Системный подход в исследовании систем управления

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ОСНОВЫ СИСТЕМНОГО ПОДХОДА В ИССЛЕДОВАНИИ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Сущность системного подхода

1.2 Основные принципы системного подхода

2. ПРИМЕНЕНИЕ СИСТЕМНОГО ПОДХОДА ПРИ ИССЛЕДОВАНИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ ПРОДУКЦИИ НА ПРИМЕРЕ ТОО "БУМКАР ТРЕЙДИНГ"

2.1 Системный подход при контроле качества продукции ТОО "Бумкар Трейдинг"

2.2 Внутренние аудиты ТОО "Бумкар Трейдинг"

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Необходимость соответствия современной организации требованиям рыночной экономики вызывает потребность постоянного ее совершенствования, организационного развития. Базой организационных нововведений служит изучение деятельности организаций.

Исследование систем управления -- это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями. В условиях динамичности современного производства и общественного устройства управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования путей и возможностей этого развития, без выбора альтернативных направлений. Исследование управления осуществляется в каждодневной деятельности менеджеров и персонала и в работе специализированных аналитических групп, лабораторий, отделов. Необходимость в исследованиях систем управления продиктована достаточно большим кругом проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. От правильного решения этих проблем зависит успех работы этих организаций.

Решение же этих проблем не возможно без системного подхода к ним, что делает тему курсовой работы актуальной.

Важной чертой системного подхода является его нацеленность на получение количественных характеристик, создание методов, сужающих неоднозначность понятий, определений, оценок. Другими словами, системный подход требует рассматривать проблему не изолированно, а в единстве связей с окружающей средой, постигать сущность каждой связи и отдельного элемента, проводить ассоциации между общими и частными целями. Все это формирует особый метод мышления, позволяющий гибко реагировать на изменения обстановки и принимать обоснованные решения.

С учетом сказанного определим понятие системного подхода.

Системный подход -- это подход к исследованию (проблемы, явления, процесса) как к системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов определены исходя из общего предназначения объекта.

Цели исследования:

- раскрыть сущность системного подхода в исследовании систем управления;

- на основе анализа действующих систем управления менеджмента качества на отечественных промышленных предприятиях рассмотреть системный подход при исследовании системы управления качеством продукции ТОО "Бумкар Трейдинг".

Задачи:

1. Рассмотреть основы и принципы системного подхода в исследовании систем управления;

2. Проанализировать применение системного подхода при исследовании системы управления качеством продукции предприятия ТОО "Бумкар Трейдинг".

Методологическая база исследования. При написании своей курсовой работы я использовала труды Игнатьевой А.В. Исследование систем управления: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000, Фролова С. С. Социология организаций: Учебник. - М.: Гардарики, 2001, а также внутреннюю документацию ТОО "Бумкар Трейдинг" за 2006 г.

Структура работы. Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы и 2 приложений.

1. ОСНОВЫ СИСТЕМНОГО ПОДХОДА В ИССЛЕДОВАНИИ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ

1.1 Сущность системного подхода

Во многих областях знания объект исследования представляют в виде системы, а последующее его изучение проводят на основе базовых принципов системного подхода.

Одним из основоположников системного подхода считают Г. Спенсера, английского естествоиспытателя и исследователя социальных явлений. Перенося проблемы биологического организма на социальный уровень, Спенсер не смог выявить чисто социальных явлений, присущих исключительно человеческому обществу. Вместе с тем отдельные элементы его "организмической" теории и в настоящее время актуальны и способствуют проведению всестороннего анализа социальных общностей, в частности социальных организаций.

Однако истинными творцами общей теории систем признаются А.А. Богданов и Л. фон Берталанфи. Особенно весомый вклад в теорию сделан Богдановым. Он разработал ряд основных положений общей теории систем: принцип обратной связи, феномен открытой системы (т.е. системы, взаимодействующей с окружающей средой посредством обмена энергией и веществом). Берталанфи разработал базовые принципы функционирования системы, баланса между входом и выходом, определил принцип "изоморфизма", согласно которому все системы (биологические, технические, социальные, информационные и др.) обладают общими чертами, определяемыми как системные черты.

В соответствии с общей теорией систем под системой понимается некоторое сложное целое, обладающее ярко выраженными границами и относительно независимыми составляющими, связанными между собой так, что изменение положения или состояния одной части с неизбежностью приводит к изменению состояния других частей [19, с.26].

Как правило, представление объекта в виде системы всегда связано с некоторыми трудностями из-за наличия множества определений системы и трудностью выбора единого определения, целиком используемого при построении реальной системы управления.

В общем случае система состоит из множества взаимосвязанных элементов, каждый из которых обладает присущими ему свойствами, но в целом все они действуют целенаправленно [11, с.31].

Системный подход -- это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной кибернетической социально-экономической системы [9, с.15].

Принцип системности предполагает исследование объекта, с одной стороны, как единого целого, а с другой стороны, как части более крупной системы, в которой анализируемый объект находится с остальными системами в определенных отношениях. Таким образом, принцип системности охватывает все стороны объекта и предмета в пространстве и во времени [17, с.145].

Системный подход означает, что каждая система является интегрированным целым даже тогда, когда, она состоит из отдельных, разобщенных подсистем. Системный подход позволяет увидеть изучаемый объект как комплекс взаимосвязанных подсистем, объединенных общей целью, раскрыть его интегративные свойства, внутренние и внешние связи [5, с.61].

Применительно к исследованию организации системный подход предусматривает:

· рассмотрение всей организации как некоторой целостности - системы, состоящей из относительно обособленных взаимодействующих и взаимосвязанных между собой элементов и подсистем с особыми специфическими свойствами;

· рассмотрение организации как открытой многоцелевой системы, имеющей определенные "рамки" управляющей и управляемой (производственной) подсистем, взаимодействующие между собой;

· всестороннее изучение не только отдельных свойств взаимодействующих и взаимосвязанных между собой компонентов системы, ее внутренней и внешней среды, но и генерируемых при этом новых синергетических свойств, обладающих новыми качествами;

· изучение всей совокупности параметров и показателей функционирования системы в динамике, что требует исследования внутриорганизационных процессов адаптации, саморегулирования, самоорганизации, прогнозирования и планирования, координации, принятия решений и т.п.

Соблюдение каждого из приведенных положений имеет большое значение для реализации системного подхода к исследованию. Однако еще в более значительной мере это зависит от способности или неспособности исследователя мыслить системно, воспринимать внутреннюю среду и внешнюю среду целостно и принимать соответствующие системному подходу решения.

Итак, при изучении организации с позиций системного подхода на первом плане выступают: а) деление организации на подсистемы; б) вертикальные и горизонтальные связи организации.

Сравнение схем, построенных на основе простого анализа и системного подхода (рис. 1 и 2) , показывает, что при системном подходе основное внимание уделяется подсистемам организации и связям между отдельными системными единицами.

Рисунок 1 - Простая структурная схема организации

Рисунок 2 - Структурная схема организации: системный подход

Применение системного подхода к исследованию организаций возможно в двух различных вариантах, когда организация рассматривается как закрытая или как открытая система. Обычно исследователи считают организацию закрытой системой, хотя декларируют необходимость изучения организации в тесном взаимодействии с внешней средой. В случае подхода к организации как к закрытой, самодостаточной системе влияние внешнего окружения учитывается в виде действия отдельных факторов, возмущающих и даже изменяющих внутреннюю структуру организации.

Если организация рассматривается как открытая система, она органично вписывается во внешнее окружение и считается ее подсистемой. При этом границы системы представляют собой замкнутую кривую, проходящую по периметру исследуемых объектов так, что она разграничивает область с меньшей интенсивностью взаимодействий вне этой кривой от области с высокой интенсивностью внутри нее (см. рис. 3). Здесь окружение организации не является пассивным и его можно определить как совокупность объектов, внешних по отношению к организации, которые связаны с одним или более системными единицами организации так, что изменение одного или нескольких свойств внешних объектов изменяет поведение системы, что в свою очередь приводит к изменению одного (или более) свойства внешних объектов.

Рисунок 3 - Взаимосвязи организации как открытой системы и внешней среды

Как видно из рис. 3, интенсивность связей нарастает по мере продвижения от внешней среды к границам организации, а внутренние взаимосвязи организации более интенсивны и разнообразны, чем связи с внешней средой [19, с.29].

1.2 Основные принципы системного подхода

Системный подход в исследовании управления можно представить в совокупности принципов, которым необходимо следовать и которые отражают как содержание, так и особенность системного подхода.

Рассмотрим основные принципы системного подхода (системного анализа) [9, с.15]:

1. Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней. Он заключается в выделении объекта исследования целостным образованием, то есть отграничении его от других явлений, от среды.

2. Иерархичность строения, то есть наличие множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня -- элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна подчиняется другой.

3. Принцип функционально-структурного строения целого.

Этот принцип заключается в том, что при исследовании систем управления необходимо анализировать и определять функциональное строение системы, то есть видеть не только элементы и их связи, но и функциональное содержание каждого из элементов. Особым фактором использования этого принципа является фактор развитости функций и степень их обособления, которая в определенной мере характеризует профессионализм ее реализации.

4. Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.

5. Множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

Но эти принципы системности только тогда могут быть полезны и эффективны, могут отражать действительно системный подход, когда они сами будут учитываться и использоваться системно, то есть во взаимозависимости и в связи друг с другом. Как отмечалось выше, при системном подходе важное значение приобретает изучение характеристик организации как системы, т.е. характеристик "входа", "процесса" и характеристик "выхода". При системном подходе на основе маркетинговых исследований сначала исследуются параметры "выхода", т.е. товары или услуги, а именно что производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене.

Затем определяют параметры входа, то есть исследуется потребность в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и информационных), которая определяется после детального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы (уровня техники, технологии, особенности организации производства, труда и управления) и параметров внешней среды (экономической, геополитической, социальной, экологической и др.).

И наконец, не менее важное значение приобретает исследование параметров процесса, преобразующего ресурсы в готовую продукцию. На этом этапе, в зависимости от объекта исследования, рассматривается производственная технология, либо технология управления, а также факторы и пути ее совершенствования. Таким образом, системный подход позволяет нам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

2. ПРИМЕНЕНИЕ СИСТЕМНОГО ПОДХОДА ПРИ ИССЛЕДОВАНИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ ПРОДУКЦИИ НА ПРИМЕРЕ ТОО "БУМКАР ТРЕЙДИНГ"

2.1 Системный подход при контроле качества продукции ТОО "Бумкар Трейдинг"

Проведем исследование системы управления качеством продукции ТОО "Бумкар Трейдинг" с применением системного подхода. Основной продукцией данной компании является бумага и картон. Используя системный подход при исследовании процесса производства продукции ТОО "Бумкар Трейдинг", выявим и рассмотрим все элементы процесса в их взаимосвязи и взаимовлиянии.

Рассмотрим контроль процесса производства продукции ТОО "Бумкар Трейдинг", Основной целью процесса выходного контроля при производстве бумаги и картона является идентификация готовой качественной продукции соответствующей установленным требованиям, а также выявление отклонений и формирование рекомендаций по изменению технологического процесса. Потребителем процесса является оперативный производственный персонал процесса производства бумаги и картона, которому необходима своевременная и достоверная информация по параметрам продукта для улучшения технологического процесса, выпуска продукта высокого качества, а также персонал склада готовой продукции.

Планирование процесса. При производстве картона и бумаги, согласно заявке на изготовление продукции от ЦПГ и ТОО "Бумкар Трейдинг" с учетом требуемых качественных показателей на продукцию планируется деятельность по процессу выходного контроля картона и бумаги. Процесс производства протекает согласно технологической карте производства на определенный вид продукции, в которой указывается композиция сырья, режимы работы оборудования, качественные показатели продукции.

Планирование процесса согласуется по времени и срокам производства картона и бумаги. Для обеспечения оперативного взаимодействия и изменения технологического процесса, контрольный мастер и лаборант ведут записи о протекании технологического процесса, проводят испытания по стадийному выпуску продукции. Для этого ежемесячно составляется график работы оперативного персонала: контрольных мастеров, лаборантов, операторов БДМ (Ф 1 ДП 09-7.5-03/01-06) в которых определены дата, время работы и Ф.И.О. ответственного исполнителя. На основании графика работы и в соответствии с картой технологического контроля проводятся плановые периодические проверки и лабораторные испытания готовой продукции.

В таблице 1 представлены формы ведения документации, отражающей различные процессы деятельности ТОО "Бумкар Трейдинг".

Таблица 1 Формы ведения документации ТОО "Бумкар Трейдинг"

Описание процесса. Выпуск продукции по маркам планируется согласно утвержденной заявки на изготовление продукции от ЦП Г и ТОО "Бумкар Трейдинг" (Рисунок 4).

Рисунок 4 - Процесс уровня А-0. Выходной контроль продукции

Испытания проводятся на аттестованном оборудовании согласно требований НД: ГОСТ, ТУ, методик проведения испытаний, инструкций по эксплуатации оборудования. Полученные данные заносятся в журнал качественных показателей бумаги (Ф 2 ДП 09-7.5-03/01-06), где также указываются время, когда сняли съем, и номера тамбура.

В случаи несоответствия качественных показателей продукции установленным требованиям, даже по одному показателю, лаборант проводит повторный отбор проб и проводит повторные испытания, результат которых является окончательным. По результатам испытаний контрольный мастер определяет марку продукции, и отмечает в журнале качественных показателей бумаги (Ф 2 ДП 09-7.5-03/01-06).

Согласно заявке контрольный мастер определяет формат рулона и резчик выставляет требуемый формат рулона на ПРС. Рулон с ПРС поступает на весы, контрольный мастер фиксирует вес и заносит показания в журнал по приему готовой продукции БДМ (Ф 1 ДП 09-7.5-05/01-06). Далее резчик упаковывает рулон в соответствии с установленными требованиями.

Прием продукции осуществляется контрольным мастером согласно требований НД по упаковке.

При положительных результатах приемо-сдаточных испытаний контрольный мастер принимает рулон, маркирует с торца с указанием марки рулона, нетто, брутто, радиуса, формата, номера рулона, даты изготовления; на рулон клеится этикетка, где дублируется информация, нанесенная с торца рулона. В конце смены он составляет акт о приеме готовой продукции БДМ (Ф 2 ДП 09-7.5-05/01-06).

В случаи выпуска продукции, несоответствующей установленным требованиям по качественным показателям таким, как: влажность, поверхностная впитываемость, продукция оставляется на проведение повторных испытаний до следующей смены. На рулоне (продукция), который оставлен на рассмотрение, контрольный мастер маркером пишет надпись "на рассмотрение и ставит № рулона", при этом контрольный мастер не маркирует рулон с торца и не клеит на рулон этикетку. При соответствии повторных испытаний установленным требованиям продукция принимается, производится запись в журнале (Ф 1 ДП 09-7.5-05/01 -06), маркируется и сдается на склад. В случае выпуска продукции со значительными отклонениями по физико-механическим показателям к установленным требованиям, а также при несоответствии продукции по упаковке (дефекты намотки, наличие внутрирулонных дефектов) продукция не принимается, составляется акт о несоответствии продукции БДМ (Ф 4 ДП 09-7.5-05/01-06) и продукция подлежит роспуску. Контрольный мастер на протяжении всей смены делает записи по каждому рулону в журнале приема готовой продукции (Ф 1 ДП 09-7.5-05/01-06). А также составляет суточный рапорт (Ф 5 ДП 09-7.5-05/01-06), который отправляет учетчикам БДМ.

Описание этапов процесса:

- Подпроцесс 1. Отбор контрольного образца.

После того, как на БДМ сняли тамбур на накате, лаборант и накатчик БДМ отбирают образцы продукции по всей ширине тамбура для проведения испытаний на определение физико-механических (качественных) показателей продукции. Образцы продукции отбираются с каждого тамбура, а также в середине и конце каждого тамбура. В журнале качественных показателей бумаги (Ф 2 ДП 09-7.5-03/01-06) отмечается время отбора контрольного образца продукции. Из контрольного образца по ширине рулона берутся 10 проб размером 200x250 мм и проводятся испытания согласно НД. Пробы продукции на определение влажности отбираются отдельно на накате, помещаются в полиэтиленовый мешочек, и анализ проводится согласно методики по определению влажности.

- Подпроцесс 2. Определение качественных показателей продукции.

Подготовив пробы, лаборанты проводят испытания по определению физико-механических (качественных) показателей продукции на аттестованном оборудовании согласно НД на методы испытаний и инструкций по эксплуатации оборудования. В журнал качественных показателей бумаги (Ф 2 ДП 09-7.5-03/01-06) он вносит записи полученных результатов по испытаниям.

- Подпроцесс 3. Определение марки продукта.

По результатам проведенных испытаний контрольный мастер определяет марку продукции на основании НД утвержденных заявок от ЦПГ и ТОО "Бумкар Трейдинг", в которых определены требуемые марки, количество и формат продукции.

- Подпроцесс 4. Установление формата, веса, упаковки рулона.

Тамбур с наката поступает на продольно-резательный станок, и, в соответствии с утвержденными заявками, выставляется формат рулона. На продольно-резательном станке формируются рулоны, определяется качество намотки. С ПРС рулоны поступают на весы. Контрольный мастер записывает полученный вес на торец рулона. Резчик упаковывает продукцию в соответствии с требованиями НД по упаковке и требованиями заказчика.

- Подпроцесс 5. Маркировка в соответствии с установленными требованиями.

Продукцию, соответствующую установленным требованиям по заявке, по качественным показателям, по намотке, по упаковке, контрольный мастер маркирует в соответствии с установленными требованиями.

Результативность процесса. Результативностью данного процесса будут являться следующие критерии:

-получение качественной продукции согласно заявке;

-проведение контроля продукции в установленные сроки;

-своевременное проведение лабораторных испытаний и выдача рекомендаций для соблюдения технологического регламента на всех стадиях производства;

-уменьшение перерасхода сырья и химикатов;

-своевременное выявления бракованной продукции на всех стадиях производства бумаги и картона;

-отсутствие рекламаций от потребителя.

Мониторинг процесса. При производстве бумаги и картона на БДМ, контрольный мастер периодически осуществляет наблюдение за процессом производства, методом отбора образцов готовой продукции для лабораторных исследований по определению соответствия образцов заданным параметрам. Мониторинг процесса осуществляется начальником ОРТиЗК на основе периодического просмотра, записей по качеству и текущего анализа критериев результативности.

Также контроль результативности процесса выходного контроля продукции БДЦ осуществляется при проведении внутренних аудитов СМК.

Мониторинг и измерение продукции. Ежедневно и ежесменно по каждой партии выпущенной продукции фиксируются все данные проводимых испытаний в журнале по качеству выпускаемой продукции.

В течение смены формируется суточный рапорт по выпуску готовой продукции в электронном варианте, который рассылается учетчикам БДМ и высшему руководству и начальнику ПКиБ.

В соответствии с технологическим регламентом проводится постоянный мониторинг продукции. Все результаты испытаний фиксируются в журнале качественных показателей бумаги. Все данные по выпуску готовой продукции фиксируются в журнале по приему готовой продукции БДМ.

Управление несоответствующей продукцией.

В случаи выпуска продукции несоответствующей установленным требованиям по качественным показателям данная продукция переводится на продукцию с пониженной маркой при наличии ее в утвержденной заявке. При выпуске продукции с большими отклонениями по показателям и по несоответствию упаковке данная продукция подлежит утилизации.

В случаи выпуска продукции несоответствующей установленным требованиям по качественным показателям продукция оставляется на проведение повторных испытаний до следующей смены. На рулоне (продукция), который оставлен на рассмотрение, контрольный мастер маркером пишет надпись "на рассмотрение и ставит № рулона". При соответствии повторных испытаний установленным требованиям продукция принимается и производится запись в журнале готовой продукции (Ф 1 ДП 09-7.5-05/01-06), маркируется и сдается на склад. При поступлении рекламации от потребителя и возврата продукции, отделом развития технологии и заверения качества проводится работа по выявлению причин возникновения брака. Проводится разъяснительная работа с технологическим персоналом БДМ. Составляется план корректирующих мероприятий (Ф 6 ДП 09-7.5-05/01-06) для предупреждения выработки бракованной продукции.

Возвратную продукцию берет на приход кладовщик склада готовой продукции и ставит бракованную продукцию в специально отведенное место буферного склада. На возвратную продукцию начальник ОРТиЗК составляет акт о браке (Ф 7 ДП 09-7.5-05/01-06). В акт о браке заносятся данные о марке бракованной продукции, количестве, причины брака. Акт о браке подписывается комиссией, утверждается техническим директором и передается в бухгалтерию. Копии акта о браке рассылаются: заместителю управляющего директора но производству, начальнику ПКиБ, учетчикам БДМ, кладовщикам склада сырья и в ОРТиЗК. Бракованная продукция отправляется в ЦПМ для уничтожения (переработка).

Анализ данных. По результатам процесса контроля готовой продукции картона и бумаги ежедневно на оперативном совещании определяются выполненные запланированных мероприятий и методы взаимодействия между участниками процесса. Участники процесса приводят необходимые данные и записи, которые были сформированы при осуществлении процесса.

Контрольный мастер предоставляет данные по причинам отклонений, вызванных технологическим оборудованием и оперативным персоналом, приводит данные по отбракованной продукции в акте о несоответствии продукции БДМ (Ф 4 ДП 09-7.5-05/01-06). Совместными усилиями проводится оценка работы всех участников процесса, которая выявляет критические факторы, влияющие на процесс, и дает потенциальную возможность изменить меры взаимодействия для улучшения деятельности.

По результатам анализа данных ежемесячно формируется отчет "Качество выпущенной продукции за200_ года" (Ф8 ДП 09-7.5-05/01-06) для предоставления высшему руководству. Ежедневный анализ выпускаемой продукции в виде суточного рапорта в электронном варианте (Ф5 ДП 09-7.5-05/01-06) по требованию доводится до высшего руководства.

Улучшения, корректирующие и предупреждающие мероприятия.

С целью постоянного улучшения процесса в компании предпринимаются следующие действия:

- проводится работа с персоналом для осведомленности об изменениях настоящей ДП;

- деятельность по улучшению данного процесса основывается на изменении требований к процессу в системе менеджмента качества и наличии несоответствий в системе менеджмента качества, связанных с реализацией процесса.

Мероприятия по улучшению деятельности процесса разрабатываются с учетом рекомендаций международного стандарта ИСО 9004:2000. Контроль выполнения мероприятий, направленных на улучшение процесса, возлагается на ПРК. Результаты мониторинга процесса в виде отчетного документа являются входными данными для составления полугодового "Отчета о динамике результативности процессов", который предоставляется на Балансовую комиссию "Анализ со стороны руководства".

2.2 Внутренние аудиты ТОО "Бумкар Трейдинг"

Настоящая документированная процедура разработана для регламентации - деятельности по проверке системы менеджмента качества компании в соответствии с требованиями МС ИСО 9001:2000, а также формирования отчетной документации по процессу.

Планирование процесса. Представитель руководства по качеству готовит годовую программу аудита (Ф 04 ДП 03-8.2-01/01-06), в соответствии с которой проводятся конкретные внутренние аудиты реже одного раза в три месяца. Для проведения аудита готовится проект приказа о проведении аудита, в котором назначается ведущий аудитор и группа аудиторов, указываются сроки и область аудита.

В таблице 2 представлены формы ведения документации по аудиту.

Таблица 2 Формы составления документации по внутреннему аудиту

При составлении годовой программы аудита ПРК учитывает:

- наличие претензий,

- получаемых компанией;

- результаты предыдущих внутренних и внешних аудитов; важность и сложность проверяемых процессов:

- результаты анализа состояния результативности СМК.

Составление годовой программы аудита (Ф 04 ДП 03-8.2-01/01-06) (планирование) осуществляется с учетом принципа независимости проводимых аудитов (аудиторы не могут проверять собственную работу).

Разработанную годовую программу аудита ГТРК передает управляющему директору для утверждения. Утвержденная годовая программа аудита должна сформироваться не позднее 15 января планируемого года. Утвержденная годовая программа аудита доводится ПРК до всех заинтересованных лиц под роспись. После этого ПРК помещает документ в дело с материалами по внутренним аудитам СМК.

Порядок работы (Приложение 1).

Ежеквартально в компании проводятся внутренние аудиты отдельных процессов. Ответственность за проведение внутреннего аудита несет ПРК. Он назначает ведущего аудитора и группу внутренних аудиторов. В группу аудита может быть назначен также технический эксперт, не имеющий полномочий аудитора, но обладающий специальными знаниями или опытом применительно к объекту, подвергаемому аудиту.

Ведущий аудитор СМК, назначенный для проведения аудита, в соответствии с годовой программой аудита приказом директора, примерно за 2-3 недели до аудита составляет план проведения аудита (Ф 05 ДП 03-8.2-01/01-06) и представляет его на согласование ПРК, а затем на согласование с проверяемым должностным лицом (структурным подразделением).

План аудита выступает в качестве основы соглашения между аудиторской группой, проверяемым структурным подразделением и ПРК. План должен облегчить координации действий по аудиту. План аудита должен быть достаточно гибким, чтобы допускать изменения, например, изменение объема аудита, которое может оказаться необходимым по мере выполнения аудита на местах.

План аудита должен включать следующее:

-цели аудита;

-критерии аудита и любые справочные документы;

-объем аудита, включая идентификацию организационных и функциональных единиц и процессов, подлежащих проверке:

-дату и место, где должны осуществляться действия по аудиту на местах;

-ожидаемое время и продолжительность действий по аудиту на местах, включая совещания с руководством организации и совещания аудиторской группы;

-роли и обязанности членов аудиторской группы и сопровождающих лиц;

-выделение соответствующих ресурсов для критических областей аудита.

При планировании внутреннего аудита ведущий аудитор должен делать проверку исполнения плана корректирующих мероприятий предыдущего внутреннего аудита, если данная проверка не была осуществлена ранее. Любые возражения со стороны проверяемого подразделения должны быть разрешены совместно ведущим аудитором и ПРК. Любой пересмотренный план аудита должен быть согласован вовлеченными сторонами до продолжения аудита.

Ответственность за проведение внутреннего аудита несет ПРК по качеству. Он назначает ведущего аудитора и группу внутренних аудиторов.

Руководители подразделений обеспечивают процесс аудита в их подразделениях и несут ответственность за предоставление достоверной информации. В случае выявления несоответствия, руководители подразделений, совместно с ответственными за соответствующие процедуры СМК. Обязаны своевременно предпринять корректирующие и действия по устранению причин несоответствий.

Описание этапов процесса (Приложение 2):

Распределение ответственности и полномочий по аудиту.

ПРК собирает рабочую группу внутренних аудиторов во главе с ведущим аудитором. Которые были утверждены приказом управляющего директора. Проводится совещание, на котором ПРК информирует аудиторов об особенностях предстоящего аудита и распределяет ответственность и полномочия по процессам между аудиторами. Ведущий аудитор извещает руководителей подразделений, где будет проводиться утренний аудит СМК, не позднее, чем за три дня до даты проведения аудита. Назначает время аудита.

Анализ документации и подготовка к проведению внутреннего аудита.

Ведущий аудитор распределяет между аудиторами документацию (процедуры, инструкции формы и прочее) для анализа и составления вопросов. Затем ведущий аудитор и аудиторы составляют вопросник аудита по форме (Ф 01 ДП 03-8.2-01/01-06) с учетом происходящих процессов, применяемых процедур, используемых документов, регистрируемых данных и требований МС ИСО 9001:2000. Руководитель проверяемого подразделения должен подготовить необходимую документацию, информацию и рабочее место для аудиторов. А также провести предварительное внутренне совещание с сотрудниками подразделения по подготовке к аудиту. В случае своего отсутствия руководитель назначает ответственных исполнителей в подразделении для работы с аудитором СМК.

Проведение аудита на местах.

Ведущий аудитор проводит первичное совещание в проверяемом подразделении, на котором сообщает о рамках и порядке проведения аудита, объясняет порядок отчетности и следующие шаги. При проведении аудита в проверяемом подразделении группа аудиторов работает гласно составленному вопроснику. Аудиторы должны рассматривать объективные данные, задавать вопросы с максимумом деталей, вести записи, учитывать влияние на другую деятельность.

По мере заполнения вопросника (Ф 01 ДП 03-8.2-01/01-06) аудитором формирую записи о несоответствиях либо замечаниях. По окончании каждого рабочего дня аудита группа внутренних аудиторов обсуждают на совещаниях отнесение выявленных отклонений к несоответствиям либо замечаниям, которые далее отражаются в Актах о несоответствии (Ф 03 ДП 03-8.2-01/01-06), оформляемых в 2-х экземплярах, один из которых остается у внутреннего аудитора, а другой передается руководителя аудируемого структурного подразделения, причастного к возникновению данного несоответствия. Если руководитель проверяемого подразделения не согласен с замечанием аудитора, то он имеет право записать свое особое мнение при подписании акта. По окончании проведения внутреннего аудита в структурном подразделении (процессе) ведущий аудитор и рабочая группа анализируют результаты аудита; восстанавливается тип несоответствия (значительное, незначительное), совместно с руководителем структурного подразделения - причина и систематичность его возникновения.

На основании актов руководитель данного структурного подразделения совместно со своими подчиненными готовит план корректирующих мероприятий (Ф 06 ДП 03-8.2-01/01 06) в течение 5 (пяти) рабочих дней после получения акта и передает план ведущему аудитору.

Ответственность по корректирующим и предупреждающим действиям возложена на руководство и сотрудников проверяемого подразделения. Руководитель аудируемого подразделения ответственен за выполнение корректирующих мероприятии в сроки согласно плану.

Анализ результатов и составление отчета по аудиту.

Ведущий аудитор оформляет отчет но внутреннему аудиту по форме (Ф 02 ДП 03-8.2-01/01-06); приложениями к отчету являются программа ВА (Ф 04 ДП 03-8.2-01/01-06); ВА (Ф 05 ДП 03-8.2-01/0.-06), вопросники (Ф 01 ДП 03-8.2-01/01-06), акты о Несоответствиях (Ф 03 ДП 05-8,2-01/01-06) и планы корректирующих мероприятий (Ф 06 03-8.2-01/01-06).

Ведущий аудитор представляет отчет на заключительном собрании перед ПРК и руководителями аудируемых структурных подразделений не позднее пять рабочих дней после получения планов корректирующих мероприятий. При предоставлении отчета ведущий аудитор должен объяснить и обсудить выявленные несоответствия, обязательно отметить позитивные моменты и успехи, общий уровень соответствия, а также предложенные корректирующие/предупреждающие мероприятия и сроки их выполнения. Аудит считается законченным после подписания отчета (Ф 02 ДП 03-8.2-01/01-06) ведущим аудитором и ПРК. ПРК проводит и предоставляет анализ внутреннего аудита управляющему директору в составе отчета "Анализ со стороны руководства".

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В наше время происходит невиданный прогресс знания, который, с одной стороны, привел к открытию и накоплению множества новых фактов, сведений из различных областей жизни, и тем самым поставил человечество перед необходимостью их систематизации, отыскания общего в частном, постоянного в изменяющемся.

Изучение объектов и явлений как систем вызвало формирование нового подхода в науке -- системного подхода.

Системный подход обладает существенными достоинствами по сравнению с другими, например:

1) возможности системного подхода значительно шире для познания объекта исследования, в том числе его синергетических свойств;

2) можно декомпозировать любой изучаемый объект с необходимой глубиной для достижения цели исследования, что обеспечивает выявление всего необходимого для изучения любого относительно неделимого элемента;

3) создается более глубокая схема обоснования и выявления характера и достоверности связей и отношений в исследуемом объекте, и при этом формируются предпосылки для поиска новых механизмов эффективного функционирования объекта;

4) обусловливается тесная связь с другими методологическими направлениями науки, а при необходимости имеется возможность совместного интегративного применения других методологических подходов, что повышает результативность исследования.

Применение системного подхода к процессу принятия управленческого решения позволяет определить структуру проблемы, систему ее решения, взаимосвязи компонентов системы и очередность их совершенствования [18, с.39].

Одной из общемировых тенденций в обеспечении качества продукции является системный подход в управлении качеством продукции.

Одним из важнейших факторов роста эффективности производства является улучшение качества выпускаемой продукции. Повышение качества выпускаемой продукции расценивается в настоящее время, как решающее условие её конкурентоспособности на внутреннем и внешнем рынках. Конкурентоспособность продукции во многом определяет престиж страны и является решающим фактором увеличения её национального богатства.

В соответствии с имеющимся собственным и зарубежным опытом и действующими международными стандартами необходимо пересмотреть модель действующей системы управления качеством продукции. Направленность совершенствования действующей системы УКП должна быть таковой, чтобы было обеспечено её функционирование на основе реального механизма управления качеством, сориентированного на изготовление конкурентоспособной продукции, удовлетворяющей требованиям имеющихся и потенциальных потребителей. При этом необходимо ориентироваться на использование следующих принципиально важных положений в системе УКП:

- приоритеты в системе УКП должны быть расставлены так, чтобы на первом месте стояло качество продукции во имя потребителя. Руководство предприятия должно доходчиво, на основе экономического обоснования довести до производственных подразделений, что на первом месте стоит задача обеспечения качества, а объёмы производства - только на втором и настоять на выполнении этого подхода.

- повсеместно и постоянно подкреплять выше указанный подход проведением новой инвестиционной и инновационной политики, переходя от традиционного увеличения объёмов производства к реконструкции, перевооружению и обновлению основных фондов и самой продукции, обеспечивающих существенное повышение качества продукции;

- изготовитель обязательно должен иметь и осуществлять рациональную систему сбора, учёта, обработки, анализа и хранения в течении определённого срока информационных данных о качестве продукции;

- для обеспечения требуемого качества каждого вида продукции на предприятии должна функционировать отдельная система УКП;

- улучшение материально-технического снабжения должно осуществляться умением найти нужных поставщиков, повышением заинтересованности каждого поставщика и установлением с ними тесных контактов многопланового характера;

- управленческие воздействия должны быть эффективными и выполняться применительно ко всем стадиям жизненного цикла продукции;

- создание системы непрерывного обучения в области УКП и воспитание всех трудящихся (учащихся, студентов, рабочих, мастеров) в духе уважительного отношения к потребителям, заказчикам. Необходимо создавать специализированные центры по обучению и повышению квалификации в области управления и повышения качества продукции, различные школы и курсы качества, преподавание в которых могут осуществлять также специалисты других стран;

- повышение роли стимулирования в сфере производства, изготовления продукции высокого и стабильного качества.

Таким образом, целевой установкой общефирменной системы обеспечения качества является обеспечение постоянной динамики улучшения качества производимой продукции и снижения её себестоимости.

В основе же системного подхода, как методологии научного познания, лежит исследование объектов как систем. Системный подход способствует адекватному и эффективному раскрытию сущности проблем и успешному их решению в различных областях науки и техники.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Аронов И.З. TQM как система управления Тейлора / Стандарты и качество. -- 2001. -- № 12. -- с. 94-98.

2. Берталанфи Л. Общая теория систем -- критический обзор // Исследования по теории систем. М., 1969.

3. Богданов АЛ. Всеобщая организационная наука: В 2 т. М., 1989.

4. Внутренняя документация ТОО "Бумкар Трейдинг", 2006 г.

5. Гаджинский А. М. Логистика: Учебник для высших и средних специальных учебных заведений / 2-е изд.-- М.: Информационно-внедренческий центр "Маркетинг", 1999. -- 228 с.

6. Голубев А.Е. Организационные подходы к совершенствованию системы менеджмента качества / Вестник СГСЭУ. - 2005. - №11.

7. ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Системы менеджмента качества. Требования.

8. Зуб А. Т. Стратегический менеджмент: Теория и практика: Учебное пособие для вузов. - M.: Аспект Пресс, 2002. - 415 с.

9. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. - 157 с.

10. Иняц Н. Малая энциклопедия качества. Ч. III. Современная история качества. -- М.: РИА "Стандарты и качество", 2003.

11. Кнорринг В. И. Теория, практика и искусство управления: Учебник для вузов по специальности "Менеджмент" / 2-е изд., изм. и доп. -- М.: Издательская группа НОРМА-ИНФРА * М, 2001. -- 528 с.

12. Конарева Л. А. Управление качеством продукции в промышленности. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 256 с.

13. Платов В. Я. Современные управленческие технологии. - М.: Дело, 2006. - 382 с.

14. Ременников В.Б. РУР: Учебное пособие. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.

15. Розова Н.К. Управление качеством. - СПб: Питер, 2002. - 211 с.

16. Смирнов Э. А. Разработка управленческого решения: учебник. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. - 270 с.

17. Спицнадель В. Н. Основы системного анализа: Учеб. пособие. -- СПб.: Изд. дом "Бизнесс-пресса", 2000. - 326 с.

18. Фатхутдинов Р.А. Стратегический менеджмент: Учебник. / 7-е изд., испр. и доп. М.: Дело, 2005. - 448 с.

19. Фролов С. С. Социология организаций: Учебник. - М.: Гардарики, 2001. -- 384 с.

20. Чуйкин А.М. Основы менеджмента: Учебное пособие / Калинингр. ун-т. - Калининград, 1996. - 106 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Схема процесса уровня А-0. Внутренний аудит

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Схема этапов процесса уровня А-0. Внутренний аудит