Особенности современных проектов
12
Министерство образования и науки Украины
Таврический национальный университет им. В.И. Вернадского
Контрольная работа
По дисциплине «Управление проектами»
Работу выполнил ______________
Работу проверил _______________
Симферополь, 2009
План
Вопрос. Особенности современных проектов
Список использованных источников
Вопрос. Особенности современных проектов
Ответ. Проекты имеют особенности, выделяющие проектную деятельность из других видов управления.
1. Разовый характер проекта
Проект рассматривается как деятельность, выполненная один раз и получившая запланированный результат.
Популярный певец работает над созданием музыкального клипа по одной из песен. Завершенная работа имеет конкретный результат, способствующий достижению поставленной цели. Даже если тот же певец решит создать еще один клип по то же песне, это будет совершенно другая работа с определенными отличиями, как процесса ее выполнения, так и полученного результата.
Ежегодное проведение международного конкурса Евровидение представляет собой совокупность проектов, каждый из которых осуществляется один раз.
Ремонт квартиры представляет собой разовый проект, не смотря на то, что через несколько лет такой же процесс повторится.
2. Неповторимость проекта
Проект всегда чем-то отличается от других проектов и включа ет в себя какие-то уникальные элементы с разной степенью неповторимости, уникальности. Работа, связанная с тем, что ранее никогда не делалось, требует решения совершенно новых задач и использования новых ресурсов, технологий. Проекты, направленные на решение сходных проблем, но реализующиеся в разных организациях или для разных потребителей имеют свою специфику и неповторимость.
Предприятие, производящее мебель для кухни проектирует гарнитур в соответствии с параметрами, определенными заказчиком. Используя одинаковые исходные материалы, мастера создают неповторимые комплекты мебели.
Строительство жилых или офисных зданий, осуществляющееся по типичным проектам, приводит к созданию неповторимой специфической строительной конструкции, имеющей особенности, как в планировке (внутренней или внешней), отделке, прокладке коммуникаций и др.
Если вам понравилось то, как вы с друзьями провели летние каникулы, и вы хотите повторить эти приятные минуты, то даже при идеально похожей организации вам не удастся в точности повторить это мероприятие.
3. Направленность на изменения и усовершенствование
Осуществление любого проекта несет в себе изменения системы, в которой реализуется проект. Как правило, изменения способствуют ее усовершенствованию, развитию. Рассматривая проект как всегда новую работу, прежде всего, можно наблюдать изменения тех, кто в нем участвует. Люди приобретают опыт новой работы или усовершенствую полученные навыки. Используемые ресурсы требуют развития навыков их применения. Проект всегда создает новый результат - товар, услугу, способ производства, общественное мнение, отношение к окружению, условия работы или жизни. Поэтому линия, идущая от точки начала проекта, приводит в точку окончания проекта, которая расположена выше стартового результата. Линия имеет восходящий характер. Если она является ниспадающей, это может быть тревожным сигналом, сообщающим о несовершенстве механизмов управления проектом и необходимо принимать срочные меры для исправления ситуации.
Рис. 1. Влияние проекта на изменения
Sн - начальное состояние системы
Sк - конечное состояние системы
Тн - начало проекта
Тк - окончание проекта
4. Правомочность
Любой проект должен осуществляться при выполнения всех требований административного, трудового и хозяйственного законодательства, нормативных документов, включая вопросы лицензирования и обеспечения качества, договорно-правовых условий.
В некоторых случая большую роль в осуществлении проектов играет общественное мнение. Так, например, в поселке Орджоникидзе в Крыму не состоялся проект по строительству атомной электростанции в виду активной защиты населением курортной зоны.
5. Четкость и прозрачность поставленных целей
В отличие от предприятия, где одни и те же операции выполняются ежедневно, проекты имеют единую конкретную, четко выраженную, понятную всем определенную цель. Строительство дома к концу октября, издание учебника к началу нового учебного года или семестра, ремонт квартиры до начала нового учебного года, изучение французского языка для командировки во Францию. Цель должна быть определена с позиции ее достижения в определенный момент времени. Конкретный момент завершения проекта отличает его от постоянно выполняемых обязанностей в традиционной работе. Завершенный проект дает возможность коллективу, участвующему в его выполнении переходить к другому проекту. Строительная компания после сдачи объекта уходит на другой объект. Писатель, завершивший работу над книгой, начинает работу над следующим творением. Футбольная команда, принявшая участие в Чемпионате Мира приступает к подготовке к новым соревнованиям.
6. Конкретные результаты проектов
Каждый проект должен иметь определенный результат. Это может быть избранный Президент, новый или переизданный учебник, жилое или офисное здание, полученный диплом специалиста, осуществленная экскурсия, проведенный новогодний вечер, новая развлекательная программа и т.д. Результат определяет смысл проекта и его содержание. В зависимости от результата осуществляются все виды проектной деятельности.
Процесс чаепития может быть направлен на достижение разных результатов.
Если вы собираетесь выпить чашку чая для утоления жажды или для поддержания традиций, вы сделаете все так, как вам хочется или так, как вы привыкли это делать, или так, как позволяют условия. Это может быть набегу между утренней зарядкой и душем, или основательно, без спешки, но вы получите тот результат, к которому вы стремились - утолили жажду или отдали дань традиции.
Если чай является поводом для знакомства, например группы студентов, поселившихся в одной комнате в общежитии и предполагающих в течение года жить вместе, может быть получен другой результат - дружба, взаимопонимание. Здесь вы уже думаете о том, что нужно подготовить посуду, какие-то дополнения - сладости или бутерброды, возможно, убрать комнату. Для этого надо распределить задачи между участниками чаепития. Здесь уже вступают в игру механизмы управления.
Если вы хотите выпить чаю с человеком, в которого вы влюблены и хотите завоевать его симпатии (это уже третий возможный результат), подготовка к процессу будет иметь другой вид. Нужно тщательно вымыть посуду и убрать комнату, возможно, кроме сладостей можно купить цветы, более требовательно отнестись к собственной внешности и т.д.
Цель может быть одна, а ее уточнение определением результата способствует тому, что проект меняет свое содержание и будет выглядеть по-разному.
7. Наличие своего потребителя
Как правило, потребитель, заказчик влияют на определение рамок проекта - даты его завершения, стоимости, используемых материалов, качества результата. Проект адресно направлен на создание конкретных результатов, которых ждут конкретные потребители - читатели книги, участники Олимпиады, покупатели, ждущие нового оборудования рабочие, посетители концерта, ожидающие результатов выборов жители страны, летящие в самолете пассажиры, ожидающие излечения больные, мечтающие похудеть толстяки.
Один из принципов успешной реализации проекта - не нарушить ожидания потребителя, и в процессе планирования и выполнения проекта, ориентироваться на них.
8. Разграничение от других видов деятельности
Проект представляет собой независимое предприятие внутри предприятия. Имея определенные требования к выполнению, проект обязан их выполнить. Специфическая организация деятельности, определенная группа исполнителей, конкретные механизмы, специально предназначенные для функционирования проекта, применяются в соответствии с поставленными задачами.
Все запланированные ресурсы (люди, время, техника, технологии, исходные материалы, получаемые результаты и т.д.) должны находиться в ведении проекта и не отвлекаться на другие мероприятия. После завершения проекта ресурсы могут переходить в собственность предприятия или должны быть возвращены в исходное место в зависимости от условий контракта.
Например, строительство спортивного комплекса и олимпийской деревни для проведения Олимпийских Игр. Первоначальное предназначение - Олимпиада, а после ее окончания объекты можно использовать в соответствии со сложившейся необходимостью. Так поступили после Олимпиады в Москве в 1980 г., когда некоторые гостиницы, которые были построены специально для приема спортсменов и гостей Олимпиады, были переданы в распоряжение горисполкома для выделения жилья жителям города. Люди, получившие квартиры в этих зданиях, были очень довольны, так как кроме того, что они смогли быстрее решить квартирный вопрос, жилье было очень высокого качества и выгодно отличалось от других строительных объектов, сдаваемых в эксплуатацию в то же время.
9. Ресурсы предназначены для проекта
Ресурсы, которые предназначены для выполнения заданий проекта должны быть четко определены количественно, качественно и по стоимости. Для достижения целей проекта необходимо соблюдение следующих условий:
- регулярное обеспечение проекта в течение всего жизненного цикла финансовыми, человеческими и другими ресурсами, необходимыми для выполнения работы в соответствии с утвержденным планом;
- постоянное осуществление непрерывного контроля за использованием ресурсов и, если необходимо, их перепланирование и перераспределение для завершения проекта в запланированные сроки, причем в рамках бюджета.
10. Полученные в проекте результаты являются стартом для дальнейшего развития
Работы, выполненные в рамках проекта необходимы для того, чтобы после окончания проекта можно было пользоваться его результатами для других целей. Смысл всякой деятельности лежит за ее пределами. Мы делаем уборку не для того, чтобы просто быть занятым в этом процессе, а для того, чтобы потом можно было находить в чистом помещении и заниматься другими делами. Студент пишет реферат для получения дополнительных знаний. Получение диплома об окончании высшего учебного заведения необходимо для дальнейшего трудоустройства и развития карьеры. Строят дом для того, чтобы в нем можно было жить или работать. Программу повышения квалификации работников реализуют для повышения результатов деятельности предприятия и т.д. Проект - это старт для будущей активности.
11. Некоторая неопределенность
Даже при четко разработанном техническом задании, хорошем плане и организации выполнения проекта всегда существует некоторая неопределенность по отношению к процессам реализации проекта. Изменения внутренней и внешней среды влияют на проект предсказуемо или непредсказуемо. Каждый проект должен быть запланирован с учетом рисков и возможностей, оказывающих влияние на ход проекта, но практически невозможно учесть все обстоятельства, которые прямо или косвенно могут повлиять на проект.
Часто планируют определенный процент дополнительных ресурсов (человеческих, сырьевых, оборудования, времени и т.д.) на непредсказуемые ситуации, что дает возможность несколько обезопасить проект от нежелательных отклонений. С другой стороны, необходимо тщательно просчитывать возможности, чтобы быть готовым к их использованию в случае возникновения таковых.
Для выполнения заказа по производству мебели фабрика должна получить деревянные материалы из лесного региона, в котором из-за погодных условий были разрушены транспортные пути. Заказ сорван по непредвиденным обстоятельствам.
Или другая ситуация. В связи с резким удешевлением компьютеров организация могла приобрести техники в три раза больше запланированного в рамках проекта. В виду неподготовленности к такой ситуации - полное отсутствие помещений для их размещения возникли дополнительные трудности, сопряженные с дополнительными затратами времени и других ресурсов на разрешение этой ситуации.
12. Временные ограничения проекта
Проект должен быть реализован в установленный период времени и завершен к определенному моменту. Необходимы четкие даты или сроки начала и окончания проекта - временные границы, позволяющие планировать и организовать выполнение совокупности работ и заданий для достижения целей проекта.
Олимпиада должна начаться и закончиться в четко определенные даты. Следовательно, отдельные проекты по подготовке спортсменов для участия в этой Олимпиаде также должны иметь определенные временные рамки. Не выполнение временных требований приведет к срыву мероприятия по каким-то составляющим. Любая, даже веско аргументированная причина невыполнения временных требований, как, например, нехватка времени на подготовку спортсмена, опоздание на поезд, не приведут к желаемым результатам.
Если директор ресторана университета получил задание испечь в день выпускника 12 тортов по количеству факультетов к 15-00, когда выпускники придут для торжественного фуршета, он должен представить готовый продукт именно в это время, а не в 09-00 в виду более быстрой работы или в 18-00 в виду опоздания по важным причинам.
Временные ограничения являются хорошим определителем всех действий, необходимых для выполнения проекта.
13. Специфическая организация
В отличие от большинства видов организационной рабо ты, которая может быть организована по принципу бюрократической, поведенческой, функциональной или другой структуры, для про ектов характерны комбинация и объединение усилий разнообраз ных специалистов, где участники проекта, независимо от должности, специализации, от того, являются ли они инженерами, финансистами, маркетологами, кадровиками, специалистами по информационным технологиям, работают над выполнением задач проекта под руководством его директора. При этом могут наблюдаться такие структуры, где вышестоящий руководитель по занимаемой им роли в проекте оказывается в непосредственном подчинении у своего подчиненного и безропотно выполняет все его указания.
14. Наличие команды проекта
Команда - это самая важная составляющая успеха проекта, это группа, организация, понятие и идея. От того, как будет построена работа, какие средства, методы и механизмы будут использоваться, зависит успех проекта. Команда дает возможность работать вместе, дей ствуя при этом гибко и эффективно. Работа в команде бывает твор ческой и продуктивной. Команда, чья работа отлажена, может буквально «свернуть горы». Она объединяет усилия всех членов в единое целое. Команда способна расти, изменяться и адаптировать ся с учетом новых требований. Она может сохраняться или возникать заново, если из нее уйдут некоторые члены или изменятся первоначальные задачи.
Опыт также подсказывает, что работа в команде мо жет оказаться совсем не простой. Быть членом команды - значит в определенной степени пожертвовать своей ин дивидуальностью и стать частью единого целого. Кроме того, работа в команде может потребовать беспри страстной оценки самих себя и своей деятельности, что не всегда приятно.
Команды существуют потому, что их потенциал выше индивидуальных усилий. Деятельность команды оказывается более эффективной, чем работа любых других социальных групп, существующих в наших организациях.
Для проектов важен именно потенциал коман ды, благодаря которому заурядный проект, находящийся на грани краха, может дать блестящие результаты.
Самое простое объяснение проекта сводится к тому, что проект представляет собой организационную структуру, преобразующую исходные ресурсы в выходные результаты. Часто проекты носят временный характер, объединяя ресурсы и персонал и сосредотачивая его усилия на определенной деятельности, обычно в рамках предопределенного периода времени. По окончании этого периода проект прекращает свое существование. Ввиду этого проект может быть определен как: определенная деятельность, имеющая определенные начальную и конечную точки и предназначенная для достижения определенных целей.
Предпринимаемые действия обычно направлены на решение какой-либо проблемы или на извлечение пользы из какой-либо имеющейся возможности. Эти проблема или возможность учитываются при постановке целей проекта и становятся основой всех мероприятий, предусматриваемых планирующими проект и проводимыми коллективом проекта. В целом проект считается успешно выполненным, если полученные результаты превосходят вложенные ресурсы, и, наоборот, в случае, если стоимость проекта оказывается большей, чем объем полученных результатов, проект является неэффективным и считается неудачным.
Проекты могут существенно различаться своими размерами. Часто проекты составляют строго определенную часть более широкой программы. В случае программы Евровидение ежегодные конкурсы, проводимые в разных странах являются проектами в рамках большой общей программы, а проекты отбора и последующей подготовки победителя от страны для участия в конкурсе объединяются общим проектом «Евровидение». В любом случае лучше сокращать проект до минимального размера, выполнимого с экономической, технической и административной точек зрения. Обобщенно, обычные характеристики проекта сводятся к следующим:
- последовательность предпринимаемых действий;
- определенная группа положительных результатов, которые должны быть достигнуты (цели);
- определенные временные рамки (продолжительность проекта);
- определенное географическое размещение;
- определенные клиенты (или целевая группа);
- самостоятельная административная структура;
- отдельный комплекс счетов и финансирование в рамках определенного бюджетного пакета.
Очень важно помнить среди прочего, что обычно к достижению целей ведет несколько путей. Крайне редко определенный проект является единственным решением существующей проблемы. Знание о возможных альтернативах обеспечивает правильный выбор необходимого проекта. Но существовать могут не только альтернативные проекты, могут существовать также альтернативные возможности использования выделенных для выполнения проекта ресурсов.
Группа разработчиков проекта должна принимать во внимание следующие ограничения:
- выбор правильного проекта;
- максимально возможное наилучшее использование имеющихся ресурсов.
Вторым важным моментом является момент неопределенности. Как бы хорошо ни был составлен план проекта и проведена подготовка проекта и как бы напряженно и заинтересовано ни работал выполняющий проект коллектив, не все будет идти согласно плану. Так же как крестьянин не может предсказать урожай зерна, который он соберет, поскольку не может предвидеть, какая будет погода, так и менеджер проекта не может знать всех факторов, которые могут сказаться на успехе данного проекта.
Ввиду этого роль разработчиков проекта заключается в выявлении альтернатив, проведении их поочередной оценки, прежде чем произвести отбор наиболее адекватного проекта для претворения его в жизнь. Одним из этапов процесса оценки будет оценка факторов риска и неопределенности для каждого из альтернативных вариантов, с тем чтобы точно указать проект, оптимальный с точки зрения эффективности затрат и вероятности успеха.
Список использованных источников
1. Фергус О'Коннэл. Как успешно руководить проектами. Серебряная пуля: Пер. с англ. - М.: КУДИЦ - ОБРАЗ, 2003. - 288 с.
2. Клиффорд Ф. Грей, Эрик У. Ларсон. Управление проектами: Практическое руководство / Пер. с англ. - М.: Издательство «Дело и Сервис», 2003. - 528 с.
3. Герд Дитхелм. Управление проектами. В 2 т. Т. I: пер. с нем. - СПб.: Издательский дом «Бизнес - пресса», 2003. - 400 с.
4. Герд Дитхелм. Управление проектами. В 2 т. Т. П; пер. с нем.- СПб.: Издательский дом «Бизнес - пресса», 2003. - 288 с.
5. Рассел Д. Арчибальд. А88. Управление высокотехнологичными программами и проектами: Пер. с англ. - М.: ДМК Пресс, 2002. - 464 с.: ил. ISBM 5-94074-186-X
6. А.В. Бусыгин. Б92. Деловое проектирование и управление проектом. - М.: Бусыгин, 2003. -- 518 с. ISBN 5 - 902507 - 02 - 2
7. Фил Бэгьюли. Б97. Управление проектом / Фил Бэгьюли. -- Пер. с англ. В. Петрашек. -- M.: ФАИР-ПРЕСС, 2002. -- 208 с.: ил. -- (Начальная школа бизнеса)
8. Кристиан Фрайлингер, Иоганнес Фишер. ф 83 Управление изменениями в организации / Пер. с нем. Н.П. Береговой, И.А. Сергеевой. - М: Книгописная палата, 2002. - 264 с.
10. Мазур И.И., Шапиро В.Д. и др. Управление проектами. - М.: Высшая школа, 2001. - 875 с.
14. Project Management / Управление проектами: толковый англо - русский словарь - справочник. / Под ред. проф. В.Д. Шапиро. - М.: Высшая школа, 2000. - 379 с.
