Організація робочого місця керівника

7

Зміст

1. Основні підходи до раціональної організації робочого місця керівника

2. Вимоги до робочого місця і правила його проектування

3. Схеми розміщення робочих місць для персоналу

Висновки

Література

1. Основні підходи до раціональної організації робочого місця керівника

Організація робочого місця керівника залежить багато в чому від того, якою діяльністю він займається. Праця керівника - це не тільки розумова робота. Він в процесі роботи користується телефоном, факсом, модемом, розмножувальною технікою. Його праця являє собою безліч різноманітних рухів, простих і складних, які, зазвичай, виконують однократно або багато разів, таких, що потребують уваги або автоматичних.

Робота керівника, як правило, сидяча, і це не можна зарахувати до розряду переваг, бо сидяча робота стомлює.

Все це потребує раціональної організації робочого місця керівника. Використовування методів нормування праці дає змогу отримати необхідну інформацію для раціонального облаштування робочого місця керівника (менеджера). При нормуванні праці використовують такі методи:

1. Метод мікроелементного нормування розроблений американськими і англійськими ученими, має декілька модифікацій: WF - work factor; MCD - master clerical date; MTM - method time management.

Найпопулярніший МТМ-метод, суть якого полягає в тому, що більшість управлінських робіт можна розкласти на певну сукупність рухів людини (мікроелементів) і для кожного руху розробити норми часу, з яких можна отримати збільшені нормативи на виконання управлінської роботи. В методі МТМ використовуються 9 частин тіла людини, які мають від 2 до 19 модифікацій. За різновидом рухів методом моментальних спостережень, хронометражу і фотообліку збираються дані про витрати робочого часу.

2. Метод аналітичного нормування. Спочатку проводиться класифікація управлінських робіт, тобто витрат робочого часу, який належить нормувати, вибираються методи дослідження: моментальні вибіркові спостереження, фотографія або самофотографія робочого дня, хронометраж. Потім збираються дані про витрати робочого часу на виконання роботи або операції за допомогою вказаних вище методів. До недоліків цього методу слід зарахувати його трудомісткість і необхідність використовувати висококваліфікованих фахівців під час проведення кваліфікаційних робіт. Крім того, управлінська праця - це творча праця, тому її складно розбити на значну кількість самостійних операцій.

3. Метод статистичного нормування полягає в моделюванні залежності трудомісткості процесу від логічно вибраної сукупності чинників за допомогою багатокрокового кореляційно-регресійного аналізу. При цьому дані про значення трудомісткості й чинників збираються за допомогою одного з описаних вище методів або беруться з наявної оперативної або бухгалтерської звітності.

4. Метод експертного нормування полягає у формуванні нормативів групою висококваліфікованих фахівців-експертів на підставі оцінки потенціалу працівника, кількості та якості продукції, виходячи з особистого досвіду у виконанні даної роботи або наукового прогнозу. Правомочність оцінок експертів перевіряється методами рангової кореляції.

5. Можливість перевірки результатів експертного опитування за допомогою методів рангової кореляції і математичної статистики дає змогу уникнути суб'єктивності у визначенні витрат праці.

Переваги методів нормування праці

витрати на розробку експертних нормативів значно нижче з розрахунку на одну задачу керівництва за рахунок формування

збільшених нормативів і відмови від хронометражу нескінченної

кількості дрібних операцій керівництва;

вони можуть бути використані також і для нормування праці як керівників, так і фахівців.

Використовування кадрів керівництва або фахівців для розробки нормативів за своєю посадою знижує психологічний бар'єр.

У результаті такого аналізу з'ясовується, як далеко розташовані шафи з документами і скільки часу може знадобитися, щоб встати і взяти ці документи. Аркуші чистого паперу можуть лежати не з того боку, де знаходиться принтер і т. д.

Проте є велика кількість скептиків ідеї виграшу в часі за рахунок раціональної організації робочого місця і його оснащення. Все ж експерименти показали, якщо відмовитися тільки від використовування канцелярських тек із зав'язками, то можна зекономити до 1 тижня робочого часу на рік (час на зав'язування поворозок).

Зона досяжності визначає:

зберігання предметів в одному і тому ж місці (папери, з якими ще не працював співробітник - зліва, відпрацьовані документи - справа); телефон - зліва (щоб узяти лівою рукою трубку, а правою записати необхідну інформацію);

комп'ютер, принтер, заземлення;

стілець з ручками вище за поверхню столу, опора для ніг;

вогкість в приміщенні, провітрювання, температурний режим;

норми освітлення - кабінети і офіси 200 Вт, приймальні й

кімнати очікування 150 Вт. Якщо працівнику більше 50 років, то в приміщенні освітленість має бути збільшена на 1,5-2 рази;

кольорова гама.

2. Вимоги до робочого місця і правила його проектування

Головним елементом впорядкування управлінського процесу вважається впровадження типових проектів організації робочих місць. Інтер'єр має важливе значення:

щоб високу стелю зробити нижче, її фарбують в більш темний колір і навпаки;

якщо спеціально немає необхідності в підсиленні освітленості приміщення, то підлогу слід робити більш темною, ніж стіни;

слід уникати різких контрастів у кольорі;

використовуючи колір, можна підкреслити найважливіші елементи приміщення і приховати менш важливі (для виділення використовують більш яскраві кольори);

має підтримуватися постійна вогкість повітря і температура від 18 до 20?С. Можна досягти цього за допомогою кондиціонерів. Це збільшує продуктивність праці на 15%;

уникнення травматизму.

Робоче місце - просторова зона, оснащена необхідними матеріальними засобами і технікою, певним чином організована, для здійснення трудової діяльності працівником, місце, де виконується робота.

Організація робочого місця - сукупність заходів для оснащення робочого місця пристроями і предметами праці та їх розташування в необхідному порядку.

Робоча зона - частина простору робочого місця, обмеженого крайніми точками доступності рук і ніг працюючого із зсувом на

1-2 кроки від умовного центру робочого місця.

Проектування організації робочого місця

1. Зміст праці (що і за допомогою чого робиться).

2. Технологічні, інформаційні та інші зв'язки.

3. Ескіз розміщення устаткування.

4. Забезпечення необхідними ресурсами.

5. Господарське і технічне обслуговування.

6. Кваліфікаційні та освітні вимоги до працівників.

Є кількісні та якісні показники до вимог, що висуваються до проектування робочих місць. Обов'язкові - санітарія, техніка безпеки, правила використовування устаткування (порушення може призвести навіть до кримінальної відповідальності); бажані - естетичність, ергономічність.

Необхідно скласти схему в масштабі 1:100 або 1:200 із розбиттям робочих і допоміжних зон, з уточненням маршрутів пересування, зазначенням типу і місця установки устаткування і т. д. Раціональне планування забезпечує економію робочих рухів у зоні діяльності - просторі, у межах якого людина може виконувати роботу, не рухаючись у вертикальній або горизонтальній площині, наприклад, сидячи за письмовим столом. Максимальна зона діяльності охоплюється витягнутими руками, тобто становить близько 1,5 м, а нормальна - 1 м.

У вертикальній площині зони роботи діляться на три категорії:

1) до 75 см і вище 192,5 см - незручні;

2) між 92,5 і 167,5 см - зручні;

3) інші - менш зручні.

Для роботи в офісі переважно використовуються двотумбові або однотумбові (з лівобічною тумбою) столи з ящиками різних розмірів (для тек, канцелярського приладдя і поточних документів).

Паспорт робочого місця (типовий проект)

1. Призначення і загальна характеристика.

2. Штатний розклад підприємства.

3. Положення про оплату праці.

4. Схема монтажу технічних засобів.

5. Інструкція з експлуатації.

6. Нормативи управлінської праці.

7. Планування робочого місця.

8. Меблі, устаткування і технічні пристрої.

9. Функціональні обов'язки (основні елементи роботи).

10. Методи і прийоми праці.

11. Умови праці.

12. Оплата праці.

13. Організація обслуговування.

14. Регламентуюча документація.

15. Завантаженість робочого місця (нормування).

16. Охорона праці й техніка безпеки.

Початковими даними для розробки паспортів робочих місць є:

типові паспорти робочих місць;

моделі робочих місць співробітників;

інструкції з техніки безпеки;

робочий проект будівлі (офісу);

специфікації на меблі та устаткування;

положення про підрозділи;

посадові інструкції;

контракти співробітників;

нормативи площі на одного співробітника.

Методика розробки паспорта робочого місця має такі етапи:

1. Аналіз літератури, типових проектів робочих місць, відвідання передових офісів.

2. Розрахунок потреби в площах, устаткуванні, технічних пристроях, розробка технічного завдання на типові робочі місця для підрозділів.

3. Розробка технічного проекту, замовлення меблів і пристроїв, проведення ремонту приміщень, монтаж меблів і устаткування, розробка регламентуючих документів.

4. Упровадження паспорта робочого місця.

3. Схеми розміщення робочих місць для персоналу

Видокремлюють такі основні системи планування приміщення:

1. Кабінетна. Структурні підрозділи знаходяться на окремих поверхах будівлі, а відділи і служби - в окремих кімнатах (від 4 до 30 осіб).

2. Загальна. Структурні підрозділи і виробництва знаходяться у великих залах (на поверхах) будівлі з кількістю співробітників понад 100 осіб.

3. Роздільна. Структурні підрозділи - у великому залі, а для керівників за допомогою перегородок виділяються окремі приміщення. Перегородки можуть бути з матового скла вище 1,5-2 м.

Правила розподілу приміщень

У першу чергу розміщувати великі структурні підрозділи (адміністрація, канцелярія, бухгалтерія, відділи маркетингу і кадрів) з урахуванням можливості їх розширення.

Суміжні відділи і служби розміщувати поряд один з іншим, щоб мінімізувати час на обмін інформацією.

Відділи, пов'язані з прийомом відвідувачів (збут, кадри, бухгалтерія), мають розміщуватися поряд з входом, ліфтом і складськими площами.

Складські, розмножувальні й транспортні підрозділи мають бути ізольовані від прийому відвідувачів і офісних приміщень.

Туалети і кімнати для паління розташовують на кожному поверсі, вони мають бути легко доступними для співробітників.

Планування схеми розміщення робочих місць залежить від площі приміщень, числа співробітників, нормативної площі на співробітника і проектованих меблів та устаткування:

загальна і корисна площі будівлі, а також планування кімнат визначається на робочих кресленнях будівлі;

число співробітників визначається штатним розкладом підприємства;

норми площі на одного співробітника неоднакові в різних країнах.

Так, наприклад, в Росії для керівника підприємства -

24-55 кв.м, для заступника керівника - 12-35, начальника відділу -

8-12, головного (старшого) фахівця - 8-12, фахівця - 4-8, для секретаря - 3-4 кв.м. У США - відповідно, 37, 15-25, 7-9, 6-8, 4-6, 4-5; Англії - 37-42, 23-32, 18-23, 8-11, 9, 4-6; Німеччині - 40-50, 25-30, 15-25, 8-15, 2-4, 3-5; в Італії - 40-50, 35-38, 15-20, 8-12, 5, 4-5.

Розміщення співробітників в офісі може здійснюватися згідно з двома принципами: 1) кабінетним і 2) загальним.

Кабінетний - використовування окремих кабінетів на 1-3 осіб, малих кімнат - 4-10 осіб і великих - 11-30 осіб.

Загальний (широко застосовується в західноєвропейських країнах) - зали на 100 і більше осіб. Є свої недоліки і переваги. Доцільно створювати приміщення для відпочинку. Концепція комбінованого офісу - кожному співробітнику виділяється постійне і тимчасове робочі місця.

Висновки

1. Організація робочого місця керівника залежить багато в чому від того, якою діяльністю він займається.

2. Проект організації робочого місця містить такі розділи:

зміст праці (що і за допомогою чого робиться);

технологічні, інформаційні та ін.;

ескіз розміщення устаткування;

забезпечення необхідними ресурсами;

господарське і технічне обслуговування;

кваліфікаційні та освітні вимоги до працівників.

3. Виокремлюють основні системи планування приміщень - кабінетна, загальна, роздільна.

Література

Аверченко Л.К. Психология управления: Курс лекций. Новосибирск: Новосиб. гос. ун-т, 2008. - 256 с.

Беклешов В.К., Завлин Г.Н. Нормирование научной организации труда. - М.: Экономика, 2008. - 234 с.

Белланже Лионель. Переговоры: Пер. с фр. - СПб.: Нева, 2002. - 128 с.

Бройдо В.Л. Офисная техника для делопроизводства и управления. - М.: Филинъ, 2009 - 245 с.

Васильченко Ю.Л. Механізми часу. - К.: Наша культура, 2008. - 220 с.

Вудкок М., Френсис Д. Раскрепощенный менеджер (для руководителя-практика). - М.: Дело, 1997. - 320 с.

Гамаюнов В.Г. Организация труда менеджера. - Харьков: Основа, 2009. - 396 с.

Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: ЮНИТИ, 2007. - 586 с.

Гибсон Дж.Л., Иванцевич Д.М., Доннелли Д.Х. Организация: поведение, структура, процессы: Пер. с англ. - М.: ИНФРА-М,

2006. - 662 с.