Совершенствование информационного обеспечения управления предприятием

85

СОДЕРЖАНИЕ

• Введение 2
• 1 Теоретические аспекты информационного обеспечения управления деятельностью предприятия 6
• 1.1 Понятие и сущность управленческой информации 6
• 1.2 Информационные системы и технологии в организации управленческой деятельности предприятия 14
• 1.3 Технология формирования информационного обеспечения процесса принятия решения 17
• 2 Анализ информационного обеспечения управления предприятием 26
• 2.1 Общая характеристика объекта исследования 26
• 2.2 Анализ финансово-экономических показателей 33
• 2.3 Характеристика существующего информационного обеспечения управления деятельностью предприятия 37
• 3 Совершенствование информационного обеспечения деятельности предприятия 50
• 3.1 Предложения по совершенствованию информационного обеспечения деятельности предприятия 50
• 3.2 Технические средства совершенствования информационного обеспечения 54
• 3.3 Определение экономического эффекта от внедрения внесенных предложений 71
• Заключение 77
• Список использованной литературы 85

Введение

Последнее десятилетие характеризуется не только радикальным изменением социально-экономической среды, в которой функционируют российские предприятия и организации всех форм собственности, но и устойчивой тенденцией развития информатизации процессов управления.

Необходимость действовать в условиях рыночной экономики, все обостряющейся конкуренции товаропроизводителей обусловливает повышенные требования к профессиональным качествам специалистов, ответственности руководителей за результаты и последствия принимаемых решений. Чрезвычайно актуальными становятся учет временного фактора и организация анализа материальных, товарных, финансовых потоков, поиск обоснованных решений в регулировании производственно-хозяйственных и финансовых ситуаций.

Внедрение в управленческую деятельность исследовательского подхода базируется на применении современных достижений в области информационных технологий, обеспечивающих полноту, своевременность информационного отображения управляемых процессов, возможность их моделирования, анализа, прогнозирования. Исследовательский подход, лежащий в основе менеджмента, одинаково присущ как федеральным, региональным, местным органам управления, так и предприятиям, фирмам, корпорациям, которые проводят инжиниринговые исследования и реинжиниринг организационных структур, тесно увязывая их с проектируемыми бизнес-процессами и добиваясь при этом реального выигрыша во времени и экономического эффекта.

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера управления. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в технологии управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается квалификация и профессионализм специалистов, занятых управленческой деятельностью.

Стремительный рост и дифференциация спроса на все виды информации, в том числе научную, техническую и в большей степени экономическую, а также повышение требований к содержанию и формам представления данных являются серьезными стимулами развития рынка информационных и коммуникационных технологий. Именно владение достоверной и актуальной информацией вместе с умением эффективно применять адекватные методы и средства ее сбора, преобразования и передачи служит основой успешной деятельности любых предприятий и организаций, независимо от их организационно- правовой формы.

Коренные преобразования в экономической среде, переход от административно-командных к экономическим методам управления, развитие предпринимательской деятельности и рыночных структур, а также необходимость быстрого принятия решений привели к существенным изменениям в потоках информации, организационных формах и методах обработки и представления данных. Большинство пользователей отказались от услуг, предоставляемых крупными вычислительными центрами. С появлением персональных компьютеров, удобной и компактной оргтехники их услуги оказались невостребованными в силу ряда причин, в том числе организационных, технических и экономических.

Информация осознана современным обществом как необходимое условие для любой целесообразной деятельности. Она становится важнейшим стратегическим ресурсом. Наибольший экономический и социальный успех сегодня сопутствует тем странам, которые активно используют современные средства коммуникаций, информационных технологий и их сетевые приложения: электронную почту, дистанционное обучение, мультимедиа, телевидение, телеконференции, визуализацию, моделирование, компьютерную графику, телемедицину и многое другое. Доступная для оперативного воспроизводства средствами компьютерной обработки информация превращается в важнейший фактор социального развития общества. В настоящее время наиболее развитые страны мира находятся на завершающей стадии индустриального этапа развития общества и перехода к следующему этапу, который назван информационным.

Начальным и конечным пунктом работы менеджера является информация и различные справочные материалы. Информационные технологии имеют большое значение для менеджеров, ведь основу их труда составляет именно информация.

Сфера применения новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и развитых средств коммуникации весьма обширна. Она включает различные аспекты -- от обеспечения простейших функций служебной переписки до системного анализа и поддержки сложных задач принятия решений. Персональные компьютеры, лазерная и оптическая техника, средства массовой информации и различного вида коммуникации (включая спутниковую связь) позволяют учреждениям, предприятиям, фирмам, организациям, трудовым коллективам и отдельным специалистам получать в нужное время и в полном объеме необходимую информацию для реализации профессиональных, образовательных, культурных и тому подобных целей.

Этим обусловливается актуальность темы дипломной работы.

Целью настоящей дипломной работы является анализ информационного обеспечения управления на ООО «Арт Стиль Март Мебел Руссланд». Для достижения поставленной цели в работе решены следующие задачи:

1. охарактеризована сущность и основные понятия информационных систем управления;

2. показана технология формирования управленческой информации;

3. охарактеризованы информационные системы, используемые в управленческой деятельности ООО «Арт Стиль Март Мебел Руссланд»;

4. предложены меры по совершенствованию управления предприятием на основе информационных систем и определена их эффективность.

Таким образом, объектом данного исследования является ООО «Арт Стиль Март Мебел Руссланд», предметом - информационное обеспечения управления предприятием.

Дипломная работа написана на 80 листах и состоит из введения, трех глав, разбитых на параграфы, заключения и списка использованной литературы.

1 Теоретические аспекты информационного обеспечения управления деятельностью предприятия

1.1 Понятие и сущность управленческой информации

Вопросы регулирования, обеспечения и защиты прав на коммерческую информацию относятся к числу наименее разработанных в российской науке. Правовой режим коммерческой информации еще находится в стадии становления. Фактически отсутствует практический опыт применения действующего законодательства о коммерческой информации. Говоря о коммерческой информации, следует иметь в виду ее главную составляющую - коммерческую ценность для предпринимателя.

Для выделения юридически значимых признаков коммерческой информации, используемой в торговом обороте, необходимо обратиться к понятию информации как объекта гражданских прав, регулируемого Гражданским кодексом Российской Федерации (ст. 128 ГК). Информация как особый объект гражданских прав является идеальным компонентом бытия, т.е. нематериальным благом, подвергается лишь моральному, но не физическому старению, имеет свойство неограниченного тиражирования, распространения и преобразования форм ее фиксации, законом не закреплена монополия лица на обладание и использование информации, кроме той части информации, которая, по мнению законодателя, имеет коммерческую ценность и подпадает под понятие коммерческой тайны (ст. 139 ГК). Таким образом, информация в гражданско-правовом смысле характеризуется нематериальным характером по отношению к материальному носителю, для включения в торговый оборот требует объективации, т.е. закрепления на материальном носителе, имеет количественную определенность и возможность многократного использования. Документированная коммерческая информация, зафиксированная на материальном носителе, относится к понятию «информационные ресурсы», которые выступают объектом правового регулирования и договорных отношений, связанных с ее сбором, хранением, поиском, переработкой, распространением и использованием в коммерческой деятельности.

Коммерческая информация является важнейшим связующим звеном, обеспечивающим деятельность изготовителей, торговых посредников и потребителей в процессе товарообращения, основой для анализа, планирования и контроля за результатами получения прибыли.

Формирование инфраструктуры товарного рынка, включающей, по мнению профессора Пугинского Б.И., подсистемы складского хозяйства, транспортного обслуживания и товароупаковочной индустрии, требует создания и функционирования «подсистемы информационного обеспечения об изготовителях товаров, их производственных возможностях, о наличии запасов товаров, об имеющихся запросах покупателей Селезнёв М.Л. Информационные вычислительные системы и их эффективность М.: 1986.».

Решение этой задачи осложняется объемами коммерческой информации, которая касается 25 - 30 млн. наименований изделий и должна быть доступной нескольким миллионам пользователей. В связи с этим стоит задача создания во всех регионах страны соответствующих звеньев (структур), занимающихся сбором, обработкой и передачей данных клиентам о ресурсах и спросе на товары (услуги) на договорной основе с учетом зарубежного опыта. Реализация этой задачи связана с обращением на рынке значительной части коммерчески ценной информации, охраняемой в соответствии с законом либо договором.

Изучение и анализ условий рынка осуществляются с использованием широкого круга источников коммерческой информации. Это периодическая печать - газеты, специализированные журналы, бюллетени, монографии, обзоры рынков, публикации торговых палат и союзов предпринимателей, издания банков, страховых компаний, рекламных агентов, отдельных предприятий, сообщения официальных государственных органов по вопросам торговли, где даются общие данные об изучаемом рынке, формах и методах торговли.

При изучении предприятий-изготовителей, торговых посредников и потребителей используются годовые отчеты о деятельности и балансы, проспекты и каталоги, в которых даются характеристики производственной и торговой деятельности, размеры капиталовложений, финансовые показатели работы предприятия и его структурных подразделений, источники финансирования и обязательства, счет прибылей и убытков за год; описание технологических процессов и новых технических достижений; техническая характеристика продукции по номенклатуре выпускаемых и предлагаемых к продаже товаров. Кроме того, информация может быть получена из справочников по торговым фирмам, где содержится их отраслевая и финансовая связь с другими предприятиями.

Перечисленные выше источники коммерческой информации являются общедоступными, открытыми. Конкретную информацию о соотношении между спросом и предложением товаров (услуг) на рынке можно получить, например, путем проведения маркетинговых исследований. Эта информация, как правило, является закрытой.

Исследования рынка ведутся по двум взаимосвязанным направлениям: первое - изучение и анализ условий рынка; второе - изучение форм и методов торговли Ивлев В., Каменнова М., Попова Т. Методологический подход к реорганизации деятельности предприятия // Открытые системы, 1996, №2.. Изучение спроса проводится в тесной взаимосвязи с изучением предложений и цен. Формы и методы торговли изучаются с целью анализа деятельности предприятий-производителей и фирм, выступающих на рынке в качестве продавцов и покупателей конкретного товара, выявления позиций на рынке, каналов и методов сбыта, коммерческой практики, используемой в торговле данным товаром.

Наибольшее количество спорных вопросов вызывает охраняемая коммерческая информация. В этой связи представляется важным раскрытие сущности и форм проявления коммерчески значимой информации.

Производство товаров, выполнение работ и оказание услуг в сфере торгового оборота связаны с использованием различной научной, технической, технологической, коммерческой и иной информации.

Коммерческую информацию, как один из видов информации, используемой производителем товаров (работ, услуг), условно можно сравнить с айсбергом, где видимая его часть - это открытая информация, а невидимая - закрытая Стассман Поль А. Информация в век электроники: (Проблемы управления): Пер. с англ. с сокр. / науч. ред. и авт. предисл. Б.З. Мильнер. - М.: Экономика, 1987 - 240 с..

Открытая информация - это та, которая не скрывается производителем. Она общеизвестна, представляет чисто теоретический и научный интерес либо охраняется патентным или авторским правом, используется в процессе производства товаров, выполнения работ и оказания услуг.

Закрытой является информация, которая специально скрывается и защищается производителем товаров (работ, услуг) от посторонних лиц. Ее использование в процессе производства и сбыта товаров дает коммерсанту преимущество перед конкурентами на рынке. Известно, что основой рыночной экономики является конкуренция товаров (работ, услуг). Успех в производстве конкурентоспособных товаров (работ, услуг) определяется невозможностью доступа предпринимателей к сырью и энергоресурсам; его основа - интеллектуальная собственность предприятия, используемая так, чтобы произвести и предложить потребителям товары (работы, услуги) более дешевые, более экономичные и удобные в обращении, чем у аналогичных фирм.

В условиях конкуренции получение прибыли предприятием зависит от умения сохранить коммерчески значимую информацию, неизвестную конкурентам, а также от способности правильно распорядиться ею на рынке.

В этой связи следует отметить, что государство уделяет серьезное внимание дальнейшему развитию малого и среднего предпринимательства с целью формирования среднего класса предпринимателей в России и создания реального сектора экономики. Расширение сферы деятельности субъектов предпринимательства повлечет за собой увеличение спроса на коммерчески значимую информацию. Уже сегодня три четверти предпринимателей, как показывают данные опроса, интересуются коммерческой, маркетинговой и нормативно-правовой информацией Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем: учебник для вузов. М.: 1993., использование которой они связывают с экономической устойчивостью работы фирм и желанием расширить сферу предпринимательской деятельности.

Известно, что экономически устойчивой считается фирма, прибыли которой непрерывно увеличиваются. Зададим себе вопрос: почему и за счет чего это происходит? Что является движущей силой экономического роста? Можно с уверенностью сказать, что одним из важнейших составляющих этого процесса является обладание и умелое использование фирмой коммерчески значимой информации. Коммерчески значимая информация включает совокупность сведений, составляющих коммерческую тайну и ноу-хау (секреты промысла), участвует в торговом обороте и является связующим звеном во всех направлениях деятельности коммерческих организаций. Коммерчески значимая информация может относиться к разным сферам (технике, технологии, экономике, организации и т.д.), отражать любую сторону деятельности коммерческой организации, быть продуктом внутреннего производства либо может быть передана по договору, но в силу неизвестности ее партнерам (конкурентам) благодаря сохранению в тайне фирменного «секрета» имеет ценность в рыночном обороте. Используемая в таком качестве информация, хотя и составляющая не более 5% от ее общего объема, является важнейшим ресурсом коммерческой организации, ее инструментом (средством) получения прибыли в условиях существования конкуренции, ее разглашение (утечка) может стать причиной экономических потерь.

Коммерчески значимая информация приобрела в рыночной экономике огромную значимость. Ее доля участия в получении организацией прибыли значительно выше по сравнению с использованием открытой информации, а также традиционных результатов интеллектуальной деятельности и средств индивидуализации.

Конкуренция на рынке диктует постоянное обновление ассортимента и улучшение качества выпускаемой продукции, что заставляет предприятия выделять коммерчески значимую информацию и заботиться о ее правовой защите. Однако это под силу только крупным предприятиям, имеющим в своей структуре службы безопасности. Большинство руководителей малых и средних предприятий сегодня не имеют финансовых возможностей содержать такие службы и даже отдельных специалистов и слабо осведомлены в использовании средств и методов защиты коммерчески значимой информации.

Однако мало изготовить хорошую вещь, ее нужно еще выгодно продать. В коммерческой деятельности большое значение имеет деловая информация, включающая планы, результаты маркетинговых исследований и рекламной деятельности, планы сбыта товаров, организацию сбыта с помощью торговых посредников, новые приемы и технологии сбыта товаров, списки клиентов, посредников, финансовые, страховые и иные операции по обеспечению эффективного товарооборота на рынках и другие. Знание подобных сведений дает конкурентам преимущество при завоевании рынков сбыта товаров, переманивании клиентов и навязывании им невыгодных сделок.

Для этапа реализации товаров характерны различные уровни и степень концентрации деловой информации, отнесенной к коммерческой тайне, в зависимости от стадий существования товаров на рынке (внедрение, рост, зрелость, насыщение и спад), которые, по образному выражению Ф. Котлера, образуют жизненный цикл не только конкретных изделий, но и их групп (классов товаров).

На предприятиях с различными формами собственности и отраслевой принадлежностью накапливается и циркулирует коммерчески значимая технологическая и деловая информация, характеризующая внутреннее состояние организации и охраняемая в режиме "коммерческая тайна" и внешнюю среду - о состоянии рынка, репутации фирм-конкурентов, потенциальных потребителях и т.д.

В данном случае можно говорить об определенных элементах информационной системы, дающей представление о внешней среде предприятия.

Речь идет, во-первых, о репутации предприятия, которая оценивается: 1) по качеству, цене и другим показателям произведенных и реализованных товаров, выполненных работ и оказанных услуг; 2) по уровню профессиональной подготовленности персонала, ответственности и т.д. Во-вторых, об информации о потребителях, у которых различное представление о потребительских свойствах товаров, качестве выполняемых работ и оказываемых услуг. В-третьих, об ограничениях, устанавливаемых государством в сфере конкретной предпринимательской деятельности, и их учете при осуществлении производства и реализации товаров, выполнении работ и оказании услуг. В-четвертых, информация о конкурентах включает данные о рыночных ценах, скидках, условиях договоров, спецификациях, доле конкурента на рынке и тенденциях ее изменения, общем объеме сбыта данного товара, аналогичных выполняемых работах и оказываемых услугах, стратегических планах конкурентов по проведению маркетинговых исследований и рекламы, о сильных и слабых позициях отдельных конкурентов.

Как известно, конкуренция представляет собой процесс, в котором хозяйствующие субъекты, независимо действующие на рынке, ограничивают друг друга в возможностях установления контроля за созданием условий на рынке Рынок и антимонопольное законодательство России / Под ред. Ю.И.Бурлинова, Д.Б.Горохова, Н.И.Клейн. - М., 1992.. Конкуренцию следует признавать добросовестной в том случае, если нет барьеров для вхождения хозяйствующего субъекта на рынок, а цены свободно определяются спросом и предложением. Недобросовестной конкуренцией признаются действия хозяйствующих субъектов, направленные на приобретение преимуществ в предпринимательской деятельности, которые противоречат нормам действующего законодательства, обычаям делового оборота и могут причинить убытки другим предприятиям, в т.ч. и в виде причинения ущерба их деловой репутации.

При получении информации о внешней среде предприятия руководствуются определенными принципами. В частности, четко определяется цель получения конкретного вида информации, какие силы и средства следует при этом задействовать, уточняются критерии оценки достоверной и полезной информации. На предприятии в процессе его функционирования создается система накопления, обработки и систематизации КЗИ о его внутреннем состоянии и внешней среде, а также определяется порядок доведения такой информации до потребителей из числа работников предприятия и третьих лиц. Названные принципы с учетом основных направлений деятельности предприятия, предложений менеджеров, маркетологов и персонала структурных подразделений составляют основу для разработки программы получения информации о внешней среде. В программе определяются обязанности лиц по сбору, накоплению, обработке, анализу и предоставлению коммерчески значимой информации. Для участия в этой работе привлекаются не только сотрудники специализированного подразделения, но и работники службы маркетинга, отдела снабжения, финансового отдела, торговые агенты, продавцы и другие работники, непосредственно работающие с представителями конкурирующих предприятий и покупателями. Составляется перечень сведений коммерческого характера, которые необходимы для оценки состояния рынка и деятельности конкурентов. В программе уточняются методики, которые следует использовать для оценки и систематизации коммерческой информации; возможные источники информации; методы законного получения информации о конкурентах.

1.2 Информационные системы и технологии в организации управленческой деятельности предприятия

Информационные технологии организации служат стратегическим целям бизнеса, используются для управления деятельностью структур и объектов, финансовыми, информационными, материальными потоками, рабочими местами и коллективами людей.

Спрос на информацию и информационные услуги в сфере экономики и управления обеспечивает развитие, распространение и все более эффективное использование информационных технологий (ИТ). Создание современных технологий немыслимо без использования разнообразных технических средств и в первую очередь компьютеров.

Стратегические цели информационных технологий -- обеспечить развитие бизнеса, его управляемость и качество, конкурентоспособность, снижение стоимости выполнения бизнес-процессов.

Информационная технология -- это системно-организованная последовательность операций, выполняемых над информацией с использованием средств и методов автоматизации. Операциями являются элементарные действия над информацией. К типовым технологическим операциям относят: сбор и регистрацию информации, ее передачу, ввод, обработку, вывод, хранение, накопление, поиск, анализ, прогноз, принятие решений (рис. 1.1) Глушков В.М. Основы безбумажной информатики. 2-е изд. М.: Наука, 1987. 552 с.. Средства и методы автоматизации включают технику, программы, способы и подходы в организации информации, информационных систем и технологий, в обслуживании пользователей.

Технологии различаются составом и последовательностью операций, степенью их автоматизации (долей машинного и ручного труда), надежностью их выполнения. Надежность реализуется качеством выполнения основных операций и наличием разнообразного их контроля. Кроме того, организация информационных технологий определяется рядом факторов и критериев. Главные из них - объемы информации, срочность и точность ее обработки, структурные и предметные особенности объекта, управления, соответствие временным регламентам взаимодействия производственных процессов и их элементов.

Для удобства проектирования и управления технологические операции объединяют в процедуры или этапы обработки и преобразования, т.е. в более укрупненные элементы технологического процесса. Например, процедура сбора и регистрации первичной информации включает ее доставку, сбор, передачу регистрацию на машинном носителе или бумаге, ввод в систему, контроль ввода. При этом должны быть обеспечены достоверность, полнота и своевременность процедуры. Особенность процедуры в ее низкой степени автоматизации, так как может присутствовать клавиатурный ввод, который отличается большими трудозатратами и ошибками.

Рис. 1.1 - Состав процедур и операций информационной технологии Глушков В.М. Основы безбумажной информатики. 2-е изд. М.: Наука, 1987. 552 с.

Процедура передачи информации включает кроме самой передачи операции ввода данных в систему, в сеть, преобразования из цифровой формы в аналоговую и наоборот, операции вывода сообщений, контроль ввода и вывода, защиту данных. Отличается эта процедура способами передачи (почта, каналы связи, транспортные средства), разнообразием средств передачи, организацией процесса передачи. Высокая степень автоматизации этой процедуры достигается дорогими способами, но технология в целом становится более эффективной.

Процедуры обработки информации являются главными в информационных технологиях. Остальные процедуры носят вспомогательный характер. Процедуры обработки включают: операции ввода информации в систему, ввода, обработки, вывода результатов, отображения результатов и их контроля. Все операции выполняются автоматически.

Обработка отличается разнообразием видов и форм представления информации: символы, текст, таблицы, базы данных, изображения, сигналы и т.д. Принципы, методы и средства организации информации порождают разнообразие современных технологий. Например, технологии мультимедиа, нейрокомпьютерные технологии, распределенные и сетевые технологии и др. Результатом процедур обработки является информационное обслуживание пользователей для различных аспектов управления.

В составе процедуры выполняются операции хранения, запроса, поиска данных, контроля поиска, выдачи информации, формирования или отображения сообщения, контроля выдачи и отображения.

Процедура анализа, прогноза, принятия решений -- это наиболее сложная, интеллектуальная процедура выполняется человеком на базе подготовленных данных, знаний, их моделей, правил работы со знаниями и моделями, альтернативных решений.

Процедуры обработки могут различаться в зависимости от форм и видов представления данных. Организация обработки цифровой, символьной, текстовой, табличной информации, в виде баз данных, сигналов, речи, звуков, документов, изображений имеет свои особенности и специфику, которые должны быть известны пользователю-экономисту. Варианты видов обработки показаны на рис. 1.2. В экономической деятельности наиболее распространено цифровое и буквенное отображение информации в различных вариантах и сочетаниях: документы, тексты, таблицы, файлы, базы данных и др. В информационных технологиях экономической деятельности, так же как в телевидении, кино-, мультимедийных технологиях, широко используются изображения, речь, звуки, сигналы и т.д.

Рис. 1.2 - Обработка информации и ее виды Глушков В.М. Основы безбумажной информатики. 2-е изд. М.: Наука, 1987. 552 с.

1.3 Технология формирования информационного обеспечения процесса принятия решения

В управлении технологическими процессами и объектами дискретного и непрерывного действия обработка сигналов, сообщений наиболее употребима для управления на низовом, производственном уровне. Для среднего и верхнего уровней управления предприятием информация обобщается, группируется, агрегируется, чтобы получить более полную и достоверную картину состояния всего производства при принятии управленческих решений.

Работа с базами данных наиболее распространенная и эффективнее всего реализуется в конфигурации «клиент-сервер». Клиент-сервер -- это модель взаимодействия компьютеров в сети. Как правило, компыотеры в такой конфигурации не являются равноправными. Каждый из них имеет свое, отличное от других, назначение, играет свою роль. Некоторые компьютеры в сети владеют и распоряжаются информационно-вычислительными ресурсами, такими, как процессоры, файловая система, почтовая служба, служба печати, базы данных. Другие же компьютеры имеют возможность обращаться к этим службам, пользуясь услугами первых. Компьютер, управляющий тем или иным ресурсом, принято называть сервером этого ресурса, а компьютер, желающий им воспользоваться -- клиентом (рис. 1.3).

Рис. 1.3 - Модель «клиент-сервер» Глушков В.М. Основы безбумажной информатики. 2-е изд. М.: Наука, 1987. 552 с.

Конкретный сервер определяется видом ресурса, которым он владеет. Так, если ресурсом являются базы данных, то речь идет о сервере баз данных, назначение которого -- обслуживать запросы клиентов, связанные с обработкой данных в базах; если ресурс -- файловая система, то говорят о файловом сервере, или файл-сервере, и т.д. В сети один и тот же компьютер может выполнять роль как клиента, так и сервера (рис. 1.4). Например, в информационной системе, включающей персональные компьютеры, большую ЭВМ и мини-компьютер, последний может выступать как в качестве сервера базы данных, обслуживая запросы от клиентов -- персональных компьютеров, так и в качестве клиента, направляя запросы большой ЭВМ.

Этот же принцип распространяется и на взаимодействие программ. Если одна из них выполняет некоторые функции, предоставляя другим соответствующий набор услуг, то такая программа выступает в качестве сервера. Программы, которые пользуются этими услугами, принято называть клиентами.

Рис. 1.4 - Трехуровневая модель «клиент-сервер» Глушков В.М. Основы безбумажной информатики. 2-е изд. М.: Наука, 1987. 552 с.

Обработка информации (данных) строится на использовании технологии баз и банков данных. В базе информация организована по определенным правилам и представляет собой интегрированную совокупность взаимосвязанных данных. Такая технология обеспечивает увеличение скорости их обработки при больших объемах.

Обработка данных на внутримашинном уровне представляет собой процесс выполнения последовательности операций, задаваемых алгоритмом. Технология обработки прошла длинный путь развития. Сегодня обработка данных осуществляется компьютерами или их системами. Данные обрабатываются прикладными программами пользователей. Первостепенное значение в системах управления организациями имеет обработка данных для нужд пользователей, и в первую очередь для пользователей верхнего уровня.

В процессе эволюции информационных технологий заметно стремление упростить и удешевить для пользователей компьютеры, их программное оснащение и процессы, выполняемые на них. Одновременно с этим пользователи получают все более широкий и сложный сервис со стороны вычислительных систем и сетей, что приводит к появлению технологий, получивших название клиент-сервер.

Ограничение числа сложных абонентских систем в локальной сети приводит к появлению компьютеров в роли сервера и клиента. Реализация технологий «клиент-сервер» может иметь различия в эффективности и стоимости информационно-вычислительных процессов, а также в уровнях программного и технического обеспечения, в механизме связей компонентов, в оперативности доступа к информации, ее многообразии и т.д. Получение разнообразного и сложного сервиса, организованного в сервере, делает работу пользователей более производительной и стоит пользователям дешевле, чем сложное программно-техническое оснащение многих компьютеров-клиентов.

Понятие сети как системы коммуникаций, возникло в истории человечества задолго до появления первого компьютера и броузера. От натуральной сети рек, которые помогали перевозить людей и грузы между античными городами до сети железных дорог и сетей возникших с появлением радио и телеграфа. Все это лежит в основе интернета - сети сетей, позволившей соединить множество гетерогенных сетей в единую мировую информационную систему. Как это стало возможным?

Два основных фактора скрываются за видимой единостью интернета: это использование определенной архитектуры для построения сетей и стандартных протоколов. Основной принцип архитектуры интернета состоит в том, что каждое устройство подключенное в интернет имеет уникальный в мировом масштабе адрес и может соединится с любым другим устройством также подключенным в интернет. На практике, тем не менее, обычно создаются различные препятствия для свободного прохождения информации, путем установки различных фильтров (firewall), что связанно с вопросами обеспечения безопасности.

Физически интернет состоит из двух видов устройств - это соединения между двумя узлами (могут очень сильно варьироваться по способу передачи информации - от телефонных проводов до спутниковых систем) и маршрутизаторы (router), которые определяют маршрут или путь соединяющий два узла.

Основное преимущество интернета в том, что рядовому пользователю не зачем беспокоится о сложности и удаленности сети которой он подключен, ему достаточно задать только имя, или Универсальный Локатор Ресурсов - URL (например: www.gazeta.ru) в строке адреса броузера, для того чтобы подключится к необходимому ему ресурсу.

Но есть и отрицательные стороны в такой видимости простоты. Например, пользователь хочет получить информацию с сервера, предположим www.abc.ru, но в ответ он получает сообщение об ошибке. Естественно пользователь обращается за помощью к своему провайдеру интернета, но вся трудность состоит в том, что провайдер может не иметь возможности подключится к сети в которой находится сервер www.abc.ru, и данные должны преодолеть несколько различных сетей, быть обработанными несколькими маршрутизаторами, возможно находящимися на разных континентах, чтобы попасть в пункт назначения и зачастую у провайдера может не быть информации о том в чем причина неполадки, когда она будет устранена и не повторится ли это вновь. И если данные на сервере www.abc.ru, жизненно важны для пользователя, то такой ответ вряд ли ему понравится, и возможно он посчитает интернет слишком ненадежной системой и предпочтет использовать другие источники информации и системы коммуникаций для своего бизнеса.

Немножко подробнее об адресе: Перед адресом обычно указывается тип протокола для передачи данных (например: http:// или ftp://) и после иногда указывается номер порта (например: http://mail.delo.ru:8010). Но обычно эти параметры подставляются броузером по умолчанию, так что пользователю в основном приходится иметь дело только с символьным представлением адреса. Но и символьные представления созданы исключительно для удобства пользователей и переводятся в реальные четырех октетные адреса интернета, так называемые IP-адреса, при помощи специальных серверов, которые называются Серверами Доменных Имен (DNS).

В обработке информации важным разделом является обработка документов. Обработка документов присутствует в экономических прикладных процессах, реализуемых пакетами прикладных программ, в бухгалтерской, банковской и других видах деятельности в виде электронного документооборота. Кроме того, существуют независимые от пользователей и их профессиональной ориентации системы обработки документов. Такие системы используют международные стандарты, языки, сетевые службы.

Технология формирования документов включает процессы создания и преобразования документов. Их обработка заключается во вводе, классификации, сортировке, преобразовании, размещении, поиске и выдаче информации пользователям в нужном формате. Обработке подлежат документы, понятные человеку и компьютерной системе.

Это могут быть отчеты, проекты, банковские счета, чеки магазинов, заявления, докладные записки и т.д. Выделяют две сферы применения обработки документов: учрежденческую и издательскую. Обработка документов широко используется в электронных офисах. Особое место в обработке документов занимают электронные таблицы.

При обработке документов приходится решать ряд задач: включение в документ разнородной информации -- текста, изображений, подбор необходимых сведений и их ввод, структурирование и объединение информации, передача, внесение изменений и др.

Обработка текстов является одним из средств электронного офиса. Наиболее трудоемким является ввод текста; следующими этапами являются подготовка текста, его оформление и вывод. При работе с текстами пользователь должен иметь разнообразные функции (инструментарий), повышающие эффективность и производительность его деятельности.

Электронные тексты могут сопровождаться изображениями и звуком. Обработка текстов тесно связана с организацией гипертекста и электронной почтой. Обработка таблиц осуществляется комплексом прикладных программ в составе электронного офиса и дополняется рядом аналитических возможностей.

Гипертекст формируется в результате представлений текста как ассоциативно связанных блоков информации. Ассоциативная связь -- это соединение, сближение представлений, смежных, противоположных, аналогичных и т.д.

Технология электронной подписи осуществляется с помощью идентификации пользователя путем сличения реальной подписи с подписью в компьютерной системе, где создается ее электронный шаблон. Он формируется по группе подписей одного и того же лица. Шаблоны постоянно обновляются за счет вновь введенных подписей данного пользователя. Ввод подписей производится при помощи сканера или электронного пера. Электронная подпись, как и отпечатки пальцев, квалифицируются как уникальный показатель личности.

Экспресс-анализ подписи имеет большое значение во множестве задач банковского дела, управления финансами предприятиями.

Электронный офис -- это технология обработки информации в учреждении электронными средствами, базирующаяся на обработке данных, документов, таблиц, текстов, изображений, графиков. Наиболее эффективно технология электронного офиса реализуется с помощью интегрированных пакетов прикладных программ, например Microsoft Office.

Электронная почта осуществляет технологию передачи сообщений, текстов, документов изображений с использованием электронной техники.

Таким образом, информационная технология (ИТ) - система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации. Информационные технологии реализуются в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации и тип и характер использования технических средств зависит от характера конкретной технологии.

В работе менеджера в настоящее время все чаще и чаще можно встретить предметы, которые составляют понятие новая информационная технология. Новая информационная технология - совокупность внедряемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы и обеспечивающих целенаправленное создание, передачу, хранение и отображение информационного продукта (идей, знаний) с наименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развивается эта технология. Новые информационные технологии используют персональные компьютеры и телекоммуникационные системы. Цель любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом существуют ограничения на стоимость обработки данных, трудоемкость процессов использования информационного ресурса, надежность и оперативность процесса обработки информации, качество получаемой информации.

Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления и радикального перепланирования деятельности корпорации с целью резкого улучшения критических по отношению к затратам показателей - качества, обслуживания и скорости производственных процессов.

2 Анализ информационного обеспечения управления предприятием

2.1 Общая характеристика объекта исследования

Общество с ограниченной ответственностью «Арт Стиль Март Мебел Руссланд» создано в соответствии с Гражданским Кодексом РФ, Федеральным Законом РФ №14-ФЗ от 08.02.98 г. «Об обществах с ограниченной ответственностью» и иными законодательными актами РФ.

Учредительными документами общества являются учредительный договор и устав Общества. Общество создано на неопределенный срок.

Общество считается созданным как юридическое лицо с момента его государственной регистрации. Общество может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. В предусмотренных законом случаях Общество может приобретать гражданские права и принимать на себя гражданские обязанности через своих участников.

Общество может быть участником других хозяйственных товариществ или обществ, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.

Общество является собственником имущества, переданного ему участниками в качестве вкладов в уставный капитал, а также произведенного и приобретенного Обществом в результате его финансово-хозяйственной деятельности, которое учитывается на его самостоятельном балансе. Общество осуществляет владение, пользование и распоряжение находящимся в его собственности имуществом в соответствии с целями своей деятельности.

Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на его местонахождение. Общество вправе иметь печати, штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, зарегистрированный в установленном порядке товарный знак, а также другие средства индивидуализации.

Общество самостоятельно планирует и осуществляет свою финансово-хозяйственную деятельность. Реализация продукции, выполнение работ и предоставление услуг осуществляются по ценам и тарифам, устанавливаемым Обществом самостоятельно.

Общество вправе привлекать для работы российских и иностранных специалистов в установленном законодательством порядке, самостоятельно определяя формы, размеры и виды оплаты их труда. Также общество имеет право открывать банковские счета на территории Российской Федерации и за ее пределами. Общество имеет право пользоваться кредитом в рублях и в иностранной валюте.

Основной целью деятельности Общества является получение прибыли.

Основными видами деятельности Общества являются:

- производство и реализация товаров народного потребления;

- оптово-розничная торговля.

Общество вправе осуществлять и иные виды деятельности, не запрещенные законодательством Российской Федерации. Отдельными видами деятельности Общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии). Если условиями предоставления специального разрешения (лицензии) на осуществление определенного вида деятельности предусмотрено требование осуществлять такую деятельность как исключительную, Общество в течение срока действия специального разрешения (лицензии) вправе осуществлять только виды деятельности, предусмотренные специальным разрешением (лицензией), и сопутствующие виды деятельности.

Общество вправе организовывать и участвовать в организации всех видов внешнеэкономической деятельности. Внешнеэкономическая деятельность Общества определяется экспортом производимой Обществом продукции (работ, услуг) и импортом продукции (работ, услуг) как для собственных производственных и социальных служб, так и для нужд насыщения рынка товарами.

Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом в соответствии с действующим законодательством РФ.

Общество не несет ответственность по обязательствам РФ, субъектов РФ и муниципальных образований, а последние в свою очередь не отвечают по обязательствам Общества, за исключением случаев, когда РФ, субъекты РФ и органы местного самоуправления сами приняли на себя такие обязательства.

Общество не несет ответственность по обязательствам своих участников. Участники не отвечают по обязательствам Общества и несут риски убытков, связанных с деятельностью Общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Участники, внесшие вклады не полностью, несут солидарную ответственность по обязательствам Общества в пределах стоимости неоплаченной части вклада каждого из участников.

При несостоятельности (банкротстве) Общества по вине его участников, а равно по вине иных лиц, которые имеют право давать обязательные для Общества указания либо иным образом имеют возможность определять его действия, на указанные лица при недостаточности имущества Общества может быть возложена субсидиарная ответственность по его обязательствам перед кредиторам.

Для обеспечения деятельности Общества образуется Уставный капитал, который состоит из номинальной стоимости долей его участников. Вкладом в Уставный капитал могут быть деньги, ценные бумаги, другие вещи или имущественные права либо иные права, имеющие денежную оценку.

Денежная оценка неденежных вкладов в Уставный капитал Общества, вносимых участниками и принимаемыми в Общество третьими лицами, утверждается решением Общего собрания участников, принимаемым единогласно. Уставный капитал определяет минимальный размер имущества Общества, гарантирующего интересы его кредиторов и составляет двести тысяч рублей.

Уставный капитал может быть увеличен за счет имущества Общества и (или) за счет дополнительных вкладов участников Общества и (или) за счет вкладов третьих лиц, принимаемых в Общество. Увеличение уставного капитала Общества допускается только после его полной оплаты.

Общество вправе уменьшить уставный капитал путем уменьшения номинальной стоимости долей всех участников Общества в уставном капитале Общества и (или) погашения долей, принадлежащих Обществу. Уменьшение уставного капитала Общества путем уменьшения номинальной стоимости долей всех участников Общества осуществляется с сохранением размеров долей всех участников Общество. Общество не вправе уменьшить свой Уставный капитал, если в результате такого уменьшения его размер станет меньше минимального размера уставного капитала, определенного в соответствии с ФЗ «Об Обществах с ограниченной ответственностью» на дату представления документов для государственной регистрации.

Общество создает необходимые для своей деятельности фонды, порядок формирования и использования которых определяется общим собранием участников.

Участниками Общества могут быть граждане и юридические лица. Общество может быть учреждено одним лицом, которое становится его единственным участником либо впоследствии стать Обществом с одним участником. Общество не может иметь в качестве единственного участника другое хозяйственное Общество, состоящее из одного лица.

Участники Общества имеют право:

- участвовать в управлении делами Общества непосредственно на Общем собрании или через формируемые ими органы: директора и Ревизора;

- получать информацию о деятельности Общества, знакомиться с его бухгалтерскими документами и иной документацией;

- принимать участие в распределении прибыли Общества;

- избирать и быть избранными в органы управления и контроля Общества;

- передавать свои полномочия в Общем собрании участников своим представителям;

- требовать проведения проверки финансовой деятельности Общества Ревизором;

- получать в случае ликвидации Общества часть имущества. Оставшегося после расчетов с кредиторами или его стоимость;

- продать, передать по наследства принадлежащую долу уставного капитала или ее часть одному или нескольким участникам Общества, а также третьим лицам;

- пользоваться преимущественным правом покупки долей или части долей, которые отчуждаются путем купли-продажи другими участниками;

- обжаловать в судебном порядке действия или бездействие других участников, а также решения органов Общества;

- участники, доли которых составляют не менее 10% Уставного капитала, вправе требовать в судебном порядке исключения из Общества участника, который грубо нарушает свои обязанности либо делает невозможной деятельность Общества или существенно ее затрудняет.

ООО «Арт Стиль Март Мебел Руссланд» успешно работает на рынке более 5 лет. Основным направлением деятельности компании является изготовление торгово-выставочного оборудования на основе алюминиевого профиля. На предприятии существует собственный цех по производству торговой мебели: стендов, стеллажей, прилавков. В связи с этим предприятие изготовляет и нестандартную продукцию, максимально отвечающую желаниям и потребностям заказчика.

Основными направлениями деятельности является:

- продажа алюминиевого профиля и комплектующих для торгового оборудования;

- продажа торговой мебели на основе алюминиевого профиля;

- продажа выставочных стендов.

Всей деятельностью предприятия руководит директор, который избирается на собрании участников общества, в его компетенцию входит общее руководство предприятием. В Уставе общества закреплены его основные права и обязанности. Он действует от имени предприятия, представляет его во всех хозяйственных и государственных учреждениях. Издает приказы, осуществляет наем и увольнение работников, накладывает на них взыскания, распоряжается имуществом предприятия, заключает договоры со сторонними организациями, распоряжается денежными средствами на счетах и т.д.

85

Рисунок 2.1 - Организационная структура ООО «Арт Стиль Март Мебел Руссланд».

В подчинении у директора находится заместитель директора по снабжению и сбыту (зам. директора по коммерции), который координирует деятельность начальника отдела сбыта и начальника отдела снабжения, рассматривает проекты договоров на закупку сырья и реализацию продукции. После одобрения разработанных проектов договоров они передаются директору для ведения переговоров и заключения контрактов.

Начальник отдела снабжения устанавливает нормативные объемы хранения сырья и материалов, необходимых для обеспечения непрерывности производственного процесса, анализирует рынок поставщиков, разрабатывает условия поставки продукции совместно с технологом устанавливает требования к качеству закупаемой продукции.

В обязанности начальника отдела сбыта входит изучение рынка потребителей, разработка предложений по оптимизации схем сбыта, определение условий заключаемых с покупателями договоров.