Организация - основа менеджмента

28

Феодосийский политехнический институт

Николаевского университета кораблестроения им. адм. Макарова

Реферат

по менеджменту

на тему:

«Организация ? основа менеджмента»

работу выполнила

студентка гр.Ф-331

Виняр А.И.

Феодосия 2009

План

1. Понятие организации. Законы организации. Жизненные стадии и циклы организации

2. Внутренняя и внешняя среда организации

3. Уровни управления. Менеджер - профессиональный управляющий

1. Понятие организации. Законы организации. Жизненные стадии и циклы организации

Важнейшим понятием в менеджменте является организация. Любая организация находится и функционирует в среде.

Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Внутренняя среда является источником жизненной силы организации. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания.

Организация ? первичное хозяйственное звено в экономике, совокупность долговременных норм и правил построения и функционирования рациональных структур и производственных процессов предприятия, обеспечивающих достижение установленных целей перспективного развития.

Организацию характеризуют следующие элементы:

Уровни организации:

· мировая система;

· народное хозяйство;

· отрасли народного хозяйства;

· объединения предприятий;

· предприятия;

· подразделения (цех, участок, отдел, служба и т.п.);

· рабочее место.

Предметные области организации:

· сочетание процессов живого труда с материальными элементами производства в пространстве (пространственная организация производства);

· то же во времени (временная организация производства).

Основные категории организации:

· типы организации;

· формы организации;

· методы организации;

· принципы организации.

Субъекты организации - персонал предприятия, осуществляющий производственную деятельность в соответствии со своими должностными обязанностями.

Объектом менеджмента, его основополагающей категорией является организация ? сознательно координируемое сообщество людей для достижения установленных целей.

Критерии организации

· Готовность двух или более людей совместно работать.

· Существование одной или нескольких общих целей (желаемый результат, конечное состояние).

· Обмен информацией.

Создание организации как структуры необходимо для того, чтобы работники эффективно выполняли свою работу в соответствии с планом, знали свое место и цели, причем их цели должны совпадать с целями организации в целом.

Организация обладает следующими общими признаками:

· наличие внутреннего центра - персонала и менеджеров, - который определяет её характер, координирует деятельность с целью обеспечения единства действий;

· объединение процессов, которые взаимодействуют нецеленаправленно и эффективно;

· сохранение как предварительно запланированного порядка процесса, так и оперативного, зависящего от ситуации и реагирования работника и менеджера;

· определенная, зависящая от процесса гибкость, саморегулирование деятельности - принятие самостоятельных решений, творческое преломление внешних команд, что обеспечивает функционирование системы в изменяющихся условиях;

· обособленность - замкнутость внутренних процессов, наличие границ;

· единство рабочих процессов и процессов управления, как результата разумного разделения труда;

· наличие цели (целей) - объединяет участников, придает смысл их деятельности;

· организационная культура - совокупность норм, традиций, верований, ценностей, определяющих поведение людей.

Для четкой работы организации необходимо, чтобы при ее создании и функционировании соблюдались следующие требования:

· цели должны быть понятны всем работникам;

· система целей должна реализовывать глобальную цель;

· информационные каналы связи не должны иметь «узких» мест;

· работники должны иметь четкие рабочие инструкции, регламентирующие их деятельность;

· удовлетворенность в работе должна обеспечиваться выбранной системой мотивации.

Организация - это согласованная система сознательно координированной деятельности или взаимодействие двух или более людей для достижения общей цели. (Честер Барнард, Президент "Нью-Джерси Белл Телефон" 1938г.)

Виды организаций

причина существования менеджмента

Организации объект менеджмента

основа мира менеджеров

Юридическое лицо - это организация, которая:

· имеет обособленное имущество в собственности в хозяйственном ведении, в оперативном управлении;

· отвечает имуществом по своим обязательствам;

· может от своего имени приобретать имущественные и неимущественные права;

· может быть истцом и ответчиком в суде;

· имеет самостоятельный баланс или смету.

Общие характеристики организаций:

· ресурсы Ї люди, капитал, материалы, сырье, энергия, технология, информация;

· зависимость от внешнего окружения (потребители, поставщики, правительства, профсоюзы, акционеры, законодательные акты и др.);

· горизонтальное разделение труда Ї разделение большого объема работы на многочисленные небольшие специализированные задания, позволяющие организовать изготовление продукции в значительно большем объеме и продуктивнее, чем при самостоятельной работе такого же количества людей;

· подразделения Ї отдельные части организации, объединяющие группы людей, которые выполняют конкретные специфические задания, достигают отдельных целей как составляющих общих целей организации;

· вертикальное разделение труда Ї выделение специальной деятельности для координации действий, связанных с горизонтальным разделением труда;

· управление Ї особая деятельность определенной группы людей для согласования и координации, с целью продуктивного достижения установленных целей.

Законы организации

Закон ? это отражение объективных и устойчивых связей между компонентами системы, проявляющихся в природе, обществе, человеческом мышлении.

Синергия Ї особенное свойство открытых систем, организаций продуцировать в результате взаимодействия их составляющих элементов (подразделений, людей и др.) эффект значительно больший, чем сумма результатов, независимых действий этих элементов. Формула синергии:

S = 2 + 2 = 5, 6, …. n

Выделяют такие виды синергии как рыночная, затратная, технологическая, управленческая. В основе управленческой синергии лежит соединение знаний, навыков и опыта всех членов организации, каждый из которых может воспользоваться для достижения организационных целей преимуществами других членов.

Закон единства анализа и синтеза: процессы анализа (разделения, дифференциации и т. д.) дополняются синтезом, т. е. противоположными процессами соединения, интеграции и т. п. Сначала проводится анализ, затем -- синтез.

Закон информированности, упорядоченности: в организационном целом порядка не может быть больше, чем информации.

Закон композиции: цели организации должны быть согласованы и направлены на поддержание основной цели более общего характера.

Закон конкуренции-- объективный процесс "вымывания" с рынка некачественных товаров. Закон, в соответствии с которым в мире происходит объективный процесс повышения качества продукции и снижения ее удельной цены.

Закон масштаба -- закон, согласно которому увеличение масштаба производства продукции за счет ее унификации или реализации других факторов ведет к снижению себестоимости. Существует точка насыщения, когда при увеличении программы выпуска себестоимость (трудоемкость) продукции не снижается, так как этот фактор исчерпал себя.

Закон наименьшего звена: структурная устойчивость целого определяется наименьшей устойчивостью какой либо из его частей. Например, прочность цепи определяется (при прочих равных условиях) наименее прочным звеном.

Закон онтогенеза: каждая организация проходит в своём развитии следующие фазы жизненного цикла: становление, расцвет, угасание.

Закон пропорциональности: отражает, необходимость соотношения между частями целого, а также их соразмерность, соответствие или зависимость.

Закон самосохранения: любая естественная или искусственная система стремится сохранить себя как целостное образование и, следовательно, экономнее использовать свой ресурс.

Закон экономии времени -- закон экономии суммы затрат прошлого, живого и будущего труда на единицу полезного эффекта товара за его жизненный цикл. Этот закон отражает экономические процессы в динамике, за весь жизненный цикл товара.

Жизненные стадии и циклы организации

Согласно органическому подходу к управлению, функционирование организации по шкале времени может быть представлено в терминах жизненного цикла, означающего как процессуальность развития так и его стадийность.

Как правило, специалисты, несмотря на продолжающиеся дискуссии, сходятся в том, что полный жизненный цикл организации обязательно включает такие стадии, как формирование организации, ее интенсивный рост, стабилизацию и кризис (спад). Причем последняя стадия вовсе не обязательно должна завершаться окончанием деятельности или ликвидацией организации. Вполне возможным считается и вариант ее « возрождения» или «преображения» (рис.).

1- формирование организации; 2- интенсивный рост; 3 - стабилизация; 4 - кризис.

В соответствии с концепцией процессуальности и стадийности развития организации ни одна фирма (предприятие) не может слишком долго оставаться в одном и том же состоянии, а всегда проходит несколько этапов своего развития, каждый из которых сменяется следующим, но зачастую непросто, а с переживанием трудностей и противоречий.

Можно выделить несколько уровней рассмотрения подобной этапности. Периоды, проживаемые фирмой в рамках однотипных ценностных установок и фиксирующие специфику управленческих задач в определенные периоды времени, называются стадиями.

Периоды, в которых организация принципиально изменяет внутренние ценности и ориентации, называются циклами развития

Стадии развития организации.

Первая стадия развития организации - ее формирование.

На этой стадии для организации важно найти тот товар, который может быть предложен потребителю. Если организации удается найти свою нишу рынка, она может перейти в следующую стадию - интенсивный рост.

На второй стадии развития организация растёт, увеличивается объём реализуемого товара, численность персонала, количество филиалов, подразделений, направлений деятельности

Если организации удаётся стабилизировать источники дохода, закрепиться на рынке в качестве полноправного агента, она может перейти к третьей стадии - стабилизации. На этой стадии для организации важно максимально стабилизировать свою деятельность за счёт снижения себестоимости продукции и сокращения издержек. В связи с изменчивостью рынка потребления, цикл жизни товара ограничен. Это сказывается и на стадийности развития организации.

После стадии стабилизации организация может перейти в стадию кризиса, который характеризуется снижением рентабельности, потерей места на рынке и, возможно, гибелью организации.

Организация может сохраниться и перейти вновь к следующему циклу развития только в том случае, если она сможет найти новый, привлекательный для потребителя товар, занять новое место на рынке и т.д. Если это удалось, то она сможет вновь пережить стадии формирования, интенсивного роста и стабилизации, которые неизбежно будут сменены новым кризисом. В развитии организации кризисы неизбежны.

На каждой стадии организация реализует специфическую стратегию развития. Взгляд на организацию сквозь призму стадий развития позволяет более точно идентифицировать ее основные целевые и стратегические установки и ориентации. Более того, возникает возможность определить, в какой степени они адекватны внутренней ситуации в организации.

2. Внутренняя и внешняя среда организации

Управление организацией - это процесс распределения и движения всех видов ее ресурсов с заранее заданной целью по заранее разработанному плану с непрерывным контролем результатов работ. Управление неотрывно связано с внешней и внутренней средами организации, их анализом и изменениями. Современная тенденция развития науки и практики управления состоит во все увеличивающемся значении фактора изменчивости среды менеджмента.

Среда менеджмента - это объективные ситуационные факторы, непосредственно влияющие на деятельность менеджеров.

Выделяют внутреннюю среду (организация) и внешнюю среду (общество).

Компоненты организации

Внутренняя среда (организация)

· Цели и стратегия

Каждая организация имеет много достаточно разнообразных целей. Деловые организации сосредоточены, главным образом, на производстве товаров, предоставлении услуг, выполнении работ и получении за счет этой деятельности прибыли. Цель некоммерческих организаций состоит не в получении прибыли, а в достижении своих уставных целей за счет снижения затрат. Государственные организации стремятся успешно достичь целей, определенных в соответствующих нормативно-правовых актах.

· Планы и задания

Конкретизация целей осуществляется путем разработки согласованной системы планов и заданий, регламентирующих деятельность всех подразделений организации в выбранных направлениях. Задания представляют собой порученную работу, которая должна выполняться в надлежащие сроки.

· Структура организации

Каждая организация вырабатывает для себя взаимодействие имеющихся уровней управления и функциональных областей в такой форме, чтобы успешно достичь целей организации. Успех менеджера невозможен без учета им действующей структуры организации, поскольку ему приходится согласовывать свои планы и решения с определенными должностными лицами и звеньями управления.

· Технологии

Технология представляет собой соединение квалифицированных ' навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов, соответствующих знаний, необходимых для воплощения желаемых преобразований в материалах, информации или людях.

Технологии прямо связаны с планами и заданиями, поскольку выполнение последних обуславливает использование определенных технологий как средств преобразования поступающих извне материалов в готовые изделия. В развитии технологии отмечают три крупных переворота: промышленная революция, стандартизация и механизация, применение конвейерных линий.

· Процессы

Принятие решений, утверждение соответствующих планов и бюджетов базируется на определенном порядке действий, процедурах, составляющих содержание процессов управления. Обоснованные процессы управления упрощают и удешевляют менеджмент, делают его более продуктивным.

· Персонал

Персонал является главным объектом менеджмента. Поскольку менеджер руководит непосредственно людьми, персонал, наряду с менеджерами, является и субъектом управления, так как в современных условиях сотрудники принимают активное участие в принятии решений. Таким образом, люди представляют собой центральный фактор в любой модели менеджмента.

Существуют три основных аспекта человеческой деятельности в качестве элемента внутренней среды:

– поведение отдельных людей;

– групповое поведение;

– поведение руководителя, деятельность менеджера в роли лидера и его влияние на индивидуальное и групповое поведение.

· Культура

Культура представляет собой своеобразный микроклимат в организации, который помогает персоналу продуктивно выполнять задания. Главным фактором формирования той или иной культуры являются ценности персонала и, прежде всего, высшего руководства.

· Финансы

Все финансовые операции организаций опосредуются соответствующими финансовыми расчетами. Но интересы разных категорий людей в финансовой деятельности организации могут быть совсем _противоположными. К примеру, желание акционеров увеличить выплату дивидендов или предпринимать меры в сфере социальной ответственности, могут противоречить повышению заработной платы сотрудников. Менеджеру приходится не только учитывать постоянно финансовые ограничения, но и предотвращать конфликты в финансовой сфере.

Внешняя среда представляет собой объективные факторы, окружающие организацию в обществе (государстве, мире), к которым она должна приспосабливаться. Значение внешней среды было осознано в конце 50-х годов нынешнего столетия. Это стало одним из важнейших вкладов системного подхода в науку менеджмента. Внешнее окружение организации все больше становится источником проблем для современных менеджеров. По сути, руководители высших и в определенной мере средних уровней важнейших для общества организаций (деловых, образовательных, государственных) под влиянием разнообразных событий в мире и государстве вынуждены сосредотачивать своё внимание на быстро изменяющейся среде, на влиянии этой среды на внутреннее строение и развитие организации.

Внешнее окружение включает такие основные звенья:

? политико-правовая среда;

? социально-культурная среда;

? технологическая среда;

? экономическая среда;

? экологическая среда;

? международная среда.

· Политико-правовая среда

Политико-правовая среда представляет систему нормативно-правовых актов, правительственных и политических организаций, законодательной, судебной и исполнительной власти, которая создает правовое поле бизнесовой деятельности, влияет на условия ведения бизнеса в той или другой стране.

Составные политико-правовой среды:

? политическая система;

? законодательная и нормативно-правовая система;

? политические партии и политические лидеры;

? органы судебной и исполнительной власти в центре и на местах;

? состав правительства и органов местной власти, их функции и полномочия, касающиеся регулирования бизнеса;

? политическая стабильность;

? профсоюзы и другие общественные организации;

? средства массовой информации (телевидение, радио, пресса).

· Социально-культурная среда

Социально-культурная среда - это факторы, связанные с населением страны, уровнем его развития, традициями, привычками. Значение этой среды состоит, во-первых, в том, что часть населения является клиентом для большинства компаний, поскольку люди являются главными покупателями. Во-вторых, местное население для любой организации выступает в качестве основного источника формирования персонала.

Составляющие социально-культурной среды:

? численность населения страны и данной местности, его демографические и возрастные характеристики;

? численность и структура семей, их традиции;

? уровень квалификации, образования, трудовых навыков трудоспособного населения;

? уровень доходов населения, структура потребностей;

? жизненные ценности, установки, традиции, обычаи, стереотипы населения и отдельных его групп, этические и эстетические стандарты;

? религиозные верования;

? миграционные процессы, мобильность населения;

? межнародные, межэтнические отношения.

· Технологическая среда

Технологическая среда - это научно-технические разработки и оборудование, определяющие методы изготовления и продажи продукции (услуг, работ) в обществе.

Основные элементы технологической среды:

? патенты, авторские свидетельства, рационализаторские предложения;

? научно-технические разработки, отчеты по научно-исследовательским работам, проектные разработки, инжиниринговые работы;

? информация и технические средства её обработки;

? системы технологий в разных сферах жизнедеятельности людей;

? потенциал научно-исследовательских, проектно-конструкторских, исследовательских, инжиниринговых организаций.

· Экономическая среда

Экономическая среда включает деятельность всех организаций в сфере бизнеса.

Составные экономической среды:

? наличие в обществе основных отраслей народного хозяйства, предприятий, организаций;

? инфраструктура экономики: транспорт, коммуникации;

? полезные ископаемые, энергетические ресурсы;

? характеристики производственной продукции (услуг, работ), валовой национальный продукт;

? состояние экономики и показатели её развития (кризисные явления, инфляционные процессы, процентные ставки и др.);

? состав и структура финансово-банковской системы;

? государственные и местные органы регулирования экономики;

? налоговая политика, льготы, штрафы, санкции.

· Экологическая среда

Экологическая среда характеризует природное окружение организации, представляющее собой, с одной стороны, источник определенных ресурсов (земля, полезные ископаемые, солнечный свет, воздух, вода и др.), а с другой стороны, пространство, в которое поступают результаты деятельности организации.

Составные части экологической среды:

– земельные и водные ресурсы, воздушный бассейн, их состояние и характеристика;

– растительный и животный мир;

– природные условия деятельности организации (температурный режим, погодные условия, уровень осадков, поры года);

– реальный и допустимый уровни загрязнения воздуха, земли, воды токсичными отходами;

– реальный и допустимый уровни неблагоприятных воздействий на окружающую среду электрическими, магнитными и другими полями;

– тенденция экологических изменений вокруг фирмы;

– экологические движения и организации, экологическая деятельность государственных органов и общественности.

· Международная среда

Международная среда включает такие отношения между отдельными государствами и международные институции, которые непосредственно влияют на хозяйственные результаты данной организации.

Составные международной среды:

– состояние и тенденции развития международных экономических отношений;

– международные региональные организации, способствующие развитию международного бизнеса (ЮНИДО, Всемирный банк, Международный Валютный Фонд, Европейский Союз и др.);

– многосторонние международные и двусторонние договоры;

– деловые международные ассоциации;

– посольства и торговые представительства в других странах;

– международный транспорт и международные коммуникации;

– международные учебные заведения, научные исследования, конференции, встречи;

– валютные курсы.

Внешняя среда включает факторы прямого и опосредованного действия:

· Факторы прямого действия:

? поставщики материалов, капиталов, трудовых ресурсов;

? законы и законодательные органы, определяющие статус, направления и механизмы деловой деятельности организации;

? потребители;

? собственники;

? конкуренты.

· Факторы опосредованного действия

Факторы опосредованного действия влияют опосредованно на деятельность компании. К примеру, Чернобыльская катастрофа 1986 г. опосредованно повлияла не только на деятельность других атомных электростанций, но и на предприятия других отраслей, на экологическую среду и т.д.

Составляющие факторов опосредованного действия:

? состояние экономики;

? научно-технический прогресс;

? политические и социально-культурные изменения;

? влияние групповых интересов на организацию;

? влияние международных событий или событий в других странах на состояние дел в организации.

3. Уровни управления. Менеджер - профессиональный управляющий

Уровень управления ? часть организации, где могут приниматься самостоятельные решения без их обязательного согласования с выше- или нижестоящими звеньями.

В менеджменте определены три основных уровня управления.

Три основных уровня менеджмента (по Талкотту Парсонсу)

1. Технический уровень - ежедневные текущие операции и действия, необходимые для обеспечения производительной работы без срывов в производстве продукции или оказании услуг.

2. Управленческий уровень - координация и согласование внутри организации разнообразных действий и форм деятельности разных подразделений, разработка и выполнение производственных программ и бюджетов.

3. Институционный уровень - разработка долгосрочных планов, формулировка целей, адаптация организации к разнообразным переменам, регулирование взаимоотношений с окружающей средой.

Иерархия управления

Три основных уровня менеджеров

Менеджеры нижнего звена.

Функции

· осуществление контроля выполнения производственных заданий;

· непосредственное руководство рабочими, сотрудниками;

· соблюдение требований технологических процессов и техники безопасности;

· обеспечение информацией руководителей высшего уровня о выполнении производственных заданий.

Ответственность

· непосредственное использование выделенных ресурсов: сырья, энергии, оборудования;

Особенности

· напряженность;

· разнообразие действий;

· частые перерывы;

· переход от одного задания к другому;

· короткое время для принятия и выполнения решений;

· много общения с руководством и коллегами.

Менеджеры среднего звена

Функции

· координация и контроль деятельности менеджеров нижнего звена;

· разработка производственных программ и планов;

· подготовка информации для принятия решений высшими менеджерами;

· обеспечение связи между менеджерами высшего и нижнего уровней.

Ответственность

· эффективность использования ресурсов соответствующего подразделения.

Особенности

· значительные отличия для разных организаций;

· участие в принятии решений высшими менеджерами;

· работа с документами;

· ведение бесед;

· участие в заседаниях;

· устное общение.

Менеджеры высшего звена

Функции

· стратегическое управление организацией;

· формирование корпоративной культуры;

· общее руководство организацией.

Ответственность

· конкурентные позиции организации;

· достижение организацией своих целей;

· выплата дивидендов акционерам.

Особенности

· деятельность не имеет четкого завершения;

· напряженный и длинный рабочий день;

· общение с правительственными организациями, поставщиками, потребителями, банками.

Менеджеры ? это руководители, имеющие непосредственно подчиненных им работников.

Типы менеджеров по уровням управления

Задачи и роли менеджеров

Общие задачи менеджеров:

· Определение перспективных и текущих целей и задач, планирование.

· Распределение функций, заданий, установление норм, инструктаж подчиненных, создание необходимых условий, мотивация.

· Установление и поддержание коммуникационной связи между подчиненными, между собой и подчиненными, как в прямом, так и в обратном направлении.

· Контроль, оценка и анализ деятельности группы в целом и каждого подчиненного в отдельности.

· Изучение подчиненного персонала, повышение его профессионального уровня.

· Проведение собраний, совещаний и участие в совещаниях.

· Работа с документами.

· Самоменеджмент: установление личных ценностей, целей, планирование, развитие коммуникативных способностей, анализ личных результатов.

Десять ролей менеджера

Все эти роли определяют объем и содержание работы менеджера, независимо от характера конкретной организации. Роли взаимозависимы и взаимодействуют для создания единого целого. Личность руководителя может влиять на характер исполнения роли, но не на ее содержание.

Описание ролей менеджера

Роли менеджера в зависимости от фазы развития экономической системы

Условные обозначения: ++ - доминирующая роль, + - активная роль,

? - пассивная роль.

Качества менеджеров и предпринимателей

Минимальный набор качеств, для выдвижения на должность руководителя низового уровня:

· Профессиональная компетентность.

· Организованность.

· Умственные способности.

· Коммуникативные возможности.

· Честность и ответственность.

Десять управленческих ролей по определению Г.

Минцберга

Качества менеджера

(по результатам анализа зарубежной литературы)

· Формирование эффективной команды.

· Способность выслушать.

· Самостоятельность в принятии решений.

· Энергичность.

· Способность к внедрению нововведений.

· Наблюдательность.

· Высокие проявления этики в отношениях.

· Сильная воля.

· Интернациональная направленность.

· Умение разбираться в новых технологиях.

· Умение производить хорошее впечатление на окружающих.

· Честолюбие.

· Представительный внешний вид.

· Демократизм.

· Образование.

Предприниматель -- владелец собственного дела, несущий весь риск его претворения в жизнь.

Предприниматель, в деле которого принимают участие подчиненные ему работники, выполняет все функции менеджера.

Отличие предпринимателя от менеджера может состоять лишь в степени самостоятельности и ответственности. Менеджеры высшего уровня почти ничем не отличаются от предпринимателей. Если политика высшего менеджмента направлена на достижение максимальной децентрализации управления, обязанности и функции менеджеров среднего уровня приближаются по своему характеру к предпринимательским.

Десять наиболее важных качеств предпринимателей