Организационная структура предприятия, функции управления, принятие управленческих решений

1

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Линейная структура. При линейной структуре руководители подразделений непосредственно подчиняются одному руководителю высокого уровня управления и связаны с вышестоящей системой только через него. В такой организации принцип единоначалия наиболее выражен. Высший руководитель несет полную ответственность за результаты. В структуре ярко выражена вертикальная иерархия, обеспечивающая простоту и четкость подчинения.

Недостатки. Каждый руководитель обязан быть высококвалифицированным специалистом, обладающим разносторонними знаниями, чтобы быть способным компенсировать невысокий уровень знаний у исполнителей.

Очевидно, что в условиях укрупнения масштабов производства, когда увеличивается число уровней иерархии, количество подразделений и постоянно вводятся новые функции, один человек не может справиться с нарастающей сложностью. Это делает необходимым введение специальных органов, т. е. функциональной структуры управления.

Функциональная структура. В функциональной структуре за каждым руководителем среднего звена закрепляется аппарат, с которым он отвечает только за определенный участок работы. Такая децентрализация работ между подразделениями позволяет ликвидировать дублирование в решении задач управления отдельными службами и создает возможность для специализации работ, что повышает эффективность управления.

Недостатки. Распорядительства руководителей в функциональных областях нарушает принцип единоначалия. Каждый исполнитель получает указания, одновременно идущие по нескольким каналам связи от разных руководителей.

Такая структура управления способствует развитию психологической обособленности отдельных руководителей, считающих задачи своих подразделений задачами первостепенной важности. Отсюда -- ослабление горизонтальных связей и необходимость интегрирующего органа, которого в структуре не предусмотрено.

Линейно-функциональная структура. Наиболее универсальной считается линейно-функциональная структура, основанная на сочетании преимуществ линейной и функциональной форм. В ней линейные руководители сохранили за собой право отдавать распоряжения и принимать решения при участии и помощи штабов, отвечающих за определенные функции. Линейный руководитель устанавливает очередность в решении комплекса задач, определяя тем самым главную задачу на данном этапе, а также время и конкретных исполнителей. Деятельность функциональных руководителей при этом сводится к поискам рациональных вариантов решения задач, к умелому доведению своих рекомендаций до линейного руководителя, который на этой основе сможет обеспечить эффективное управление. Таким образом, появляется возможность привлечения к управлению производством высококвалифицированных специалистов и обеспечения наилучших условий руководителям для решения более важных, глобальных проблем.

Недостатки. С появлением новых проблем, требующих творческого подхода, стали выявляться недостатки: отсутствие гибкости и динамичности, постоянная необходимость в согласовании принимаемых решений из-за изменчивости целей. Это приводит к замедлению сроков реализации целей и росту управленческих расходов. Следовательно, при решении проблемных задач линейно-функциональная структура становится малоэффективной.

Дивизиональная структура. Применяется в крупных корпорациях, в которых невозможно организовать тотальный контроль в силу географической удаленности, специфики производства и др. причин. За основу в дивизиональной структуре берется принцип департаментизации по какому-либо конечному результату: продукту, потребителю или рынку.

Высший уровень в организации централизует планирование и распределение основных ресурсов, принимает стратегические решения, в то время как подразделения принимают оперативные решения и ответственны за получение прибыли.

Руководители производственных отделений разрабатывают планы деятельности, которые утверждаются в головной штаб-квартире.

Недостатки: 1. Внутри производственных отделений наблюдается тенденция к непониманию конечных целей всей корпорации, люди отстаивают локальные интересы. Централизованное распределение ключевых ресурсов в случае их недостатка может привести к развитию межотделенческих конфликтов.

2. Из-за роста управленческого аппарата за счет создания отделений увеличиваются накладные расходы.

3. В больших дивизиональных организациях затруднена межотделенческая карьера.

Матричная структура в чистом виде применяется редко и находит отражение в следующих элементах (проектные структуры, временные целевые группы, постоянные комплексные группы).

Матричная структура позволяет проводить быстрые технологические изменения на основе максимально эффективного использования высококвалифицированной рабочей силы.

Матричные организационнные структуры отличаются сложностью в их реализации. Чтобы решать масштабные и сложные задачи по интеграции различных видов деятельности в организации, необходимо создать большее число коммуникационных каналов и центров принятия решений. Для этого применяются разные координационные элементы: специальные координаторы, целевые и комплексные коллективы, автономные группы, руководители по продукту или по проекту, информационные сети, внутрифирменное предпринимательство и т.п.

Недостатки: Если организация часто прибегает к использованию разного рода групп, то возникает негативный эффект от группового подхода в виде потери контроля. Так как постоянного руководителя нет и люди теряют «инстинкт» подчинения.

Матричная структура в чистом виде является комбинацией функциональной и продуктовой (проектной). В ней появляются две формальные схемы структур. Основной задачей руководства в этих условиях становится поддержание баланса между двумя структурами.

Рис. 1. Организационная структура ЗАО «БКЦ».

Организационная структура ЗАО «БКЦ» является линейной, т.к. руководители подразделений низших ступеней непосредственно подчиняются одному руководителю более высокого уровня управления и связаны с вышестоящей системой только через него, руководитель отвечает за весь объем деятельности и передача управленческих решений каждому из подразделений одного уровня происходит только от одного начальника, осуществляется вертикальная иерархия, которая способствует простотеи четкости подчинения.

Достоинства:

1) Оргструктура является предельно простой;

2) Каждый работник может найти отражение в оргструктуре;

3) Линии подчиненности являются однозначными, отсутствует двойное подчинение

4) Все линии подчиненности стекаются к вершине, отражающей руководителя организации.

Недостатки:

1) Необходимость в высококвалифицированных специалистах;

2) Отсутствие гибкости и адаптивности не позволяет ей решать комплексные задачи;

3) При увеличении числа уровней управленческой иерархии требует введения функциональных органов.

Вместе с тем рекомендуется ввести должности менеджера по продаже (закупке) компьютеров и менеджера по продаже (закупке) оргтехники и периферийного оборудования вместо менеджера по продажам. Необходимо выделить программистов на разработку отдельных видов программ. В связи с тем что организация небольшая для уменьшения штата сотрудников, необходимо сократить должность инспектора кадров, и перепоручить полномочия коммерческому директору.

II. Функции управления предприятием, их характеристика

Функция управления- это обособленный вид экономической деятельности, которая объективна необходима для реализации конечной цели.

Существует несколько походов к классификации функций управления. Но мы рассмотрим наиболее распространенный - классический подход. Который при выделении функций учитывает содержание процесса управления и выделяет следующие функции:

1) Планирование - управленческая деятельность находящая отражение в составлении текущих и перспективных планов и фиксирующая будущее состояние объекта управления в определенные моменты времени.

2) Организация - управленческая деятельность, посредством которой система управления приспосабливается для выполнения задач, поставленных на этапе планирования (выработка организационной структуры и иерархии подчинения, разрабатывается система регламентов) и формируются механизмы управления и контроля.

3) Регулирование - это управленческая деятельность, направленная на ликвидацию отклонений от плановых показателей.

4) Мотивация - процесс побуждения каждого сотрудника и всех членов коллектива к активной деятельности для удовлетворения своих потребностей и целей организации.

5) Контроль - управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления в заданные моменты времени.

6) Учет - управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления за определенный период времени.

Этот перечень не является исчерпывающим, еще можно выделить функции:

7) Прогнозирование - научное предвидение процессов, влияющих на внутреннюю и внешнюю среду предприятия.

8) Стимулирование - поощрительная деятельность, направленная на наиболее успешную работу предприятия и для достижения целей его деятельности.

9) Анализ - деятельность предприятия по изучению показателей работы предприятия за определенный период времени в целях успешной деятельности предприятия в дальнейшем.

10) Координация - организация деятельности предприятия в целях обеспечения бесперебойности и непрерывности в его работе.

Функции управления в ЗАО «БКЦ»:

Директор отвечает за управление фирмой, контроль деятельности и взаимодействия структурных подразделений, ведение переговоров с крупными поставщиками и клиентами, принятие управленческих решений.

Коммерческий директор - ведение переговоров, сбыт продукции, контроль и анализ финансового состояния фирмы.

Секретарь-делопроизводитель - работа с документами, обеспечение и обслуживание работы руководителя.

Менеджер по продажам - изучение конъюнктуры рынка, разработка плана реализации, разработка плана ценовой стратегии, подготовка и заключение договоров.

Бухгалтерия - ведение бухгалтерского учета и отчетности.

Главный инженер - руководство техническими службами, координация и регулирование подразделений по разработке технического развития предприятия, обеспечение систематического повышения эффективности производства, производительности труда, обеспечение производства конкурентоспособной продукции.

Отдел технического обслуживания - техническое обслуживание и ремонт компьютеров и оргтехники.

Программисты - изготовление, установка и настройка программного обеспечения.

Отдел кадров - обеспечение подбора, расстановки, изучения и использования рабочих кадров и специалистов, организация системы учета кадров, анализ текучести кадров.

III. Процедура принятия решения

Управленческое решение -- это выбор альтернативы, осуществленный руководителем в рамках его должностных полномочий и компетенции и направленный на достижение целей организации.

Под технологией принятия решений следует понимать состав и последовательность процедур, приводящих к решению проблем организации, в комплексе с методами разработки и оптимизации альтернатив. Для раскрытия содержания технологии РУР необходимо общую понять схему принятия решений и изучить сложившиеся модели.

1

Рис. 1. Условная схема принятия решения в организации

Однако, это обобщенная схема, т.к. в разных моделях она претерпевает модификации. К таким моделям относятся:

Подход на основе теории управления демонстрирует рациональный подход при принятии управленческих решений, основанный на точных науках и математических моделях. Они используются для разработки производственной программы, управления транспортными потоками, распределения ресурсов, разработки графиков работы служащих и т.д.

Однако, необходимо помнить, что подобный подход к принятию решений не всегда эффективен, т.к. при его использовании трудно учесть факторы, которые невозможно выразить количественно. А порой именно такие факторы и оказываются решающими (реакция конкурентов, вкусы потребителей).

Модель Карнеги (Р. Сайерта, Дж. Марча и Г. Саймона) иллюстрирует ограниченно рациональный подход при принятии решений. Она утверждает, что принятие решения - это не единоличный и не рациональный процесс. К решениям на уровне организации, как правило, подключаются многие руководители и даже внешние заинтересованные лица, и что окончательный выбор осуществляется как правило в коалиции. Коалиция означает альянс между несколькими лицами, одинаково представляющими себе цели внутри и вне организации. Подобный альянс может состоять из работников администрации, акционеров, менеджеров подразделений, партнеров и др.

Модель инкрементального процесса принятия решений Г. Минцберга (модель нащупывания). В ней утверждается, что основное решение принимается не целиком, а обычно складывается из нескольких циклов (витков) мелких решений. Так, разрабатывая решение, и приступая к его реализации, организация может натолкнуться на барьер (прерыватель решения), который возвращает ее к исходной позиции. Проведя организационные изменения, организация снова начинает цикл, как бы пытаясь «нащупать» удачную альтернативу.

Модель мусорного ящика (М. Коэна, Д. Марча, Д. Олсена). Описывает процедуры принятия решений в условиях организационной анархии. Особенностью модели является то, что процедура принятия управленческих решений не выглядит как последовательность шагов, которые заканчиваются решением. Она утверждает, что зачастую проблема и ее решение никак не связаны друг с другом. Решение может быть предложена и в тех случаях, когда нет никаких проблем.

В целях усиления аналитических способностей ЛПР и эффективности решений могут применяться различные методы их разработки и оптимизации, которые принято делить на два основных класса: методы моделирования и методы экспертных оценок.

Методы моделирования (называемые также методами исследования операций) базируются на использовании математических моделей для решения наиболее часто встречающихся управленческих задач.

Модели теории игр. Большинство хозяйственных операций можно рассматривать как действия, совершаемые в условиях противодействия (в частности конкурентная борьба). Принимая решение, следует выбирать альтернативу, позволяющую уменьшить степень противодействия, что в свою очередь снизит степень риска. Такую возможность предоставляет менеджеру теория игр, математические модели которой побуждают анализировать возможные альтернативы своих действий с учетом возможных ответных действий конкурентов.

Модели теории очередей или оптимального обслуживания используются для нахождения оптимального числа каналов обслуживания при определенном уровне потребности в них. К ситуациям, в которых такие модели могут быть полезны, относятся, например, определение количества телефонных линий, необходимых для ответов на звонки клиентов; троллейбусов на маршруте, необходимых, чтобы на остановках не скапливались большие очереди; операционистов в банке, чтобы клиенты не ждали, пока ими смогут заняться, и т. п.

Модели управления запасами. Любая организация должнаподдерживать некоторый уровень запасов своих ресурсов, чтобы избежать простоев или перерывов в технологических процессах и сбыте товаров или услуг. Для производственной фирмы необходимы определенные запасы материалов, комплектующих изделий, готовой продукции, для банка -- денежной наличности, для больницы -- лекарств, инструментов и т. д. Поддержание высокого уровня запасов повышает надежность функционирования организации и избавляет от потерь, связанных с их нехваткой. С другой стороны, создание запасов требует дополнительных издержек на хранение, складирование, транспортировку, страхование и т. п. Кроме того, избыточные запасы связывают оборотные средства и препятствуют прибыльному инвестированию капитала, например, в ценные бумаги или банковские депозиты.

Модели управления запасами позволяют найти оптимальное решение, т. е. такой уровень запаса, который минимизирует издержки на его создание и поддержание при заданном уровне непрерывности производственных процессов.

Модели линейного программирования применяют для нахождения оптимального решения в ситуации распределения дефицитных ресурсов при наличии конкурирующих потребностей. Например, с помощью модели линейного программирования управляющий производством может определить оптимальную производственную программу, т. е. рассчитать, какое количество изделий каждого наименования следует производить для получения наибольшей прибыли при известных объемах материалов и деталей, фонде времени работы оборудования и рентабельности каждого типа изделия.

Методы экспертных оценок. При разработке и обосновании многих решений, которые полностью или частично не поддаются количественному анализу, значительный эффект приносят методы экспертных оценок.

Сущность экспертных методов принятия решений заключается в получении ответов специалистов на поставленные перед ними вопросы. Информация, полученная от экспертов, в целях минимизации погрешностей и влияния субъективного фактора обрабатывается с помощью специальных логических и математических процедур и преобразуется в форму, удобную для выбора решения.

Среди методов экспертных оценок широко распространены и используются на практике методы группового опроса: метод комиссий, метод «мозговой атаки», различные модификации метода «Дельфи». Большое значение этих методов состоит в том, что они усиливают элемент коллегиальности в процессе принятия сложных решений и, используя интуицию и коллективную генерацию идей, позволяют находить новые, оригинальные решения проблем, к которым нельзя прийти с помощью только логических рассуждений.

В ЗАО «БКЦ» управленческие решения принимает директор. В этой организации типичными моделями принятия решения являются: подход на основе теории управления и модель Карнеги, т.е. сочетание точных наук, математических моделей, количественных методов и принятия некоторых решений с подключением коммерческого директора, главного инженера, менеджера по продажам.

В данной организации применяются модели теории очередей или оптимального обслуживания в сочетании с методами экспертных оценок для разработки и обоснования решений, которые полностью или частично не поддаются количественному анализу.

Директор путем контроля за соблюдением основных характеристик реализуемого решения, контроля за соблюдением сроков реализации, выявления причин отклонений в ходе реализации, внесения (в случае необходимости) изменений в программу реализации решения ведет контроль за выполнением решения.

Список используемой литературы:

Максимцов М.М. «Менеджмент», М.,1998.

Немкович Е.Г., Курило А.Г. «Менеджмент малого и среднего бизнеса», М., 2001.

Лекционный материал.