Подготовка и принятие управленческих решений: задачи и механизмы
28
БАШКИРСКАЯ АКАДЕМИЯ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ И УПРАВЛЕНИЯ
ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН
Кафедра менеджмента
Группа: ГМУ, IV курс (1-е высш.)
КУРСОВАЯ РАБОТА
«ПОДГОТОВКА И ПРИНЯТИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ:
ЗАДАЧИ И МЕХАНИЗМЫ»
Слушатель: Гайфуллина Р.Р.
БГАУ, секретарь
Руководитель: Андреева С.А.
к.соц.н., доцент
Уфа 2007 год
Содержание
Введение
1. Понятие управленческого решения и его виды
2. Механизм выработки, принятия и реализации управленческих решений.
3. Процесс принятия решения в организации (на примере факультета заочного обучения Башкирского государственного аграрного университета)
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Одной из характерных особенностей современного менедж-мента является необходимость высокого профессионального уровня управленца, возросшая интеллектуализация управлен-ческого труда. Основное предназначение менеджера -- обеспечить эффек-тивное функционирование, устойчивое развитие или выжива-ние организации.
Внешняя и внутренняя среда, в которой функционирует организация, подвержена непрерывным изменениям, степень значимости которых различна. Чтобы не оказаться в ситуации водителя, не заметившего резкого поворота дороги, контроль за состоянием внешней и внутренней среды организации дол-жен осуществляться непрерывно.
Разработка управленческого решения -- один из наиболее важных управленческих процессов. От его эффективности в значительной степени зависит успех дела. Только профессио-нальный менеджер владеет технологиями выработки, приня-тия, реализации управленческих решений, без которых эффе-ктивное управление организацией в сложной экономической обстановке практически невозможно.
Процесс принятия решений при кажущейся простоте очень непрост. В нем достаточно много тонкостей и подводных ри-фов, хорошо знакомых профессиональным менеджерам. Известное мнение о том, что принять решение легко - трудно принять хорошее решение, лишь подчеркивает сложность процесса разработки решения, сочетающего в себе формальные и неформальные аспекты, различающиеся степенью участия в нем человека.
Решение в сфере управления представляет собой обдуманный вывод о необходимости осуществить какие-то действия (либо, наобо-рот, воздержаться от них), связанные с достижением целей организации и преодо-лением стоящих перед ней проблем. Это процесс выбора из множества имеющихся альтернатив (целей, способов действия и проч.) наиболее предпочтительной для решения возникшей проблемы. Проблема представляет собой сложный теоретический вопрос или практическую ситуацию (например, разница между фактическим и желательным состоянием системы), не позволяющие в данных условиях получить желательный результат. Такое несоответствие и преодолевается путем принятия управленческого решения.
В каждой организации осуществляется разработка управ-ленческих решений. И в каждой организации практика разра-ботки и принятия управленческих решений имеет свои осо-бенности, определяемые характером и спецификой ее деятель-ности, ее организационной структурой, действующей систе-мой коммуникаций, внутренней культурой. Современную организацию отличают масштабы управлен-ческой деятельности, ее отделение от непосредственного про-цесса производства или оказания услуг. Благодаря современным коммуникационным технологиям резко возросли информационные потоки, возможности опера-тивной работы с большими массивами информации. В связи с этим разрабатываются эффективные интеллектуальные системы сопровождения, а также поддержки процесса выработки и принятия управленческих решений. Тем не менее, имеется общее, характерное для любого про-цесса принятия решений, где бы он ни осуществлялся. Это тот единый стержень, который формирует технологию разработки и принятия решений, используемую в любой организации.
1. Понятие управленческого решения и его виды
Управленческое решение как категория управления выражает сущ-ность процесса воздействия на персонал средствами и методами, адекват-ными возможностям организации и обеспечивающими наилучшие целе-вые результаты деятельности.
В середине XX столетия сформировалась «новая школа» управления, приоритетные идеи которой были связаны с выявлением и оценкой фак-торов, воздействующих на экономические и управленческие процессы. При этом особо выделялись факторы внешней (макроэкономические, микроэкономические, региональные) и внутренней, или внутрисистемной, среды. Разнообразие факторов и разнонаправленность интересов субъек-тов хозяйственной деятельности обусловливали использование разных вариантов действий менеджера в процессах управления.
С позиций технологии процесс управления стал рассматриваться как определенная последовательность действий менеджера и аппарата управ-ления по выработке, принятию и реализации управленческих решений, содержание которых обусловлено реальными производственно-хозяйствен-ными проблемами. [5, стр. 134-135]
Управленческое решение рассматривается как вид управленческой деятельности, посредством которой обеспечивается активизация совме-стной деятельности людей, ее целенаправленность и результативность. Ключевой категорией процесса управления выступает функция или вид управленческой деятельно-сти, отражающей совокупность управленческих отношений по формирова-нию воздействия на персонал. Поэтому функция выступает как объективно необходимая область процесса управления, имеющего целевую, временную, пространственную определенность и конечную результативность и является важнейшей функцией управленческого цикла. Управленческое решение представляет собой наиболее оптимальный вариант из возможных прогнозных альтернатив, принимаемый в установленном порядке, имеющий обязательное значение, определяющий средства достижения цели, организующий деятельность субъектов и объектов управления.
Процесс разработки решения, сочетая в себе формальные и неформальные аспекты, различается степенью участия в нем человека. В связи с этим выделяется два основных подхода к принятию управленческого решения: [1, стр.128]
· Н о р м а т и в н ы й п о д х о д, основанный на дедуктивной логике, рассчитанной на то, как мы должны думать, а не то, что мы думаем на самом деле. Чем больше количественной определенности изучаемого явления, тем больше доля формальной стороны при разработке и принятии решений. Данный подход позволяет принимать рациональные решения, в которых учитывается не прошлый опыт, а лишь объективный аналитический процесс. Идея усиления значимости формальных аспектов в разработке решений может в будущем привести к тому, что в противостоянии «человек -- искусственный интеллект» (сотрудник или компьютер) менеджер может отдавать предпочтение машинам и технологиям, игнорируя значимость человеческого фактора.
· Д е с к р и п т и в н ы й п о д х о д, основанный на том утверждении, что в конфликте чувства и разума всегда побеждает чувство, поэтому процесс принятия решения венчает неформальный аспект. Оставаться беспристрастным к содержанию и качеству решений менеджеру не позволяет социальная среда, в которой осуществляется процесс управления. Чем менее определенно происходящее, хуже количественные представления о проблемной ситуации, тем больше доля творчества людей.
Данный подход позволяет принимать следующие типы решений:
Ш Интуитивные решения -- это выбор, сделанный только на основе ощущения того, что он правилен. Лицо, принимающее решение, не занимается при этом сознательным взвешиванием «за» и «против» по каждой альтер-нативе и не нуждается даже в понимании ситуации. Просто человек делает выбор. То, что мы называем озарением или шестым чувством, и есть интуитивные решения. Специалист по управлению Питер Шодербек указывает, что «в то время как увели-чение количества информации о проблеме может оказывать заметную помощь в принятии решений руководителям среднего звена, представителям высшего эшелона власти по-прежнему приходится опираться на интуитивные суждения. Более того. ЭВМ позволяют руководству уделять больше внимания данным, но не отменяют освященного временем управленческого интуитивного ноу-хау».
В сложной организационной ситуации возможны тысячи вариантов выбора. Предприятие с достаточным количеством денег может, к примеру, выпускать любую продукцию. Однако выпускать и продавать с прибылью ему удастся лишь некоторые ее виды. Более того, в ряде случаев руководитель вначале даже не знает возможных вариантов выбора. Так, менеджер, полагающийся исключительно на интуицию, сталкивается с непреходящей случайностью. С точки зрения статистики шансы на правильный выбор без какого-либо приложения логики невысоки.
Ш Решения, основанные на суждениях. Такие решения иногда кажутся интуитивными, поскольку логика их не очевидна. Решение, основанное на сужде-нии, -- это выбор, обусловленный знаниями или накопленным опытом. Человек использует знание о том, что случалось в сходных ситуациях ранее, чтобы спрогно-зировать результат альтернативных вариантов выбора в существующей ситуации. Опираясь на здравый смысл, он выбирает альтернативу, которая принесла успех в прошлом. Суждение как основа организационного решения полезно, поскольку многие ситуации в организациях имеют тенденцию к частому повторению. В этом случае ранее принятое решение может сработать снова не хуже, чем прежде (это основное достоинство запрограммированных решений).
Поскольку решение на основе суждения принимается в голове управляющего, оно обладает таким значительным достоинством, как быстрота и дешевизна его приня-тия. Оно опирается на здравый смысл, но истинный здравый смысл встречается очень редко. Это тем более верно, когда приходится иметь дело с людьми, т.к. зачастую ситуация искажается потребностями людей и другими факторами. Вероятно, более важно, что одного лишь суждения будет недостаточно для принятия решения, когда ситуация уникальна или очень сложна.
Суждение невозможно соотнести с ситуацией, которая, в самом деле, нова, посколь-ку у руководителя отсутствует опыт, на котором он мог бы основать логический выбор.
Поскольку суждение всегда опирается на опыт, чрезмерная ориентация на послед-ний смещает решения в направлениях, знакомых руководителям по их прежним действиям. Из-за такого смещения руководитель может упустить новую альтернати-ву, которая должна была бы стать более эффективной, чем знакомые варианты выбора. Еще важнее, что руководитель, чрезмерно приверженный суждению и накоп-ленному опыту, может сознательно или бессознательно избегать использования воз-можностей вторжения в новые области. Если довести эту мысль до конца, то боязнь новых сфер деятельности может кончиться катастрофой.
Кроме того, существуют и рациональные решения. Главное различие между решениями рациональными и основанными на суждении заключается в том, что первое не зависит от прошлого опыта. Данный вид состоит из пяти основных этапов: диагноза проблемы, формулировки ограничений и критериев для принятия решения, выявления альтернатив, оценки альтернатив и окончательного выбора. [4, стр. 199-202]
Управленческие решения оказывают непосредственное влияние на все виды управленческой деятельности. Качество и эффективность управ-ленческих решений выступают характеристиками деятельности менеджера и аппарата управления: разработки и реализации программ и планов дея-тельности; функционирования системы управления; достижения целей и стратегий управления; осуществления инновационных, инвестиционных, производственных, маркетинговых процессов управления.
Перечисленные методологические признаки позволяют выделить не-которые виды управленских решений.
Наиболее важные решения, касающиеся функционирования организации в целом, осуществляемые периодически и охватывающие длитель-ный период развития, сопровождаемые прогнозным обоснованием и рас-четами рисков. Данный тип решений относится к сферам целеполагания, стратегополагания; выработке инновационной, образовательной, марке-тинговой, финансовой, кадровой политики корпораций; длительным ин-вестиционным проектам, реструктуризации или отдельной сфере деятель-ности организации. Такие решения свойственны для крупного и среднего бизнеса и принимаются менеджерами высшего уровня в соответствии с формальными полномочиями (генеральным директором, советом дирек-торов, главным менеджером, председателем правления).
Важные специальные решения, касающиеся актуальных хозяйствен-ных проблем, осуществляемые периодически и рассчитанные на конкрет-ные сроки (средне- или краткосрочные). Решения такого типа обусловлены инновационными прорыва-ми, резкими изменениями конъюнктуры на международных рынках, финан-совыми кризисами, чрезвычайными ситуациями (катастрофами, несчаст-ными случаями, природными катаклизмами). Эти решения принимаются на высшем и среднем уровне управления менеджерами высокой квали-фикации с большим опытом работы.
Повторяющиеся решения с малой долей неопределенности, обуслов-ленной отклонениями от принятой технологии по известным причинам. Решения этого типа принимаются на низшем уровне нередко самими ис-полнителями, что отражается в должностных инструкциях или в соответ-ствующих указаниях. Такие решения касаются учетных и контрольных процедур, обслуживания производства и регламентов деятельности, со-циальных процессов. Они основываются на рациональной организации управления производством, регламентах и универсальных процедурах выполнения технологии управления.
Перечисленные типы не исчерпывают многообразия управленческих решений, однако их универсальность пригодна для определения типа ре-шения, прежде чем разрабатывать его варианты. [3, стр. 146-150]
Итак, решение -- это выбор одного из возможных альтернативных вариантов, осуществляемый лицом, принимающим решение, и направленный на достижение поставленной цели. Решение может рассматриваться и как организационный акт, и как одна из центральных составляющих процесса управления организацией. В работе описаны два подхода к принятию управленческих решений. Один из подходов был рассмотрен американским экономистом М.Х. Месконом, второй -- А.Г. Поршневым.
2. Механизм выработки, принятия и реализации управленческих
решений
Принятие решений -- многостадийный организационный процесс, имеющий сложные прямые и обратные связи, сочетающий интеллекту-альную деятельность членов организации с применением различных моде-лей и методов, а также современной техники сбора, передачи и обработки информации.
Как свидетельствуют опросы руководителей в деловых организациях, лишь 20--25% затрат их рабочего времени уходит на непосредственное принятие решений в явном виде. Хронометраж рабочего времени руко-водителей, сделанный специалистами по организационному поведению, показывает, что эти действия занимают даже меньшую долю: в среднем 10--15% их общего рабочего времени.
На самом деле собственно выбор решений может занимать доли се-кунды, однако все процессы, взаимосвязи, действия, связанные с ним, заставляют расширять границы процесса принятия решений.
Процесс выработки и реализации управленческого решения -- это дея-тельность, осуществляемая по определенной технологии с использовани-ем различных методов и технических средств, направленная на поиск выхода из определенной управленческой ситуации путем формирования, а затем реализации воздействия на объект управления.
В организационном аспекте данный процесс представляет собой со-вокупность закономерно следующих один за другим в определенной вре-менной и логической последовательности этапов, между которыми суще-ствуют сложные прямые и обратные связи. Каждому этапу соответствуют конкретные трудовые действия, направленные на выработку и реализа-цию решения. Эту повторяющуюся систему действий принято называть технологией процесса выработки и реализации решений, которую можно представить в виде алгоритма. [3, стр. 146-150]
1. Диагностика проблемы.
Первый шаг на пути решения проблемы -- определение или диагноз, полный и правильный. Существуют два способа рассмотрения проблемы. Согласно одному, проблемой считается ситуация, когда поставленные цели не достигнуты. Другими словами, вы узнаете о проблеме потому, что не случается то, что должно было случиться. Однако слишком часто руководители рассматривают в качестве проблем только ситуации, в которых что-то должно произойти, но не произошло. Как проблему можно рассматривать также потенциальную возможность. Например, активный поиск способов повышения эф-фективности какого-то подразделения, даже если дела идут хорошо, будет упрежда-ющим управлением. В этом случае вы осознаете проблему, когда поймете -- кое-что можно сделать либо для улучшения хода дела, либо для извлечения выгоды из представляющейся возможности.
Первая фаза в диагностировании сложной проблемы -- осознание и установление симптомов затруднений или имеющихся возможностей. Некоторые общие симптомы болезни организации -- низкие прибыль, сбыт, производительность и качество, чрезмерны; издержки, многочисленные конфликты в организации и большая текучесть кадров. Обычно несколько симптомов дополняют друг друга. Чрезмерные издержки и низкая прибыль, к примеру, часто неразлучны.
Выявление симптомов помогает определить проблему в общем виде. Это способствует также сокращению числа факторов, которые следует учитывать применительно к управлению.
Для выявления причин возникновения проблемы необходимо собрать и проанализировать требующуюся внутреннюю и внешнюю (относительно организации) информацию. [4, стр. 199-202)
Современные технологии принятия управленческих реше-ний поз-воляют при выработке и принятии управленческих решений лицом, принимающим решения (ЛПР), учитывать основные аспекты взаимодействия "ситуация--ЛПР" за счет возможно-сти использования качественных и количественных оценок как формализуемых, так и неформализуемых составляющих ситуации, в которой ЛПР осуществляет активные управленче-ские воздействия. Целесообразной при получении и обработке информации о ситуации принятия решения является подготовка аналитиче-ского материала, отражающего основные особенности и тен-денции развития ситуации. Естественно, что такой аналитиче-ский материал должен готовиться специалистами, обладающи-ми достаточными знаниями и опытом в области, к которой принадлежит ситуация принятия управленческого решения. [2, стр. 70-72]
Информация и способность использовать ее -- решающие моменты в процессе принятия решений. Поток информации, который проходит через организацию, можно сравнить с производственным процессом. В этом процессе единицы сырья перерабатываются в товары и услуги, которые организация производит. Поступление информации начинается со сбора данных, которые представляют собой исходный материал информации. Первоначально данные весьма разрозненны, но в процессе их обработки они становятся полезной информацией. Исходные данные становятся информацией после того, как будут классифицированы, проанализированы и обработаны таким образом, чтобы их можно было использовать для принятия решений.
Для принятия решений менеджерам нужна качественная информация. Качество информации определяется пятью признаками:
Достоверностью -- должна быть избавлена от ошибок;
Современностью, -- должна основываться на последних данных;
Комплексностью, -- охватывать весь комплекс вопросов;
Краткостью, -- должна представляться в сжатой форме, которая позволяет принимать решения быстро и легко.
Уместностью, - именно той должна быть информация, которая необходима для принятия решений. [8, стр.373]
Значительно улучшить качество информации, поступающей к менеджерам, могут компьютеры. По мере снижения стоимости обработки информации, возрастают требования к ее достовер-ности, своевременности и комплексности. Компьютеры широко используются на рабочих местах. Они контролируют движение материалов и продукции на предприятиях. Персональные компьютеры позволяют подготовить такие материалы, как письма, доклады, помогая секрета-рям выполнять работу аккуратно и вовремя. В настоящее время значи-тельная часть инвестиций на предприятиях России вкладывают-ся в компьютеры и информационные системы. Компьютеры де-лают так много, что мы просто не в состоянии все перечислить.
Наиболее известная сфера использования компьютеров -- это их использование для обработки данных. Обработка данных представляет собой систему, которая собирает данные, обраба-тывает их, превращая в доступную информацию, и передает эту информацию потребителю.
Данные -- это просто факты. В каждый момент времени нас бомбардирует масса фактов, но мы ограничимся только теми из них, которые относятся к нашей непосредственной деятельности. После сбора данных происходит их обработка, которая включает в себя такие моменты, как группировка данных, их обобщение, анализ и выводы. Третьим шагом в процессе обра-ботки данных является передача информации тем людям, кото-рые ею пользуются. [6, с. 59-61]
2. Формулировка ограничений и критериев принятия решения.
Когда руководитель диагностирует проблему с целью принятия решения, он должен отдавать себе отчет в том, что именно можно с нею сделать. Многие возможные решения проблем организации не будут реалистичными, поскольку либо у руково-дителя, либо у организации недостаточно ресурсов для реализации принятых решений. Кроме того, причиной проблемы могут быть находящиеся вне организации силы -- такие, как законы, которые руководитель не властен изменить. Ограничения корректирующих действий сужают возможности принятии решений. Перед тем как переходить к следующему этапу процесса, руководитель должен беспристрастно определить суть ограничений и только потом выявлять альтернативы. Если этого не сделать, как минимум, будет впустую потеряна масса времени. Еще хуже, если будет выбрано нереалистичное направление действий. Естественно, это усугубит, а не разрешит существующую проблему.
Ограничения варьируются и зависят от ситуации и конкретных руководителей. Некоторые общие ограничения -- это неадекватность средств; недостаточное число работников, имеющих требуемую квалификацию и опыт; неспособность закупить ресурсы по приемлемым ценам; потребность в технологии, еще не разработанной иле чересчур дорогой; исключительно острая конкуренция; законы и этические соображения. Как правило, для крупной организации существует меньше ограничений, чем для мелкой или одолеваемой множеством трудностей.
Существенным ограничителем всех управленческих решений, хотя иногда вполне устранимым, является определяемое высшим руководящим звеном сужение полномочий всех членов организации (эта тема рассматривается в разделе, посвященном процессу организации дела). Коротко говоря, менеджер может принимать или осуществлять решение только в том случае, если высшее руководство наделило его этим правом.
В дополнение к идентификации ограничений, руководителю необходимо определить стандарты по которым предстоит оценивать альтернативные варианты выбора! Эти стандарты принято называть критериями принятия решений. Они выступают в качестве рекомендаций по оценке решений. [4, стр. 199-202]
3. Определение альтернатив
Следующий этап -- формулирование набора альтернативных решений проблемы. В идеале желательно выявить все возможные действия, которые могли бы устранить причины проблемы и, тем самым, дать возмож-ность организации достичь своих целей. Тем не менее, на практике руководитель редко располагает достаточными знаниями или временем, чтобы сформулировать и оценить каждую альтернативу. Более того, рассмотрение очень большого числа аль-тернатив, даже если все они реалистичны, часто ведет к путанице. Поэтому руководитель, как правило, ограничивает число вариантов выбора для серьезного рассмотрения всего несколькими альтернативами, которые представляются наиболее желательными.
На данной стадии процесса формируется решение как воздействие путем выбора присущих ему средств и ресурсов, которые выступают и воздей-ствующим фактором, и ограничением. Формируются разные варианты решений, направленные на достижение одной цели. В инвестиционных решениях, например, рассматриваются варианты, различающиеся по видам инвестиций, источникам, объемам, срокам, условиям возврата (при кредитовании), мотивации персонала, системе контроля, рискам. [3, стр. 154-155]
Вместо поиска наилучшего возможного решения, люди продолжают перебирать альтернативы только до тех пор, пока не выявится такая, которая удовлетворит определенному приемлемому минимальному стандарту. Руководители понимают, что поиск оптимального решения занимает чересчур много времени, дорого стоит или труден. Вместо него они выбирают решение, которое позволит снять проблему.
Следует, однако, позаботиться о том, чтобы был учтен достаточно широкий спектр возможных решений. Углубленный анализ трудных проблем необходим для разра-ботки нескольких действительно различающихся альтернатив, включая возмож-ность бездействия. Когда руководство не в состоянии оценить, что произойдет, если ничего не предпринимать, существует опасность не устоять перед требованием не-медленных действий. Действие ради самого действия повышает вероятность реагиро-вания на внешний симптом проблемы, а не на ее главную причину.
4. Оценка альтернатив.
Следующий этап -- оценка возможных альтернатив.
При их выявлении необходима определенная предварительная оценка. Исследова-ния, однако, показали, что как количество, так и качество альтернативных идей растет, когда начальная генерация идей (идентификация альтернатив) отделена от оценки окончательной идеи.
Это означает, что только после составления вами списка всех идей, следует пере-ходить к оценке каждой альтернативы. При оценке решений руководитель опреде-ляет достоинства и недостатки каждого из них и возможные общие последствия. Ясно, что любая альтернатива сопряжена с некоторыми отрицательными аспектами. Как упоминалось выше, почти все важные управленческие решения содержат компро-мисс.
Наиболее ответственные функции в процессе управления связаны со сравнительной оценкой вариантов решений, которая осуществляется как по управленческим критериям, так и по возможностям достижения ко-нечных результатов деятельности организации.
Оценка решения как воздействия осуществляется с позиций силы его воздействия, полноты и взаимосвязанности отношений управления, вклю-ченных в решение, комплексности используемых средств и методов воз-действия. При оценке управленческого решения применяются методы количественной оценки результативности, затрат ресурсов, эффективно-сти (производительности, рентабельности, прибыльности, окупаемости). [3, стр. 154-155]
На этой стадии могут возникнуть затруднения, поскольку невозможно сравни-вать вещи, если они не однотипны -- яблоки бессмысленно напрямую сравнивать с апельсинами. Все решения следует выражать в определенных формах. Желательно, чтобы это была форма, в которой выражена цель. В бизнесе прибыль -- неизменная потребность и высший приоритет, поэтому решения можно представить в денежном выражении и в виде оценки их воздействия на прибыль. В некоммерческой органи-зации главной целью, как правило, является предоставление наилучших услуг при наименьших затратах. Поэтому денежное выражение можно использовать для срав-нения последствий решений в сходных организациях.
Заметим, что при оценке возможных решений руководитель пытается спрогнози-ровать то, что произойдет в будущем. Будущее всегда неопределенно. Множество факторов, включая изменение внешнего окружения и невозможность реализации решения, может помешать воплощению намеченного. Поэтому важным моментом в оценке является определение вероятности осуществления каждого возможного ре-шения в соответствии с намерениями. Если последствия какого-то решения благопри-ятны, но шанс его реализации невелик, оно может оказаться менее желательным вариантом выбора. [4, стр. 204-205]
5. Выбор альтернативы.
Если проблема была правильно определена, а альтер-нативные решения тщательно взвешены и оценены, сделать выбор, то есть принять решение сравнительно просто. Руководитель просто выбирает альтернативу с наибо-лее благоприятными общими последствиями. Однако если проблема сложна и приходится принимать во внимание множество компромиссов, или если информация и анализ субъективны, может случиться, что ни одна альтернатива не будет наилучшим выбором. В этом случае главная роль при-надлежит хорошему суждению и опыту.
Хотя для менеджера идеально достижение оптимального решения, руководитель, как правило, на практике не мечтает о таковом. Исследователь Герберт Саймон указывает, что, решая проблему, руководитель склоняется к поведению, которое он называет «удовлетворяющим», а не «максимизирующим». Обычно оптимальное решение не обнаруживается из-за нехватки времени и невозможности учесть всю информацию и альтернативы. В силу этих ограничений руководитель, кап правило, выбирает направление действия, которое, очевидно, является приемлемым, но не обязательно наилучшим из возможных. [10, стр. 104-106]
6. Реализация.
Как подчеркивает Харрисон: «Реальная ценность решения становится очевидной только после его осуществления», процесс решения проблемы не заканчивается выбором альтернативы. Простой выбор направления действий имеет малую ценность для организации. Для разрешения проблемы или извлечения выгоды из имеющейся возможности решение должно быть реализо-вано. [9, стр.75] Уровень эффективности осуществления решения повысится, если оно будет признано теми, кого оно затрагивает. Признание решения редко однако бывает автоматическим, даже если оно явно хорошее.
Иногда руководитель может возложить принятие решения на тех, кто должен будет его исполнять. Чаще же он вынужден убеждать в правильности своей точки зрения других людей в организации, доказывать людям, что его выбор несет бла-го и организации, и каждому в отдельности. Некоторые руководители считают по-пытки убеждения напрасной тратой времени, однако, подход типа «прав я или не прав, но начальник я» сегодня в мире образованных людей, как правило, не срабаты-вает.
Как станет понятно при рассмотрении проблем мотивации и лидерства, шансы на эффективную реализацию значительно возрастают, когда причастные к этому люди внесли в решение свою лепту и искренне верят в то, что делают. Поэтому хороший способ завоевать признание решения состоит в привлечении других людей к процессу его принятия. Дело руководителя выбирать, кто должен решать. Тем не менее бывают ситуации, когда руководитель вынужден прини-мать решение, не консультируясь с другими. Участие работников в принятии реше-ний, подобно любому другому методу управления, будет эффективным далеко не в каждой ситуации.
Более того, твердая поддержка сама по себе еще не гарантирует надлежащего исполнения решения. Полное осуществление решений требует приведения в дейст-вие всего процесса управления, в особенности его организующей и мотивационной функций.
7. Обратная связь.
Еще одной фазой, входящей в процесс принятия управленче-ского решения и начинающейся после того, как решение начало действовать, явля-ется установление обратной связи. По Харрисону: «Система отслеживания и контроля необходима для обеспечения согласования фактических результатов с те-ми, что ожидались в период принятия решения». На этой фазе происходит измере-ние и оценка последствий решения или сопоставление фактических результатов с теми, которые руководитель надеялся получить. Обратная связь -- т.е. поступление данных о том, что происходило до и после реализации решения -- позволяет руково-дителю скорректировать его, пока организации еще не нанесено значительного ущер-ба. [4, стр. 204-205]
Подводя итоги, можно сказать, что решение проблемы предполагает как генерирование альтернативных вариантов решений, выбор наиболее предпочтительного альтернативного варианта решения, так и его реализацию. Кроме того, существует и обратная связь, позволяющая руководителю оценить последствия решения и в случае необходимости предпринять меры для корректировки ситуации.
Существует множество алгоритмов принятия решения, но суть их все равно схожа. По моему мнению, описанный подход (по Мескону) можно принять как один из ведущих, т.к. он охватывает основные аспекты процесса принятия решения.
4. Процесс принятия решения в организации (на примере факультета
заочного обучения Башкирского государственного аграрного университета)
Одно из основных предназначений организации -- решение стоящих перед ней задач в соответствии с её миссией, стратегическими и тактическими целями либо в соответствии с её концепцией устойчивого развития и выживаемости.
Рассмотрим процесс принятия решения внутри факультета заочного обучения - структурного подразделения ФГОУ ВПО «Башкирский государственный аграрный университет» (БГАУ). БГАУ представляет собой бюджетную организацию, в связи с этим главной целью организации и её подразделений определим оказание качественных услуг в сфере образования, главная же задача факультета заключается в обеспечении необходимых условий для этого в течение всего учебного процесса.
Одним из основных свойств организации, влияющих на реализацию решений и планов, является иерархическая структура управления.
Иерархическая упорядоченность присуща всем целенаправ-ленным системам. Иерархическая организация представляет собой многоуровневую структуру, состоящую из взаимосвязанных подсистем, элементы которых име-ют право принимать и реализовывать решения [7, стр. 55].
Иерархия определяет управленческие функции и ответственность, порядок подчинения в организации. Вышестоящие, согласно иерархической структуре, подсистемы (подразделения) принимают решения, обязательные для исполнения нижестоящими, и имеют право вмешиваться в их действия.
Нижестоящее подразделение обладает, как правило, опре-деленной степенью свободы в рамках поставленных перед ним задач и ограничений. Эта свобода заключается в возможности принятия самостоятельных решений в рамках делегированных ему полномочий.
Рассмотрим иерархическую структуру факультета (рис.3.1):
Рис. 2.1. Организационная структура подразделения
Важной составляющей системы управления факультетом является информация. Обмен информацией в иерархической структуре происходит по вертикали и по горизонтали. По вер-тикали информация передается от нижестоящих подразделений к вышестоящим, и наоборот.
От методистов заместителям декана, декану передает-ся информация об их работе, о взаимодействии с другими подразделениями, например, с другими факультетами и кафедрами университета, о принимаемых решениях и об ожидаемых последствиях приня-тых решений, результатах их деятельности.
От декана факультета, а также от вышестоящих подразделений (ректора университета и проректора по учебной работе) к нижестоящим передается информация о принятых реше-ниях в части, касающейся нижестоящих структур подразделения, о планах их реализации, о выделяемых ресурсах, оценке ее деятельности.
По горизонтали обмен информацией осуществляется между подразделениями одного иерархического уровня. Обычно по горизонтали передается информация о планах и результатах деятельности подразделений в рамках делегированные полномочий, может передаваться и согласовываться информация об альтернативных вариантах решений, относящихся к области совместной деятельности, а также информация, имеющая отноше-ние к деятельности другого подразделения.
Затем декан определяет содержание и сроки выполнения работ, распределяет ресурсы, назначает ответственных исполнителей. Это необходимо для отыскания наиболее предпочтительного варианта решения и механизма его реализации. Обычно заместители декана рассматривают различные альтернативные варианты. Они сопоставляют, оценивают, прогнозируют их последствия, затем выбирают наиболее оптимальные решения и представляют их на согласование декану факультета.
На следующем этапе осуществляется согласование принимаемых решений между руководством факультета и нижестоящими структурами, если в этом есть необходимость.
Если в процессе согласования выяснится необходимость доработки предлагаемых решений, то может потребоваться возвращение к предшествовавшим этапам управленческого цикла как для нижестоящих, так и для вышестоящих структур факультета.
После этапа согласования и принятия решения наступает этап оперативного управления ходом его реализации. На этом этапе осуществляется контроль за ходом реализа-ции принятых решений и при наличии существенных отклонений корректировка принятых ранее планов.
Контроль -- это одна из основных функций управления, представляющая собой процесс обеспечения достижения целей, поставленных организацией, реализации принятых управленческих решений.
При помощи контроля руководство определяет правильность своих решений и устанавливает потребность в их корректировке. Процесс контроля -- это, с одной стороны, процесс установления стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и их отклонения от установленных стандартов; с другой -- процесс отслеживания хода выполнения принятых управленческих решений и оценки достигнутых результатов в ходе их выполнения. [2, стр. 273-274]
Декан факультета лично осуществляет контроль за реализацией принятых им решений путем проведения плановых и внеплановых оперативок, ознакомления с отчетами своих заместителей и методистов. Именно результаты контроля являются основанием для ру-ководителя подразделения университета для корректировки принятые ранее решения, если отклонения в ходе реализации принятых ранее реше-ний значительны.
Между прогнозировавшимся развитием ситуации при при-нятии управленческого решения и реальным развитием ситуа-ции принятия решения всегда неизбежен некоторый зазор, не-которые отклонения, поскольку принятие решения осуществ-ляется на основании того или иного видения ситуации, той или иной модели ситуации, которая всегда является неполной.
Поэтому при осуществлении контроля оценивается и изме-ряется как ход выполнения принятых организацией решении, так и соответствие принятых ранее решений реализовавшему-ся развитию ситуации принятия решения.
Кроме того, нельзя забывать, что исполнители принятых решений -- люди, а не машины и возможны отклонения в хо-де выполнения принятых решений, и по этой причине, например, может быть неэффективным взаимодействие работ между различными подразделениями внутри организации, может быть недостаточно правильно понято задание, нако-нец, исполнитель может заболеть и т. д.
Если принятое ранее решение оказалось недостаточно эф-фективным или ошибочным, то именно хорошо отлаженная система контроля может позволить своевременно это устано-вить и внести коррективы в действия организации.
Мы рассмотрели механизм принятия управленческого решения в структурном подразделении федерального государственного образова-тельного учреждения, последовательность его этапов. Можно также предположить, что независимо от организационно-правовой формы процесс принятия решения в любой организации имеет общие черты. Ведь все начинается с постановки цели или возникновения проблемы, затем определяются альтернативы и принимаются решения компетентным на это органом или лицом.
Заключение
Итак, принятие решения - это процесс выбора способа действий, направленный на разрешение проблемы или использование возможности. Принятие решения подразумевает следующие этапы:
1. Диагностика проблемы
2. Формулировка ограничений и критериев принятия решения
3. Определение альтернатив
4. Оценка альтернатив
5. Выбор альтернативы
6. Реализация принятого решения
7. Обратная связь.
Мескон выделяет 3 типа решений: интуитивные решения, основанные на чувствах и ощущениях лица, принимающего решение; решения, основанные на суждениях, опирающиеся на знания и опыт; рациональные решения. Структуру рациональных решений мы рассмотрели в данной работе, выделив и описав вышеназванные этапы.
В работе был проанализирован процесс принятия решения на примере факультета университета, где руководителем является декан, он же - главное лицо, принимающее решение, в подразделении. Определив структуру организации работы на факультете, был выявлен механизм разрешения компетентных проблем и вопросов внутри подразделения.
Список использованной литературы:
1. Карпов А.В. Психология менеджмента: Учебное пособие. - М., 1999.
2. Литвак Б.Г. Разработка управленческого решения: Учебник. - М.: Дело, 2003.
3. Менеджмент: теория и практика в России. Учебник/Под ред. А.Г. Поршнева, М.Л. Разу, А.В. Тихомировой. - М.:ИД ФБК-ПРЕСС, 2003.
4. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М., 2000.
5. Огарков А.А. Управление организацией: учебник - М.: Эксмо, 2006.
6. Фасхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения: учебное пособие - М., 1997.
7. Цыгичко В.Н. Руководителю о принятии решений. М.: Инфра-М, 1996.
8. Шермерорн Дж., Хант Дж., Осборн Р. Организационное поведение. - СПб.: Питер, 2006
9. Государственная служба - 2004, №5.
10. Проблемы теории и практики управления - 2004, №3.
