Регламентація діяльності облікових працівників
Регламентація діяльності облікових працівників
У ході виконання своїх обов'язків між головним бухгалтером та іншими працівниками підприємства виникають взаємовідносини з різних питань, що дозволяє виділити такі види зв'язків як функціональні, організаційні та службові.
Функціональні зв'язки облікових працівників - це відносини, які формуються між працівниками бухгалтерської служби відповідно до виконуваних ними функцій.
Важливим питанням організації роботи облікового підрозділу підприємства є правильне розміщення облікових кадрів на окремих ділянках облікового процесу та найбільш ефективне використання технічних засобів обліку, що забезпечують економне та якісне ведення бухгалтерського обліку й здійснення контролю. Головний бухгалтер, будучи керівником облікового підрозділу і виконуючи покладені на нього обов'язки, особисто розподіляє і контролює роботу своїх підлеглих. Таким чином, формуються організаційні зв'язки, тобто відносини, які виникають між головним бухгалтером і підлеглими йому обліковими працівниками в процесі розподілу прав, обов'язків і відповідальності всередині бухгалтерії для забезпечення найефективнішого здійснення облікового процесу та надання інформації управлінцям.
Організаційні зв'язки головного бухгалтера проявляються також у розробці пропозицій щодо надання обліковим працівникам прав на підписання первинних і зведених бухгалтерських документів, а також щодо усунення від цих функцій при систематичному порушенні ними своїх посадових обов'язків, щодо підвищення професійного рівня бухгалтерів (направлення на курси підвищення кваліфікації, спеціалізовані семінари), забезпечення їх необхідними періодичними виданнями та матеріалами нормативно-правової бази.
Головний бухгалтер керує працівниками бухгалтерської служби та розподіляє між ними функціональні обов'язки, знайомить їх з нормативно-методичними документами та інформаційними матеріалами, які стосуються їх діяльності, а також зі змінами в чинному законодавстві, розробляє графіки облікових робіт.
Бухгалтерська служба також тісно пов'язана з усіма структурними підрозділами підприємства та окремими виконавцями. Надані даному підрозділу для обробки та контролю документи, а також планові, кошторисні та нормативні дані обробляються і групуються за певними ознаками. На їх основі готується інформація про діяльність окремих підрозділів і підприємства в цілому. Практична цінність даної інформації полягає у тому, що вона забезпечує аналіз економічних показників діяльності, систематичний контроль господарських процесів з формуванням на їх основі потрібних висновків і вжиттям заходів з удосконалення роботи підприємства та його підрозділів.
Службові зв'язки - це зв'язки, які визначають процес руху інформації між головним бухгалтером та іншими працівниками бухгалтерської служби й структурними підрозділами підприємства.
Саме завдяки ефективній організації службових зв'язків головного бухгалтера можна забезпечити систематичний контроль за господарськими процесами та процесом своєчасного надання оперативної інформації, формування на її основі відповідних висновків.
У період створення підприємства формулюються завдання господарської діяльності, які відображаються в установчих документах. Відповідно до них визначаються функції облікового персоналу. Як правило, бухгалтерська служба як окремий структурний підрозділ створюється за наявності великого обсягу облікової інформації. її функціонування вимагає чіткої регламентації діяльності кожного зі штатних працівників і всього підрозділу в цілому.
Для чіткої регламентації обов'язків облікових працівників слід правильно визначити всі можливі їх функціональні, організаційні та службові зв'язки шляхом розробки відповідних організаційно-розпорядчих документів.
Регламентування діяльності облікових працівників здійснюється на двох рівнях: всієї бухгалтерської служби та окремих її працівників. Забезпечення другого рівня можливе лише після розробки документу, який визначає структуру, права та обов'язки всієї бухгалтерської служби.
Розподіл облікових функцій закріплюється у Положенні про бухгалтерську службу, яке визначає її статус, місце як самостійного підрозділу в системі управління підприємством та внутрішню організацію її роботи. Даний документ відноситься до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації і має чітко визначену структуру:
=> загальні положення;
=> цілі і завдання;
=> функції;
=> права і відповідальність;
=> службові зв'язки;
=> організація роботи.
Розділ "Загальні положення" включає дані про чисельність і штат бухгалтерської служби; її структуру; перелік законодавчих документів, якими керується даний підрозділ у своїй діяльності; вимоги, які висуваються до головного бухгалтера.
Другий розділ даного Положення визначає цілі та завдання, які висуваються до бухгалтерської служби в ході її роботи.
Третій розділ Положення розкриває функції бухгалтерської служби: облік основних засобів, облік грошових коштів, контроль за своєчасним і правильним проведенням інвентаризації, ефективна організація матеріальної відповідальності, ведення розрахунків з оплати праці тощо.
Четвертий розділ "Права і відповідальність" містить перелік прав облікових працівників, дотримання яких забезпечує ефективне виконання поставлених завдань. Розкривається відповідальність головного бухгалтера (для інших працівників відповідальність встановлюється посадовими інструкціями).
У п'ятому розділі "Службові зв'язки" зазначаються служби, з якими взаємодіє обліковий підрозділ:
=> з усіма структурними підрозділами - з питань бухгалтерського обліку;
=> з юридичною службою - щодо правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;
=> з відділом кадрів - з питань підбору кадрів, розрахунку заробітної плати персоналу.
Апарат бухгалтерської служби має безпосереднє відношення до всіх виробничих підрозділів підприємства. Від них облікові працівники отримують документально оформлені дані про здійснені господарські операції, які слід відображати в бухгалтерському обліку, або оформлюють необхідні для них документи для проведення господарських операцій (табл. 1).
Таблиця 1. Положення про бухгалтерську службу (витяг щодо службових зв'язків з іншими структурними підрозділами підприємства та сторонніми підприємствами)
|
Структурні підрозділи, сторонні підприємства | Бухгалтерська служба | |
| отримує документи | передає документи | |
1 | 2 | 3 | |
Службові зв'язки зі структурними підрозділами | |
Кадрова служба | Копії наказів з особового складу, табелі обліку робочого часу, лікарняні листки, звіти про використання бланків трудових книжок | Відомості використання чергових відпусток, бланки трудових книжок і додатки до них | |
Комерційний відділ | Господарські угоди, кошториси, акти та інші матеріали з питань виконання договірних зобов'язань, рахунки на придбання ТМЦ, звіти про використання грошових коштів, наданих під звіт або на відрядження | Дані про норми витрачання грошових коштів і матеріалів, про витрати за видами діяльності та окремими договорами, про оплату рахунків, про дебіторів та кредиторів, вказівки з питань оформлення і надання необхідних для обліку документів та даних | |
Секретаріат (загальний відділ) | Копії наказів і розпоряджень директора з основної діяльності, кореспонденція на адресу бухгалтерів | Проекти наказів і розпоряджень з питань фінансової діяльності, довідки, дані на запит керівника, звіти про результати фінансово-господарської діяльності | |
Плановий відділ | Затверджені розробки планових показників за всіма видами діяльності підприємства (бізнес-план, кошторис витрат і доходів) | Звітність, аналітичні відомості | |
Цехи | Документи за окремими господарськими операціями (на відпуск продукції тощо), виробничі звіти з витрат | Довідки про особисті доходи працівників | |
Склади | Документи щодо руху ТМЦ (надходження, відпуск, переміщення) | | |
Відділ головного механіка | Документи з руху обладнання та його ремонту, про роботу автотранспорту тощо | | |
Службові зв'язки зі сторонніми підприємствами | |
Банк | Виписки з рахунків і додані документи, письмові пояснення з питань взаємодії з банком | Розрахунково-платіжні документи, чеки на отримання грошових коштів і заява про зарахування готівки, інформація з питань роботи з готівкою, бухгалтерська звітність | |
Державна податкова інспекція | Акти та документи з питань правильності обчислення та сплати податків до бюджету, письмові пояснення з питань оподаткування | Накази, документи та пояснення, необхідні для правильного обчислення податків, розрахунки за податками, бухгалтерська звітність | |
Фінансове управління | Пояснення з питань призначення і виплати допомоги на дітей співробітників | Документи з виплати допомог на дітей працівників з бюджету | |
|
На кожному підприємстві залежно від його структури та структури й чисельності облікового підрозділу обов'язки кожного працівника будуть відрізнятися.
Як приклад, в таблиці 2 наведено службові зв'язки бухгалтера-касира з іншими підрозділами підприємства та сторонніми підприємствами.
Таблиця 2. Службові зв'язки бухгалтера-касира з іншими підрозділами підприємства та сторонніми організаціями
|
Посадові особи структурних підрозділів, сторонні підприємства | Бухгалтер-касир | |
| отримує документи | передає документи | |
Службові зв'язки з посадовими особами бухгалтерської служби | |
Головний бухгалтер | Прибуткові та видаткові касові документи | Звіти касира | |
Службові зв'язки з посадовими особами інших структурних підрозділів | |
Інспектор внутрішнього контролю | Звіти про витрачання бланків трудових книжок | Бланки трудових книжок і додатки до них | |
Службові зв'язки зі сторонніми організаціями | |
Банк | Виписки з рахунків і документи, які до них додаються; письмові пояснення з питань взаємодії з банком | Розрахунково-платіжні банківські документи, чеки на отримання грошових коштів і заяви про зарахування готівки | |
|
Шостий розділ Положення про бухгалтерську службу "Організація роботи" включає правила внутрішнього розпорядку роботи облікових працівників.
Також у цьому розділі можуть передбачатися показники оцінки діяльності бухгалтерської служби, форми стимулювання її працівників. Особливу увагу слід звернути на матеріальне заохочення працівників за підвищення кваліфікації.
Дане Положення оформлюється на бланку підприємства за підписом головного бухгалтера та затверджується керівником підприємства.
Таким чином, Положення про бухгалтерську службу - це багатопрофільний документ, який чітко регламентує порядок її роботи. Від детальної його розробки прямо залежить ефективність організації бухгалтерського обліку підприємства.
Для чіткої організації і планування роботи, а також раціонального розподілу праці на підприємствах будь-якої форми власності розробляються посадові інструкції на кожну посаду, передбачену штатним розкладом (крім такої категорії працівників як робітники).
Посадова інструкція - це документ, у якому зафіксовано завдання, функції, обов'язки, права та відповідальність посадової особи.
Правильно складена інструкція дозволяє чітко визначити обов'язки, права та відповідальність персоналу, запобігає виконанню функцій, які йому не належать, визначає систему взаємовідносин між керівниками та підлеглими їм працівниками.
Посадові інструкції працівників дають змогу:
=> встановити для кожного працівника перелік належних до виконання операцій;
=> визначити та закріпити обов'язки кожної особи, а також її права та персональну відповідальність;
=> контролювати виконання роботи кожним виконавцем, оцінити її результати.
Кандидат на вакантну посаду повинен ознайомитися з посадовою інструкцією для того, щоб знати, що від нього вимагається, і порівняти свої можливості з висунутими вимогами. Наявність посадової інструкції при прийманні на роботу свідчить про відпрацьованість системи управління підприємства.
При складанні посадових інструкцій необхідно керуватися Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності. У даному документі наведено специфічні для різноманітних посад кваліфікаційні характеристики, на підставі яких з урахуванням специфіки підприємств працівники відділу кадрів і керівники структурних підрозділів розробляють посадові інструкції для кожної посади окремо.
Для розробки посадових інструкцій можна використовувати типові та галузеві інструкції, проте з обов'язковим урахуванням системи внутрішніх взаємозв'язків і документів, які визначають організацію бухгалтерського обліку на конкретному підприємстві.
Посадова інструкція має складатися відповідно до вимог чинного законодавства України та не суперечити їм. До даного документу не можна включати умови, які обмежують права та соціальні гарантії працівника передбачені трудовим законодавством.
Функції працівників бухгалтерської служби регламентуються посадовими інструкціями, які розробляються головним бухгалтером спільно з юридичною службою. Якщо організаційну основу облікового підрозділу складають сектори (групи, відділи), то посадові інструкції складаються керівниками цих секторів (груп, відділів).
Розробка посадових інструкцій повинна відбуватися виходячи із завдань і функцій, покладених на відповідний структурний підрозділ конкретного підприємства відповідно до його специфіки, структури та штатного розкладу (табл. 3).
Таблиця 3. Категорії регламентації основних аспектів діяльності посадових осіб
|
№ з/п | Категорії регламентації | Елементи регламентації | |
1 | 2 | 3 | |
1 | Місце даної посади в структурі підприємства та в загальній системі виробничої діяльності колективу | => до складу якого підрозділу входить дана посада | |
2 | Основні завдання роботи осіб, які займають дану посаду | => завдання роботи, які займають дану посаду, у сукупності завдань функціонування підприємства | |
3 | Кваліфікаційні вимоги до осіб, які займають дану посаду | => необхідний рівень освіти осіб, які займають дану посаду => що повинні знати та вміти особи, які займають дану посаду => якими документами повинні керуватися особи, які займають дану посаду | |
4 | Обов'язки осіб, які займають дану посаду | => зміст операцій, які виконуються => напрями операцій, що виконуються (з представниками яких інших посад повинні вступати у взаємодію особи, що займають дану посаду, при здійсненні виробничих функцій) => засоби, необхідні для виконання операцій =>способи, порядок, строки і місце здійснення операцій | |
5 | Підпорядкованість і права осіб, які займають дану посаду | => ким призначаються і звільняються особи, які займають дану посаду о кому підпорядковуються особи, які займають дану посаду => кому підпорядковуються особи, які займають дану посаду, за відсутності безпосереднього керівника => яким формам керуючого впливу та від яких осіб повинні підпорядковуватися особи, які займають дану посаду => кого мають право призначати та звільняти або подавати на призначення чи звільнення особи, що займають дану посаду => хто підпорядковується особам, які займають дану посаду => які форми керуючих та управлінських впливів, з яких питань виробничої діяльності та у відношенню до представників яких посад можуть використовувати особи, що займають дану посаду => 3 яких питань виробничої діяльності та в яких межах мають право самостійно приймати рішення особи, що займають дану посаду | |
6 | Відповідальність | => сфера та межі відповідальності осіб, які займають дану посаду => недоліки в роботі, за які покладаються стягнення з осіб, які займають дану посаду => заходи стягнення за упущення в роботі, які застосовуються до осіб, що займають дану посаду => критерії оцінки роботи => трудові показники, за які заохочуються особи, що займають дану посаду => моральні та матеріальні форми заохочення | |
|
Посадові інструкції узгоджуються з юристом і затверджуються керівником підприємства у встановленому порядку та доводяться до відома виконавців під розписку із зазначенням дати ознайомлення. Випадками обов'язкового письмового ознайомлення працівника з посадовою інструкцією є:
=> укладання трудового договору (контракту);
=> переміщення на іншу посаду або тимчасове виконання обов'язків;
=> внесення змін і доповнень до інструкції.
Вимоги посадової інструкції є обов'язковими для працівника, який працює на даній посаді, з моменту його ознайомлення з інструкцією під розписку та до переміщення на іншу посаду чи звільнення.
Найменування посад працівників повинно максимально відповідати виконуваній ними роботі. Якщо працівники здійснюють трудові обов'язки різних штатних одиниць, то називати їх посаду необхідно з урахуванням тих посадових обов'язків, які протягом робочого дня займають більшу частину часу порівняно з іншими.
Оформлювати новопризначених працівників необхідно на ті посади та роботи, які містяться в Державному класифікаторі професій. Якщо у зв'язку з виробничою необхідністю у працівника розширюється коло виконуваних ним обов'язків, не передбачених його посадовою інструкцією, то необхідно внести зміни або доповнення до існуючої посадової інструкції, які оформлюються наказом директора підприємства та доводяться до виконавця під розписку із зазначенням дати ознайомлення. Якщо функціональні обов'язки працівника не змінюються, то немає необхідності щорічно затверджувати їх посадові інструкції. Однак, якщо до посадової інструкції вносяться суттєві зміни або доповнення, то посадова інструкція затверджується в новій редакції.
При складанні посадових інструкцій необхідно дотримуватися єдиного підходу до їх побудови, послідовності викладення, а також чіткості та зрозумілості формулювань, які забезпечують їх однозначне розуміння працівником.
У посадовій інструкції розкривається функціональна структура діяльності посадової особи як комплексу елементів: цілей, програм і завдань; функцій, форм і методів керівництва; інформації; технічних засобів управління. На підставі цих даних визначаються будова посадової інструкції та зміст її складових частин.
Будова посадової інструкції облікового працівника може бути наступною: найменування посади; загальні положення; цілі та завдання; обов'язки та права; відповідальність; взаємозв'язок з іншими посадовими особами; критерії оцінки виконання обов'язків; порядок призначення, звільнення й заміщення посади. Як правило, можна виділити чотири основні розділи даного внутрішнього документу.
У розділі "Загальні положення" зазначається найменування посади, відображаються порядок прийняття або призначення, звільнення працівника з посади, яку він обіймає.
У даному розділі встановлюються кваліфікаційні вимоги: рівень професійної освіти, стаж роботи або спеціальна підготовка, необхідні для виконання передбачених посадових обов'язків. У кожному окремому випадку ці критерії можуть частково змінюватися.
У розділі "Обов'язки" чітко і конкретно визначаються завдання працівника, його функціональні обов'язки, передбачені відповідною кваліфікаційною характеристикою посади. За необхідності обов'язки, включені до характеристики певної посади, можуть розподілятися між декількома виконавцями.
На невеликих за розмірами підприємствах часто виникають ситуації, які вимагають виконання розширеного кола обов'язків працівників порівняно зі встановленою для них посадовою інструкцією. У таких випадках без зміни посадового найменування працівнику наказом по підприємству призначається виконання обов'язків, передбачених характеристиками інших посад, близьких за змістом, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності та кваліфікації.
У розділі "Права" зазначаються повноваження працівника для самостійного вирішення питань, які стосуються його компетенції. При цьому допускається конкретизація тих чи інших прав з урахуванням специфіки виконуваних працівником посадових обов'язків. Вони можуть розширюватися або обмежуватися в кожному конкретному випадку з урахуванням специфіки діяльності або підприємства.
Розділ "Відповідальність" включає в себе відомості про відповідальність працівника за невиконання (чи неналежне виконання) своїх посадових обов'язків. У цьому розділі можна конкретизувати, яку саме відповідальність і за що несе працівник. Для цього в зміст розділу можна додати положення, які включають в себе перерахування видів відповідальності (адміністративної, дисциплінарної, матеріальної, кримінальної) за вчинення посадовою особою недобросовісних (непрофесійних) дій і описання того, що такими діями може вважатися (виходячи з пунктів обов'язків даного працівника). Також у цьому розділі можна передбачити, хто з посадових осіб і яким чином повинен застосовувати у відношенні до даного працівника ті чи інші форми притягнення до відповідальності.
У даному розділі також обумовлюється дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку підприємства, інструкцій з охорони праці, протипожежної безпеки та виробничої санітарії, а також відповідальність за нерозголошення відомостей, які складають комерційну таємницю підприємства, у випадку, якщо працівник підписує зобов'язання про нерозголошення таких відомостей.
Крім посадової інструкції до документів, якими регулюється діяльність бухгалтерів, відносяться: контракт або трудовий договір; накази керівника з певних питань господарської діяльності; Положення про облікову політику, з якими облікові працівники мають бути ознайомлені.
На підставі посадової інструкції укладається трудовий контракт з працівником. Трудовий контракт і посадова інструкція використовуються при розгляді конфліктних ситуацій між роботодавцем і працівником.
Посадові інструкції зберігаються протягом трьох років після їх заміни.
У випадку реорганізації, скорочення штату тощо, коли виникає необхідність перерозподілу функцій і посадових обов'язків, до посадової інструкції вносяться зміни на підставі наказу керівника підприємства.
Крім того, посадові інструкції повинні бути змінені та знову затверджені у випадках:
=> зміни назви підприємства або структурного підрозділу;
=> зміни назви посади;
=> внесення до законодавства змін, які стосуються положень інструкції.
