Совершенствование управления в муниципальных учреждениях

1

Содержание

Введение

Глава 1. Понятие муниципального предприятия и муниципального учреждения

1.1 Структура муниципального учреждения и муниципального предприятия

1.2 Общая характеристика организации (Муниципальное учреждение «Централизованная бухгалтерия комитета по науке и образованию»)

Глава 2. Принятие решений по совершенствованию управления в муниципальных учреждениях

2.1 Управленческое решение как метод по совершенствованию управления

2.2 Анализ системы управления МУ ЦБ КНО (муниципального учреждения «Централизованная бухгалтерия комитета по науке и образованию»)

2.3 Общая оценка структуры и динамики баланса. Вертикальный и горизонтальный анализ за два периода

2.4 Анализ состава и структуры основных фондов. Анализ обеспеченности основными фондами

2.6 Формирование принятия решения по совершенствованию управления в МУ ЦБ КНО

Заключение

Список литературы

Введение

Глобализация, ставшая ведущей тенденцией мирового развития, отнюдь не снимает, а во многом и обостряет проблемы экономического, социального и политического прогресса. Она снимает противопоставление цивилизаций или формаций по принципу: высшие и низшие, передовые и отсталые. У каждой из них есть свои достоинства и преимущества, своя система ценностей и свое понимание прогресса. В связи с этим предстоит еще раз вернуться к осмыслению особой роли и места в науке российской школы экономической мысли… Огромное влияние на самоопределение российской школы экономической мысли, как в отечественной, так и в мировой науке, оказали самобытность и неповторимость сложившейся в нашей стране цивилизации. Ни одна другая цивилизация, если исключить плохо пока изученную специфику азиатской цивилизации, не обладала столь отличными от Запада подходами, нравственными ценностями, восприятием окружающего мира и места человека в нем. Это не могло не отразиться на культуре и на науке. То, что признано на Западе как непреложная истина, снимающая все ограничения как несуществующие, совсем иначе и часто принципиально по-иному воспринимается в российской экономической мысли.

Мир хозяйства трактуется не как вечная борьба оптимизирующих свое благополучие индивидов, а как сложный, изначально многоцветный комплекс взаимодополняющих и тем самым взаимообогащающих процессов, форм организации и методов управления… Государство не отвергается, а органически сочетается с рынком, общее социальное благо стоит выше индивидуального успеха.

Наука была призвана впитать в себя такой подход, и там, где она это делала, ее ждал успех. Где она отступала от этого правила, ее ждало разочарование. ХХ век, включая его последнее десятилетие, яркое тому свидетельство.

Современный рынок значительно отличается от рынка эпохи свободной конкуренции и даже от рынка начала ХХ в., когда в отдельных отраслях господствовали картели и тресты. В развитых странах существует смешанная экономика, в которой одновременно действуют невиданный рыночный механизм и государственное регулирование. Как образно сказано в одном широко известном за рубежом учебнике «Экономика», управлять экономикой в отсутствие того или другого - все равно, что пытаться аплодировать одной рукой.

На рынок воздействует также регулирование на уровне компаний. Они используют современную технику и методику сбора, обработки и распространения экономической информации (о товарах, ценах, изменениях спроса и т.д.). Получила развитие деятельность, направленная на продвижение товаров и услуг к покупателю, ориентированная на требования рынка, реальные запросы и потребности покупателей в товарах и услугах.

Современная рыночная система - это не хаос и анархия, хотя она и не устраняет рыночной стихии, это отработанный механизм для координации деятельности товаропроизводителей и потребителей. На современном рынке производители ориентируют производство на известных потребителей, имеют с ними предварительную договоренность (контракт) о количестве, качестве, номенклатуре продукции. Л.И. Абалкин. Доклад на научной конференции Института Экономики РАН. С.25 2007 г.

Чтобы обеспечивать условия для эффективного и целенаправленного использования ресурсов организации в процессах производства товара или услуги, нужны люди, умеющие профессионально управлять организациями и претворяющие это умение на практике. Такие профессионально подготовленные люди, умеющие воздействовать на труд отдельного работника, группы и целой организации являются менеджментом организации, эту категорию персонала называют менеджерами.

Менеджеры в организации взаимодействуют между собой посредством вертикальных и горизонтальных связей и образуют специфический орган - аппарат управления. Последний является составной частью любой организации, а задача работающих в нем людей состоит в обеспечении эффективности использования всех ресурсов для достижения целей организации.

Актуальность рассматриваемой в работе темы определяется необходимостью рассмотреть вопросы совершенствования работы предприятий и учреждений, обеспечивать их развитие и достижение поставленных целей наиболее эффективными способами, совершенствование процесса управления и принятия решения по достижению экономического роста предприятия.

Значение рассматриваемых в данной работе вопросов состоит в том, что Россия, становясь на путь стабильности и формирования условий для поступательного экономического развития, прочно входит в международное правовое пространство, а это означает, что государство призвано играть активную роль в поддержке предпринимательства, ослаблении монополистических тенденций в экономике, обучении аппарата управления.

Цель данной работы: проанализировать принятия решения по совершенствованию управления в МУ ЦБ КНО.

Объектом работы является муниципальное учреждение «Централизованная бухгалтерия комитета по науке и образованию».

Предмет-совершенствование управленческого аппарата (МУ ЦБ КНО).

Задачи:

1. Сформулировать юридическое определение правового статуса «Муниципального предприятия и муниципального учреждения».

2. Выработать предложения по совершенствованию аппарата управления для принятия решений по комплексному развитию предприятия (МУ ЦБ КНО).

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка используемой литературы.

Глава 1. Понятие муниципального предприятия и муниципального учреждения

1.1 Структура муниципального учреждения и муниципального предприятия

В соответствии с Конституцией РФ, Федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами органы местного самоуправления вправе:

- создавать муниципальное предприятие и учреждение;

- участвовать в создании хозяйственных обществ.

Муниципальная собственность - особый вид собственности. Главным отличительным признаком ее является то, что в качестве субъекта права собственности выступает муниципальное образование, а качестве субъекта управления выступают органы местного самоуправления или непосредственно население муниципального образования, к муниципальной собственности, как отмечалось выше, относятся муниципальные учреждения, предприятия и организации.

В отношении муниципальных организаций органы местного самоуправления наделены дополнительными полномочиями, поскольку осуществляют полномочия собственника. Муниципальные организации создаются исходя из потребности населения муниципального образования в соответствующей продукции, услугах и т.д.

Учреждение - это организация, устав которой в качестве основных целей деятельности не предусматривает получения прибыли. Основной целью деятельности учреждения является выполнение какой-либо социальной функции или функций. К учреждениям относятся детские сады, больницы, образовательные учреждения и пр.

Признаки учреждения:

· Осуществление управленческих, социально-культурных или иных функций некоммерческого характера.

· Финансируется полностью или частично учредителем.

· Отвечает по обязательствам своими денежными средствами.

· Имущество формируется за счет переданных им собственником средств. На это имущество учреждения приобретают право оперативного управления с сохранением права собственности за передающим субъектом.

· Собственник соответствующего имущества несет субсидиарную ответственность по обязательствам учреждения при недостаточности денежных средств.

· Учреждение владеет, пользуется и распоряжается имуществом в соответствии с целями деятельности с согласия собственника.

· Собственник вправе изъять излишнее или не по назначению используемое имущество.

· Учреждение не вправе отчуждать или иным способом распоряжаться закрепленным за ним имуществом.

· Учреждение не вправе отчуждать или иным способом распоряжаться приобретенным за счет средств, выделенных ему по смете, имуществом.

· Собственник вправе изъять лишнее или не по назначению используемое оборудование.

Предприятие - организация, одной из уставных целей которой является получение прибыли. Органы местного самоуправления определяют цели, условия и порядок деятельности муниципальных предприятий и учреждений, заслушивают отчеты об их деятельности в порядке, предусмотренном уставом муниципального образования. И.М. Хужокова Муниципальное право в РФ М. 2007 г. С.77

Муниципальные предприятия, учреждения, организации имеют, как и прочие организации, собственный устав. Устав муниципального предприятия, учреждения, организации - нормативно-правовой акт, устанавливающий режим данного предприятия, учреждения, организации, права, обязанности, ответственность работников и другое, нормы которого обязательны для всех внутри данной организации.

Органы местного самоуправления от имени муниципального образования субсидиарно отвечают по обязательствам муниципальных учреждений и обеспечивают их исполнение в порядке, установленном федеральным законом. Субсидиарная ответственность органов местного самоуправления означает, что органы местного самоуправления обязаны компенсировать кредиторам муниципального учреждения все долги муниципального учреждения в размере требований, не исполненных за счет собственных средств и имущества муниципального учреждения.

Муниципальные учреждения, предприятия и организации наделяются собственностью, необходимой для их функционирования. Эта собственность передается им органами местного самоуправления на праве хозяйственного ведения или оперативного управления. Органы местного самоуправления вправе передавать муниципальные предприятия, учреждения, организации, имущество во временное или в постоянное пользование юридическим лицам, органам государственной власти Российской Федерации (органам государственной власти субъекта Российской Федерации) и органам местного самоуправления иных муниципальных образований, отчуждать, совершать иные сделки в соответствии с федеральными законами.

Порядок и условия приватизации муниципального имущества определяются нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления в соответствии с федеральными законами. Доходы от использования и приватизации муниципального имущества поступают в местные бюджеты.

Административно-правовое положение предприятий, учреждений и организаций определяется Конституцией Российской Федерации, конституциями республик, уставами субъектов Федерации, федеральными законами, в первую очередь Гражданским кодексом РФ, законами субъектов Федерации и другими нормативно - правовыми актами. Предприятие, учреждение и организации вступают в административно - правовые отношения с органами исполнительной власти и иными субъектами административного права в связи с реализацией своих прав, обязанностей и законных интересов в сфере своей деятельности.

Нормы административного права регламентируют правовой статус этих субъектов права независимо от форм их собственности. Коренев А.П. Административное право ч.1 с.128. Это относится к регулированию отношений, возникающих у предприятий, учреждений и организаций:

· С органами исполнительной власти, государственного управления;

· При государственной регистрации или отказе в регистрации;

· По ведению бухгалтерского учета;

· По выполнению требований государственной статистической отчетности.

Предприятия, учреждения, организации как субъекты права обязаны соблюдать все правила и нормы пожарной безопасности, налоговое законодательство, антимонопольное, санитарно-гигиенические нормы и правила, сертификации и качества выпускаемых товаров и продуктов, безопасности ведения работ и др.

Административно-правовое положение муниципальных предприятий, учреждений и организаций включает в себя следующие моменты: образуются и ликвидируются органами власти, утверждают устав и назначают руководителей, контролируют их деятельность, определяют заказы, если собственность передана на праве оперативного управления или хозяйственного ведения. Это дает больше возможностей в организации производства продукции и ее реализации. В.В. Пиляева «Гражданское право» М. 2002 г. С.

Муниципальная собственность - имущество, принадлежащее на праве собственности городским и сельским поселениям, а также другим муниципальным образованиям. Не является разновидностью государственной собственности. Это самостоятельная форма собственности, но она во многом схожа с государственной собственностью. От имени муниципального образования права собственника осуществляют органы местного самоуправления и лица в рамках их компетенции, установленной актами, определяющими статус этих органов.

Объекты муниципальной собственности:

· Средства местного бюджета

· Муниципальные внебюджетные фонды

· Имущество органов местного самоуправления и местных органов власти

· Муниципальные земли

· Другие природные ресурсы, находящиеся в муниципальной собственности

· Муниципальные предприятия, организации

· Муниципальный жилищный фонд и нежилые помещения

· Муниципальные учреждения образования, здравоохранения, культуры и спорта

· Объекты инженерной инфраструктуры

· Другое движимое и недвижимое имущество.

Содержание муниципальной собственности:

· Правомочия по владению, пользованию и распоряжению.

· Пределы правомочий осуществляются на основании закона.

Основные группы муниципального имущества:

· Имущество, закрепленное за муниципальными предприятиями и учреждениями

· Средства соответствующего местного бюджета и иное имущество, не закрепленное за муниципальными предприятиями и учреждениями, составляющие муниципальную казну соответствующего городского, сельского поселения или муниципального образования. Порядок передачи объектов из государственной собственности в муниципальную установлен законодательством. Передача объектов, относящихся к муниципальной собственности, в городскую собственность субъектов Российской Федерации или в федеральную собственность может осуществляться только с согласия органов местного самоуправления либо по решению суда. ФЗ №131 2003 г.

Организация представляет собой сложную организационно-производственную систему, «Система - это совокупность из двух или более элементов, удовлетворяющих следующим условиям:

· поведение каждого элемента влияет на поведении целого;

· поведение элементов и их взаимодействие на целое взаимозависимы;

· если существуют подгруппы элементов, то каждая из них влияет на поведение целого и ни одна из них не оказывает такого влияния независимо».

Из этого следует, что «система» представляет собой некое единство, а не просто совокупность составляющих ее частей. М.П.Переверзев «Менеджмент» М.2007 г. С.15 Когда «система» расчленена, она теряет свои сущностные свойства.

Основные системные принципы:

1. Целостность - несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов и невыводимость из последних свойств целого.

2. Структурность - возможность описания системы через установление ее структуры, т.е. обусловленность поведения системы не столько поведением ее отдельных элементов, сколько свойствами ее структуры.

3. Взаимозависимость структуры и среды - система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом активным элементом взаимодействия.

4. Иерархичность - каждый элемент системы в свою очередь может рассматриваться как система, а исследуемая система представляет собой один из элементов более широкой, глобальной системы.

5. Множественность описания каждой системы, дающее макроскопическое, микроскопическое, иерархическое, функциональное и процессуальное представление о системе. В связи с этим задачей системного подхода является идентифицировать целое, объяснить поведение и свойства целого с точки зрения его роли и функции.

Организация представляет собой систему, предназначенную для достижения поставленных целей, которые реализуются с помощью решения проблем и осуществления операций. Лица, ответственные за принятие решений, - менеджеры и исполнители решений - специалисты - управленцы объединены между собой системами взаимодействия. Уткин А.И. Уроки Рузвельта:// Как бедных сделать богатыми// Рос. Газ. 2007 г. 6 марта.

1.2 Общая характеристика организации (Муниципальное учреждение «Централизованная бухгалтерия комитета по науке и образованию»)

1.2.1 История создания организации

Дата создания организации:

1978г. - «Централизованная бухгалтерия при городском отделе народного образования»;

1992 - «Централизованная бухгалтерия управления образования администрации города»; 01.09.1997 постановлением главы города № 1387 от 01.09.1997 переименовано в Муниципальное учреждение «Централизованная бухгалтерия комитета по науке и образованию и делам молодежи»;

21.02.2005г. постановлением главы города от 21.02.2005г. №219 переименовано в Муниципальное учреждение «Централизованная бухгалтерия комитета по науке и образованию»

1.2.2 Организационно-правовая форма

Организационно - правовая форма - муниципальное учреждение. Учредителем является администрация г. Туапсе в лице комитета по науке и образованию.

1.2.3 Полное и сокращенное название

Муниципальное учреждение «Централизованная бухгалтерия комитета по науке и образованию», сокращенное название - МУ ЦБ КНО.

1.2.4 Сфера деятельности

Учреждение является юридическим лицом, осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Основные нормативно - правовые акты, регулирующие деятельность организации - Устав муниципального учреждения «Централизованная бухгалтерия комитета по науке и образованию» и коллективный договор.

Основная цель деятельности Учреждения - ведение бухгалтерского учета исполнения смет расходов учреждения образования города Туапсе и других бюджетных организаций. Сфера деятельности распространяется на 22 муниципальных дошкольных образовательных учреждения (детские сады различных видов), 11 муниципальных общеобразовательных учреждений (средние общеобразовательные школы), санаторную школу- интернат, на 10 муниципальных учреждений дополнительного образования детей (Дворец спорта для детей и юношества №1 и №3, Детско-юношеская спортивная школа №2, Научно-методическая служба образования г. Туапсе, Центр развития творчества детей и юношества, Эколого-биологический центр, Центр внешкольной работы «Мужество», Центр внешкольной работы «Юный турист-краевед», Туапсинская станция юных техников, Центр внешкольной работы «Музей обороны Туапсе»).

МУ ЦБ КНО также обслуживает комитет по науке и образованию, совет муниципального образования города Туапсе, муниципальное учреждение «Управление ГО и ЧС г. Туапсе» и муниципальное учреждение «Туапсинская городская спасательная станция».

Основная общая цель организации - четко выраженная причина ее существования - обозначается как миссия. Цели вырабатываются для осуществления этой миссии. Значение соответствующей миссии, которая формально выражена и эффективно представлена сотрудниками организации, невозможно преувеличить. Выработанные на ее основе цели служат в качестве критериев для всего последующего принятия управленческих решений. Если руководители не знают, какая основная цель их организации, то у них не будет логической точки отсчета для выбора наилучшей альтернативы.

Без определения миссии как ориентира руководители имели бы в качестве основы для принятия решений только свои индивидуальные ценности. Результатом мог бы быть скорее огромный разброс усилий, а не единство цели, имеющее существенное значение для успеха организации. Ф.Тейлор «Принципы научного управления» С.25-26.

Миссия детализирует статус учреждения и обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных организационных уровнях. Миссией МУ ЦБ КНО является целевое использование бюджетных средств в разрезе обслуживаемых учреждений.

Главной целью является ведение бухгалтерского учета исполнения смет расходов учреждения образования города Туапсе (школы, интернаты, детские дошкольные учреждения, учреждения детского дополнительного образования), управления по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям, Туапсинского горсовета и комитета по науке и образованию.

Цели МУ ЦБ КНО:

· контроль за правильным, экономным и эффективным расходованием средств в соответствии с выделенными ассигнованиями;

· проверка правильности оформления документов и законности совершаемых операций;

· своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе исполнения смет с предприятиями, учреждениями и отдельными лицами;

· своевременное начисление и выплата заработной платы работникам обслуживаемых учреждений;

· сохранность денежных средств, контроль за сохранностью и правильным использованием основных средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, материалов, продуктов питания и других материальных ценностей, принадлежащих обслуживаемым организациям;

· составление и представление в установленные сроки соответствующим органам бухгалтерской и статистической отчетности;

· проведение в установленные сроки инвентаризации денежных средств и расчетов, а также имущественно-материальных ценностей, находящихся в обслуживаемых учреждениях

· проведение инструктажа материально-ответственных лиц обслуживаемых учреждений в части учета и сохранности ценностей, находящихся в этих учреждениях;

· составление совместно с руководителями обслуживаемых организаций смет и расчетов к ним;

· хранение бухгалтерских документов и регистров учета, смет расходов и расчетов к ним, а также других документов.

Количество и разнообразие целей и задач организации настолько велики, что без комплексного, системного подхода к определению их состава и взаимосвязей не может обойтись ни одно предприятие, независимо от размеров, специализации и форм собственности. На практике для этого используется построение целевой модели в виде древовидного графа - дерева целей. Дерево целей позволяет описать упорядоченную иерархию целей и задач, полученную в результате декомпозиции главной цели организации.

При этом используются следующие принципы:

· главная цель, находящаяся в вершине графа, должна содержать описание конечного результата;

· при развертывании главной цели в иерархическую структуру целей соблюдается правило: реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения цели предыдущего уровня;

· количество уровня декомпозиции зависит от масштабов и сложностей поставленных целей, принятой в организации структуры, иерархии ее менеджмента;

· при формулировании целей разных уровней следует описывать желаемые результаты, а не способы их достижения;

· подцели каждого уровня должны быть независимы друг от друга и не выводимы друг из друга;

· фундамент дерева целей должен составлять задачи, представляющие собой формулировку работ, которые могут быть выполнены определенными способами и в заранее установленные сроки.

Анализ организационной структуры

Под структурой организации понимается порядочная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие как единого целого. Для эффективного управления организацией необходимо, чтобы ее структура соответствовала целям и задачам деятельности предприятия и была приспособлена к ним. Организационная структура создает некоторый каркас, который является основой для формирования отдельных административных функций. Структура выявляет и устанавливает взаимоотношения сотрудников внутри организации.

Структура организации определяет также структуру подцелей, которая служит критерием выбора при подготовке решений в различных частях организации. Она устанавливает ответственность подразделений организации за тщательное исследование отдельных элементов внешнего окружения и за передачу к соответствующим точкам информации о событиях, требующих особого внимания. А.Файоль «Общее и промышленное управление» С.85.

Структуру составляют начальник и его заместители. Элементами организационной структуры являются отдельные работники, отделы, отношения между которыми поддерживаются горизонтальными и вертикальными связями. Горизонтальные связи одноуровневые, они носят характер согласования. Вертикальные - многоуровневые (иерархичные), это связи подчинения. В структуре различаются линейные и функциональные связи. Первые определяют отношения по поводу принятия и реализации управленческих решений, движения информации между линейными руководителями, то есть лицами, полностью отвечающими за деятельность администрации или ее отделов. Функциональные связи сопрягаются с отдельными функциями руководителей.

Тип организационной структуры в МУ ЦБ КНО - бюрократический, т.к. МУ ЦБ КНО присуще:

1) разделение труда на основе функциональной специализации;

2) четкая иерархия власти;

3) система правил, определяющих права и обязанности каждого члена организации;

4) система процедур, определяющих порядок действия во всех ситуациях, встречающихся в процессе функционирования организации;

5) игнорирование личных качеств во взаимоотношениях между сотрудниками организации;

6) отбор и выдвижение работников по их квалификации.

Вид линейно-функциональной организационной структуры. Этот вид структуры наиболее распространен в муниципальных образованиях местного самоуправления.

Таким образом, организационная структура МУ ЦБ КНО имеет структуру пирамиды с высшим руководителем (начальник) в верхней точке, который распределяет весь объем работы комитета и делегирует ответственность за каждую часть общей задачи руководителям отделов. Управление осуществляется с помощью единых зафиксированных норм и правил, которые устанавливаются руководством комитета. Эти нормы предусматривают права и обязанности работников и руководителей. Самые основные нормативы относятся к вопросу об определении прав, полномочий и ответственности.

Начальник комитета отвечает за деятельность всех подчиненных и имеет право отдавать им распоряжения, которым они должны беспрекословно подчиняться.

Основная задача работника заключается не в том, чтобы делать то, что правильно или необходимо делать, а в том, чтобы следовать указаниям руководителя. Фиксированные права и обязанности устанавливают определенные рамки процессов управления и в известной мере ограничивают возможное своеволие руководителя.

К преимуществам я отнесла четко сложенную систему обязанностей и поручений; предельно четкое появление высоко специализированных работников; четкий контроль вышестоящих руководителей за действиями исполнителей; защищенность организации от неспециалистов в руководстве; четкость в обеспечении однородности выполнения сотрудниками своих обязанностей и задач.

А недостатками я считаю не совсем правильно распределенный объем работ между подчиненными; узкую специализацию работников и трудности их переквалификации; длинную цепь команд; медленно принимаются важные решения, сложно осуществлять их корректировку; затруднена быстрая карьера; отсутствие ответственности исполнителей за неэффективные действия, если они регламентированы.

Исследуемая мной организация придерживается весьма распространенных правил:

- рабочий день начинается с 8:30 , обеденный перерыв длится 1час и начинается с 12:30, день заканчивается в17:40;

- продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю;

- привлечение работников к работе в выходные и праздничные дни производится с их письменного согласия;

- у работников бухгалтерии ненормативный рабочий день;

- работодатель предоставляет всем работникам ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней;

- заработная плата выплачивается 2 раза в месяц 1-го и 16-го числа.

Традиций и обычаев в коллективе немного. Самой распространенной является праздничный банкет, который устраивается на каждый праздник. Атмосфера в коллективе теплая, дружелюбная. Работники практически все женщины.

Любая организация находится и функционирует в среде. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в том случае, если среда допускает его осуществление. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие организации, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для организации последствиям.

Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе. Д.Мак-Клелланда «Теория потребностей» С.15.

Для того, чтобы определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углубленное представление не только о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, но и о внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом внешнее окружение изучается стратегическим управлением в первую очередь для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей и при их достижении.

Анализ потребителей как компонента непосредственного окружения организации, в первую очередь, имеет своей задачей составление профиля тех, кто пользуется услугами, реализуемыми организацией. Изучение потребителей позволяет организации лучше уяснить, какой продукт в наибольшей мере будет приниматься покупателями, на какой объем продаж может рассчитывать организация, в какой мере покупатели привержены продукту именно данной организации, насколько можно расширить круг потенциальных потребителей, что ожидает продукт в будущем и многое другое.

Профиль покупателя может быть составлен по следующим характеристикам:

· географическое местоположение;

· демографические характеристики (возраст, образование, сфера деятельности и т.п.);

· социально-психологические характеристики (положение в обществе, стиль поведения, вкусы, привычки и т.п.);

· отношение покупателя к продукту (почему он покупает данный продукт, является ли он сам пользователем продукта, как оценивает продукт и т.п.).

Существует ряд факторов, определяющих торговую силу покупателя, которые обязательно должны быть вскрыты и изучены в процессе анализа. К числу таких факторов относятся:

· соотношение степени зависимости покупателя от продавца со степенью зависимости продавца от покупателя;

· объем закупок, осуществляемых покупателем;

· уровень информированности покупателя;

· наличие замещающих продуктов;

· стоимость для покупателя перехода к другому продавцу;

· чувствительность покупателя к цене, зависящая от общей стоимости осуществляемых им закупок, от его ориентации на определенную марку, от наличия определенных требований к качеству товара, от величины его дохода. При измерении показателя важно обращать внимание на то, кто платит, кто покупает и кто потребляет, так как необязательно все три функции выполняет одно и то же лицо.

Потребителями услуг МУ ЦБ КНО являются 22 муниципальных дошкольных образовательных учреждения (детские сады различных видов), 11 муниципальных общеобразовательных учреждений (средние общеобразовательные школы), санаторную школу-интернат, на 10 муниципальных учреждений дополнительного образования детей (Дворец спорта для детей и юношества №1 и №3, Детско-юношеская спортивная школа №2, Научно-методическая служба образования г. Туапсе, Центр развития творчества детей и юношества, Эколого-биологический центр, Центр внешкольной работы «Мужество», Центр внешкольной работы «Юный турист-краевед», Туапсинская станция юных техников, Центр внешкольной работы «Музей обороны Туапсе»).

Анализ поставщиков направлен на выявление тех аспектов в деятельности субъектов, снабжающих организацию различным сырьем, полуфабрикатами, энергетическими и информационными ресурсами, финансами и т.п., от которых зависит эффективность работы организации, себестоимость и качество производимого организацией продукта. Поставщики материалов и комплектующих изделий, если они обладают большой конкурентной силой, могут поставить организацию в очень высокую зависимость от себя. Поэтому при выборе поставщиков важно глубоко и всесторонне изучить их деятельность и их потенциал, с тем, чтобы суметь построить такие отношения с ними, которые обеспечивали бы организации максимум силы во взаимодействии с поставщиками. «Закон и право» №1 2008 г. С.92.

Конкурентная сила поставщика зависит от следующих факторов:

· уровень специализированности поставщика;

· величина стоимости для поставщика переключения на других клиентов;

· степень специализированности покупателя в приобретении определенных ресурсов;

· концентрированность поставщика на работе с конкретными клиентами;

· важность для поставщика объема продаж.

· При изучении поставщиков материалов и комплектующих в первую очередь следует обращать внимание на следующие характеристики их деятельности:

· стоимость поставляемого товара;

· гарантия качества поставляемого товара;

· временной график поставки товаров;

· пунктуальность и обязательность выполнения условий поставки товара.

Поставщиками МУ ЦБ КНО являются организации, предоставляющие коммунальные услуги, услуги связи, оргтехнику, канцелярские товары.

Изучение конкурентов, т.е. тех, с кем организации приходится бороться за покупателя и за ресурсы, которые она стремится получить из внешней среды, чтобы обеспечить свое существование, занимает особое и очень важное место в стратегическом управлении. Такое изучение направлено на то, чтобы выявить слабые и сильные стороны конкурентов и на базе этого построить свою стратегию конкурентной борьбы. Конкурентная среда формируется не только внутриотраслевыми конкурентами, производящими аналогичную продукцию и реализующими ее на одном и том же рынке. Субъектами конкурентной среды являются и те фирмы, которые могут войти на рынок, а также те, которые производят замещающий продукт. Кроме них на конкурентную среду организации оказывают заметное влияние покупатели ее продукта и поставщики, которые, обладая силой к торгу, могут заметно ослабить позицию организации.

Многие фирмы не уделяют должного внимания возможной угрозе со стороны вновь пришедших на их рынок и поэтому проигрывают в конкурентной борьбе именно им. Об этом очень важно помнить и заранее создавать барьеры на пути вхождения потенциальных пришельцев. Такими барьерами могут быть углубленная специализация в производстве продукта, низкие издержки за счет эффекта масштаба производства, контроль над каналами распределения, использование местных особенностей, дающих преимущество в конкуренции, и т.п. Однако очень важно хорошо знать то, какие барьеры могут остановить или помешать потенциальному пришельцу выйти на рынок, и воздвигать именно эти барьеры.

Очень большой конкурентной силой обладают производители замещающей продукции. Особенность трансформации рынка в случае с появлением замещающего продукта состоит в том, что, если им был убит рынок старого продукта, то он уже обычно не поддается восстановлению. Поэтому для того, чтобы суметь достойно встретить вызов со стороны фирм, производящих замещающий продукт, организация должна иметь достаточный потенциал для перехода к созданию продукта нового типа. Конкурентов МУ ЦБ КНО не имеет.

Адекватное обеспечение рабочей силой нужных специальностей и квалификации необходимо для реализации задач, связанных с достижением поставленных целей, т.е. для эффективности организации как таковой. Развитие ряда отраслей в настоящее время сдерживается нехваткой нужных специалистов. Примером служит практически каждый сектор компьютерной промышленности, и особенно это относится к фирмам, нуждающимся в высококвалифицированных техниках, опытных программистах и разработчиках систем. Н.А.Шайденко «Менеджмент» М. 2007 г. С. 206.

Развитию трудовых ресурсов МУ ЦБ КНО в значительной мере способствует наличие 3-х университетов, 4 техникумов, в которых обучаются будущие сотрудники администрации.

Глава 2. Принятие решений по совершенствованию управления в муниципальных учреждениях

2.1 Управленческое решение как метод по совершенствованию управления

Процесс управления хозяйственной деятельностью в организации связан с принятой ею оргструктурой управления, которая предопределяет весь цикл управления. Основные действия, связанные с оргструктурой, - создание отделов и служб, определение сферы управления, распределение прав и обязанностей, - основаны на той или иной теории организации, в соответствии с которой организация рассматривается спроектированной для достижения предписанных целей.

Основной характеристикой организации, как мы уже знаем, является формальная структура управления организации, т.е. сознательно установленный состав подразделений, иерархия должностей, совокупность должностных инструкций, внутриорганизационных положений, руководства и т.д.

Организационная структура управления, несмотря на то, что является статичной частью системы управления, вследствие динамичности самой системы управления также должна развиваться. Этот процесс не должен быть стихийным, и его следует осуществлять целенаправленно. Предполагается, что можно получить всю необходимую информацию и повысить ее эффективность путем заранее спланированного изменения в комбинациях отдельных элементов организации, в их внутренних структурах, во взаимосвязи отдельных элементов технологии управления.

Организационная структура управления обладает рядом особенностей, отличающих ее от технической системы. Основные из них следующие:

· наличие человека (человек принимает решения);

· многоцелевой характер (многокритериальность);

· многосвязность элементов (сложная система взаимодействия).

Очевидно, что при анализе организационных структур управления невозможно использовать единый математический аппарат. Как известно, метод исследования определяется целью и задачами, которые ставит перед собой исследователь, и, конечно, мощностью инструмента, которым он располагает. До 50-х годов подавляющее большинство работ, посвященных, организационным системам носило качественный характер. В настоящее время условно можно выделить три подхода к проблеме изучения и проектирования организации, ее важнейшего элемента - оргструктуры управления. В.И. Данилова «Бегство к рынку»

Первый подход, который называют классическим, рассматривает организацию с чисто механистических позиций. Структура организации считается заданной, участники рассматриваются как одноцелевые пассивные элементы, строго выполняющие свои функции, работающие в соответствии с предписанным алгоритмом. Наиболее полно этот подход был использован Тейлором и его последователями. В рамках классического подхода была предложена бюрократическая модель организации Вебера, содержащая основные принципы ее построения. Недостатки и ограниченность полученных результатов полностью определились идеологией самого подхода, в первую очередь механистическим рассмотрением участников организации. В качестве формального аппарата при разработке моделей систем при классическом подходе используется классическая математика, законы элементарной физики, механики.

Второй подход, используемый для анализа организаций, называют поведенческим. Основное внимание в нем уделяется вопросам поведения человека, взаимоотношений между членами организации и реакциям элементов организации на различные стимулы. Его использование позволяет учитывать и анализировать неформальные структуры, устанавливать закономерности развития персонала. Примерами поведенческого подхода являются групповая динамика, теория организации Саймона, социология, социометрия. Используемый математический аппарат - математическая статистика.

Исследования, проводимые в рамках этого подхода, направлены на совершенствование организации за счет более глубокого изучения функционирования основного ее элемента - человека, что позволяет определять рациональное количество подчиненных у руководителя, выявлять неформальные группы и тем самым позволяет улучшать структуру организации.

Третий подход к изучению организационных систем управления - системно-ориентированный, ситуационный. В рамках этого подхода разрабатывается большое количество методов и теорий, направленных на изучение различных сторон функционирования организации. Методология подхода основана на разработке системы формальных моделей, описывающих отдельные аспекты функционирования организаций, и последующем анализе этих моделей, например, экспертными методами.

Дело в том, что описания такого элемента организации, как человек, каким-либо формальным аппаратом не существует. Однако в большинстве моделей участник организации и его активная роль в функционировании организации учитывается на первом же этапе разработки модели при определении исходной информации (критериев, ограничений, целесообразного набора показателей). В дальнейшем в моделях возможно учитывать предпочтения руководителей. В последнее время разрабатывается все большее количество процедур, в которые включен непосредственно человек. Аганбегян А.Г.,Раппопорт В.С. «Опыт программно- целевого управления предприятия М. Экономика,1989 г.

При системно-ориентированном, ситуационном подходе все методы (модели) можно условно разделить на две группы.

К первой относится группа моделей, описывающая поведение системы при выполнении какой-либо функции управления - прогнозирования, бизнес-планирования, контроллинга. Это, в первую очередь, оптимизационные модели и методы исследования операций - задачи распределения, размещения, управления запасами и т.д. К этой же группе относятся модели, разрабатываемые для анализа и совершенствования организационных структур управления, в которых учитывается иерархический принцип построения структур, процессы координации, декомпозиции, агрегирования.

Вторая группа моделей основана на рассмотрении процедуры принятия решений менеджментом. При ситуационном подходе принятие стратегических и тактических (оперативных) решений составляет основу функционирования организации. Примерами таких моделей являются Байесовская модель (теория статистических решений), модели, основанные на теории полезности, теории выбора, других теориях динамического программирования.

В задачах принятия решений выбор стратегии, варианта, кандидата осуществляется, как правило, с учетом не одного, а многих факторов, в первую очередь факторов внешней среды. Понятие оптимизации практически не используется, а заменяется понятием рациональности. Принципы классической школы (специализация, единство распорядительства, баланс прав и ответственности, контроль и др.) и ее административные модели (линейно-функциональные, линейно-штабные, дивизиональные), которые относятся к группе механистических моделей организации как полностью рациональной системы, не исчерпали своих возможностей и считаются широко используемыми и эффективными в практике управления.

Среди основных компонентов проектирования любой организационной структуры управления важное место занимает принцип выделения в функциях организации гомогенных видов управленческой деятельности.

Подразделения организационной структуры управления могут быть образованы в соответствии:

- с видом выполняемых функций;

- с характером производимой продукции и услуг;

- с видом производственного процесса;

- с территориальным признаком;

- с характером потребителей;

- с типом реализуемых проектов.

Образование подразделений по видам функций является наиболее широко распространенной формой группирования видов деятельности. Создание подразделений по видам продукции (услуг) имеет место в организациях, выпускающих несколько видов продукции или представляющих несколько видов услуг. Создание подразделений по видам процесса осуществляется в тех случаях, когда это дает возможность максимально использовать производственное оборудование и высококвалифицированные кадры. По территориальному признаку подразделения образуются в организациях, занимающих обширную территорию. Создание подразделений по потребителям происходит в случаях, когда работают с группами потребителей, которые разделены по признакам (возраст, пол, уровень доходов), имеющим существенное значение. По типу проектов подразделения создаются в тех случаях, когда формируются специализированные бригады (группы). В.Краснова и А.Привалова «Семь нот менеджмента» М.; «Журнал

Эксперт» 2007 г. С.50.

Традиционный классический и частично поведенческий подходы к формированию оргструктуры управления предполагают осуществление следующей схемы работ:

- определение целей и установление на основании этих целей спецификации работ, подлежащих выполнению;

- установление необходимых функций по обеспечению эффективного управления производственно-хозяйственной деятельностью, их количества, состава и характеристики каждой;

- разработка нормативов численности персонала для каждой функции управления и расчет необходимой численности работников, их состава по специальностям;

- установление комплексов функций управления и определение количества структурных подразделений, их состава;

- выявление степени централизации и децентрализации выполнения функций управления;

- формирование и разработка организационной структуры управления, должностных инструкций и положений;

- установление правильных взаимоотношений между работниками, с тем чтобы каждый из них знал свое место в процессе производства;

- организация труда непосредственно на рабочих местах в каждом производственном подразделении.

Потребность в координации деятельности различных подразделений организации требует создания оргструктуры управления, состоящей из разных уровней подчинения - высшего, среднего и низового.

Задачами менеджеров высшего уровня являются: разработка стратегии организации, тактическое (годовое) планирование, на его основе определение научно-технической политики, бюджетное управление.

Менеджеры среднего уровня осуществляют детализацию планов, составленных высшими менеджерами, определяют потребности в ресурсах, осуществляют контроль за их наличием, согласовывают производственную программу между подразделениями, составляют графики и стандарты для оперативного управления.

Менеджеры низового уровня занимаются решением оперативных вопросов, связанных с обеспечением выполнения плана-графика производства. В зависимости от числа уровней управления оргструктура может быть вертикальной, когда число уровней управления большое, и горизонтальной, если уровней управления немного. Каждый уровень управления также характеризуется количеством подчиненных (сферой управления). Таким образом, при проектировании оргструктуры управления необходимо определить:

1) сколько подчиненных должен иметь каждый руководитель;

2) какая должна быть структура управления - вертикальной или горизонтальной.

Следует отметить, что горизонтальная оргструктура управления имеет ряд преимуществ перед вертикальной: она экономична, дает возможность установления более тесной связи с менеджерами высшего уровня. Эти преимущества могут проявиться при условии высокой квалификации подчиненных, четкой регламентации обязанностей и норм функционирования, устойчивом характере работы и отлаженных коммуникациях связи. Эффективность вертикальных структур снижается по мере увеличения уровней управления.

В отличие от механистических моделей систем в поведенческих и системно-ориентированных моделях при формировании организационных структур управления углубленно прорабатываются социально-психологические аспекты организационного поведения, связанные с формированием «организационной модели» и созданием социальных механизмов «лидерства». Ю.Ю.Петрушин «Этика бизнеса» М.: Дело,2000 С.56.

Ориентация на такие модели обусловлена динамичными изменениями, происходящими во внутренней и внешней среде организаций, использованием компьютерных информационных технологий для автоматизации производства и управления, что требует усиления координации деятельности всех производственных подразделений, комплексной организации управления и контроллинга. Построение гибких динамичных оргструктур управления органического типа обеспечивает быструю реакцию хозяйственной деятельности организации на различные изменения внутренних и внешних условий.