Построение системы документооборота ООО НПП "Марганец" с использованием NauDoc

70

ДИПЛОМНАЯ РАБОТА

«ПОСТРОЕНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО НПП «МАРГАНЕЦ» С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ NAUDOC»

Введение

Рыночная экономика позволила многим промышленным предприятиям воспринять передовые методы организации производства и ведения бизнеса.

Совершенствование системы управления предприятия в условиях информационной экономики происходит на основе информационных технологий.

Информационные технологии дают возможность рационально распоряжаться всеми видами ресурсов предприятия.

Имеющиеся ресурсы предприятия можно использовать различными способами. Поскольку ресурсы всегда ограничены, ключевым фактором успеха является принятие правильного решения о том, где и как следует их сосредоточить для достижения максимально эффекта. Именно предоставляемая информационными технологиями информация позволяет осуществить концентрацию ресурсов в нужное время и в нужном месте для решения главных, приоритетных задач предприятия.

Достижение целей организации осуществляется на основе информированности менеджеров организации о продвижении продукции и услуг на рынок, новых технологиях в условиях изменяющейся рыночной ситуации.

Быстрое изменение параметров современной внешней среды приводит к увеличению объемов и скорости информации, поэтому для успешного ведения бизнеса необходимо сокращать время принятия решения, что неизбежно приводит к увеличению в скорости передачи и переработки информации на базе применения новых информационных технологий. Анализ тенденций и закономерностей развития информационных процессов в сфере бизнеса подтверждает вывод о высоких темпах информатизации, как процессов управления, так и процессов производства товаров и услуг.

Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и подготовке выходной информации, что предполагает наличие технологии преобразования исходных данных в результативную информацию. Появление компьютерных технологий не просто изменило характер работы очень многих людей, качественно другими стали и производственные отношения, повысились квалификационные требования, расширился круг решаемых задач и выполнения обязанностей. Но суть управления осталась прежней: управлять - значит приводить к успеху других. Приводить к успеху с использованием новых, прогрессивных технологий.

Организованные в системы знания повышают профессиональную компетентность сотрудников и позволяют осуществлять деятельность предприятия более рационально, целенаправленно и экономно, а, следовательно, более эффективно.

Современное общество часто называют информационным. Бурлящий океан информации окружает человека 24 часа в сутки. Информация поступает по радио, телевидению, компьютерным сетям и по другим каналам. Индустрия информатизации как таковой, производство средств обработки информации (программного обеспечения) и производство оборудования, на котором будет работать это программное обеспечение.

В федеральной целевой программе (ФЦП) «Электронная Россия (2002-2010 годы)» говорится, что развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий имеет решающее значение для повышения эффективности функционирования экономики, государственного управления и местного самоуправления. Одним из направлений использования информационных и коммуникационных технологий в деятельности органов государственной власти, организаций и предприятий является «развитие системы электронного документооборота, стандартов делопроизводства и документооборота.

Актуальность совершенствования традиционного документооборота обусловливается необходимостью повышения эффективности управленческой деятельности, ускорения движения документов в организации, уменьшения трудоемкости обработки документов.

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.

Традиционно организация документооборота является одной из основных функций офиса, связанной с движением и обработкой документов, в том числе и бумажных. Но перемещение бумаг определяют потоки информации, зафиксированной на бумажных носителях и необходимой при подготовке информации для принятия управленческих решений, а также при воздействии этих решений на производственные процессы. В результате, перемещение бумаг задает маршрут и операции всех технологических операций, т.е. организует производственные процессы и определяет выполнение предыдущих решений.

Автоматизация документооборота любой организации заключается в реализации функций комплексной автоматизации задач разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов.

Созданная на основе перспективных информационных технологий автоматизированная система документооборота NauDoc должна повысить действенность управления за счет образования единого документоориентированного информационного пространства, дающего пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время.

Цели и задачи дипломного проекта:

Важнейшим фактом повышения эффективности деятельности предприятия в любой отрасли является улучшение управления.

Целью дипломного проекта:

· является совершенствование информационной системы документооборота ООО НПП «Марганец».

Задачи дипломного проекта:

· анализ существующей системы документооборота;

· анализ альтернативных систем документооборота;

· выбор наилучшей системы документооборота;

· построение проекта системы документооборота на основе выбранной системы.

· оценка эффективности внедрения автоматизированной системы документооборота NauDoc.

1. Предпроектное обследование предприятия

1.1 Характеристика ООО НПП «Марганец»

Компания ООО НПП «Марганец» создана в 1992 году. Данная компания располагается по адресу г. Екатеринбург, проспект Ленина 101 корпус 2, офис 305.

Отраслевая принадлежность ООО НПП «Марганец» - наука, промышленность, торговля.

Организационно-правовая форма данного предприятия - общество с ограниченной ответственностью научно-производственное предприятие. Научно - производственное предприятие учреждённое юридическим лицом общество, уставный капитал которого в соответствии с учредительными документами разделён на доли определённых размеров.

К источникам финансирования относятся частные, хозяйственные договора.

Данная компания оказывает услуги по созданию технологий получения ферросплавов из различных видов сырья, а также торговля ферросплавами.

В системе рыночных отношений ООО НПП «Марганец» занимает место посредника соединяющего продавцов сырья и заводы.

Миссией организации ООО НПП «Марганец» является разработка технологий получения ферросплавов для обеспечения общественного благополучия, сбережения природного сырья, и развития металлургической отрасли.

Целью организации в данный момент времени является выживание. Предприятие находится стадии старения жизненного цикла, за которым следует ликвидация или обновление.

За годы существования компания зарекомендовала себя, как ответственного и надёжного партнера.

1.2 Организационно-функциональная структура предприятия

Предприятие ООО НПП «Марганец» имеет линейную структуру, во главе организации находится руководитель, наделённый всеми полномочиями и сосредотачивающий в своих руках все функции управления. Его решения, передаваемые по цепочке сверху вниз, обязательны для выполнения нижестоящими звеньями.

Преимуществами данной структуры являются: единство и чёткость распоряжений, повышенная ответственность руководителя за результаты деятельности предприятия, оперативность в принятии решений, получение исполнителями согласованных между собой подразделений.

Недостатками линейной структуры являются: высокие требования к руководителю, который должен иметь обширные знания и опыт по всем управленческим функциям и видам деятельности предприятия, а также перегрузка информацией.

Имея определённое представление о себе самом и о своих возможностях, обладая определёнными намерениями в отношении организации, имея определённые намерения в отношении организации и, наконец, исходя из своих целей и текущих возможностей, индивид вступает во взаимодействие с организацией, предполагая занять в ней определённое место, выполнять определённую работу и получать определённое вознаграждение.

В структуре предприятия ООО НПП «Марганец» можно увидеть наличие последовательной взаимозависимости работ. Такая взаимозависимость появляется в организации тогда, когда одно подразделение должно закончить свою часть работы прежде, чем она поступит в другое или другие подразделения.

Поскольку в данном предприятии нет разграничений на подразделения, данная взаимозависимость распространяется на сотрудников предприятия (менеджер-бухгалтер).

Надо сказать, что помимо последовательной взаимозависимости есть ещё и групповая взаимозависимость.

Групповая взаимозависимость является самой сложной из существующих, так как состоит как бы из многих связанных взаимозависимостей. Данная взаимозависимость требуется в тех случаях, когда работа характеризуется высокой степенью неопределённости.

Наличие такой структуры в предприятии «Марганец» создаёт трудности в деятельности предприятии. Это связанно с тем, что всё происходящее в компании целиком зависит от генерального директора, его целей возможностей и способностей. Такое положение приводит к «текучке» кадров, это связанно с тем, что сотрудники не влияют на работу предприятия, решения принимает директор, и весь трудовой процесс и успешность компании зависит только от него. Генеральный директор является собственником компании. Всё это приводит к проблемам во всём коллективе.

Если что-то руководитель не решил сам, то это кроме него не сможет решить никто. Время почти не распланировано, на действительно важные проблемы его не остается. Скапливаются груды непрочитанных бумаг, которые некогда читать. Никто не знает, за что ему браться, пока директор не скажет. Отсутствуют должностные инструкции. Низкая эффективность работы - персонал минимизирует собственные усилия. Всё это привело предприятие к потере конкурентных преимуществ, и конкурентоспособности.

Управленческое решение принимает генеральный директор, так, что и работу компании предопределяет тоже он. От его трудоспособности зависит успех предприятия. А данный момент времени на предприятии не приняты решения по выходу из кризиса, не составлен стратегический план.

Генеральный директор стоит во главе предприятия, решает все управленческие вопросы. В его обязанности входит: заключение договоров с клиентами и поставщиками, разработка технологий получения ферросплавов из различных видов сырья, написание научных статей, публикаций, а также контроль над выполнением трудовых функций бухгалтера и менеджера. Директору необходимо во время предоставить бухгалтеру всю необходимую документацию для отчетов в налоговые органы, пенсионный фонд. Также в обязанности генерального директора входит работа с банковскими счетами, перевод денежных средств. При своей работе генеральный директор использует телефон, факс, персональный компьютер, а также необходимую оргтехнику. Его рабочее место-это удобный стол, оснащенный различными подставками для бумаг, полкой под телефон, а также удобной кресло. Надо сказать, что работа директора сложная, требующая высокой степени ответственности. Также велик и масштаб выполняемых задач. Результатом работы генерального директора считается полученная прибыль предприятия, успешная разработка технологии.

В данной организации у руководителя присутствует демократический стиль руководства. Наличие данного стиля руководства предполагает наличие у руководителя и подчинённого чувства доверия и взаимопонимания. Руководитель ведёт себя как один из членов группы. Каждый сотрудник может, не опасаясь свободно выражать своё мнение. Большинство проблем обсуждается коллективно. Руководитель не перекладывает ответственность за принятые решения на подчинённых. Такой руководитель не считает зазорным идти на компромисс либо отказаться от принятого решения, если подчинённый его переубедит. При осуществлении контроля он обращает особое внимание на конечный результат. Такая обстановка создаёт условия для самовыражения подчинённых, у которых развивается самостоятельность суждений. Это имеет и воспитательный характер, позволяет достигать цели с малыми затратами. Управление осуществляется без грубого нажима, с учётом способностей людей.

В обязанности менеджера входит выполнение всех поручений директора, возникающих входе трудового процесса. Работа менеджера масштабна, велико количество выполняемых им задач. Его работа не так сложна, как работа генерального директора, но она требует ответственности, и исполнительности. Менеджер должен: сортировать входящие документы (письма, договора, квитанции и т.д.), отвечать на звонки, информировать клиентов и поставщиков об изменения. Также в его обязанности входит: своевременная отправка бухгалтерских отчётов, формирование накладных, приходных и расходных ордеров, оформление командировочных удостоверений, доверенностей. По необходимости менеджер работает в сети интернет (проверяет электронную почту, занимается поиском: интересующей информации, новых партнёров, поставщиков). Таким образом, менеджер является связующим звеном генерального директора с поставщиками, клиентами, и бухгалтером. Менеджер данного предприятия отзывчивый, исполнительный, ответственный человек, ценящий разнообразие в работе, общение с людьми.

Бухгалтер в данной организации - приходящий работник. По мере необходимости приходит в организацию с целью сбора информации, для дальнейшей обработки и составления отчётов. Во время работы функционирует с менеджером, а также по мере возникновения вопросов с генеральным директором. Работа у бухгалтера сложная и требует ответственного подхода к ней. От работы бухгалтера зависит будущее и настоящее предприятия.

Функционирование в данной организации можно рассмотреть на примере составления договора:

Генеральный директор во время переговоров с заказчиками и поставщиками получает информацию о предстоящей сделке. В неструктурированном виде он передает эту информацию менеджеру, перед которым стоит задача составление и оформление договора. Поскольку менеджер не в полном объёме владеет информацией, то без присутствия генерального директора он не может сформулировать пункты договора. Не смотря на то, что у менеджера имеются заранее составленные шаблоны договоров. Каждый договор составляется индивидуально с учётом интересов всех сторон и изменений условий договора. Таким образом, процесс составления договора может затянуться по причине отсутствия директора. Такого рода задержка при составлении договора затягивает процесс купли-продажи, тем самым наносит экономический ущерб предприятию, а также имиджу предприятия. Существуют также технические условия, не позволяющие вовремя составить договор, таким условием является устаревшее оборудование. Когда договор составлен, менеджеру необходимо предоставить этот договор партнёрам, согласовать с ними все пункты, только после этого ставятся печати и договор считается заключенным. После того, как условия договора выполнены обеими сторонами, менеджер передаёт все необходимые документы бухгалтеру, для составления отчётности. Минусы такого функционирования в том, что процесс согласования затягивается.

В результате анализа работы предприятия были выявлены негативные факторы, влияющие на работу предприятия. Окружение работы не соответствует рабочей обстановке. Помещение, в котором находится предприятие, требует косметического ремонта, это позволило бы в дальнейшем повысить работоспособность коллектива. Также присутствуют факторы, снижающие работоспособность, таким фактором является телевизор и многочисленные компьютерные игры. На первый взгляд эти предметы служат небольшим отдыхом для сотрудников, но в последствии такой отдых надолго затягивает сотрудников, и мешает выполнению основных обязанностей, также формирует определённое впечатление о предприятии в целом.

Коллектив ООО НПП «Марганец» отличается взаимопомощью между работниками, каждый пытается помочь другому. От части это является проблемой, сотрудник откладывает свою работу на потом, помогая другому сотруднику.

В результате изучения структуры предприятия ООО НПП «Марганец» было выявлено то, что в данной структуре присутствуют недостатки. Генеральный директор не делегирует полномочия на сотрудников, загружая себя делами, которые вследствие этого не выполняются. Необходимо усилить взаимосвязь между сотрудниками во время трудового процесса, это позволит увеличить производительность выполняемых работ.

70

70

· повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации;

· сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;

· создание единого информационного пространства предприятия;

· обеспечение надежности учета и хранения документов;

· организация эффективной защиты информации.

«ЕВФРАТ - Документооборот» позволяет:

1. автоматизировать регистрацию документов и заданий;

2. обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

3. осуществлять мгновенный поиск информации;

4. контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

5. проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

6. организовать долговременное хранение документов организации;

7. обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации.

В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.

Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.

Поиск документов возможен не только по любому из полей регистрационной карточки, но и по тексту присоединенных к карточке файлов.

Система «ЕВФРАТ - Документооборот» позволяет полностью воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и задач в организации за счет гибкого механизма проектирования маршрутов. В системе поддерживается параллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение заданий друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле «Ход исполнения», что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения.

В состав системы входят следующие модули:

· АРМ Пользователя-универсальное рабочее место доступа к системе;

· АРМ Администратора - средство настройки и администрирования системы;

· модуль «Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;

· модуль «Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;

· модуль «Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;

· средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;

· модуль «Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями электронной почты.

Дополнительно в систему могут входить:

· модуль «НТТР - сервер» - средство доступа к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира;

· модуль «Архивариус» - инструмент для автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов.

2.2 Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Система «ДЕЛО»

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Сегодня «ДЕЛО» используют более 1000 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 100 000. Шесть субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

«Сертификат Наивысшего Качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «ДЕЛО», и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение системы и отсутствие проблем с ее дальнейшей эксплуатацией.

Преимущества:

Для руководителей различных уровней:

· быстрый поиск документов;

· отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

· эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

· сокращение сроков подготовки и согласования документов;

· удобная работа над проектами документов;

· получение сводных отчетов и журналов;

· возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

· быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

· отслеживание хода исполнения резолюций;

· удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);

· журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

· формирование отчетности.

Достоинства системы «ДЕЛО»:

· Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.

· Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям, как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация-Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии - Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»).

· Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.

· Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».

· Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.

· Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно через Интернет («ДЕЛО-WEB»).

· Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

Система «ДЕЛО» - тиражируемый «коробочный» продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций.

2.3 Автоматизированная система документооборота и бизнес - процессов (workflow) «Инталев: Документооборот 2005»

«Инталев: Документооборот 2005» - автоматизированная система документооборота и бизнес-процессов (workflow), которая интегрирована с учетной системой «1С: Предприятие 8.0».

«Инталев: Документооборот 2005» может функционировать как самостоятельно, для решения задач автоматизации документооборота и бизнес-процессов, так и взаимодействуя с учетными системами на платформе «1С: Предприятие 8.0».

Достоинства использования «Инталев: Документооборот 2005» на платформе «1С: Предприятие 8.0»:

· Отсутствие двойного ввода данных (данные из учетной системы могут сразу попадать в контур документооборота).

· Ускорение обработки информации, разделение и упорядочивание функций по вводу и обработке данных в организации.

Функционал программы позволяет:

· Формализовать и оптимизировать бизнес-процессы организации.

· Описать конкретную систему документооборота, настроив необходимые процессы и виды документов. Получить управленческие отчеты по архиву документов.

· Хранить и структурировать информацию, облегчить ее поиск.

· Автоматизировать хранение документов в виде электронного архива. (С версиями, изображениями оригиналов и т.п.)

· Автоматизировать постановку задач и передачу информации между участниками, согласно настроенных бизнес-процессов.

· Контролировать выполнение каждой задачи, процесса. Получать отчет о состоянии задачи, документа или работы.

· Использовать информацию из введенных документов в учетной системе, формировать документы (и другие объекты) в учетной системе.

· Получать оперативную и статистическую отчетность по выполнению задач в компании по различным разрезам: исполнители, функция, сроки выполнения, документы и т.п.

Эти возможности позволяют достичь следующих результатов:

· Повышение производительности труда офисных сотрудников.

· Снижение затрат на обработку данных, на обучение персонала.

· Гарантированное выполнение корпоративных регламентов и правил.

· Быстрое изменение распределения функций и схем информационных потоков в организации, автоматический запуск новых правил в действие.

· Сокращение затрат на приобретение и внедрение множества специализированных программ за счет создания единой информационной среды для любого документооборота.

Продукт не имеет отраслевой специфики и может применяться в организациях различных направлений деятельности и форм собственности. «Инталев: Документооборот 2005» содержит в себе программные настройки, отражающие организационную структуру предприятия, карту бизнес-процессов организации, распределение функций по исполнителям и схему информационных потоков компании.

Все настройки в программе выполняются визуально, используя единый механизм. Таким образом, внедрением (настройкой) могут заниматься непосредственно предметные специалисты. Как результат:

· Сокращаются сроки и риски внедрения в связи с отсутствием этапов кодирования и отладки кода.

· Снижаются затраты на сопровождение системы, поскольку автоматически можно применить все обновления, выпускаемые разработчиком.

2.4 Система электронного документооборота NauDoc

Назначение системы NauDoc - качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами.

Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствие с требованиями ISO 9001:2000, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.).

Система NauDoc отличается от других систем целым рядом преимуществ:

· полноценный web_интерфейс, обеспечивающий удаленную работу и облегчающий внедрение системы;

· отсутствие затрат на дополнительные компоненты сторонних производителей: в наших ценах указана полная стоимость всего программного обеспечения, включая сервер приложений, базу данных и пр.;

· работа на большинстве платформ: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD;

· поставка с полным набором исходных кодов;

· значительный опыт реализованных проектов и полный спектр услуг по обучению и поддержке обеспечивают успешное внедрение и качественное сопровождение системы.