц, готовит статистическую отчетность отдела, проводит проверку статистической отчетности, предоставляемой в Росрегистрацию отделами, ведет работу с сайтом Управления.

Старший специалиста 1 разряда, специалист 1 разряда проводит прием, обработку, регистрацию, распределение входящей и внутренней корреспонденции, регистрацию и отправку исходящей корреспонденции, подготовку и регистрацию командировочных удостоверений, организацию подписки на периодические издания, регистрацию доверенностей, разработку сводной номенклатуры дел Управления, методическое обеспечение подготовки номенклатуры дел отделов Управления, прием, систематизацию документов, поступивших на хранение в архив, обеспечение их сохранности, составление описей дел, актов уничтожения документов, сроки которых истекли.

Таким образом из всего выше сказанного можно сделать вывод, что обязанности между служащими отдела распределены равномерно. Это способствует эффективной работе отдела в целом. Однако, в случае, когда несколько служащих занимают одинаковые должности, их деятельность регламентируется одним должностным регламентом, в то время как характер выполняемых функций может быть различным. Выход здесь может быть найден путем составления должностного регламента не на должность, а на конкретного специалиста.

4. Нормативная база и автоматизированные информационные системы, используемые в деятельности отдела

В своей работе служащие отдела руководствуются Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в части, необходимой для исполнения должностных обязанностей, в том числе Федеральным законом от 27.07.2004г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства экономического развития Российской Федерации, правовыми акты Федеральной регистрационной службы, Положением об Управлении, Служебным распорядком Управления, приказами и распоряжениями руководителя Управления, Положением об отделе и должностными регламентами.

Анализ нормативно-правовой базы отдела показал, что относительно специальных систем документации, функционирующих в Управлении, существует и продолжает регулярно пополняться и совершенствоваться достаточно подробная и качественная нормативная база. В частности, нормы регулирующие делопроизводство тех или иных процессов в рамках осуществления функций Росрегистрации и ее территориальными органами, содержатся и на уровне федерального законодательства, и в отдельных постановлениях правительства РФ1 и в приказах Министерств и ведомств РФ. Кроме того, в рамках административной реформы разрабатываются и внедряются административные регламенты исполнения отдельных государственных функций и предоставления услуг1, которые содержат подробные процедурные описания технологии осуществления этих функций, и содержат, в том числе, вопросы, касающиеся документационного сопровождения всех процессов.

Таким образом, подобные регламенты, единые для исполнения всеми органами государственной власти, являются нормативными правовыми актами прямого действия.

Что касается общего делопроизводства, то здесь наблюдается качественно иная ситуация. Инструкция по делопроизводству в Федеральной регистрационной службе создавалась еще на основе разработанной и действовавшей до 2006 года Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Она имеет лишь небольшие отличия в части индивидуализации ее положений для конкретной структуры. Кроме того, Инструкция Федеральной регистрационной службы вводилась как временная на ранних стадиях функционирования службы, и по этой причине не только не соответствует Типовой инструкции, но и не содержит конкретики организационных моментов. Впоследствии вся сложившаяся технология должна была получить свое отражение в итоговом документе - новой Инструкции по делопроизводству, однако этого не произошло.

В сентябре 2005 года в Управлении была введена собственная Временная инструкция по делопроизводству1. Фактически данный документ по содержанию повторяет рассматриваемую выше Инструкцию Федеральной регистрационной службы. Такой подход также нельзя считать верным, поскольку данная инструкция нуждается в адаптации не только с точки зрения ее соответствия нормам Типовой инструкции, но и сточки зрения специфики Управления. Формальный характер инструкции привел к необходимости издания отдельных распорядительных документов по конкретным организационным и процедурным моментам. В частности, отдельными приказами устанавливаются: требования к порядку разработки и оформления локальных актов, порядок использования гербовых бланков1, процедура постановки документов на контроль и снятие с контроля.

Таким образом, установлена необходимость совершенствования нормативной базы общего делопроизводства на локальном уровне. Перед организационно-контрольным отделом стоит задача по разработке качественной инструкции по делопроизводству.

При организации работы с документами в отделе используются традиционные технологии автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства на базе СУБД Lotus Notes. («безбумажный» документооборот). Указанная система функционирует также и в обособленных подразделениях Управления. В отделе установлены два модуля системы: «Служебная корреспонденция» и «Контроль исполнения документов».

С помощью указанной системы:

- автоматизирован процесс регистрации входящей корреспонденции;

- автоматизирован процесс регистрации исходящей корреспонденции, причем в случаях, когда исходящая корреспонденция является ответом на входящую, фиксируется ссылка на входящий документ;

- осуществляется контроль прохождения документов по исполнителям;

- осуществляется контроль сроков исполнения документов;

- осуществляется быстрый поиск документов по различным реквизитам;

- создана база данных документов за несколько лет.

Регистрация приказов и распоряжений руководителя также ведется в базе Lotus Notes, система регистрации приказов позволяет выводить реестры зарегистрированных документов на печать и вести качественный контроль исполнения документов. Однако следует отметить, что заявления, служебные и докладные записки не заносятся в базу, а регистрируются в журнале.

Для организации работы с обращениями граждан и контроля за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан в Управлении функционирует программа на базе СУБД Access «Кодекс: Письма и обращения граждан». С помощью этой программы выводится форма отчетности по обращениям граждан, направляемая в Росрегистрацию.

Итак, в отделе используется частичная автоматизация, основанная на использовании СУБД Lotus Notes и Access «Кодекс: Письма и обращения граждан». Данная система имеет достаточно большое распространение в органах исполнительной власти и обладает широкими возможностями по построению эффективной поисковой системы.

Заключение

Управление является структурным подразделением. В деятельности отдела выделены два направления: организационно-контрольное (планирование, контроль, обращения граждан, проведение совещаний, семинаров, проверок) и делопроизводство. В своей работе отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента России, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами министерств и ведомств Российской Федерации, положением об Управлении, распорядительными документами Управления и настоящим положением.

Должностные обязанности между служащими отдела распределены равномерно. В отделе практикуется взаимозаменяемость работников, что позволяет не нарушать рабочий процесс во время ежегодных отпусков служащих отдела, либо при наступлении их нетрудоспособности. Однако, в случае, когда несколько служащих занимают одинаковые должности, их деятельность регламентируется одним должностным регламентом, в то время как характер выполняемых функций может быть различным. Выход здесь может быть найден путем выделения в структуре отдела рабочих мест и составления регламентов на каждое такое место.

В ходе прохождения практики в Пограничном Управлении ФСБ РФ по Челябинской области были выявлены следующие аспекты деятельности отдела.

Проведенный анализ документов, регламентирующих деятельность отдела, установлена необходимость разработки инструкции по делопроизводству, которая должна четко и подробно устанавливать правила документирования и организации работы с документами, а также организационные и процедурные моменты деятельности. От того, насколько детально и полно будет описана система планирования, контроля исполнения документов зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности Управления.

Наличие в отделе автоматизированных информационных систем позволяет оперативно и более качественно работать с документами. Однако необходимо внутреннюю корреспонденцию также регистрировать в единой электронной базе. В целом отдел Пограничного Управления справляется со своими должностными обязанностями.