Теорія документно-інформаційних потоків

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ПВНЗ «Європейський університет»

Кафедра документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності

ТЕОРІЯ ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ

«Документознавство та інформаційна діяльність»

Київ - 2010р.

ВСТУП

Проблеми, які в умовах інформатизації мають вирішувати фахівці документно-комунікаційної сфери, зумовлені необхідністю поєднати різноманітні носії інформації та механізми доступу до них у єдину нерозривну систему документних ресурсів та послуг. Це потребує знань про особливості створення, руху та кумуляції документів у суспільстві, що відбиваються через функціонування документно-інформаційних потоків та масивів (ДІП та М).

Об'єкт курсу - сутність, ознаки, властивості та структуру ДІП та М, закономірності їх розвитку, методи аналізу та оцінки. Курс є логічним продовженням дисципліни "Документознавство", основні положення посібника базуються на ідеях Ю.М. Столярова, Г.Ф. Гордукалової, Н.М. Кушнаренко, Г.М. Швецової-Водки та ін.

Головна мета курсу - надати студентам теоретичні знання про особливості ДІП та М як штучно створеної підсистеми документно-інформаційних комунікацій суспільства, яка набуває у процесі розвитку елементів самоорганізації з власними законами функціонування. Тому структура курсу передбачає такі завдання:

- розкриття основних категорій предметної галузі "документно-інформаційні потоки та масиви";

- надання знань про можливості структурування ДІП та М за різними ознаками;

- набуття навичок виділення однорідних мікропотоків документів та моніторингу їх розвитку;

- орієнтування у характерних проявах закономірностей росту, розсіювання-концентрації, старіння, фрагментарності й дублювання; опанування історико-генетичних підвалин еволюції ДІП та М як елементів соціальних комунікацій суспільства.

Особливості подачі матеріалу зумовлені наявністю тісного зв'язку змісту з курсами «Документознавство», «Документологія», «Соціальні комунікації», «Інформатика», «Книгознавство» та ін.

РОЗДІЛ І. ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНІ ПОТОКИ ТА МАСИВИ ЯК СКЛАДОВІ ДОКУМЕНТНОЇ КОМУНІКАЦІЇ

1. Вступ. Документно-інформаційні потоки та масиви: сутність і значення

Головною умовою існування та розвитку суспільства є соціально-комунікативна діяльність. Без спілкування, обміну інформацією між індивідами не можливі інтелектуальна еволюція людства, розвиток виробництва, спадкоємність суспільних відносин, збагачення соціальної пам'яті, нові досягнення матеріального і духовного життя. Сучасні дослідники соціогенезу доводять, що соціальна комунікація - це глибинний базис матеріального виробництва та необхідний фактор прогресу будь-якого виду суспільного устрою.

Найважливішою підсистемою соціальних комунікацій є документна комунікація (ДК) - процеси і засоби обміну інформацією у суспільстві за допомогою документів. Вона забезпечує рух соціальної інформації у часі і просторі шляхом створення, зберігання та розповсюдження документів. ДК виникла на певному етапі соціального прогресу людства і нині охоплює всі сфери суспільного життя.

Існує декілька підходів щодо глобального характеру ДК. Так, закон документаційного супроводу соціальних комунікацій, сформульований Ю.М. Столяровим, доводить, що кожна соціальна комунікація обов'язково опосередковується документом, і всі соціальні інститути за своєю сутністю є документними, оскільки кожен з них зайнятий або виробництвом, або транспортуванням, або одержанням, обробкою та зберіганням документа, наданням його користувачам та ін. Наприклад, органи державної влади - це соціальний інститут по виробленню законодавчих документів, банківська сфера також суто документна інституція, оскільки всі фінансові операції супроводжуються документами та ін.

Тенденції глобального розповсюдження документів знайшли відбиття в новітніх метатеоріях, які вводять до наукового обігу поняття «документне середовище ноосфери (сфери розуму)», «документальна пам'ять ноосфери», «інфосфера» та ін. Автори цих понять доводять, що простір, в якому функціонують документи, постійно розширюється. Документи дедалі активніше "завойовують" не лише наземний простір, але й підземний, водний, навколоземний, космічний. Це відбувається внаслідок постійного розширення масштабів пізнавальної діяльності людей, перш за все на основі інформації, набутої при проведенні інструментальних досліджень поверхні, надр та атмосфери Землі, океанів, космосу, мікросвіту.

Поширенню середовища функціонування ДК сприяє також інформатизація суспільства, яка охоплює всі сторони сучасного суспільного життя - виробництво, кредитно-фінансову сферу, постачання, управління, науку, освіту та зумовлює зростання обсягів техніко-економічної, фінансової, технологічної, наукової, іншої документованої інформації, що циркулює в межах підприємств та організацій, між ними та між різними країнами. Впровадження новітніх інформаційних технологій, удосконалення засобів документування та розповсюджування інформації постійно розширюють документне середовище ноосфери та збагачують документі ресурси суспільства.

Функціонування ДК передбачає постійний рух документів по комунікаційним каналам від комуніканта (створювача документованої інформації) до реципієнта (споживача документованої інформації). Рух документів у процесі їх виробництва, розповсюджування та використання у суспільстві створює документний потік (ДП). ДП - це сукупність розподілених у часі і просторі документів, які рухаються по комунікаційним каналам від створювачів та виробників до користувачів. За А.В. Соколовим, канал - це абстрактний шлях, по якому "рухаються документи. Він забезпечує розповсюдження документів у суспільстві, надає можливість доступу до них користувачам. Наприклад, канали доступу до опублікованих документів - це документоторговельні установи, бібліотеки, передплатні агентства, органи науково-технічної інформації та ін. Окремий канал може деякий час не діяти, однак ДП рухається постійно.

Найфундаментальніша дефініція ДП належить Г.Ф. Гордукаловій, яка визначає документний потік як вибіркове відображення у формі документів результатів соціальної діяльності членів суспільства. Під соціальною діяльністю розуміється науково-пізнавальна, управлінська, виробнича, фінансова, літературно-художня та ін. види діяльності.

Термін "документний потік" мав декілька етапів становлення. На початку XX століття, коли основним видом опублікованого документа була книга, М.А. Рубакін увів до наукового обігу поняття "книжковий потік". Зворот з терміном "документний" вперше був застосований в архівознавстві і використовувався в межах цієї сфери у вузькому значенні, щодо функціонування лише ділових неопублікованих документів. У 1960-ті роки, через бурхливий розвиток інформатики виникли та почали вживатися як синоніми терміни "інформаційний потік", "документальний потік", «документально-інформаційний потік». У 1990-ті роки розвиток документознавства як міждисциплінарної узагальнюючої науки та розширення значення поняття "документ" привели до введення у науковий обіг терміна "документний потік" у широкому його значенні.

Терміни "документний" та "документальний" мають різне змістовне навантаження. За Ю.М. Столяровим, "документний" - тобто "складається з документів", або має безпосереднє відношення до документа як до фізичного об'єкта, а "документальний" означає "підтверджений документом, достовірний". Але й нині в багатьох спеціальних виданнях як синоніми вживають прикметники "документний" та "документальний". Наприклад, «Терминологический словарь по библиотечному делу и смежным отраслям» (1995 р.) визначає термін "первинний документальний потік" як організовану чисельність первинних документів, що функціонують (створюються, розповсюджуються та використовуються) у соціальному середовищі. Таке визначення потоку змістовно відповідає терміну «документ ний», саме його необхідно використовувати відносно багатьох явищ і процесів, опосередкованих документом, - фондів, масивів, комунікації та ін.

Функціонування ДК у суспільстві потребує створення спеціалізованих документних систем (ДС), що забезпечують цикл життєдіяльності документів, тобто їх виробництво, транспортування, збирання, зберігання та використання. Перший досвід класифікації цих систем належить Ю.М. Столярову, який поділяє їх на генералізаційні (де створюють та виробляють документи - авторські колективи, наукові, навчальні заклади, видавництва, редакції засобів масової інформації, типографії, теле- та радіокомпанії, студії звукозапису, фото та кіностудії, відеопідприємства, виробники продуктів на оптичних дисках та ін.), транзитні {транспортують та розповсюджують документи - передплатні та посередницькі агентства, центри електронної доставки документ в, документоторговельні установи, поштові відділення, кур'єрські служби, провайдери комп'ютерних мереж та ін.), термінальні (одержують, обробляють, зберігають та організують використання документів - архіви, бібліотеки, органи НТІ, інформаційні фірми, музеї, аудіо та відеотеки, власники комп'ютерних серверів та ін.).

Проходячи через названі документні системи, ДП створює там постійні або тимчасові сукупності документів. Тимчасові слабоструктуровані сукупності документів, що підлягають подальшому трансформуванню (відбиранню, перерозподілу, та транспортуванню) - це документні масиви (ДМ). Стаціонарні систематизовані, споряджені довідково-пошуковим апаратом сукупності документів, що комплектуються відповідно до завдань документної системи по обслуговуванню користувачів документованою інформацією - це документні фонди (ДФ). Тобто документні масиви створюються, як правило, в генералізаційних та транзитних ДС, а документні фонди - в термінальних ДС.

Донедавна поняття "потік" та "масив" документів вивчалися головним чином у контексті інформатики та бібліографознавства. Потік визначався як найрухоміша частина масиву документів або як активна частина інформаційних ресурсів суспільства. Потік та масив відрізняли переважно за формою їх існування: потоку притаманна динаміка, масиву -відносна статика. Поняття "масив" та "фонд" документів використовувалися як синоніми. Документознавчий підхід потребує детальнішого визначення цих понять, їх змістовного розмежування, встановлення співвідношення між ними.

Фонд - це фундаментальніше утворення, ніж масив. Термінологічно поняття "фонд" означає "основа", "фундамент". Масив - це більш мобільний комплекс документів, призначений для подальшого перетворення. Фонд - це освоєний масив документів. Його освоєння відбувається за допомогою систематизації, предметизації, анотування, реферування, упорядкування за змістовними або формальними видами розстановок та ін. Важливою ознакою фонду є його відбиття у довідково-пошуковому апараті.

Документні потоки, масиви та фонди утворюють документні ресурси (ДР) - сукупність документів, підготовлених для ефективного їх використання членами суспільства» ДЕ забезпечують збір, обробку, зберігання, пошук та використання документованої інформації, тому є найважливішим видом ресурсів поряд із матеріальними та енергетичними. ДР поповнюються зовнішнім документним потоком, що виникає завдяки створенню та розповсюджуванню документів. Крім зовнішнього існують внутрішні ДП, що циркулюють у документних масивах та фондах внаслідок їх організації та користування ними. Особливості функціонування внутрішніх ДП вивчаються в межах документного фондознавства.

На функціонування документних ресурсів країни впливає багато факторів, головним з яких є інформативна політика держави. Вона відображається у законах та підзаконних актах, що регламентують розвиток та використання документ-но-комунікаційних систем країни, і спрямована на створення умов для ефективного і якісного забезпечення інформаційних потреб членів суспільства, перш за все - на документне забезпечення вирішення стратегічних завдань соціального та економічного розвитку держави.

За роки незалежності України прийнято близько 20 законодавчих актів щодо вдосконалення процесів формування національних документних ресурсів. Найважливішими з них є закони України "Про інформацію" (1992 р.), "Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні" (1992 р.), "Про науково-технічну інформацію" (1993 р.), "Про державну таємницю"(1994 р.), "Про захист інформації в автоматизованих системах" (1994 р.), "Про національний архівний фонд і архівні установи" (1994 р.), "Про бібліотеки і бібліотечну справу" (1995 р.), "Про видавничу справу" (1997 р.), "Про Завдання Національної програми інформатизації до 2000 р." (1998 р.), "Про обов'язковий примірник документів" (1999 р.) та ін.

Крім загальнодержавних актів прямої дії на функціонування документно-комунікаційних систем впливають багато законодавчих актів опосередкованої дії, а також не лише внутрішні, але й зовнішні економічні та соціально-політичні зміни, перш за все - світові тенденції створення глобальних комп'ютерних мереж і технологічні досягнення в галузі новітніх інформаційних технологій.

На порозі XXI століття визначним фактором розвитку ноосфери стає інформація, тому в наш час найважливішим завданням є створення інформаційної інфраструктури суспільства, тобто мережі взаємопов'язаних документно-комунікаційних установ та каналів зв'язку між ними. Організаційна інфраструктура документної комунікації має виробничі та невиробничі компоненти. До виробничих компонентів належать видавнича, поліграфічна, документоторговельна справи, засоби зв'язку (традиційна та електронна пошта, телекомунікації, спеціальні мережі передачі даних типу Телетекс, Відеотекс та ін.). Невиробничі компоненти інфраструктури - це система підготовки кадрів для організації створення, розповсюджування та користування документними ресурсами, система адміністративного керівництва документними комунікаціями, система наукового та технологічного забезпечення документних комунікацій (алгоритми та програми функціонування технічних засобів), сукупність систем збору, зберігання, обробки, пошуку та надання користувачам документованої інформації.

Відсутність або недостатній розвиток будь-якої складової інфраструктури документних комунікацій знижує ефективність функціонування ДП та М та темпи доведення інформації до користувачів, сповільнює розвиток науки, економіки, виробництва, управлінської сфери. Створення в країні оптимальної інфраструктури документної комунікації передбачає врахування перспектив розвитку можливостей технічних засобів передачі, обробки, пошуку, збереження та тиражування документованої інформації. Нині необхідно розширювати засоби обчислювальної техніки та електрозв'язку для передачі даних і теледоступу до віддалених документних ресурсів, створювати повнотекстові бази даних та центри автоматизованого інформаційного пошуку, впроваджувати нову техніку виготовлення та доставки копій документів користувачам

Документні потоки та масиви - це складні явища і визначити їхню сутність безпосередньо, тобто шляхом практичного обстеження, дуже важко. Найраціональніший шлях вивчення складних явищ - послідовний розділ їх на елементи, встановлення зв'язків між ними та функцій кожного елемента. Таке структурування явищ можливе завдяки застосуванню системного підходу.

Відокремлення будь-якої системи з зовнішнього середовища можливе лише теоретично, тобто умовно, оскільки фактично система не може існувати ізольовано від зовнішнього середовища. Основні ознаки системи - елемент, структура, зв'язок, функція. Згідно з теорією системного підходу будь-яка система конструюється з обмеженої кількості елементів, що пов'язані між собою метою функціонування. Проста система - це сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію. Якщо в системі кілька таких сукупностей, то кожна з них набуває ранг підсистеми, а вся система стає складною.

На загальнотеоретичному рівні ДП та М - це складні впорядковані системи, основні компоненти яких посідають означене положення та відіграють певну роль. Поняття "система" - відносне, як і поняття "елемент". Залежно від мети та масштабів розглядання окремий елемент може стати підсистемою або самостійною системою зі своїми елементами та зв'язками, а система, що вивчається, може розглядатися як частина більш великої - макросистеми. Наприклад, документ як система - це єдність матеріального носія та інформації, але на іншому рівні системного розгляду документ сам стає елементом більш загальної системи - документного потоку або масиву. Тому при застосуванні системного підходу завжди важливо встановити межі системи, що вивчається, тобто визначити, підсистемою якої більш загальної системи вона є, як взаємодіє з зовнішнім середовищем.

Система утворюється тоді, коли між елементами виникають зв'язки. Вони створюють структуру системи, забезпечують її цілісність. У ДП та М як системних об'єктах зв'язки характеризуються багатоаспектністю: є елементарні зв'язки між документами (як змістовні, так і формальні - мовні, хронологічні, видавничі, територіальні та ін.); зв'язки між групами документів, що дозволяє структурувати та упорядковувати документні потоки та масиви (наприклад, відокремлювати потоки та масиви періодичних видань, патентної документації, ділових документів, технічної літератури тощо); зв'язки між документними потоками й масивами та зовнішнім середовищем.

За напрямом розрізняють прямі й зворотні зв'язки. ДП та М виникають в процесі установлення прямих та зворотних зв'язків між створювачами та користувачами документів. Сукупність запитів на документовану інформацію стимулює створення нових документів, які доведені до користувачів та освоєні ними і в свою чергу приводять до виникнення нового знання, що знову фіксується та розповсюджується за допомогою документів.

Будь-яка система відокремлюється у зовнішньому середовищі для виконання конкретної функції. Функціонування здійснюється для досягнення конкретної мети, це робить систему доцільною. Кожний структурний компонент системи виконує свою власну функцію. Функції розвиваються на лініях зв'язків між компонентами системи. Так. ДП виконує функцію руху документів у суспільстві, забезпечує можливість їх розповсюджування, поповнення та оновлення документних масивів, а функція ДМ - кумулювання, впорядкування документів, забезпечення можливості їх зберігання та використання споживачами.

Масштаби системного розглядання ДП та М можливі на мікро-, мезо- та макрорівнях. Так, на мікрорівні ДП як систему детально охарактеризувала Г.Ф. Гордукалова, визначивши родоутворюючим елементом потоку - документ, а головною системотворною ознакою - зв'язок документів у потопі за змістом. Цей зв'язок зумовлений тим, що не існує документа, семантично не зв'язаного з попередніми елементами потоку. Щоб створити такий документ, слід описати принципово новий об'єкт, який вивчено невідомими раніше методами у новій для людства системі понять. Створення будь-якого нового документа певної тематики здійснюється на основі вивчення, аналізу, обробки попередніх документів.

На макрорівні ДП із системних позицій розглянув К.Б. Гельман-Виноградов, визначивши його як ту частину документного середовища ноосфери, що рухається.

Основи розгляду ДП та М на мезорівні першим заклав Ю.М. Столяров, запропонувавши класифікацію соціальних інститутів з документознавчих позицій, поділивши їх на генералізаційні, транзитні, термінальні документні системи, визначивши ДП та М як результат виробництва і розповсюдження документів. Цей підхід дозволяє запропонувати таке розуміння системності явищ, що вивчаються:

ДП та М як мезосистема - це сукупність документів, що функціонують в процесі створення, розповсюдження та використання у суспільстві документованої інформації.

Зовнішнє середовище, що впливає на ДП та М як систему безпосередньо або опосередковано, виявляє себе через такі основні фактори:

економічний - рівень та структура доходів населення країни, темпи інфляції, обсяг бюджетних асигнувань на функціонування документно-комунікаційної сфери, безробіття та ін.;

політико-правовий - вплив пануючого політичного режиму, офіційної ідеології, прийнятих законів та ступінь їх виконання, стан щодо дотримання прав людини;

науково-технічний - етап у розвитку науково-технічного прогресу, технології, що використовуються, рівень комп'ютеризації та ін.;

соціокультурний - звички, традиції, пануюча форма релігії, національна психологія, менталітет, грамотність населення;

демографічний - густота населення, динаміка народження та смертності, тривалість життя, міграційні процеси та ін.;

природничо-екологічний - розміри території країни, клімат, запаси корисних копалин, особливості екологічної ситуації та ін.

Зовнішнє середовище прямого впливу - це державні органи, виробники, розповсюджувачі та користувачі документів, джерела фінансування процесів створення, розповсюдження, кумулювання документів у суспільстві. Зовнішнє середовище непрямого впливу - це рівень розвитку технологій, стан економіки, політичні та соціокультурні фактори, чинники міжнародного середовища. Наприклад, аналіз даних науково-статистичного довідника Преса Української РСР: 1918 - 1973 рр. свідчить про вплив на розвиток ДП та М соціально-політичних факторів. У роки Другої Світової війни ДП книг і брошур УРСР зменшився за обсягом у 5 разів, а в окремі роки складав лише 3 - 4 % від довоєнних років. У періоди політичної стабільності ДП неухильно зростав - у 1970-ті роки середньорічний обсяг ДП книг і брошур удвічі перевищував аналогічні показники 1950-х років. Стосовно ДП друкованих творів образотворчого мистецтва - його середньорічний обсяг у 1970-ті роки порівняно з 1950-ми роками збільшився утричі.

Нині в Україні, у зв'язку з економічною нестабільністю, кількісні показники річного обсягу ДП книг та брошур за назвами та тиражем знаходяться на рівні 1928 - 1929 рр. Але з проголошенням Україною суверенітету кількість загальнодержавних газет у період з 1994 по 1996 рр. зросла у 4 рази. Комерціалізація суспільства наочно виявилася у розвитку ДП реклам-но-інформаційних газет - за період з 1992 по 1996 роки їх ДП зріс у 39 разів. Одночасно ДП приватних газет розвивався не стабільно - у 1992 р. виходило 309 назв, а у 1996 - 136.

Ці дані свідчать про системний характер ДП та М, що дійсно мають прямі та зворотні зв'язки з зовнішнім середовищем, які безпосередньо чи опосередковано впливають на їх розвиток.

2. Документні потоки та масиви: ознаки, властивості, параметри та функції. Структурування документних потоків та масивів

Документні потоки і масиви відокремлюються в самостійні явища системи документних комунікацій завдяки наявності власних ознак та властивостей. Ознаки відображають зовнішні сторони явища, а властивості відбивають внутрішні його особливості та відмінні якості. Оскільки документні потоки та масиви - це складові однієї системи, родоутворюючим елементом якої є документ, вони крім відмінних мають спільні ознаки та властивості, що відтворюють характерні особливості функціонування документів у суспільстві.

Спільні ознаки документних потоків та масивів:

множинність документів, з яких складається ДП та М;

доцільність функціонування ДП та М, спрямованість їх формування на досягнення кінцевої мети, на забезпечення функціонування ДК, управління, обмін документованою інформацією, створення оптимальної системи ДР;

¦ постійне відтворення ДП та М у процесі соціально-комунікативної діяльності.

Відмітними ознаками потоку, що відрізняють його від масиву, є:

¦ динамічність як спосіб існування потоку, який постійно переміщує документи від створювачів документованої інформації до її споживачів;

¦ невпорядкованість документів у потоці, який лише переміщує їх по комунікаційних каналах і за станом своєї організації, як звичайно, не пристосований для безпосереднього використання в ньому інформаційної складової документів споживачами.

Так, зовнішній потік, який потенційно надходить на вхід термінальних ДС, містить документи, що потенційно призначені для використання, але поки вони не оброблені та не відображені в інформаційно-пошукових системах, вони фактично не доступні споживачам.

ДМ, навпаки, відносно статичні, більш упорядковані, створюються через відбір, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення, мають профіль та сукупність специфічних ознак документів, що обмежують формування масиву. Наприклад, ДМ книготорговельної організації, ДМ місцевого відділення Укрдруку, масив документів відділу комплектування наукової бібліотеки, який без попереднього його освоєння методами аналітико-синтетичної обробки не може стати частиною фонду та ін.

Розрізняють атрибутивні та прагматичні властивості ДП та М. Атрибутивні - це необхідні, суттєві властивості, без яких явище не існує. Прагматичні - це властивості, які виявляються в процесі використання ДП та М.

До атрибутивних властивостей, загальних для ДП та М,- належать: цілісність, цілеспрямованість, дискретність, континуальність, інформативність.

Цілісність забезпечується наявністю внутрішніх зв'язків між документами потоку або масиву. Всі документи взаємопов'язані між собою за будь-якою однією або кількома ознаками: тематикою, мовою видання, місцем походження, цільовим призначенням, формою носія або засобом документування інформації та ін. Внутрішня єдність елементів системи ДК, коли один документ доповнює інший, забезпечує тривалість функціонування та постійне зростання значущості ДП та М у суспільстві. Система зберігає свою цілісність, поки є мета її функціонування і елементи, що входять у систему, взаємодоповнюють один одного. Тобто цілісність ДП та М як системи забезпечується наявністю тісних взаємозв'язків між створювачами та користувачами документів.

Цілеспрямованість системи забезпечується наявністю мети - поки у суспільства буде потреба у комунікації на снові документованої інформації, будуть функціонувати ДП та М.

Дискретність виявляється в тому, що ДП та М складаються з окремих самостійних документів, які можуть бути відмежовані один від одного у просторі та часі. Це зумовлено тим, що кожен документ потоку або масиву залишається незмінним за змістом і зберігає та розповсюджує лише певну кількість відомостей про об'єкт. Для доведення до користувачів нової інформації створюються інші документи, що постійно поповнюють документі потоки, а через них - масиви.

Діалектичною протилежністю дискретності є континуальність, яка виявляється в постійному продукуванні суспільством нових документів та накопичуванні документованою пам'яттю людства відомостей про його досягнення. За думкою Ю.М. Столярова, властивість документа виступати у двох статусах - дискретним або континуальним - зумовлює одночасне існування док рентного потоку та документного масиву: кожний окремий (дискретний) документ є результатом, продовженням низки попередніх документів і в свою чергу - причина, джерелом появи наступних документів.

Невід'ємною складовою будь-якого документа є інформація, яка має цінність і призначена для зберігання та розповсюджування, тому важливішою властивістю документних потоків та масивів є інформативність. Вона виявляється в тому, що ДП та М містять відомості з усіх сфер людської діяльності на всій території планети за всі часи.

Крім загальних атрибутивних властивостей, притаманних і ДП та М, є специфічні атрибутивні властивості, що зумовлюють відмінності між ними. Так, зовнішні ДП - це джерело поповнення та оновлення ДМ, які в свою чергу призначені для кумулювання документів, їх упорядкування, розповсюдження та організації користування ними. Тому документним потокам притаманні такі специфічні атрибутивні властивості:

транзитивність - проходження через проміжні документні системи;

нескінченність - постійне продукування суспільством нових документів та їх рух у часі й просторі;

нестабільність - постійна зміна кількісного обсягу, темпів зростання, типо-видової, жанрової, мовної структури та інших характеристик ДП.

Масивам документів притаманні протилежні специфічні властивості:

термінальність - призначеність для відбору та кумулювання профільних видів документів з метою організації їх функціонування в каналах документної комунікації;

скінченність - обмеженість функціональним призначенням та іншими ознаками;

стабільність - пристосованість для вводу та виводу окремих видів документів з метою їх упорядкування та організації розповсюджування.

Прагматичні властивості ДП та М - це стохастичність, керованість, відкритість, організованість, синергетичність.

Стохастичність (імовірність) формування ДП та М виявляється в тому, що неможливо з абсолютною точністю розрахувати їх поповнення, передбачити ступінь цінності та використання окремих документів. Це зумовлює необхідність широкого впровадження різноманітних методів вивчення ДП та М, прогнозування їх розвитку в суспільстві.

Керованість як властивість ДП та М розкривається у двох аспектах: у здатності потоків і масивів бути керованими, у спроможності управляти суспільною діяльністю. Обсяг, склад, структура ДП та М змінюються під впливом зовнішнього та внутрішнього середовища і, в свою чергу, впливають на них через задоволення та формування інформаційних потреб користувачів.

Відкритість ДП та М проявляється в їх поступовому розвитку та універсальності відносно інформаційної та матеріальної складової документів, їх форм, носіїв та засобів документування. Нині в суспільстві використовують найрізноманітніші види документів: рукописні і електронні, опубліковані та ті, що не публікують, паперові, плівкові та ін., які охоплюють за змістом увесь універсуум знань людства.

Системним об'єктам притаманна організованість, наявність ієрархічної структури, співвідношення окремих елементів, розташованість їх один до одного згідно з заданими параметрами або схемою упорядкування. Наприклад, за рівнями функціонування розрізняють міжнародні, міжгалузеві, міжособисті ДП, за напрямом - вхідні, вихідні, внутрішні та ін.

Синергетичність ДП та М виявляється в тому, що збільшення загальної ефективності системи досягається злагодженим функціонуванням окремих її елементів. Так, сформувати якісний ДМ книжкової крамниці неможливо без систематичного поповнення його новими документами, що постійно виникають у ДП. Необхідність підвищення ефективності функціонування документних комунікацій як на локальному, так і на загальнодержавному рівнях потребує організаційно-технічної консолідації спеціалізованих документних установ, що зайняті створенням, розповсюдженням, кумулюванням документів.

Якщо характеристики ДП та М піддаються вимірюванню, вони набувають статусу параметрів. Основні параметри ДП та М:

зміст та функціональна належність - відповідають цільовому призначенню документів, що складають потік або масив;

структура, що має ознаки, відповідно з якими може здійснюватися класифікація документів та їх індексація, створюватися система довідково - пошукового апарату;

режим функціонування - визначається змінами, що відбуваються з плином часу в інформаційному навантаженні ДП та М.

До факторів, що характеризують режим руху документів у потоці чи масиві, належать: обсяг ДП та М у фізичних величинах (кількість документів або інформації, що в них міститься); пропускна спроможність каналів зв'язку, засобів створення та тиражування документів, допустиме навантаження співробітників, що обробляють документи та попит користувачів на документовану інформацію. При цьому семантична насиченість ДП та М визначається кількістю назв документів, а фізична насиченість - кількістю їх екземплярів.

Функції ДП та М - це реалізація їх властивостей у процесі функціонування ДК суспільства.

Базисною функцією є інформативна - забезпечення розповсюджування соціальної інформації у суспільстві. Виконуючи основну функцію - інформативну - ДП та М як система постійно пристосовується до будь-яких змін зовнішнього середовища, витримуючи його вплив. Змінюються умови функціонування системи: вдосконалюються засоби фіксування інформації та її матеріальні носії, впроваджуються новітні технології передачі документованої інформації, ускладнюються інформаційні потреби користувачів, посилюються їх вимоги щодо форм та оперативності надання необхідних документів, впроваджуються нові закони та джерела фінансування, але система не руйнується, а лише адаптується до нових умов.

Основна функція ДІЇ - комунікативна - забезпечення руху та обміну інформацією в соціальному середовищі, налагодження стійкого міжсуб'єктного зв'язку між створювачами та користувачами документованої інформації, реалізація глобальної мережі контактів у суспільстві.

Основна функція ДМ - кумулятивна - забезпечення зосередження документів, їх упорядкування з метою організації розповсюдження та використання членами суспільства.

Перелічені функції зумовлюють суспільну необхідність існування ДП та М, викликані потребами суспільства, тому належать до зовнішніх функцій.

Внутрішні функції відображають завдання ДП та М відносно тих підсистем ДК, з якими безпосередньо пов'язані, тобто виробників, розповсюджувачів та користувачів документів. До цих функцій належать:

соціально-орієнтувальна (або соціалізуюча) - забезпечення спадкоємності розвитку суспільства завдяки функціонуванню ДП та М;

управлінська - забезпечення керівництва соціальними процесами через розповсюдження серед членів суспільства документованої інформації;

утилітарна - використання ДП та М у процесі соціально комунікативної діяльності. Стосовно конкретного користувача ця функція може проявлятися як система конкретних функцій - культурно-освітньої, прагматичної, гедонічної, статистичної, правової, функції історичного джерела та ін. Наприклад, 12 - 14 % всіх створюваних у суспільстві ділових документів надходять на постійне зберігання до державних архівів - цей ДП містить історичні відомості про розвиток суспільства, тому виконує функцію історичного джерела.

Таким чином, ДП та М відокремлюються у відносно самостійні системи завдяки наявності власних ознак, властивостей та функцій. їх знання дозволяє відрізняти ДП та М від інших підсистем ДК, зважати на об'єктивні закони їх розвитку та використання, оптимізувати роботу з ними.

Структура - сукупність стійких зв'язків об'єкта, що забезпечують його цілісність, збереження основних властивостей. Структурування - це визначення внутрішньої будови об'єкта вивчення, встановлення зв'язків та співвідношень між його складовими.

Основи структурування ДП та М - це базисні положення раціонального впорядкування документів у потоках та масивах, що сприяє створенню оптимальних моделей їх функціонування. Активне збільшення нових видів документів та розширення їх репертуару потребують різних підходів до побудови систем упорядкування ДП та М, оскільки у єдиній сукупності ними складно керувати.

Структурувати ДП та М можна за різними ознаками: змістовними і формальними. До змістовних належать ті ознаки структурування, що відбивають семантичні та тематико-типологічні особливості ДП та М.

Семантична структура ДП та М відбиває смислові зв'язки між документами, кількісну розповсюдженість документів однієї тематики. Семантична структура ДП та М виявляє себе через посилання на попередні роботи в текстах документів, пристатейні та прикнижкові списки літератури та ін. Так, у разі одночасного цитування двох наукових публікацій у третій, між двома першими повинні існувати відношення інтелектуальної взаємодії, або когнітивні зв'язки. Вивчення семантичної структури ДП та М сприяє визначенню міждисциплінарних зв'язків, тенденцій розвитку комунікативних процесів у науці, фактів зародження нових дослідних напрямів.

Тематична структура - це відносна поширеність документів певної тематики у ДП та М. Моделлю тематичної структури ДП та М можуть служити класифікаційні схеми: Універсальна десяткова класифікація, Бібліотечно-бібліографічна класифікація, Міжнародна класифікація винаходів та ін.

Семантичну та тематичну структури ДП та М не можна ототожнювати: перша означає зв'язок не лише за тематикою, але й за іншими змістовними зв'язками - за методами дослідження, термінологією, фактичним матеріалом. Семантична структура ДП та М постійно змінюється, оскільки кожний новий документ змінює змістовні зв'язки між попередніми документами та їх значимість для користувача, а тематична структура ДП та М є відносно стабільною.

Типологічна структура ДП та М - це розповсюдженість та кількісне співвідношення документів певних типів або жанрів. При динамічному моніторингу за розвитком типологічної структури ДП та М є можливість визначити актуальні проблеми або тенденції функціонування конкретних сфер та галузей. Наприклад, різке зменшення у потоці кількості наукових видань свідчить про нестабільність та кризовий стан розвитку науки. Сучасну типологічну структуру видавничого ДП відбивають покажчики державної статистики друку: у 1998 р. в Україні було видано 286 друк. од. офіційних видань, що становить 5,1% загального ДП; 919 друк. од. наукових видань (16,6%); 493 науково-популярних видань (8,9%); 1507 друк. од. навчальних видань (27,1%); 393 друк. од. довідкових видань (7,1%); 764 друк. од. літературно-художніх видань (13,8%) та ін.

Інші ознаки структурування ДП та М належать до формальних і відбивають видові, мовні, географічні, видавничі характеристики документів, технологічні особливості носіїв інформації та її документування.

Видова структура - це співвідношення у ДП та М документів різних видів. Наприклад, у 1998 р. видова структура ДП видань України мала такі особливості: авторефератів дисертацій - 2601 назва, що становить 25,8% ДП некнижкових видань; образотворчих видань - 222 назви (2,2%); нотних видань - 26 назв (0,2%); 844 назви журналів та продовжуваних видань (8,4%); 2509 газет (24,9%).

Мовна структура ДП та М - це співвідношення кількості документів, опублікованих певними мовами. Так, у вітчизняному ДП книг політичної тематики у 1998 р. видання українською мовою склали 85,2%, російською мовою -13,9%, англійською мовою - 0,3%, двома мовами - російсько-українською - 0,6%.

Географічна структура ДП та М - це розподіл документів за місцем видання. Наприклад, географічна структура вітчизняного ДП політичної тематики за 1998 р. представлена 20 містами України. Майже 90% складають документи, видані у Києві (70,9%), Львові (11%) та Харкові (4,8%). Аналіз показників географічної структури ДП книг і брошур України за 1998 р. дозволяє зробити висновок, що книговидавнича діяльність найрозвиненіша у Київській (там видано 50,3% загального ДП), Харківській (9,7%) та Донецькій (8,6%) областях. Одночасно в кризовому становищі перебувають книговидавці Херсонської (видано 0,02% річного обсягу загального ДП книг і брошур) та Миколаївської (0,03%) областей.

Видавнича структура ДП та М - це кількісне співвідношення документів за ознакою належності до видавничих установ, до яких входять державні й приватні видавництва, органи державної влади та управління, вищі навчальні заклади, науково-дослідні установи та ін. Уміння орієнтуватися в сукупності видавничих установ та їх продукції дозволяє правильно, оперативно, повно комплектувати документні фонди, розшукувати потрібні користувачам нові видання.

Авторська структура ДП та М - це співвідношення документів за ознакою наукових колективів чи індивідуальних авторів. В залежності від основного профілю розробок первинні наукові колективи (кафедри, лабораторії, відділи, інститути та ін.) поділяються на дві групи: перша - профільні колективи, тобто ті, чия діяльність повністю укладається в межі комплексної наукової проблеми; друга - непрофільні, які крім даної проблеми проводять свої основні дослідження і розробки по інших напрямах. Вивчення організаційно-фірменної та авторської структури результативне, тому що дозволяє визначити коло наукових шкіл та їх лідерів, перелік авторів, яких найчастіше цитують та ін.

Хронологічна структура ДП та М - це співвідношення документів за роком видання. її вивчення результативне при встановленні рівня та швидкості оновлення або старіння документів у документних системах.

ДП та М можна структурувати за будь-якими формальними ознаками документних класифікацій, визначаючи співвідношення документів, що відрізняються знаковою природою інформації, способом документування, матеріальною конструкцією документів, призначеністю для сприйняття інформації користувачем та ін. Так, останнім часом у ДП та М зростає питома вага електронних документів, що свідчить про активне впровадження новітніх інформаційних технологій у сферу документних комунікацій.

У документалістиці поширені інші ознаки структурування ДП: за рівнями та спрямованістю функціонування відокремлюють вхідні, вихідні та внутрішні потоки; за складністю напрямів ДП поділяють на два види: симплексний (спрямований від одного створювача до одного користувача) та мультиплексний (від кількох створювачів до одного або кількох користувачів).

Таким чином, ДП та М як системні об'єкти мають структуру, що відображає концентрацію та розсіювання документів, їх кількісне зростання і старіння залежно від конкретних ознак: належності документів конкретним авторам, темам, місцю та року видання тощо. З появою нових наукових напрямів, носіїв, засобів документування інформації та ін. інновацій, що відбуваються в інфосфері, структура ДП та М змінюється. Наприклад, у розвинутих країнах світу в 1990-х рр. електронні форми інформування про нові публікації та доставки їх копій користувачам змінили співвідношення основних видів наукових документів у потоці: швидко зростає кількість наукових журналів на оптичних носіях, збільшується питома вага публікацій з проблем нових інформаційних технологій та ін.

Стеження за змінами структури ДП та М дозволяє прогнозувати закономірності розвитку документних комунікацій суспільства, здійснювати науково обґрунтоване управління документними системами.

3. Методологічні засади вивчення теорії документних потоків

Ефективність розвитку ДК значною мірою залежить від того, наскільки раціонально організовані та функціонують ДП та М. У зв'язку з цим потрібний систематичний збір відомостей про ДП та М за змістовними та формальними ознаками структурування. Оцінка та визначення тенденцій розвитку ДП та М здійснюються на основі спеціальних досліджень. Ці дослідження проводяться різноманітними методами, внесок у їх розробку зробили представники багатьох наук та сфер документно-комунікаційної діяльності.

З метою виявлення тенденцій розвитку певних наукових напрямів значний внесок у розробку методів дослідження галузевих ДП зробили П.І. Вадден (1911 р.), Ф.Д. Коул, Н.Б. Ілз (1917 р.), С. Бредфорд (1930-ті рр.), Дж. Д. Бернал (1939 р.). Надзвичайно активно та плідно ці методи використовували і розвивали у 1960-ті рр. Д.Прайс, Р. Бартон, Р. Кеблер, Г.М. Добров, В.В. Налімов, З.М. Мульченко, у 1970-ті рр.- В.І. Горькова, Л.С. Козачков, Г.Ф. Гордукалова та ін.

В залежності від об'єктів наукових досліджень сформувалися три групи методів, що здійснюють вивчення ДП та М: наукометрія, бібліометрія, інформетрія.

Наукометрія - це комплексний метод вивчення процесу і закономірностей розвитку науки на основі кількісних досліджень потоків і масивів наукових документів. Його теоретичну базу заклали на початку 1960-х рр. Д. Прайс (США) у праці "Малая наука, большая наука", В.В. Налімов та З.М. Мульченко (СССР) у фундаментальній монографії "Наукометрия: изучение науки как информационного процесса".

В наукознавстві одним із базових є положення, що ДП та М є інформаційною базою та відбитком науки, - вони акумулюють попередні знання, що спонукають людину до одержання нового результату, стимулюють саморозвиток науки та суспільства. Розвиток науки прямопропорційно залежить від стану ДП та М, тому закономірності їх функціонування відбивають основні тенденції наукового пізнання. Так, на основі статистичного аналізу динаміки росту кількості наукових журналів, учених та їх робіт визначаються висновки про темпи розвитку окремих наукових напрямів. Факт зростання кількості наукових публікацій в окремій науці свідчить про збільшення темпів наукових досліджень та їх результативність.

За допомогою вивчення ДП встановлена сучасна закономірність розвитку науки - перехід від індивідуальних досліджень до колективних. Тенденція росту в ДП та ДМ кількості публікацій колективного автора за останні 50 років зумовлена ускладненням науки. На початку XX ст. у ДП наукових видань 82% друкованих праць належали одному авторові, а нині таких праць лише 33%. Робіт двох авторів на початку століття було 16%, а нині їх 40%, трьох авторів - 2% ДП, а нині - 17%. Колективні наукові праці виникли у 20-ті рр. XX ст. і тепер вони складають 10% ДП наукових видань.

Таким чином, кількісні (статистичні) методи дозволяють вимірювати у потоці частоту стрічання документів за будь-якою ознакою, частку й співвідношення однотемних документів у мікропотоці, їх продуктивність. Вимірювання здійснюється в абсолютних цифрах, для наочного уявлення й співвідношення результатів їх доцільно подавати у процентному відношенні.

Поряд із кількісними методами вивчення ДП та М у межах наукометрії широко використовуються якісні методи, що спрямовані на вивчення змісту документів і особливо ефективні при дослідженнях тематичної структури ДП та М, їх внутрішнього розподілу на предметно обмежені області, встановлення взаємозв'язку між ними та текстами окремих документів. До цієї групи методів належать:

класифікаційні (систематизація, предметизація, кластеризація, дескрипторизація, фасетизація);

семантико-лінгвістичні (контент-аналіз, кластерний аналіз або метод ключових слів, сленговий аналіз та ін.);

бібліографічні (аналіз бібліографічних посилань або цитат-аналіз, аналіз співцитування та ін.).

Класифікаційні методи призначені для встановлення тематичних зв'язків між документами, виявлення тематично однорідного мікропотоку та його внутрішнього підрозділу на предметно відокремлені складові частини.

Семантико-лінгвістичні методи основані на різних методиках змістовного аналізу відомостей про документи та їх текстів. Так, контент-аналіз оснований на аналізі частоти застосування в назві чи тексті документа певних термінів і словосполучень. При кластерному аналізі відокремлюють ключові слова за силою зв'язків між ними (частота стрічання), поєднують їх у споріднені кластери та предметні рубрики. Сленговий аналіз дозволяє прогнозувати актуальні суспільні проблеми на основі виявлення нових понять в різних словосполученнях, допомагає формувати нові предметні рубрики у картотеках з актуальних проблем. Ці методи особливо ефективні для структурного аналізу наукових галузей та виявлення динаміки розвитку наукових дисциплін.

Для оцінки продуктивності та внеску в науку окремих учених та наукових колективів, прогнозування і виявлення найзначніших періодичних видань, вдосконалення комплектування фондів та ін. нині широко використовуються методики цитат-аналізу. їх принципові основи були розроблені американським хіміком Ю. Гарфілдом і з 1964 р. реалізуються як покажчик та база даних "Science Citation Index". Перший річний випуск покажчика містив відомості про 3,3 млн. посилань у 296 тис. статтях у журналах з усіх природничих та технічних наук та 60 тис. патентних описів США. Покажчик - це список усіх праць, які згадувались у будь-якій науковій роботі минулого року.

Аналіз бібліографічних посилань у наукових статтях допомагає визначати концептуальні зв'язки між публікаціями, дозволяє стежити за розвитком тієї чи іншої галузі науки і техніки, за проникненням її у суміжні, прогнозувати розвиток окремих галузей науки, виявляти її лідерів й "класичні" праці, механізми та шляхи зародження нових наукових напрямів.

Бібліометрія - комплексний метод вивчення кількісних закономірностей функціонування документів як об'єктів бібліотечної справи та бібліографії. Об'єктом бібліометрії є потоки документів, що надходять до бібліотечних систем, та масиви, що в них утворюються, а предметом - кількісні закономірності їх використання читачами та функціонування у бібліотечних фондах. У бібліотечній теорії та практиці крім методів повсякденного ознайомлення з ДП та М використовують кількісні та якісні методи їх вивчення. Серед кількісних методів найбільшого поширення набув статистичний аналіз бібліотечного фонду. Якісний аналіз ДП та М потребує знань про наявність та використання в бібліотеці документів за конкретними темами або безпосередньо окремих видань. Збір таких даних здійснюється за допомогою контент-аналізу, а також бібліографічними та аналітичними методами.

Бібліотечні ДП та М вивчаються з метою одержання відомостей про показники читаності, оборотності, документо-забезпеченості, про галузеву, тематичну, типо-видову, мовну, хронологічну структури фондів. Ці дані дозволяють встановити співвідношення ДП та М завданням бібліотеки та потребам її користувачів, визначити резерви поліпшення документопостачання фонду, відокремити напрями вдосконалення бібліотечно-бібліографічної діяльності.

Інформетрія - це комплексний метод вивчення кількісних закономірностей функціонування наукової документної комунікації. її об'єкт документні носії наукової інформації, предмет - об'єктивні кількісні закономірності науково-інформаційної діяльності.

Основні завдання інформетрії - пошук оптимальної структури ДП та М згідно з тематичним профілем інформаційних потреб користувачів, визначення критеріїв оцінки якості документних фондів органів НТІ, прогнозування зростання обсягів ДП та М, визначення ореолу розсіювання, критеріїв старіння та актуалізації наукової документованої інформації.

Для побудови математичних та статистичних моделей інформаційних процесів широко використовують автоматизовані інформаційні системи, а також теорію і методи системного аналізу, теорію математичної статистики та теорію імовірності. Ефективним є використання імітаційного моделювання, моделей рангових та частотних розподілень.

В органах НТІ широко застосовуються тезаурусний метод вивчення ДП та М та їх класифікаційний аналіз. Сутність першого методу в тому, що вимірювання здійснюється на рівні понять (дескрипторів, ключових слів). Частота їх стрічання у текстах характеризує напрями та темпи розвитку предметних галузей, відображає виникнення нових понять і проблем, що дозволяє визначити актуальність і перспективність сфер діяльності наукових колективів та їх окремих досліджень.

Класифікаційний аналіз ДП та М здійснюється, як звичайно, за допомогою Рубрикатору ДСНТІ. Віднесення документів до того чи іншого відділу класифікаційної системи дозволяє визначити родо-видові відносини між об'єктами, розділи з максимальною і мінімальною забезпеченістю документами та ін. Так, стеження за допомогою ЕОМ за зміною наповнення розділів Рубрикатора ДСНТІ дозволило визначити, що за останні 20 років кількість публікацій у світовій літературі з природничих та технічних наук збільшувалася на 2.5% - 5% на рік. Так, у галузі хімії та хімічних технологій, на долю якої припадає до 1/3 всіх публікацій природничо-технічної тематики (500 тис. на рік), річний приріст публікацій складав 6,2%, в біології - 3,3%, фізики - 9%. Ці показники свідчать про динамічні зміни в предметно-тематичному розподіленні потоків науково-технічної літератури, відбиваючи тенденції розвитку світової науки й техніки. Тому прогнозування інформації через постійне стеження за допомогою ЕОМ за змінами в наповненні розділів Рубрикатора є однією з важливих функцій автоматизованих систем реферативної служби.

З метою підвищення якості проблемно-орієнтованого обслуговування фахівців важливого значення набувають методи, що дозволяють визначити новизну і вірогідність документованої інформації. Найрозповсюдженішим серед них є метод експертних оцінок, оснований на інтуїтивно-емпіричному підході.

Новизна при цьому розглядається як абсолютна, так і відносна. Абсолютно новим вважається будь-яке дослідження, що вперше пропонує певне вирішення проблеми; відносно новим - подальша розробка, пов'язана з удосконаленням, поглибленням і розширенням досліджень запропонованого раніше вирішення проблеми (розробка по горизонталі). Вірогідність наукового документа є мірилом повноти інформації, на основі якого визначається правдивість документа.

Другий показник, що вивчається інформетрією - це старіння документів. Найчастіше воно вивчається за їх цитуванням: аналізують переліки публікацій періодичних видань (журналів) і визначають кількісний зміст процитованих праць різного "віку". Необхідно враховувати, що темпи старіння залежать від профілю і виду документів.

Вивчення оперативності публікацій первинних документів проводять порівнянням дат надходження документа у видавництво і дат видання. Іноді вдаються до дослідження від моменту зародження наукової ідеї до публікації методом анкетування.

Оптимальні результати щодо досліджень ДП та М можна одержати лише в умовах регулярного стеження за їх станом та застосування комплексу методів вивчення. Систематичний збір даних про складні явища з метою оперативної їх діагностики та оцінки в динаміці сучасні фахівці характеризують поняттям "моніторинг". Моніторинг ДП та М - це безперервне стеження за їх розвитком і функціонуванням. Без систематичного нагляду за станом об'єктів дослідження неможливо правильне управління ними.

Зміст поняття "моніторинг" відносно ДП детально розглянуто в працях Г.Ф. Гордукалової. Цей тип моніторингу вона охарактеризувала як інформаційний моніторинг, у межах якого в залежності від характеру одержуваних відомостей розрізняють три його види: бібліографічний, статистичний, концептуальний.

Бібліографічний моніторинг - це систематичне моделювання профільного потоку документів як семантично взаємопов'язаних сукупностей їх бібліографічних описів, доповнених у разі необхідності анотаціями, рефератами, переліками ключових слів, класифікаційними індексами.

Статистичний моніторинг - це стеження за змінами кількісних показників ДП та М, які характеризують темпи росту, використання, старіння, ступінь концентрації - розсіювання документів. Цей вид моніторингу ефективний тільки в умовах автоматизованої обробки машинопрочитуваних баз даних. Головне при цьому - передбачити достатню кількість статистичних індикаторів стеження за об'єктом, забезпечити автоматичне ранжування набору реквізитів одного форматного поля. Статистичні показники - найбільш згорнута форма фіксування відомостей про ДП та М, тому потрібний їх постійний аналіз з метою встановлення причин змін.

Концептуальний моніторинг - це систематичний аналіз статистичних показників ДП та М з метою вироблення знань про стан та тенденції їх розвитку, виявлення результатів впливу на них змін у відповідній науково-практичній діяльності.

Основні функції інформаційного моніторингу: стеження за змінами зовнішнього оточення об'єкта дослідження; оцінювання стану оточення; контролю стану оточення; управління станом оточення об'єкта дослідження.

Таким чином, інформаційний моніторинг - бібліографічне, статистичне й концептуальне стеження за розвитком профільних ДП та М - створює основу для підтримки управлінських рішень щодо їх функціонування. Дані моніторингу дозволяють фахівцям оперативно підключитися до вивчення найважливішого фрагмента ДП - публікацій провідних авторів, наукових колективів, профільних журналів та ін.

Додержання технологій моніторингу та правильне користування методами дослідження ДП і ДМ дозволяє вивчити ситуацію з будь-якої наукової проблеми, визначити перспективи розвитку пріоритетних наукових напрямів, вирішити проблеми вдосконалення забезпечення фахівців науковою інформацією, що дає можливість підняти вітчизняні наукові розробки на сучасний рівень, впроваджувати світові досягнення та передовий досвід у повсякденну роботу фахівців різних галузей.

Завдання для самоперевірки

Розкрити сутність закону документаційного супроводу соціальних комунікацій.

Встановити співвідношення понять "документний потік", "документний масив", "документний фонд", "документні ресурси".

Обґрунтувати несинонімічність понять "документний" та "документальний".

Охарактеризувати види документних систем суспільства за класифікацією Ю.М. Столярова.

Перелічити фактори зовнішнього середовища, що впливають на функціонування ДП та М як системи.

Встановити спільні та відмінні ознаки документних потоків та масивів.

Розкрити сутність атрибутивних та прагматичних властивостей ДП та М.

Навести функції ДП та М, обґрунтувати їх розподіл на зовнішні та внутрішні.

Навести змістовні та формальні ознаки структурування ДП, що використовують в процесі його моніторингу?

РОЗДІЛ 2. ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНІ ПОТОКИ ТА МАСИВИ У СТРУКТУРІ ЖИТТЄВОГО ЦИКЛУ ДОКУМЕНТА

4. Етапи еволюції документно-інформаційних потоків та масивів

Існування людської цивілізації можливо лише за умов спадкоємності соціокультурних традицій поколінь, що здійснюється через успадкування суспільно значущої інформації. Передавання інформації може здійснюватися двома основними способами: через безпосередню діяльність; через знакове опосередкування.

При всіх перевагах першого способу він не забезпечує виконання найважливішої соціальної функції - меморіальної або функції пам'яті. Прагнення зафіксувати, зберегти та передати цінні відомості, накопичені суспільною практикою, сприяло винаходу знакових систем, а також засобів та способів закріплення знаків на матеріальному носії, тобто до появи основних складових будь-якого документа.

Складний процес формування документної комунікації відбувався поступово, протягом кількох сотень тисячоліть, виникненню власно документа передував прадокумент, період функціонування якого характеризується як етап зародження ДП та М в суспільстві.

Найдавніші зразки прадокументів належать до епохи палеоліту (2 мільйони років - 15 тис. років до н.е.). Тоді людина фіксувала своє початкове знання про світ у виді прикрас та насічок на кістках тварин, знаряддях праці (списах, палицях, дрючках та ін.). Для закріплення числової інформації використовувалися кістки плодів, горіхи, зуби та фалангові кістки тварин. Прикладом може бути кістковий браслет із Мезину (пізньопалеолітичне поселення на Чернігівщині), який одночасно виконував функції лічильної бирки, календаря, прикраси та музичного інструменту типу кастаньєт.

Перехід до нової стадії фіксування та передачі інформації здійснюється завдяки виникненню художнього відображення дійсності - живопису. Найдавніші зразки наскального печерного мистецтва знайдено в печері Ла-Феррасі (Франція), де на кам'яних блоках продряпані зображення тварин та жіночі фігурки, які мають орнамент, покритий бурою вохрою (вік знахідки - приблизно 27 тис. років до н.е.).

Про здатність первісних людей свідомо фіксувати на матеріальному носії результати духовної діяльності свідчать також частково оброблені фігурні камені, кістки, ікла, черепашки, які використовували як талісмани, амулети, прикраси. Всюди, від Піренейського півострова до Сибіру, зустрічаються чуринги - кам'яні та кісткові пластини з зображеннями у вигляді радіальних та поперечних ліній, прямокутників, концентричних кіл, спіралей. Значний символічний зміст мали також жіночі статуетки - "палеолітичні Венери", що використовувалися як підвіски. Всі ці предмети виконували знакову функцію, їх поява знаменує важливий період розвитку прадокумента.

За думкою В. А. Соколова, розквіт палеолітичного мистецтва означав значне збагачення документного комунікаційного каналу та ретроспективної соціальної пам'яті, що було передумовою нових досягнень матеріальної та духовної культури. Так, орнамент та схематизовані зображення первісного мистецтва - це попередники писемності у вигляді піктограм та ієрогліфів.

Дійсно, в епоху мезоліту (14 - 10 тис. років тому) зображення людей та тварин у печерах Європи, Африки, Америки, Австралії мають вже стилізований характер, поряд із ними зустрічається багато символів - стрілки, хрести, кола, овали, прямокутники, змійки, ялинки тощо. Як фарби використовуються вохра, двоокис магнезію та кольорова глина. Фарби наносилися на малюнки пальцем або пензликом, зробленим із шерсті тварин.

Таким чином, у процесі розвитку первісного мистецтва поступово формувалися основні компоненти документа: знакова система, засоби та способи фіксування інформації, матеріальний носій та його конструкція.

Власне писемність виникла тоді, коли малюнки та зображення набули свідомого інформативного характеру, коли за допомогою окремих малюнків - піктограм людина почала цілеспрямовано закріплювати й передавати соціально значиму інформацію. Так виникла піктографія (від лат.- "намальований") - малюнкове письмо, що складалося з окремих зображень. які читалися завдяки певній послідовності розміщення всіх компонентів малюнка.

У часи широкого розповсюдження піктограм існували правила написання різних видів зображень, що передавали образи богів, воїнів, міфічних персонажів, сцен релігійного характеру та ін. Велике інформативне навантаження мали кольори: чорний означав ніч, смерть; червоний, жовтий, оранжевий - вогонь, сонце, тепло; блакитний - небо, світ, день, воду; зелений рослинність, родючість та ін.

Але піктографія не є письмо у власному смислі слова, тому що вона не фіксує певної мови. Можливості піктографії обмежені, оскільки вона непридатна для передавання абстрактних образів та понять.

Наступна стадія розвитку прадокументів як первісних складових ДП та М пов'язана з появою у письмі окремих умовних позначень - символів, які стали основою ідеографії. Ідеографічне письмо складалося з ідеограм, що передавали окремі поняття, словосполучення поза їх звукового значення, але ідеограми вже відповідали слову або поняттю певної мови.

Більшість дослідників датують виникнення писемності IV - III тисячоліттям до н. є. Однак, в Ірані знайдено цифрові значки та бирки, датовані 8500 роком до н. є. Поблизу міста Мелітополя на деяких печерах, гротах та плитах Кам'яної Могили знайдено письмена, що належать до 6200 р. до н. є. Фахівці припускають, що їх залишили жреці Шумеру, які відвідували ці місцевості у пошуках місць розселення навколо Чорного моря. На стінах печер красною та чорною фарбами намальовано різноманітні ритуальні сцени: полювання на Небесного Оленя, жіночі божества, шумерський бог Місяця, ім'я якого написано на плитах. Можливо, цей своєрідний архів низовин Дніпра став предтечею наступних архівів Месопотамії.

На гончарних виробах культури Яншао (Китай) знайшли ідеограми, що використовувалися для позначення цифр 5, 7, 8, - їх датовано V - IV тис. до н. є. Найдавніші піктограми, датовані 3400 р. до н. є., знайдені на глиняних табличках із Ніппура (Південний Ірак).

Ідеографія стала основою писемності всіх широко відомих найдавніших цивілізацій - єгипетської, китайської, шумерської, в яких було поширене ієрогліфічне (словесне) письмо. Так, у IV тис. до н. є. виник шумерський клинопис. Знаки видавлювали на м'яких глиняних табличках дерев'яною паличкою - стилем, після обпалювання або висушування таблички ставали міцними як камінь. Прямокутний стиль тримали нахилено, видавлюючи одним його кутом, у результаті верхня частина лінії клиновидно стовщувалася (звідси - "клинопис").

Поширення у IV - III тис. до н. є. словесного письма, виникнення засобів та способів фіксування інформації, а також спеціально сконструйованого для цього матеріального носія сприяли зростанню кількості документів, їх змістовному розмаїттю, що зумовило початок нового етапу еволюції ДП та М.

Фахівці стверджують, що перші шумерські таблички фіксували дані господарської звітності. Це було викликано потребами економіки, яка вимагала обліку товарів, що надходили до міста та вивозились з нього. Значну частину ДП та М складали таблички, що містили дані про господарські операції, кількість рабів, ємність та обсяг товару, числа днів, місяці. роки. Еволюція табличок із господарськими записами сприяла виникненню математичних документів, а також текстів, що виходили за межі господарських цілей та стали прообразом гуманітарної та природничо-наукової літератури.

Потреба у фіксуванні інформації була такою великою, що спричинила умови для структурування ДП та М. Існує думка, що Шумер - це перша в історії цивілізація, яка відобразила різноманітні аспекти свого розвитку в документах міфологічного, епічного, юридичного, політичного, медичного, географічного, сільськогосподарського, бібліографічного та побутового змісту.

Так, найдавніша географічна карта виконана на шумерській глиняній табличці і датована 2250 р. до н .є. На ній зображено річку Євфрат, що тече по Північній Месопотамії (сучасний Ірак). Найдавнішим зразком медичної літератури є невелика глиняна табличка з шумерським текстом, датована 2100 р. до н.е. Текст містить рецепти різних мазей, пластирів таін.

Найстаріший нотний запис, зафіксований на шумерській глиняній табличці у 1800 р. до н. є. На цьому документі зображено гептатонічну шкалу, що фіксує у нотних записах ассирійську любовну пісню.

У релігійному центрі Шумера - Ніппурі знайдено декілька тисяч табличок, розташованих у 62 кімнатах. У культурному центрі країни - місті Урі було відкрито "Будинок табличок" та кілька великих бібліотек. У іншому великому місті Шумера - Лагашу знайдено бібліотеку, у фонді якої систематизовано за змістом 20 тисяч табличок, серед них - законодавчі документи, праці з математики, історії, медицини та астрономії, найдавніші географічні карти, сільськогосподарські посібники (календар землероба та класифікація рослин) тощо.

У ході археологічних розкопок шумерських міст знайдено не лише великі бібліотеки та архіви царсько-храмових господарств, але й бібліотеки шкіл, особисті бібліотеки та архіви звичайних мешканців - торговців, ковалів, ювелірів та ін. Розповсюдження грамотності серед значної частини населення країни й відокремлення професії писаря сприяли росту обсягів та збагаченню тематичної, видової, географічної, авторської структури ДП, його кумуляції у архівних та бібліотечних документних масивах. Нині розшифровано та прочитано шумерські таблички з записами міфів, легенд, гімнів, прислів'їв, поем, елегій, що свідчить про зародження літератури та розвиток інших видів мистецтва.

Винайдений шумерами клинопис широко розповсюдився по країнах Близького Сходу та Малої Азії. У давній бібліотеці Вавилону (стародавнє місто на території сучасного Іраку) знайдено понад 1000 клинописних табличок, датованих IV - III тис. до н.е. Цей ДМ можна класифікувати за змістом на підручники з граматики та математики, історичні літописи, законодавчі та юридичні документи, політичні трактати, ділові документи тощо.

У стародавньому Єгипті також спостерігається тематичне розмаїття ДП та М. Каталоги книг храмових бібліотек цієї наймогутнішої держави Давнього Світу, що зафіксовані на стінах культових споруд, містять переліки пергаментних документів релігійного, медичного, географічного, кулінарного змісту, а також документацію храмів, пов'язану з його інвентарем та персоналом.

Поширення потреби в документуванні інформації зумовило подальший розвиток та вдосконалення систем письма, матеріалу та конструкції носіїв інформації. Поширені в III - II тис. до н. є. глиняні плитки вишиною до 40 см., що містили по 400 рядків у 4 колонках із двох сторін, були дуже громіздкі при малій інформаційній ємності. Окремий твір займав до 10 плиток. Ріст ДП та швидке накопичення ДМ потребувало побудови величезних документосховищ.

Починаючи з III тис. до н. є. в Єгипті почали використовувати новий матеріальний носій документованої інформації - папірус, що виробляли зі стебел однойменної рослини сімейства осокових. Конструкція матеріального носія з папірусу мала форму свитка, розміри якого були різноманітними: найбільш поширені папіруси мали 445 см. довжиною та 16 см. шириною, але довжина деяких перевищувала 40 м.

Використання свитку значно підвищило інформаційну ємність документів завдяки великим розмірам матеріального носія та можливості застосовувати фарби як новий засіб фіксування інформації. На свитках писали паличками або пензликами, користуючись чорними чорнилами, які виготовляли з вугілля, змішаного зі смолою. Перші слова літературного тексту, назву місяців та днів писали червоними чорнилами.

Документи на папірусах, що збереглися у бібліотечних та архівних ДМ палаців і храмів, містять як ділові документи (листи фараонів, бухгалтерські розрахунки) так і високохудожні літературні твори, навчальні посібники, наукові праці з математики, астрономії, медицини, релігійну літературу тощо. При бібліотеках та архівах, які здебільшого розміщувалися в одному приміщені, існували не лише школи писців, але й скрипторії - майстерні по виробництву документів, що стали прообразами генезисних документних систем.

Подальша еволюція матеріальних носіїв інформації тісно пов'язана з еволюцією знакових систем і способів їх закріплення і передачі в часі та просторі. Наступна стадія розвитку ідеографічного письма - використання знаків для відтворення не слів або понять, а морфем - мінімально значимих частин слова. Так виникло фонетичне (звукове) письмо, основане на передаванні не смислу, а звучання слів. Створення алфавіту, який передає окремі звуки за допомогою знаків (літер) для приголосних та голосних - це останній важливий крок в історії розвитку письма.

Усі види буквеного (алфавітного) письма походять від письма Фінікії, що виникло наприкінці II тис. до н.е. Замість сотень і тисяч ієрогліфів воно за допомогою 22 букв, що мали просту та зручну для написання форму, фіксували всі приголосні звуки. Фінікійській алфавіт удосконалили греки, які окрім приголосних почали фіксувати голосні букви. Приблизно до 400 р. до н. є. склався класичний грець кий алфавіт, що мав 24 букви, з яких 7 голосних. Цей алфавіт став національним письмом для всієї Греції, а пізніше Візантії.

Культурні досягнення Стародавньої Греції суттєво вплинули на загальний розвиток системи ДК. У VI -IV ст. до н.е. значно збагатились типологічна та авторська структури ДП та М Стародавньої Греції. Розвиток наукової думки та активне її документування привели до відокремлення у ДП та М різних жанрів наукових документів: діалогів, трактатів, географічних та астрономічних таблиць, каталогів зірок, карт, коментарів, енциклопедій та словників різних понять, літописів та хронік. Ріст обсягів ДП відбивають фонди особистих та публічних бібліотек: найбільшу для свого часу особисту бібліотеку мав Аристотель - 40 тис. світків; в Олександрії організовано Храм Муз, у бібліотеці якого у II ст. до н.е. нараховувалося 400 світків, а через двісті років - уже 700 тис. Склад ДФ бібліотеки був універсальний за змістом, відображував все, що створила грецька цивілізація - твори поетів, істориків, ораторів, лікарів, математиків, філософів, а також іноземну літературу - перекладені та не перекладені римські, єгипетські, сирійські, індійські, єврейські рукописи.

У Стародавньому Римі крім публічних функціонувало багато бібліотек, що відкривалися при академіях та інших навчальних закладах. Кожна велика антична бібліотека мала скрипторій - майстерню для переписування манускриптів. Поширюється бібліофільство, створюються приватні бібліотеки, розповсюджуються практичні керівництва на допомогу комплектування бібліотечних фондів, відкриваються книжкові крамниці, які одночасно були й читальнями, де з мстою обговорення нових творів збиралися поети, письменники, науковці. Таким чином, внаслідок активізації функціонування ДП та М поряд із генезисними почали розвиватися транзитні й термінальні ДС, зароджуються наукові знання про розмноження, відбір, розповсюдження, придбання, зберігання та використання документів.

Фонетична система письма, що проникла з Греції та Риму, впливала на розвиток писемності наддніпрянських праслов'ян періоду Черняхівської культури (П - V ст. н.е.). На деяких уламках посуду тих часів, на виробах із кістки виявлено грецькі й латинські літери та окремі слова, що переконливо свідчить про поширення серед багатоплемінного населення - носія черняхівської культури - писемності на основі грецького і латинського алфавітів.

Тобто версія, яка поширювалася протягом багатьох віків, ніби до введення Володимиром християнства Давня Русь не знала письма - це легенда. Наявність писемності у східних слов'ян - "не богом даної", а виробленої історично, зумовленої потребами суспільного розвитку ще до введення християнства на Русі - підтверджують і свідчення "самовидців" -іноземців, які побували у слов'янських краях, а також літописні записи й археологічні знахідки. Завдяки торгівлі зі стародавніми греками, праслов'яни могли вже в ті далекі часи ознайомитися з грецьким письмом.

Існують різноманітні версії розвитку давньо-слов'янської писемності. їх узагальнення дозволяє дослідникам запропонувати три групи різних алфавітів: 1) - руни або руниця; 2) - глаголиця; 3) - кирилиця або латиниця.

Записи на слов'янських рунах збереглися лише на могильних каменях та прикордонних стовпах, на зброї, прикрасах, монетах та культових статуетках. Є припущення, що це була попередня стадія розвитку писемності. Основою для писемності була у слов'ян глаголиця, яка, за думкою багатьох дослідників, виникла на століття раніше кирилиці. Пізніше кирилиця витіснила глаголицю.

Археологічні знахідки свідчать, що руси не лише писали або малювали букви, але й видавлювали їх на дереві або березовій корі, втираючи фарби у вдавлені місця, щоб надовго зберегти написане. Є дані, що вже в IV ст. європейські вчені листувалися зі слов'янськими вченими, які використовували різноманітні шрифти. Все більше істориків висловлюють думку, що культура писемності у слов'ян існувала на 500 років раніше часів Кирила та Мефодія, які лише сприяли впорядкуванню та поширенню письма.

Ще одним свідченням про високий рівень писемної культури давніх слов'ян вважається "Влесова книга" - язичеський літопис, що охоплює історію Русі від 650 р. до н.е. до останньої чверті IX ст. Літопис написано на 38 березових дощечках розміром 380x220 мм., товщиною 6-10 мм. Останні дощечки написані близько 880 р., а перші - на століття раніше. На їх поверхні наносились паралельні горизонтальні лінії, під якими писали букви - одна до одної, без пропусків та абзаців. Алфавіт книги дослідники називають "влесовиця" - вона подібна до кирилиці, але примітивніше. На жаль ще ніхто з фахівців не зміг остаточно довести, що ця книга - оригінал, а не фальсифікація любителів старовини.

Щодо відомих та офіційно визнаних фактів розвитку книжкової справи в Україні, одним з найперших і найбільших її осередків у Київській Русі були Десятинна церква (996 р.), де розпочалося літописання, та скрипторій Софійського собору, в якому уже в 1037 р. налічувалося понад 900 томів літератури різного змісту. Серед них - багато творів церковного характеру (житія святих, проповіді), наукові твори (переклади з грецької та болгарської мов, хроніки, оповідання, історичні повісті, билини).

Літописи як історичне письменство набуло значного розвитку в Україні-Русі XI - XIII ст. Спершу як порічні записи подій, ведені ченцями в монастирях, вони поволі перетворилися на літературно-наукові твори. З правових документів були поширені договори, юридичні грамоти, які писалися у канцеляріях за певними шаблонами.

Вважається, що кількість книг, що перебували в ужитку в Київській Русі в XI ст. сягнула 200 тисяч одиниць. У XI -XIII ст. у країні сформувався значний гурт людей, яких можна назвати "книголюбами". Літописи подають імена князів, що любили читати, збирали бібліотеки: Ярослав, Володимир Василькович, Святослав (Збірник 1076 року був укладений на підставі його книгозбірні). Книги купували, переписували, вимінювали, дарували. Так, полоцька княжна Євфросинія (1173 р.) подарувала свою бібліотеку церкві св. Софії.

Розвиток писемної комунікації потребував винаходу зручних та дешевих матеріальних носіїв інформації. Єгипетський папірус був дорогим і недовговічним. У ПІ ст. до н. є. його змінив пергамент, який мав багато переваг: був міцнішим, легко згинався та різався, писати на ньому можна було з обох боків аркуша. Завдяки цьому від папірусних світків перейшли до зручнішої форми писемних творів - книжкового кодексу, яка збереглася понині. До ХП ст. пергаментні кодекси - єдина форма книги в Європі.

Однак пергамент був надто дорогим: для виготовлення одного кодексу середніх розмірів використовували десятки телячих, козлиних або овечих шкур. Шкільний підручник коштував більше двох телят, в Іспанії за один манускрипт віддавали будинок з виноградником.

Загальновідомим фактом винаходу технології виробництва паперу є рецепт, запропонований китайським ремісником Тсай Лунем у 105 р. Але на півночі Китаю знайдено папір, датований 71 р. до н.е. - 21 р. н. є., тобто папір винайдено приблизно на 100 років раніше, ніж вважалося донині.

У П - ПІ ст. н.е. папір став у Китаї головним матеріалом для письма. Пізніше технологію виробництва паперу опанували араби, які в VIII ст. завезли таємницю її виготовлення до Європи. Паперові книги були значно дешевші за пергаментні, що суттєво вплинуло на кількісний ріст документних потоків, масивів та фондів у XIII - XIV ст.

Швидкий розвиток паперової промисловості в Європі: у ХШ ст. в Італії, XIV ст. - у Франції, XV ст. - у Германії та інших європейських країнах свідчить про зростання потреби у документованій інформації, що зумовлено значними соціально-економічними зрушеннями: зменшенням авторитету церкви, відродженням наук та мистецтва, розвитком шкільної та університетської освіти. Так, в 1500 р. у Європі функціонувало вже 79 університетів, при кожному з яких формувалися архівні та бібліотечні документні масиви та фонди. Рукописний спосіб документування та тиражування інформації вже не міг задовольнити суспільні комунікаційні потреби. У багатьох країнах велись інтенсивні пошуки економічної та високопродуктивної технології тиражування документів.

Перші спроби друкування було здійснено у Стародавньому Китаї - у VIII - IX ст. тут почали застосовувати ксилографію (від грецького "ксилон"- дерево, "графо"- писати) - друк з дерев'яної форми. їх досвід перейняли інші народи Індокитаю. Найдавнішим друкованим документом, що зберігся понині, є свиток Дхарані або Сутра - звід релігійно-філософського учення Стародавньої Індії. Встановлено, що її текст надруковано з дерев'яних кліше не пізніше 704 р. н.е.

У XI ст. почали використовувати набірні форми, які складалися спочатку з глиняних, а потім - з металевих літер -ієрогліфів. Припускається, що книга з поемами періоду династії Тан (Корея), яка містить 28 сторінок, надрукована за допомогою металевого шрифту біля 1160 р. Однак більшість книгознавців вважає, що пріоритет у винаході друкарського станка належить німцю Іогану Гутенбергу, перші друковані книги якого датовано 1445 р.

Широке розповсюдження нового - ефективнішого способу документування та тиражування інформації ознаменувало початок наступного етапу еволюції ДП та М.

Початком цього етапу стала друга половина XV ст., що характеризується швидким збільшенням кількості генезисних ДС, суттєвим удосконаленням технологій книгодрукування. У 1461 р. відкриваються типографії у німецьких містах Бамберг і Страсбург; у 1465 - в Італії; 1468 р. - у Чехії й Швейцарії; 1469 р. - у Нідерландах; 1470 - у Франції; 1473 р. - в Угорщині; 1474 р. - в Іспанії; 1476 р. - у Польщі; 1490 р. - у Туреччині. Протягом п'ятдесяти років засновано понад 1100 типографій, які випустили у загальній кількості 35-45 тисяч назв першодрукованих книг тиражем близько 20 млн. прим. З них понині збереглося близько 500 тис. прим. Книги, надруковані раніше 1 січня 1501 р., називають "інкунабулами"; з 1501 -1550 рр. - "палеотипи". За тематикою половина потоку інкунабул - релігійна література, чверть - художні твори, 10% - документи з юриспруденції, 15% - інші галузі знань.

У XVI ст. замість дрібних майстерень виникають великі друкарські мануфактури, зростають тиражі книг - наприкінці століття вони сягали 1000 прим. Внаслідок цього збільшуються обсяги ДМ книготорговельних установ, зростають ДФ особистих, публічних та навчальних бібліотек.

Майже половину ДП та М ранніх друкованих видань становила релігійна література. Але поглиблювання спеціалізації у книговиданні зумовило появу видавців, що випускали не лише духовну, а й світську літературу, підручники з математики, практичні посібники для ремісників, наукові видання. Зі збільшенням питомої ваги наукової літератури ускладнюється не лише змістовна, а й видова структура ДП та М - поруч з книгами друкуються нотні, картографічні та ізографічні видання.

У XV - XVI ст. у Німеччині почали друкувати для продажу брошури з політичними або сенсаційними новинами, які стали прообразом періодичних видань. Найпершою газетою вважається брошура останніх новин, опублікована у Кельні в 1470 р. Як самостійне видання газета вперше почала регулярно виходити в 1631 р. у Франції. Найстарішою з газет світу, що існує понині, є шведська офіційна газета - орган Королівської шведської академії, заснована в 1645 р.

Одним із найстаріших журналів світу є журнал "Філософські праці Королівського товариства", перший номер якого вийшов в світ у 1665 р. в Англії. Одночасно з ним у Парижі почав видаватися "Журнал учених", що мав оперативно інформувати наукову спільноту про нові наукові видання. Таким чином журнал як вид документа історично виник у вигляді наукових реферативних журналів. Найперший у світі щорічник - "Альманах старого Мура"- виходить з 1697 р.

Подальший розвиток книжкового виробництва в Європі характеризують такі дані: в XVI ст. видано понад 242 тис. назв, у XVII ст. - 972300 назв, у XVIII ст. - близько 2 млн., а тиражі в середньому зросли з 300 - 350 примірників у XV ст. до 1000 - 1200 у XVII ст. Твори друку дешевшали та ставали більш доступнішими, що зумовлювало демократизацію книжкового ринку. Процес формування типо-видової та жанрової структури ДП та М наукових документів детально висвітлено у працях С.Г. Кулешова.

В Україні у XVI ст. вплив європейського гуманізму відбився на збільшення інтересу до природничих наук, математики, астрономії, ширилися філософськи твори античних авторів. Маєтки крупних магнатів (князів Андрія Курбського, Юрія Слуцького та ін.) ставали культурними осередками, в кожному з яких була школа й друкарня.

Впровадження постійного українського друкарства пов'язують з іменем Івана Федорова, який заснував у 1572 р. друкарню у Львові. Першою загальновизнаною українською друкованою книгою вважається виданий І.Федоровим "Апостол" (1574 р.). Однак щодо зародження українського книгодрукування нині спостерігається розвиток іншої версії: є інформація, що в Україні, зокрема у Львові друкарні існували ще до І. Федорова. Цю думку намагаються науково обґрунтувати українські книгознавці - О. Мацюк, Я. Запаско, В. Карпинський, Г. Коляда, П. Плющ, Ф. Максименко та ін.

Так, у фонді василіанських монастирів Центрального Державного Історичного архіву у Львові виявлено документи, які свідчать, що в цьому місті друкарня заснована ще в 1460 р. За документальними архівними джерелами власну друкарню подарував монастиреві львівський громадянин Степан Дропан. Звичайно, таке раннє виникнення друкарства в Україні дещо несподівано, але, якщо взяти до уваги високий рівень економічного і культурного розвитку Львова на той час, його тісні зв'язки з західними, зокрема з німецькими містами, про що є багато свідчень (наприклад, до середини XVI ст. папір до Львова постачали майже винятково з німецьких та польських паперових млинів), то стає зрозумілим наявність книгодрукування у Львові раніше багатьох міст Європи.

Дещо пізніше виникли друкарні і в інших містах України, зокрема в Києві та Острозі. Типографічний опис Київського намісництва в розділі "О типографії, или печатном домі Києво-Печерської лаври" свідчить не лише про заснування у 1531 р. першої друкарні в Києві, але й про те, що і в Острозі на той час також була друкарня. Щодо складу ДП України XV - XVI ст., перше місце в ньому належить творам церковним, зароджується і релігійно-публіцистична література. У світській літературі було багато літописів, в XVI ст. з'являються перші видатні вірші, епічні пісні (думи). У потоці законодавчих документів з'являються міжнародні договори, привілейні грамоти, земські устави і кодекси законів.

З середини XVI ст. крім Києво-Печерської лаври та Острога на Волині великими центрами книгодрукування в Україні були Львівська братська школа, монастирі Кременця, Чернігова, Новгород-Сіверського та ін. Монастирські братства об'єднували вчених, письменників, редакторів, граверів, коректорів, переписувачів, перекладачів. Книги, що видавалися у друкарнях монастирів, поповнювали не лише монастирські, але й приватні замкові бібліотеки гетьманів та князів. Основними способами постачання фондів бібліотек була купівля, дарунки, обмін та переписування.

Наприкінці XVI - початку XVII ст. в Україні швидко поширюються масштаби та репертуар книговидання. Лише в Острозькій друкарні у 1580 - 1612 рр. надруковано 28 видань. У Києві поряд із монастирськими працювали власні українські та польські друкарні. У першій половині XVII ст. з'являються друкарні: у 1604 р. - Дерманська на Волині та Срятинська біля Львова, 1606 р. - Крилоська під Галичем, 1616 р.- Києво-Печерська, 1619р.- Рахманінська на Волині, 1628 р.-Луцька.

Найбільше значення мала Києво-Печерська друкарня. За 15 років тут видано понад 40 книг, серед них були книги по 1000 - 1500 сторінок. Крім книг релігійного змісту друкували твори з філософії, історії, і не тільки українською, але й польською та латинською мовами. Щоб забезпечити друкарню папером, архімандрит Києво-Печерський Єлисей Плетенецький заснував у Радомислі біля Києва папірню та ливарню черенків.

Внаслідок розвитку українського книгодрукування у ДП та М крім різноманітних літургійних текстів з'являлися підручники для братських шкіл, філософські та літературні твори, видані різними мовами. Так, Луцька братська друкарня, заснована в 1626 р., видавала збірки віршованих творів українською мовою та підручники. Бібліотека Луцького братства налічувала на той час майже 30 друкованих книг українською, грецькою, латинською, польською та церковнослов'янською мовами, богослужбові книги, довідкову та навчальну літературу, значний масив музичних творів, філософські та педагогічні праці, багато архівних документів. Пізніше братчики влаштували древньосховище, в якому зберігались рукописні книги і стародруки.

В Україні кінця XVII ст. діяло 13 друкарень: з них 9 українських, 3 польські, 1 єврейська. Найінтенсивніше працювали українські друкарні в Києві, Новгород-Сіверському та Чернігові. З 20 книжок, виданих Новгород-Сіверською друкарнею, 15 належало перу українських авторів, а в одному лише 1679 р. друкарня випустила понад 6 тис. примірників різноманітних підручників для початкових шкіл.

У XVIII ст. провідними типографіями були Київська лаврська, Лаврського братства, Почаївська та Чернігівська. У Галичині типографії друкували книги польською, латинською, німецькою мовами. У Львові в 1749 р. почала виходити перша в Україні газета - "Львівський кур'єр", що видавалася французькою мовою.

Збільшення обсягу ДП зумовило до формування ДМ транзитних документних установ: у XVII ст. функціонували книжкові крамниці Львівської братської, Київської лаврської, Почаївської (XVIII ст.) типографій.

У другій половині XVIII ст. на Лівобережній Україні, що була у складі Російської держави, засновані типографії з громадянськими шрифтами - в Єлизаветграді (1764 р.), Києві (1787 р.), Єкатеринославі та Харкові (1793 р.). У першій половині ХІХ ст. важлива роль у книгодрукуванні належала типографії Харківського університету, заснованій у 1805 р.

У Європі на початку ХІХ ст. у поліграфічній справі відбулася промислова революція, яка сприяла вдосконаленню засобів, способів та технологій документування інформації. Мануфактурні типографії, основані на ручній праці, замінили промислові підприємства, які використовували друкарські машини. Винахідник першої друкарської машини - німець Фрідрих Кеніг. У 1814 р. її використовували в Англії, де він тоді жив, для друкування газети "Тайме". У 1817 р. Кеніг повернувся у Германію, де заснував фабрику друкарських машин.

У 1830-х рр. в Америці з'явилися тигельні друкарські машини, які понині використовують для друкування бланків, обкладинок, ілюстрацій. У 1860 р. Вільям сконструював ротаційну машину, що дозволяла друкувати на обох сторонах паперового полотна і була особливо зручною для випуску газет. У 1866 р. цю машину оздобили різальними та фальцювальними апаратами. У 1884 р. в США було винайдено строко-відливну складальну машину (лінотип), а у 1897 р. винайшли літеровідливну складальну машину (монотип), що вдосконалювала процеси коректури та верстання.

Паралельно відбувалося технічне переобладнання виробництва паперу. У 1799 р. француз Луі Робер винайшов першу машину для виробництва паперу. У середині ХІХ ст. навчилися виробляти якісний папір з деревини, що значно оптимізувало виробництво та поширило його масштаби. Оперативно опанували виробництво різних сортів паперу (спеціальної афішної, газетної, картографічної та ін.). Нині виробляється понад 600 різновидів паперу

Досягнення науково-технічного прогрес сприяли стрімкому росту ДП та М. Поряд із книжковою зростає обсяг газетно-журнальної продукції, створюються документи на новітніх носіях інформації, що зумовлює початок нового етапу еволюції ДП та М.

Виділення цього етапу пов'язано з виникненням та стрімким розвитком машинопрочитуваних документів. Процес постійного збільшення обсягів документованої інформації стимулював пошуки інформаційноємних носіїв, які б мали менші розміри, але вміщували більше інформації. Ідея перших машинопрочитуваних документів належить французу Жакару - винахіднику перфокарти. У 1780 р. він застосував її як контрольну у ткацьких верстатах - перфокарта фіксувала інформацію, необхідну для відтворювання малюнка в процесі вичинення тканини.

Для механізації обробки великих масивів документованої інформації перфокарти почали застосовувати з 1848 р., коли Ч. Бабідж створив першу аналітичну машину, що використовувала перфокарти для статистичних цілей. У 1884-1889 рр. Г. Холлерит створив лічильно-перфораційні машини, призначені для автоматизованої обробки інформації. У 1911 р. в США створено перше підприємство по виробництву лічильно-обчислювальних машин, що працювали на перфокартах. Ці машини були прообразами сучасних ЕОМ.

У 1816 р. французький винахідник Ж.Н. Н'єпс утримав перше фотографічне зображення об'єкта на носії. П_тент на винахід фотографії одержав у 1839 р. французький художник Л. Дагер - його технологія набула назву "дагеротипія". З 1841 р. опанували негативні та позитивні зображення об'єкта, який фотографувався, внаслідок чого з середини ХІХ ст. у структурі ДП та М відокремилися чорно-білі, а пізніше - кольорові фотодокументи.

Фотоплівку як новий матеріальний носій інформації застосували для створення мікрокопій документів. У 1853 р. здійснено перші спроби мікрокопіювання на прозорій, а в 1870 р. - на непрозорій основі.

У 1867 р. американцям К. Шолсу, С. Суле і К. Глиддену видали патент на друкарську машинку, яка на початку 70-х рр. надійшла у продаж під фірмовою назвою "Ремінгтон", ставши прототипом сучасних друкарських машин.

Ідея запису звукової інформації за допомогою фонографа належить французькому поету та вченому Шарлю Кро, який у квітні 1877 р. передав опис винаходу Французькій академії наук. Однак створив цей апарат відомий американський винахідник Томас Алва Едісон. Його технік Джон Крузі виготовив перший діючий пристрій з вощаним фоноваликом у грудні 1878 р. Горизонтальний диск - грамофонну платівку винайдено Емілем Берлинером і вперше продемонстровано у СІЛА в травні 1888 р. Найперший запис людського голосу зроблено під час виступу генерал-губернатора Канади на відкритті промислової виставки в Торонто 11 вересня 1888 р.

Перші "рухомі картинки" зняв Луі Ле Пренс ще в 1885 - рр. Його камера запатентована у Великій Британії у 1888 р. Найстаріший кінофільм зберігся на рулоні світлочутливого паперу шириною 53,9 мм. - він знятий Ле Пренсом у жовтні р. (швидкість проекції -10 - 12 кадрів за секунду). Спочатку фільми дивилися через кінетоскопи - апарати з вічком, які дозволяли дивиться на зображення, що рухалися. Ці зображення знімали на гнучку целулоїдну плівку.

Найпершим фільмом, публічно показаним на екрані братами Люм'єр у Парижі 22 березня 1895 р., був фільм під назвою "Вихід робітників з заводу Люм'єр", який знято у вересні 1894 р. у Ліоні. Перші кіносеанси в Росії відбулися у травні 1896 р. у Петербурзі та Москві. У 1908 р. зняли перший російській німий ігровий фільм "Стенька Разін". При демонструванні його озвучувала грамплатівка - так з'явився перший комбінований документ. Перший звуковий фільм було зроблено Ю.О. Лостом у 1906 р.

Магнітний запис винайдено у 1898 р. Вальдемаром Пулсеном з Данії. Його було здійснено за допомогою апарату "Телеграфон", у якому застосовувалась стальна проволока. У 1928 р. Фриц Пфлаймер з Германії винайшов магнітну стрічку. Технологія удосконалення магнітного запису та магнітних носіїв найактивніше почала розвиватися у 1940 -х рр.

У 1948 р. Деніс Габор, відомий працями з електронної мікроскопії, запропонував ідею голографії як метода повного запису хвильових полів, що розсіюються від предметів. У 1960 р. створено перший лазер, який використовували для отримання голограм. Голографічні системи пам'яті можуть складати 10 - 10 біт, вони вельми перспективні для обчислювальної техніки, яка потребує великих обсягів пам'яті.

Першим програмованим комп'ютером був 1500-ламповий "Колосе", спроектований Максом Н'юменом і сконструйований у 1943 р. у Великій Британії. Винахід транзистора в 1948 р. дав міцний імпульс для розробки та вдосконалення нових поколінь комп'ютерів. Протягом 1969 - 1973 рр. вдалося створити мікрокомп'ютер. Поєднання технологій мікрокопіювання з електронно-обчислювальною технікою привело до появи у 1960-х рр. у структурі ДП та М супер- та ультрамікрофіш, які з 1965 р. почали використовуватися у бібліотеках для створення страхових підфондів мікродокументів.

У 1956 р. здійснено перший відеозапис, перша демонстрація домашнього відеомагнітофона відбулася у 1963 р. в Лондоні на студії телекомпанії Бі-Бі-Сі.

Перші компакт-диски створено компанією "Філіпс" у 1978 р. Ємність одного диска становила від 10 тис. до 1 млн. сторінок тексту формату А4. У 1985 р. у Японії здійснено перше видання на СD-ROM. Це був словник, що містив 5 мільйонів науково-технічних термінів на восьми мовах. Друге видання цього словника на оптичному диску видано у 1989 р. і містило вже 7 мільйонів науково-технічних термінів на дванадцяти мовах.

У цей період ДП видань на СD-ROM почав швидко зростати: лише в Японії у 1987 р. він налічував 55 назв, у 1988 р. - 77, 1989 р. - більше 150 назв. Загалом у світі в 1989 р. видано 1418 видань та баз даних на СD-ROM, у 1992 їх вийшло вже 6438. Нині магнітні та оптичні диски посідають провідне місце серед машинопрочитуваних носіїв інформації. Детальніше історію розвитку машинопрочитуваних документів висвітлено у підручниках Н.М. Кушнаренко.

Останнє покоління СD-ROM одержало назву DVD. Ці диски, створені у 1997 р., мають такий же діаметр (120 мм.) і товщину (1,2 мм.), але запис інформації може здійснюватися з обох сторін на двох робочих поверхнях, у зв'язку з цим загальний обсяг інформації, що вміщує диск, дорівнює 26 звичайним СD-ROM.

Розширення можливостей запам'ятовуючих пристроїв ЕОМ дозволяє організовувати електронні документні масиви - бази даних, що існують як гіпертексти і надають можливість формувати структуру читання й перебудовувати тексти залежно від бажання користувачів. Сучасні тенденції розвитку документних комунікацій такі: якщо кількість паперових видань щорічно зростає у світі на 5-7%, то кількість баз даних у режимі "он -- лайн" зростає на 30-40%, а баз даних на СD-ROM - більше ніж на 100%. Це сприяє реструктуризації ДП та М, виводить їх на новий рівень існування, але значне зменшення у ДП та М питомої ваги паперових носіїв інформації - це прогноз далекого майбутнього. Нині близько 90% ДП та М складають паперові документи, 5% - мікрофільми, 5% - магнітні та оптичні диски.

5. Документні потоки та масиви як результат документогенезу

Цикл - це сукупність взаємопов'язаних процесів, що утворюють закінчене коло розвитку. Сутністю функціонування інфосфери є інформаційний обмін: споживання інформації передбачає її повернення після творчої переробки до інформаційного простору. Цей закон споживання інформації зумовлює циклічність функціонування документа у суспільстві і дозволяє стверджувати, що життєвий цикл документа - це весь шлях, що пройдений від моменту виникнення його замислу, через створення, вироблення та розповсюдження документа до користування ним і перетворення його змісту в новий замисел та новий документ.

Документ - це єдність та протилежність його матеріальної форми та ідеального змісту. Документована інформація, як правило, призначена для її розповсюдження у суспільстві, але документ як матеріальний об'єкт дискретний і його неможливо адресувати в усі необхідні пункти інформаційного середовища. Збільшити кількість пунктів наявності документа в інформаційному просторі дозволяє його тиражування та розповсюдження по комунікаційних каналах від створювачів до користувачів.

Цикл життєдіяльності документа складається з трьох основних етапів: документогенезу; документорозповсюдження; документовикористання.

Кожний етап забезпечується функціонуванням ДП та М, але на різних етапах вони мають різні принципи організації, що зумовлює формування спеціальної інфраструктури системи документних комунікацій, яка включає генезисні, транзитні й термінальні документі підсистеми.

ДП осідає у документних масивах та фондах, які обмежені простором, що займають. Ця обставина змушує проводити якісний відбір, профілювання, вилучення фізично та морально застарілих видань. У зв'язку з цим ДФ дзеркально не відбивають ДП, і системоорганізуються за іншими ознаками. Структура ДП у процесі його розповсюдження по різних соціальних інститутах, що відповідальні за кумуляцію та збереження документів, перебудовується відповідно до вимог профілювання, раціональності розміщення, оптимальності використання та ін. Крім формальних вимог приєднуються суб'єктивно-особисті, пов'язані з критеріями відбору документів у фонди.

Таким чином, між документовиробництвом та документорозповсюдженням існує споконвічне об'єктивне протиріччя, яке зумовлює втрату частини інформації. Система документовикористання ще більше відрізняється від систем документовиробництва та документорозповсюдження. На першому місці тут стоїть проблема відбору, суб'єкт підходить до документного фонду вельми вибірково, вибудовуючи документи у своїй ієрархії цінностей, яка не збігається ні з системою документовиробництва, ні з системою документорозповсюдження.

Знання структури життєвого циклу документа сприяє формуванню системного погляду на документування інформації та канали її розповсюдження; розумінню основ переробки документованої інформації, процесів її створення, трансформації і використання, можливостей документно-інформаційного забезпечення будь-якого виду діяльності, ролі інформаційного фахівця в організації та корегуванні руху документів у суспільстві. Вільна орієнтація в сучасних технологіях збирання, аналітико-синтетичної переробки, пошуку, зберігання, розповсюдження і використання документів дозволяє застосовувати раціональні прийоми інтенсифікації їх виробництва та функціонування у суспільстві.

Уже зазначалося, що в термінальних ДС створюються, як правило, документні фонди, в яких функціонують внутрішні ДП. їх специфіку вивчає документне фондознавство. ДП та М активно функціонують у генезисних та транзитних ДС, що потребує більш детальнішого висвітлення етапів документогенезу та документорозповсюдження.

В широкому розумінні генез - це момент зародження та подальший процес розвитку. Стосовно документа цей етап життєдіяльності передбачає виникнення замислу створення документа, його документне втілення, виробничо-технологічне виготовлення тиражу та випуск документа у світ. Завдяки цим процесам виникає ДП як основа ДК суспільства.

Документогенез розпочинається з виникнення замислу, формування мети (наприклад, узагальнити попередній досвід розвитку певного явища) та визначення кола питань, які необхідно висвітлити у документі. Наступними процесами є збір матеріалів для створення документа, їх осмислення, систематизація та творча обробка.

Найважливішим процесом першого етапу життєвого циклу документа є документування накопиченої інформації - основний спосіб самоорганізації інформаційного простору. Щоб стати доступною членам соціуму, інформація проходить через певні перетворення: смисл - текст - документ. Серед створювачів документів відокремлюють індивідуальних та колективних авторів. Індивідуальний автор - це особа, що створила документ самостійно або спільно з іншими особами. Колективний автор - це організація (установа), що створила документ і має назву, яка дозволяє її ідентифікувати. Колективними авторами виступають органи законодавчої, виконавчої, судової влади та управління, підприємства, організації, наукові установи, навчальні заклади, творчі спілки, конгреси, конференції, з'їзди та ін.

Автори створюють документи, які публікуються або не публікуються, виникають в результаті управлінської та творчої діяльності. Управлінські документи призначені для прийняття та виконання безпосередніх управлінських рішень. Вони створюються організацією або посадовою особою та оформляються в установленому порядку. Такі документи, як правило, містять первинні вихідні фактичні відомості, що призначені для створення нових, узагальнюючих документів. Більшість з них не тиражується, це зумовлює відносну спрощеність життєвого циклу управлінського документа. Сутність кожного з процесів життєвого циклу ділового документа, особливості ДП та М, що утворюються в його структурі, детально вивчаються в межах курсів "Діловодство" та "Документне забезпечення управління".

Результатом творчої діяльності є наукові або художні твори як наслідок особистих спостережень, міркувань, осмислення пізнання світу. Художня та наукова творчість помітно відрізняються за своїм характером, але мають багато спільних рис. Автор твору мистецтва відтворює світ в образах, учений - аналізуючи факти, їх причинно-наслідкові зв'язки. Результатом наукового пізнання є відкриття законів природи та суспільства, збагачення теоретичного знання.

Загальні риси художньої та наукової творчості виявляються в їх документному оформленні. Головним у створенні соціально-значимої інформації є процес надання результату творчої праці знакової та матеріальної форм, що забезпечить можливість його адекватного сприйняття членами суспільства. Тексти словесних творів документуються знаками сучасних систем письма: букв, цифр, умовних позначок та ін. Багато інформації фіксується за допомогою графічних або художніх зображень, звукозапису тощо.

Особливості життєвого циклу документа зумовлені не лише характером інформації, що в ньому зафіксовано, але й її матеріальним носієм, яким може бути або речовина, або енергія. Поняття матеріального носія охоплює основу запису, матеріал запису інформації та інші компоненти. Знаки наносяться на матеріальний носій або речовиною, що відрізняється від речовини носія (фарбою, чорнилами на папері, полотні та ін.), або способом зміни його фізичної або хімічної структури (вирізування, випалювання, продряпування, перфорування, травління, гравірування; фотохімічні, електромагнітні та ін. зміни).

Розмаїття способів втілення накопиченої інформації на матеріальному носії та необхідність її тиражування для широкого розповсюдження у суспільстві зумовили формування різних видів генезисних документних систем, до яких належать видавництва, видавничі організації, редакції засобів масової інформації, фото-кіностудії, студії звукозапису, генератори баз і банків даних та ін. Ці підприємства і установи здійснюють підготовку та випуск у світ потоків видавничої продукції, забезпечують контроль за якістю, вірогідністю, цінністю документованої інформації.

Найпоширенішим документом є видання - твір, який пройшов редакційно-видавниче опрацювання, виготовлений друкуванням, тисненням або іншим способом, містить інформацію, призначену для поширення, і відповідає вимогам державних стандартів, інших нормативно-правових актів щодо видавничого оформлення, поліграфічного і технічного виконання. Технологія створення видання складається з додрукарських, друкарських та післядрукарських процесів. На кожному з цих технологічних процесів утворюються масиви документів, які є об'єктами видавничої діяльності.

Додрукарські процеси розпочинаються з моменту прийому видавництвом рукопису від автора та його рецензування. Наступними процесами є наукове, літературне та стилістичне редагування (від лат. гесіаспдз - упорядкований) - процес обробки редактором авторського твору для його публікації та макетування - складання принципового або повнооб'ємного макета (попереднього зразка) видання, тобто визначення його формату, шрифту та кеглю для тексту і заголовків, способу набору тексту і тону друкарського паперу, ілюстрування видання, проектування його зовнішнього виду: матеріалу та малюнків для оправи, книжкових прикрас, ін.

Макет видання втілюється у друкарській формі - носії інформації, призначеному для друкування. Його поверхня містить зображення, що може давати відбиток на папері або іншому матеріалі. Друкарська форма може бути плоскою або циліндричною, цільною або складеною, зробленою з дерева, металу, пластику та ін. Друкарську форму виготовляють складанням, яке здійснюється на спеціальному обладнанні і передбачає створення з друкувальних та проміжних елементів форматованих рядків та полос.

У поліграфічній практиці застосовують різні способи виготовлення друкарських форм: ручний, машинний, фотографічний, лазерний. Наприклад, машинне літеровідливне складання - це процес лиття окремих літер, проміжного матеріалу з друкарського сплаву та формування з них форматованих рядків на спеціальних машинах. Лазерне гравіювання -це виготовлення друкарської форми лазерним променем на спеціальному автоматі. При складанні друкарської форми необхідно зважати на вид друку: високий, глибокий, плоский. Так, плоский друк - це друк, коли зображення передається на задрукований матеріал з друкарської форми, друкувальні та проміжкові елементи якої розміщені практично в одній площині.

Із впровадженням у поліграфічну справу сучасного обладнання та новітніх технологій формні процеси значно удосконалюються. Широкого розповсюдження набуває автоматизоване складання, яке здійснюється на базі комп'ютерної техніки за спеціальними програмами.

Найважливішим серед додрукарських процесів є верстання - формування сторінок майбутнього видання зі складених рядків, заголовків, ілюстрацій відповідно до макета. Складені по сторінках полоси монтують у друкарську форму і роблять пробний відбиток, який коректується. Коректування - це процес виготовлення та виправлення помилок, неточностей та недоліків, допущених під час підготовки оригіналу для розмноження або виготовлення друкарської форми. За результатами коректування необхідні виправлення - усунення у складеному тексті помилок, відзначених на коректурному відбитку, а також звірення - перевірка виправлення помилок, відзначених на попередньому коректурному відбитку, та зведення - коректування за контрольним відбитком перед розміщенням форми в друкарській машині чи перед матрицюванням.

З застосуванням у поліграфії комп'ютерного обладнання та автоматизованих технологій значно зменшується питома вага рутинних операцій, удосконалюються традиційні формні процеси та процеси роботи з рукописами. Основною формою текстового оригіналу стає дискета, з якої можна одразу виготовити репродукований оригінал-макет - оригінал зі складеними та зверстаними полосами, готовий для друкованого відтворювання - виготовлення друкованої форми та наступного друку. Комп'ютер, що управляє складальним автоматом або цифровою друкарською машиною, якщо в нього введений запис з дискети, дозволяє одержати діапозитиви полос майбутнього видання або віддруковані його аркуші. Це скорочує виробничий цикл, зменшує трудозатрати, дозволяє розвантажити поліграфпідприємства від додрукарських процесів, зосередити їх у редакторів-операторів видавництв.

Найефективніші настільні видавничі системи - апаратно-програмний комплекс, який поєднує персональну ЕОМ, програми складання, верстання та обробки ілюстрацій, сканера та вивідного пристрою. Ці системи дозволяють на письмовому столі редактора розмістити одразу і складальний, і верстальний, і репродукційний центри. Такі видавничі системи базуються на комп'ютерах, пов'язаних локальною мережею, зі спеціальним видавничим і графічним програмним забезпеченням. Для архівного зберігання ДМ підготовлених оригіналів застосовують зйомні оптичні диски, є цифрова фотокамера для оперативного отримання кольорових зображень. Приєднання до робочих станцій дисководів СD-ROM надає можливість використовувати готові бібліотеки графічних і фотографічних зображень. Лазерні принтери дозволяють отримувати оригінал-макети на папері для наступного виготовлень неметалічних офсетних форм (на плівці). За допомогою спеціальних формних автоматів з паперових оригінал-макеті можна протягом 20-30 секунд виготовити недорогі електростатичні або "срібні" друкарські форми на паперовій або поліефірній основі.

Друкарські процеси - це підготовка друкарської машини до друкування та друкування тиражу. Друкування тиражу розпочинається після одержання від замовника одного примірника верстки (ксерокопії, рукопису, оригінал-макета чи відбитку) видання, що оформлений до друку - на титульному аркуші, обкладинці є підпис до друку видавця або редактора (для періодичних видань) чи керівника організації. Найновітніші методи виготовлення друкованої продукції - це методи "з комп'ютера на папір". Такий друк здійснюють за допомогою цифрової друкарської машини, яка не потребує формних процесів, рідких фарб, оскільки їх замінюють відповідні кольорові тонери, а друк є електрографічним. У разі необхідності невеликих тиражів застосовують аркушеві друкарські офсетні машини, які забезпечують автоматичний цикл роботи на паперових офсетних формах, зокрема автоматизацію основних друкарських процесів: встановлення форми, друк заданої кількості відбитків, зняття форми, змивання офсетного полотна.

До післядрукарських процесів виготовлення видання належать брошуровально-палітурні та оздоблювальні процеси.

Брошуровально-палітурні процеси - комплекс процесів отримання з віддрукованих аркушів готових видань у палітурці чи обкладинці. Віддруковані аркуші майбутнього видання проходять такі основні процеси: розрізування і фальцювання (згинання паперових аркушів у певному порядку), комплектування книжкового блока з зошитів або аркушів, скріплення скомплектованих зошитів у блок, обрізування книжкового блока та обтискування його кінця, покриття книжкового блока обкладинкою, або виготовлення палітурки та вставляння книжкового блока в палітурку. Готові видання піддають процесам упакування та складування - здавання друкованої продукції на склади - внаслідок цих процесів ДП осідає у ДМ як товар, призначений для реалізації.

Важливим процесом є оформлення видання на випуск у світ. Видавець перевіряє готове видання та дає вказівку виготівникові про розсилку обов'язкових примірників видань. Це здійснюється за рахунок загального тиражу видання, до оформлення видання на випуск у світ, а газет - у день виходу кожного номеру. Згідно з "Положенням про порядок друкування видань" тираж видання слід видавати замовникові після розсилки обов'язкових примірників. За законом України "Про обов'язковий примірник документів" (1999 р.) всі поліграфічні підприємства, установи і організації, які мають розмножувальну техніку, зобов'язані розсилати обов'язкові примірники виготовлених ними нетаємних творів друку безоплатно до оформлення видань на випуск у світ згідно зі списком установ і організацій, які мають право на їх одержання. Не підлягають розсилці обов'язкові примірники службових видань, нетаємної технічної документації на військову продукцію та бланків. Обов'язкові примірники періодичних видань пересилаються поштовими каналами безплатно в порядку, передбаченому для пересилки службових відправлень Міністерства зв'язку України. Розсилка інших видів видань здійснюється за кошти видавців, які витрати за розсилку відносять на собівартість друкованої продукції.

Завдяки функціонуванню потоків обов'язкового примірника документів здійснюється комплектування та збереження у провідних бібліотеках вичерпного національного документного фонду України як частини світового культурного надбання, державна бібліографічна та статистична реєстрація вітчизняних видань, оперативне інформування про них користувачів.

Однією з головних установ, що має право одержувати безплатний обов'язковий примірник творів друку, є Книжкова палата України, яка на його основі здійснює державну бібліографічну реєстрацію та централізовану каталогізацію всіх без винятку видів видань, виданих в Україні, а також веде державну статистику друку, яка характеризує динаміку та тенденції розвитку ДП вітчизняних видань, комплектує та зберігає повний і недоторканий фонд Державного архіву друку - головного сховища всіх видань України.

З 1996 р. Книжкова палата України розпочала роботу над створенням інформаційно-бібліографічної системи "Книги в продажу" (книги, що є в наявності на книжковому ринку та що друкуються). Ця система розроблена по аналогії з відомою у світі книгорозповсюджуючою системою "Вооks in Print", яка успішно функціонує у високорозвинутих країнах (СІЛА, Великої Британії, Німеччини, Франції) і є організаційною основою книжкового ринку. Функціонування автоматизованої інформаційно-бібліографічної системи "Книги в продажу" передбачає: збір інформації видавців і видання тематичного плану випуску продукції видавництв України, що планується до випуску у світ; збір попередніх замовлень на книги, передача їх видавцям; збір інформації від видавців і книгорозповсюджувачів про книги, що є в наявності і що друкуються; видання на її основі каталогу "Книги в продажу" в традиційній та електронній версіях. Система виконує інформаційну, координаційну, рекламну функції і завдяки комплексу електронних засобів може оперативно інформувати всі зацікавлені сторони про книговидання в Україні для повнішого обліку потреб ринку, задоволення читацького попиту та потреб держави.

Крім того, в структурі Книжкової палати створено Національне агентство ISBN, яке присвоює книжковим виданням Міжнародний стандартний книжковий номер, що дає можливість ідентифікувати кожне видання, де б воно не знаходилось. Для автоматичного зчитування ISBN у світовій видавничій практиці широко використовується метод штрихового кодування. Міжнародна асоціація по товарній нумерації - ЕАN - розробила і ввела штрих-код для книг, який складається з коду ISBN і спеціального коду 978 для ідентифікації книг у загальній товарній масі. Штрих-код уявляє собою чергування темних і світлих cveu різної ширини, які зчитуються спеціальними електронними оптичними пристроями. На світовому книжковому ринку розповсюдження видань без ISBN і штрихових кодів ускладнено, оскільки на їх основі в розвинених країнах функціонують автоматизовані системи телезамовлення видань, що суттєво вдосконалює процес їх реалізації.

Нині в Україні здійснюється робота по введенню ISBN і системи штрихового кодування, що дозволить повністю автоматизувати процес руху документів від моменту їх видання до продажу. Тому в книжковій торгівлі будуть впроваджуватися системи автоматизації на основі касових комп'ютерних систем, що дадуть можливість оперативно контролювати продаж книг, диференційовано зважати на зміни товарних запасів, автоматично дозамовляти товар від оптовиків чи видавництв, забезпечити належний торгово-технологічний процес на основі оптимізації функціонування ДП та М.

6. Особливості функціонування документних потоків та масивів на етапах документорозповсюдження та документовикористання

Значення документорозповсюдження важко переоцінити - завдяки функціонуванню систем транспортування та постачання документів вони мають змогу рухатися в інформаційному середовищі, знаходячи адресатів.

На етапі документорозповсюдження особливе значення слід приділяти захисту матеріальної та інформаційної складових документа, тому що в умовах розширення доступу до документа зростає імовірність його пошкодження чи втрати в цілому або окремих його частин (додатків, екземплярів тощо), їх розкрадання, несанкціонованого ознайомлення та копіювання документа, його підміна з метою фальсифікування або приховування факту втрати (крадіжки), порушення прав автора та ін.

Ефективна система захисту документа повинна включати правові, організаційні, технічні заходи. Правові заходи передбачають прийняття законів, що захищають права власника на документовану інформацію та документ як товар, формування механізму відповідальності за інформаційне піратство та шпигунство. Організаційна підсистема захисту документа - це заходи управлінського та обмежувального характеру, що примушують персонал та користувачів дотримуватися правил роботи з документами обмеженого доступу, використовувати спеціальні технології документування та використання інформації, яка є державною, службовою або комерційною таємницею. В межах цих заходів слід забезпечувати належне обладнання приміщень, їх протипожежну безпеку, охорону території, транспорту, регламентацію перепусткового режиму, ідентифікування персоналу та вантажів, ін.

Підсистема технічного захисту поєднує як засоби зміцнення матеріальної складової документа (оправлення, конвертування, ламінування тощо), так і різноманітні засоби захисту інформаційної складової документа, серед яких розрізняють апаратні та програмні. До апаратних належать: засоби захисту технічних каналів витоку інформації, що виникають при роботі ЕОМ, засобів зв'язку, копіювальних апаратів та ін. приладів; засоби виявлення пристроїв технічної розвідки та ін. До програмних засобів захисту інформаційної складової документа належать парольний доступ, криптографічні методи захисту (шифрування тексту документа при передаванні його по каналах зв'язку). При захисті електронних документів від несанкціонованого доступу широко використовують також новітні сучасні досягнення: компресування - стиснення документованої інформації з її подальшим розпаковуванням за допомогою конкретного алгоритму; стеганографія - приховування документованої інформації у мультимедійних файлах графіки, відео та музичних фрагментах.

Мета розповсюдження видавничої продукції - доведення її до споживачів через торговельну мережу або іншими способами. Безоплатне розповсюдження видавничої продукції може здійснюватися з науковою, культурно-просвітницькою, благодійною, рекламною метою тощо через дарунки, обов'язковий примірник, документообмін.

Крім безплатних способів розповсюдження видавничої продукції може здійснюватися через її реалізацію (продаж) у роздрібній та оптовій торгівлі. При цьому способі розповсюдження ДП утворюються між видавництвом, що випускає книги та цілою низкою установ: оптові бази, рекламні агентства, книжкові магазини, які об'єднує спільна мета - допомогти читачам придбати необхідні документи, а собі забезпечити максимум прибутку. Ці установи є власниками значних за обсягом ДМ - основи їх виробничої діяльності.

Реалізація видавничої продукції в умовах ринку залежить від ефективності маркетингової діяльності - комплексу видів діяльності видавництва щодо виявлення потреб потенційних користувачів та їх задоволення.

Рекламування видавничої продукції - це найважливіший процес, від якого залежить майбутній шлях документів. З метою створення оптимальних умов для книгообороту в Україні видавці та книгорозповсюджувачі, зацікавлені в реалізації своєї книжкової продукції, повинні використовувати національний каталог "Книги в продажу" як засіб просунення товару на книжковий ринок та його рекламу. Важливо, щоб книга мала ISBN, наявність якого максимально спрощує пошук та замовлення потрібного видання.

Рекламування видань здійснюється також через телебачення та радіомовлення, виставки та ярмарки друкованої продукції, прайс-аркуші та каталоги видавництв, спеціальні видання: газети "Нові видання України", "Книжковий клуб", "Літературна Україна", "Книжное обозрение" "Книготорговий бюллетень", журнали "Палітра друку", "Поліграфіст", "Бібліотечний вісник", "Вісник Книжкової палати", "Літопис книг", "Каталог періодичних видань України", каталог "Книги поштою" та ін.

Здавання тиражів видань до книготорговельної мережі або замовникові оформлюється приймально-здавальними документами або розпискою в одержанні друкованої продукції книготорговельною організацією чи замовником. Рух готової книжкової продукції до споживача розпочинається, як звичайно, з оптової книжкової торгівлі. її завдання - з найменшими затратами і в максимально стислі строки доставити випущені видання роздрібним книготорговельним підприємствам. На цьому напрямі слідування книжкового потоку документі масиви утворюються в оптових структурах видавництв, центральних оптових фірмах, регіональних оптових підприємствах, а потім у різноманітних підсистемах роздрібної торгівлі. Ці структури належать до транзитних документних систем, які є посередниками між виробниками та користувачами видань. Діяльність транзитних документних систем активно впливає на виробництво документів, прискорюючи або стримуючи його розвиток.

Оптові підприємства вивчають попит і кон'юнктуру книжкового ринку, збирають замовлення роздрібних підприємств згідно з ними закуповують книжкову продукцію у постачальників, здійснюють рекламно-інформаційні заходи, транспортно-експедиційні роботи. Відповідно до своїх функцій вони мають оптові бази і склади, власні транспортні засоби. Без налагодженої оптової торгівлі книжковий ринок не може працювати ефективно.

Стара система оптової книжкової торгівлі в Україні, яка була основана на централізованому плануванні, адміністративному розміщенні тиражів, економічно необґрунтованих цінах відійшла в минуле. Це усунуло перешкоди на шляху розвитку підприємницької ініціативи, ліквідувало необхідність розповсюджувати книги, що не користуються попитом.

Динамічного розвитку останнім часом набула книжкова торгівля "Книга - поштою", яка складає 10% загального товарообігу, а по окремих видавництвах - до 40% - 50% тиражу книг. Цей канал книгорозповсюдження дозволяє використовувати переваги поштового експедування одиничних екземплярів або невеликого комплекту видань, забезпечує оперативність їх доставки в регіони, можливість вручення замовлення безпосередньо індивідуальному покупцеві. Економічні розрахунки свідчать, що витрати на оплату поштових тарифів складають в середньому 35% вартості видання і фактично у 1,5-2 рази менше торгових націнок посередників, які доставляють книги у віддалені райони іншими шляхами. У зв'язку з цим особливо вигідний поштовий продаж коштовних видань, оскільки тут транспортні витрати складають 10 - 15% вартості видання. Переваги поштового каналу можуть використовуватися для розповсюдження малотиражної (500 -1000 прим.) і спеціальної науково-технічної літератури, видань мовами етнічних меншин.

Останнім часом поширюються власні книжкові магазини при видавництвах, які ведуть за готівку роздрібну та дрібнооптову торгівлю книжковою продукцією. їх ДМ майже повністю відбивають асортимент видавництва, формуючись з його ДП.

Спеціальним каналом розповсюдження книг є мережа бібліотечних колекторів. Бібліотечний колектор - це спеціалізоване книготорговельне підприємство, призначене для планомірного постачання бібліотек з урахуванням їхнього типу, культурно-економічного профілю регіону, національного складу населення.

До 1990-х рр. обласні бібліотечні колектори були основним джерелом документопостачання бібліотек, зокрема масових, забезпечуючи їм до 80% нових надходжень. Товарообіг бібколекторів складав близько 20% загального книготоргового обігу країни. Серед функцій бібліотечних колекторів обслуговування діючих бібліотек згідно з укладеним договором; вивчення потреб бібліотек і надання пропозицій видавничим та книготорговим підприємствам щодо видання та перевидання необхідної літератури; надання методичної та консультаційно-бібліографічної допомоги бібліотекам та ін.

Централізована система документопостачання бібліотек, основана на бібколекторах, мала свої переваги, забезпечуючи можливість замовлення та отримання більшої частини необхідної літератури через один канал, що спрощувало технологію комплектування. Але це була жорстка система, що контролювала репертуар та обсяги надходжень до бібліотечних фондів, не завжди зважаючи на інтереси бібліотек. Часто книготорги збували через бібколектори нереалізовані залишки непотрібної бібліотекам літератури.

У ринкових умовах бібліотечний колектор уже не може існувати як установа, в основі діяльності якої не закладено раціонального економічного механізму. З виникненням конкуренції з боку посередницьких комерційних фірм та приватних бібколекторів, які гнучко реагують на потреби бібліотек, пропонуючи їм широкий перелік якісних послуг, державні бібколектори почали виходити з підпорядкування книготоргам, набуваючи юридичну самостійність та змогу перебудовувати свою роботу на принципах економічної зацікавленості.

Крім універсальних установ документоторговельна мережа має в своїй структурі профільні підприємства, що спеціалізуються на розповсюдженні картографічних, ізографічних, аудіовізуальних документів. Наприклад, науково-виробниче підприємство "Картографія" реалізує свою продукцію через власні спеціалізовані магазини.

Періодичні видання розповсюджуються через державне підприємство Преса та Українське державне підприємство поштового зв'язку Укрпошта, що забезпечують організацію передплати, збір замовлень на газети і журнали та функціонування регіональних експедиційних підприємств, які згідно з графіком приймають тиражі у видавців та здійснюють їх доставку передплатникам. Ще один канал розповсюдження періодики - роздрібна торгівля з лотків, розносна та розвізна торгівля.

Електронні документи мають суттєві особливості, що впливають на структуру їх життєвого циклу, технології створення, розповсюдження та використання. Комп'ютерні технології обробки даних у сукупності з технологіями електронних комунікацій впроваджують нові механізми роботи з документом, які не лише розширюють можливості швидкого доступу, економічності, інформаційної ємності, скільки перетворюють саму сукупність інформаційних процесів у цієї галузі. Так, з фізичної точки зору компоненти електронного документа можна територіально розділити. Розбиття на компоненти визначається базисними форматами, які використовують при електронному зберіганні об'єктів різних видів (текстових, графічних, аудіо, відео та ін.).

Гнучкість електронного надання інформації забезпечується тим, що з тією або іншою структурою даних можуть бути співвіднесені відповідні програми обробки. Між різними компонентами електронного документа формуються зв'язки, що індукують семантичні мережі типу динамічних гіпертекстів. Такі специфічні особливості електронних документів як інтегрованість, гнучкість та інтерактивність (наявність діалогового режиму користування документами) дозволяють користувачам працювати з ними в режимі маніпулювання даними, здійснювати колективне створення документів на основі автоматизованих робочих місць, поєднаних засобами комунікації.

Специфіка електронного документа відбивається на всіх етапах його життєвого циклу, впливаючи на функціонування ДП та М. Так, на етапі створення електронного документа здійснюється розробка родової логічної структури документа, його макетної структури, стилів показу. В процесі макетування документа створюється специфічна макетна структура, яка може використовуватися процесом зображення для показу документа в прийнятній для людини формі на носії показу. Сам процес макетування складається з автоматичного створення конкретної макетної структури для документа і розміщення вмісту базових логічних об'єктів у блоках.

Можливості безпаперової обробки та користування електронним документом часто дозволяють уникнути процесу його друку та традиційного транспортування по каналах розповсюджування. Для введення документа в обіг достатньо розташувати його на серверу, зареєструвати у пошукових системах і забезпечити можливість віддаленого доступу до документа через телекомунікаційні мережі. Використання технологій електронної доставки породжує потоки електронних документів, що функціонують між власниками та користувачами електронних документних ресурсів. Організація масивів електронних документів як основи цифрових бібліотек дає змогу знизити витрати часу на опублікування, пошук і доставку документа, розширити аудиторію потенційних користувачів.

Таким чином, до транзитних документно-комунікаційних систем, що забезпечують розповсюдження видавничої продукції, належать не лише традиційні системи транспортування документів (експедиційні підприємства), оптові та роздрібні торговельні установи, пошта, але й центри електронної доставки документів, електронна пошта, глобальні комп'ютерні мережі та інші засоби забезпечення дистанційного доступу до віддалених БД. Характерні ознаки транзитних документних систем: інтенсивне, динамічне, безперервне змінювання складу документних масивів; призначеність для короткочасного зберігання документів з моменту їх надходження до моменту їх збуту.

Транзитні документні системи - стабільне джерело поповнення термінальних документних систем, до яких належать власні та суспільні бібліотеки, органи науково-технічної інформації, архіви, музеї. Вони призначені для кумуляції, тривалого або постійного зберігання документів з метою надання їх у користування споживачам інформації, забезпечення наступного етапу життєвого циклу документа - документовикористання.

Необхідною умовою документовикористання є правильна організація документних фондів, тобто створення умов, які б забезпечували рух, пошук і зберігання документів у термінальних документних системах. Наданню документа користувачам передують такі важливі процеси: відбір, замовлення, приймання, облік, наукова та технічна обробка, розміщення і зберігання. Зміст цих процесів детально вивчається в межах документного фондознавства.

Форми надання документів у користування різноманітні. Основні з них: видача для вивчення у читальному залі; видача для тимчасового користування за межами документної установи; дистанційний доступ; копіювання документів; експонування цінних документів у музеях, відділах рідких книг наукових бібліотек, проведення екскурсій.

Інтенсивність функціонування внутрішніх ДП у документних фондах термінальних документних систем, рівень відповідності їх складу потребам користувачів вимірюються кількісними показниками: документовидача, читаність, оборотність. Ці показники є основними критеріями оцінки якості документних фондів, орієнтованих на задоволення поточних інформаційних потреб користувачів (більшість публічних та спеціальних низових бібліотек, органів НТІ, служб документаційного забезпечення управління).

Так, оборотність (О) визначається відношенням кількості видач (В) документів за певний час (наприклад, протягом року) до загального обсягу фонду (Ф): О = В:Ф. Оборотність дає змогу з'ясувати, скільки разів у середньому видавався кожний документ користувачам. Цей показник може бути загальним (фонд в цілому) і частковим (окремі види документів, мова, галузь знання тощо). Оптимальний показник оборотності свідчить про високий ступінь відповідності складу фонду інформаційним потребам користувачів. Так, для фонду місцевих публічних бібліотек є оптимальним, коли 0=2, тобто протягом року кожний документ фонду було видано в середньому два рази.

Термінальні документні системи, що призначені для довічного зберігання окремих категорій документів (музеї, центральні державні та відомчі архіви, національні та центральні бібліотеки-депозитарії), оцінюють якість своїх документних фондів не за інтенсивністю їх використання у певний період, а за рівнем повноти кумулювання в них профільних документів.

Технологія організації та правила користування документами залежать від типу документної установи та видів документів. Найсуворіші вимоги існують при організації доступу користувачів до музейних предметів, архівних документів, документів з грифом обмеження доступу ("для службового користування", "секретно", "комерційна таємниця" та ін.). У наукових бібліотеках розроблені спеціальні правила користування рідкісними та цінними виданнями, дисертаціями, періодичними виданнями, що придбано за валюту. Видання, що існують у єдиному примірнику, видають в користування лише у читальному залі.

Роз'яснення та контролювання правил користування документами - це важливі процеси, що мають свої особливості в різних типах термінальних документних установ. Так, для роботи у читальному залі архіву потрібно мати допуск - його дає керівник архіву на підставі письмового клопотання установи або суспільної організації, яке діє по існуючих правилах протягом року. Копії та виписки, зроблені відвідувачами читального залу архіву, можуть бути перевірені його співробітниками стосовно їх співвідношення тематиці досліджень та оригіналам архівних документів. Видача архівних справ у тимчасове користування організаціям оформляється спеціальним актом, який підписують керівник архіву й організації-одержувача.

Серед термінальних документних систем найдемократичніші правила користування документами та форми їх контролю існують у бібліотеках. Вони є найдоступнішими документними установами суспільства.

Використання документа - це сенс та результат його життєвого циклу. Після замовлення документ розшукують у фондосховищах, доставляють та видають користувачеві. Наступні процеси - це сприймання інформаційної складової документа, її розуміння, засвоєння, фіксація, аналіз та синтез, перетворення набутої інформації у новий замисел і новий документ.

Нові документи, що поповнюють документні потоки й масиви, збагачують суспільні знання, але об'єктивно знижують інформаційну цінність документів попередніх років. Тому більшість документів, що користуються попитом протягом певного часу (від 3 до 15 років), вважаються застарілими та вилучаються з фондів, призначених для задоволення поточних інформаційних потреб. Кілька примірників найцінніших видань передаються на депозитарне зберігання, інші можуть реалізовуватися населенню через канали книжкової торгівлі. Нереалізовані населенню видання, застарілі неопубліковані документи, а також управлінські документи, що не пройшли експертизу цінності і не прийняті на постійне зберігання у державні архіви, підлягають утилізації - переробленню з метою використання як сировини.

Таким чином, життєвий цикл документа забезпечується функціонуванням ДП та М, що формуються у спеціалізованих документно-комунікаційних системах, зорієнтованих на виробництво документів (генезисні документні системи), їх транспортування та розповсюдження (транзитні документні системи), організацію зберігання з метою використання споживачами інформації (термінальні документні системи).

Завдання для самоперевірки

1. Довести наявність циклічності функціонування
документа.

Охарактеризувати документогенез як початковий етап життєвого циклу документа.

Визначити транзитні документні системи, що забезпечують етап документорозповсюдження.

Навести у вигляді блок-схеми послідовність основних процесів етапу документовикористання.

Визначити особливості життєвого циклу документа у різних видах термінальних документних систем.

РОЗДІЛ 3. ОСНОВНІ ЗАКОНОМІРНОСТІ ФУНКЦІОНУВАННЯ ДОКУМЕНТНО-ІНФОРМАЦІЙНИХ ПОТОКІВ ТА МАСИВІВ

7. Загальні та специфічні закономірності функціонування документних потоків та масивів. Закономірності їх росту

У теоретичному знанні про систему ДК особливе місце посідають закономірності її існування. їх значення в тому, що вони відбивають суттєві, сталі, необхідні зв'язки між документно-комунікаційними явищами. Закономірність указує на загальний характер процесу, який є не хаотичним скупченням випадковостей, а підкорюється необхідній послідовності, певному порядку, який не залежить від свідомості людини. Якщо явище наступає закономірно, а не випадково, то воно відповідає певному закону. Поняття "закон" та "закономірність" - однопорядкові, тобто суттєвих відмінностей між ними не існує.

Закономірності функціонування ДП та М - це найстійкіші тенденції їх розвитку та використання у суспільстві. Вони зумовлені наявністю у документів об'єктивних властивостей, що забезпечують їх значущість та необхідність у системі соціальних комунікацій. За ступенем узагальнення та функціональної роллю розрізняються загальні й специфічні закономірності. Загальні закономірності є відносно незалежними один від одного й рівноправні за значенням, формуються під впливом зовнішнього середовища на ДП та М як систему.

Основну загальну закономірність, що є методологічною основою теорії розвитку документних комунікацій, відбиває закон відповідності складу та обсягу ДП та М зовнішньому середовищу - інформаційним потребам членів суспільства, завданням різних видів документних систем на кожному конкретному історичному етапі.

З розвитком суспільного прогресу, ускладненням та диференціацією інформаційних потреб постійно зростають обсяги ДП та М та темпи їх доведення до користувачів. Досягнення науково-технічного прогресу сприяють ускладненню структури ДП та М виникненням документів на новітніх носіях інформації та спеціалізованих документних установ по їх розповсюдженню та кумулюванню. Функціонування "закону відповідності" детально вивчено як теоретичну базу розвитку бібліотечного та архівного фондознавства.

З ускладненням та збільшенням обсягів ДП та М постає необхідність в його ущільненні через впровадження нових знакових засобів та способів документування інформації, винахід новітніх носіїв інформації та видів документів. Цю тенденцію можна охарактеризувати як закономірність ущільнення ДП та М під час його історичного розвитку. Класичними прикладами її дії можуть бути перехід писемності від ідеографічних до літерно-звукових (алфавітних) знакових систем, перехід від рукописів до друкування, а від них - до електронних технологій документування інформації. Взагалі цю закономірність підтверджує вся еволюція документа від глиняних табличок до СD-ROM.

З попередньою закономірністю тісно пов'язана інша тенденція розвитку ДП та М, яку можна охарактеризувати як закономірність зберігання й спеціалізації різних видів документів. Зміст в тому, що попередні й нові види і форми документів взаємодоповнюють один одного, спеціалізуючись на виконанні певних функцій, поряд із новітніми використовуються й минулі досягнення технологій документування інформації. Так, широке розповсюдження великої кількості ідентичних примірників поліграфічних документів не ліквідувало рукописи, аудіовізуальні документи використовують поряд з текстовими та фотографічними. Еволюція функціонування документних комунікацій свідчить, що попередні види документів, віддавши частину своїх функцій новим видам, як правило, не відмирають, а зберігаються й починають ефективно виконувати порівняно обмежені функції.

Ця закономірність зумовлена тим об'єктивним фактором, що потреби у нових засобах комунікації не ведуть до повного усунення тих потреб, які задовольнялися попередніми засобами. Вона свідчить, що документно-комунікаційні засоби характеризуються великою стабільністю, оскільки призначені для матеріального втілення суспільної свідомості, їх використання в різних галузях людської діяльності означає створення стійкого каналу зв'язку між членами певного об'єднання.

Закономірність зберігання й спеціалізації різних видів документів має виключно важливе значення, її знання допомагає краще зрозуміти роль та значення документних систем суспільства, вести аргументовану критику щодо "концепцій" відмирання та заміни друкованих документів машинопрочитуваними, традиційних бібліотек - органами НТІ, комп'ютерними базами даних, глобальними мережами та віртуальними бібліотеками. Фахівці документно-комунікаційної сфери мають усвідомлювати, що нові електронні технології, що призначені більш ефективно забезпечити рух інформації на її конкретних стадіях, лише доповнюють та збагачують вже існуючу систему документних комунікацій, а не призводять до її відмирання.

Специфічні закономірності пов'язані з окремими властивостями інформаційної складової документів, що впливають на динаміку росту ДП та М, приводять до розсіювання та концентрації, старіння або актуалізації документів. Необхідність вивчення цих закономірностей з позицій документознавчого підходу потребує їх детального висвітлення.

Важливою тенденцією розвитку ДП та М як специфічної закономірності є постійне зростання кількості документів, що їх утворюють.

Динаміка росту ДП та М - це тенденція збільшення з часом їх річного обсягу. Вивчати можна динаміку зміни світового, національного, регіонального, галузевого, проблемно тематичного ДП та М або динаміку росту однорідної за будь-якою ознакою частини потоку, наприклад, потік патентних документів, потік видань українською мовою та ін. Базою для отримання даних про динаміку росту ДП є вторинні джерела: літописи та статистичні довідники Книжкової палати, відомості про надходження до неї обов'язкових примірників, база даних "Книги в наявності та друці" тощо.

Явище постійного приросту кількості документів у потоці виявили ще в минулому столітті завдяки стеженню за ДП наукових журналів. Так, на початку XIX ст. у світі налічувалося близько 100 наукових періодичних видань, у 1850 р. їх було вже більше 1000, а нині - майже 8000 назв.

Кількість книжкових видань подвоюється кожні 50 років, кількість серіальних видань, що вийшли друком за останні 20 років еквівалентна кількості, виданій за всі роки існування книгодрукування. Кількість електронних видань за назвами в останні 20 років зросла з 300 до 9000, тобто у ЗО разів. Фахівці вважають, що обсяг інформації, виробленої за останні 30 років, у 9 тис. разів перевищує сукупність даних, накопичених за п'ять попередніх тисячоліть.

Перші спроби експериментального вивчення тенденцій росту ДП у 50-60-ті рр. XX ст. здійснили наукознавці Д. Прайс, Г.М. Добров, В.В. Налімов, З.М. Мульченко, відкривши стабільно високі темпи зростання обсягу ДП у часі.

Найвідомішою концепцією росту ДП є експоненційна модель, запропонована й теоретично обґрунтована в 1956 р. Д. Прайсом, який визначив надзвичайно високі темпи екстенсивного росту науки: кількість наукових працівників та обсяг потоку наукових документів подвоюється кожні 10 - 15 р. Д. Прайс вважав, що наукова продукція аналогічно розвитку науки в цілому зростає відповідно до закону складних процесів із постійним для кожного періоду коефіцієнтом.

Суть закону експоненційного росту в тому, що в певний момент часу темпи росту будь-якої величини пропорційні її значенню в цей момент, тобто швидкість збільшення публікацій визначається їх кількістю за попередній період.

Експоненційний ріст ДП та М пов'язують з тим, що експонента відбиває основний механізм генерації документованої інформації, який має зворотний зв'язок, тобто нова інформація на виході подається знову на вхід, поповнює загальний масив документованої інформації та бере участь у новому процесі генерації документованої інформації.

Висновки Д. Прайса про прискорений ріст світового потоку наукових документів зумовили введення до наукового обігу понять "інформаційний вибух" та "інформаційна криза". Суть цих понять полягає в тому, що у зв'язку з постійним збільшенням обсягу ДП вчені втрачають можливість стежити за новими науковими документами зі спеціальності, тим більш безпосередньо ознайомитися з їх змістом.

Експоненційний ріст ДП підтверджено для багатьох галузей науки, техніки, виробництва. Однак вже в 60-ті рр. XX ст. виявлено ДП окремих галузей та тематичних напрямів, для яких він не був характерним. Планомірніше дослідження цього явища наприкінці 60-х - початку 70-х рр. дозволило внести суттєві корективи в концепцію експоненційного росту і зробити висновок, що темпи росту ДП та М окремих галузей, різних тематичних напрямів значно розрізняються - від прискореного до згасаючого, а також змінюються із плином часу. Сам Д. Прайс наприкінці 60-х рр. висловив думку, що експоненційний ріст поступово сягає певної межі, потім сповільнюється і припиняється, не набуваючи абсурдних значень.

Теоретичне усвідомлення неможливості безмежного росту ДП привело до розробки експоненційно - логістичної концепції його розвитку. Найважливіше в цій концепції - визнання неминучості переходу ДП в процесі росту від стадії експоненційного розвитку до стадії насичення.

Закон експоненційно-логістичного росту ДП и М підтримує значна кількість фахівців, які розвивають та збагачують його. Так, В.В. Налімов та З.М. Мульченко в своїх працях теоретично виводять експоненційно-логістичну криву і як один із факторів, що стримує прискорений ріст ДП та переводить його у логістичну фазу, називають обмежені можливості редакційно-видавничої діяльності й поліграфічної бази.

Деякі фахівці вважають, що експоненційний ріст потоку характерний тільки для дуже короткого проміжку часу - 10 -- 15 рр. Між двома періодами експоненційного росту ДП діє інший механізм. Деякі фахівці підтримують концепцію лінійного росту ДП, яка припускає збільшення його річного обсягу з постійною у часі швидкістю.

Загалом проблему достовірності концепції росту світового потоку не можна вирішити теоретично, без обробки повних статистичних даних. За думкою дослідників теорія не спроможна дати нині задовільне виведення експоненти, логісти або будь-якої іншої кривої росту ДП.

Вивчення теоретичних концепцій росту ДП та емпіричних даних різної тематики доводить, що жодна із запропонованих моделей не може претендувати на універсальність, оскільки динаміка росту ДП різна для різних галузей знань та певних тематичних напрямів; для різних етапів їх розвитку; різних видів документів, різних країн. Ці висновки підтверджені дослідженнями мікропотоків гуманітарної та суспільствознавчої проблематики.

Для характеристики темпів росту ДП використовують кількісні показники. Найважливіший з них - період подвоєння обсягу потоку - це час, протягом якого обсяг річного мікро-потоку збільшується удвічі. Він визначається роками, протягом яких кількість документів базового року подвоюється. Методика визначення періоду подвоєння наводиться у працях Г.Ф. Гордукалової, яка на прикладі ДП суспільно-політичної літератури поділяє його за цим показником на чотири основні групи:

1 - ДП прискореного розвитку, період подвоєння обсягу потоку триває менше 10 років (до цієї групи належать мікропотоки документів економічної, юридичної тематики);

ДП середніх темпів розвитку, з періодом подвоєння обсягу від 10 до 20 років (мікропотоки документів філософської тематики, краєзнавчої та етнографічної проблематики);

ДП повільних темпів розвитку, з періодом подвоєння обсягу більше 20 років (мікропотоки документів історичної, педагогічної, літературознавчої тематики);

ДП, що згасають - обсяг річного потоку яких не зростає, а зменшується (ДП класичних та маловикористовуваних мов, літератури з марксизму-ленінізму та ін.).

Ще один важливий кількісний показник - швидкість зростання ДП - визначається відносною кількістю документів поточного року порівняно з кількістю документів базового року. Його доцільно використовувати з метою встановлення кількості публікацій для певної галузі науки і техніки.

Відносна швидкість росту ДП - показник, який визначається співвідношенням швидкостей росту двох або більше порівнюваних потоків документів з двох або більше тематичних напрямів. Цей показник дозволяє не лише порівнювати швидкості росту, але й визначити абсолютну кількість документів у році, що прогнозується.

Результати численних досліджень свідчать, що на швидкість росту ДП та М впливають такі фактори:

- соціально-демографічні (динаміка росту населення; кількість фахівців, наукових керівників, винахідників; періоди соціальної нестабільності; інтерессуспільства до певної проблематики та ін.);

- економіко-географічні (тенденції розвитку оптового та роздрібного товарообігу; наявність виробництва паперу; вклади населення в банки; різке збільшення або зменшення кількості періодичних видань тощо);

- фактори культурного середовища (грамотність і загальний культурний рівень населення, важливі відкриття або зміна фундаментальних концепцій у науці, літературі, мистецтві).

Сучасний моніторинг щодо обсягів ДП та М не дає фактів постійного збільшення мікропотоків документів, тому можна стверджувати про їх певну стабілізацію. Однак досліджуючи потоки традиційних видів документів - видань та неопублікованих документів, необхідно зважати на те, що в останній час у загальному ДП все більшого значення починають набувати електронні документи.

Загалом на результати досліджень темпів росту ДП та М фахівці мають зважати при прогнозуванні тенденцій збільшення кількості документів у подальші роки та віддалену перспективу. У практичній діяльності ці дані дають можливість визначити зростання обсягів документних масивів транзитних документних систем, а також документних фондів бібліотек, органів НТІ, архівів, встановити пропорції їх активних і пасивних частин у майбутньому.

8. Старіння та актуалізація документів у документних потоках та масивах

Серед специфічних закономірностей, що впливають на розвиток ДП та М, є старіння документів.

Старіння документів - це складний процес, який залежить від багатьох факторів і стосується як інформаційної складової документа, так і його фізичної основи.

Старіння фізичної основи документа обумовлене зміною з часом властивостей речових матеріалів, використаних при виробництві носія інформації та засобів її документування. Ці зміни відбуваються як внаслідок взаємодії складових елементів основи один з одним, так і внаслідок впливу факторів зовнішнього середовища (температури й вологості повітря, ступеня його забруднення домішками газів, наявності спектрів ультрафіолетового та інфрачервоного випромінювання, та ін.).

Процес старіння фізичної складової документа є необоротним і належить до нерівномірних процесів, у якому одночасно відбуваються декілька явищ, що можуть накладатися одне на одне. Тому в межах закономірності старіння матеріальної основи документа діє багато феноменологічних законів, наприклад, закон Фур'є про пропорційність теплового потоку градієнту температури, закон Фіка про пропорційність потоку компонента суміші градієнта концентрації, закон про пропорційність швидкості хімічної реакції градієнту хімічного потенціалу. З метою виявлення інтенсивності процесу старіння матеріальних носіїв документованої інформації використовують закон збереження маси, закон збереження енергії, другий закон термодинаміки та ін.

Основна параметрична характеристика фізичного старіння - довговічність матеріальної основи документа, яка залежить від хімічних та фізичних властивостей носія інформації: виду та хімічного складу волокнистих матеріалів, які застосовують при його виготовленні, наявності кислот, солей металів, речовин, якими фарбують, клеять основу та ін. Загальний показник довговічності паперу залежить від таких складових, як кількість целюлози, показник кислотності, ступінь полімеризації, мідне число, опір зламу та розривання. З часом характер поведінки цих складових змінюється.

Процес старіння матеріальної складової документа відбиває закон зниження з часом основних фізико-хімічних параметрів довговічності Швидкість падіння показника довговічності залежить від умов зберігання документа. Визначаючи показник довговічності матеріальної складової документа, слід зважати на параметри, які умовно характеризують склад сировини і технологію виробництва матеріальної основи документа, а також на температуру та відносну вологість повітря у сховищі, освітлення, довжину хвиль спектра випромінювання, зміст шкідливих домішок у повітрі.

Процес старіння інформаційної складової документів обумовлений тим, що документи навіть одного тематичного напряму, різнорідні не тільки за фізичним та інформаційним обсягом, але й за змістовною цінністю та корисністю для споживачів. Тому швидкість і характер їх просування до користувачів неоднакові. Більшим попитом користуються документи, що містять нову і, як правило, більш актуальну й цінну інформацію. Зі збільшенням "віку" документів попит на них спочатку сягає певного максимуму, а потім поступово зменшується і може навіть зовсім припинитися. Явище знижування з часом попиту на документ одержало назву "старіння", хоча за думкою багатьох фахівців поняття "старіння" не точно відбиває зміст цього процесу: якщо документ містив об'єктивну істину, то він ніколи не може застаріти.

Найпоширенішим у науковому обігу є визначення, запропоноване В.А. Мінкіною: старіння - це об'єктивний процес втрати ціннісних властивостей документів з часом у зв'язку з появою у потоці нових документів з більш оригінальною, повною, вірогідною інформацією про об'єкт. Так, за даними бібліотечної статистики близько 62% запитів припадає на журнали, "вік" яких не перевищує 1,5 роки, 31% - на журнали "віком" 1,5-5 років, 6% - на журнали віком від 6 до 10 років, 7% - на журнали більш ніж 10-річного віку.

Механізми процесу старіння інформаційної складової документів обумовлені: виникненням нових знань про об'єкт завдяки розвитку науки та суспільного знання; ущільненням та концентрацією знань про об'єкт внаслідок того, що відомості з кількох десятків або сотень публікацій узагальнюються у монографії, довіднику, підручнику та ін.; зміною соціальної ситуації, або природних умов існування явищ, що вивчаються; зміною стану об'єкта, що описують, або методів його вивчення; зниженням для споживача практичної цінності інформації, що міститься в документі, зміною його тезауруса (з цих позицій одна й та ж інформація може бути "застарілою" для однієї особи і актуальною для іншої) Швидкість старіння різних видів документів у ДІЇ та М неоднакова. Журнальні статті старіють швидше, ніж монографії і підручники, патентна документація - ніж звіти про НДР та науково-популярні видання. Але й документи одного виду старіють різними темпами. Так, статті, що взагалі не були процитовані, - застаріли одразу; статті, що активно цитуються, старіють значно повільніше, ніж середньоцитовані.

Фахівці розрізняють 4 моделі збереження у часі продуктивної здатності наукових документів: перша модель - це документи, що слабо відображені в наступних публікаціях, але тривало перебувають в активі наукової дисципліни; друга модель - роботи "класичні" - вони не так швидко стають популярними, але довго використовуються фахівцями; третя модель - геніальні роботи, що випередили свій час і тому набули визнання з запізненням, але надто широкого; четверта модель - роботи, що спочатку були добре сприйняти науковою спільнотою, але потім оцінені як помилкові, внаслідок чого відразу застарівають і не цитуються.

Історія науки свідчить, що її розвиток відбувається нерівномірно, внаслідок чого деякі галузі випереджають інших у пізнанні закономірностей природи та суспільства. Отже темпи старіння інформаційної складової документів у теоретичних та прикладних науках, у суспільних, природничих та технічних галузях знань різні. Суттєве значення для характеристики ДП за ознакою старіння мають темпи розвитку наукових напрямів. Так, у галузях науки, які бурхливо розвиваються (кібернетика, обчислювальна техніка, генна інженерія та ін.) швидкість старіння інформації значно більша, ніж у традиційних галузях науки, що мають "середні" темпи розвитку.

Хоча старіння інформаційної складової документа має об'єктивний характер, воно не розкриває внутрішнього процесу розвитку ДП та М і має здебільшого описовий характер. Так, старіння має значну кореляцію з властивістю успадковування інформації, оскільки у багатьох наукових роботах використовуються не першоджерела, що містять основні ідеї, а вже ті документи, в яких ці ідеї узагальнені, трансформовані, перевірені.

Існує декілька методик оцінювання динаміки старіння. Найпоширеніші вивчення оборотності документів у фондах бібліотек та органів НТІ, а також аналіз інтенсивності цитування конкретних документів. Якщо документ користується попитом протягом тривалого часу, то це значна публікація, яка належить до зразків документальної пам'яті суспільства. Якщо звертання користувачів до документа невелике та короткочасне - це малозначима, прохідна робота.

Для вимірювання швидкості старіння інформаційної складової документів американські вчені Р. Бартон і Р. Кеблер у 1960 р. запропонували прийняти показник "періоду напівжиття" документа (вперше цей термін запропонував у 1958 р. Дж. Бернал для оцінки швидкості розпаду радіоактивних елементів).

«Період на півжиття» документів у потоці - це час, протягом якого була опублікована половина всіх документів з певної галузі знань, що використовуються нині фахівцями. Цей період співпадає з часом, протягом якого припинено користування половиною опублікованих до цього моменту документів з цієї галузі знань. Наприклад, якщо період напівжиття опублікованих документів з фізики триває 4,6 року, це означає, що 50% документів з фізики, що використовуються нині фахівцями, мають "вік" не більше 4,6 року, тобто вийшли друком не раніше 1995 р.

За результатами досліджень Р. Бартона і Р. Кеблера визначено "періоди напівжиття" опублікованих документів для таких наукових напрямів: біомедицина - 3 роки; металургія -3,9 року; фізика - 4,6 року; соціологія - 5 років; хімія - 8,1 року; математика - 10,5 року; геологія - 11,8 року; географія -16 років.

Методика визначення інтенсивності старіння документів у потоці передбачає такі основні етапи:

фіксування частоти цитування документів (або звертання до них) за роками їх видання на значному масиві публікацій з певної галузі знань;

упорядкування частотного ряду цитувань (або звертань) у зворотній хронології років видання документів;

підраховування загальної суми цитувань (або звертань до документів) і поділення її на два.

Час, на який припадає 50% посилань (або звертань) - це "період напівжиття" документів у потоці. При цьому слід зважати, що визначені таким чином показники швидкості старіння мають лише орієнтувальний характер і належать не окремим документам, а їх цілісним сукупностям - масивам публікацій певної галузі або теми.

По аналогії з «періодом на півжиття» Г.Ф. Гордукалова запропонувала використовувати «період напівстаріння» -час, протягом якого кількість посилань на документ зменшується удвічі.

Існують й інші показники оцінювання темпів процесу старіння документів. Наприклад, Д. Прайс запропонував використовувати показник вимірювання швидкості старіння, який пізніше одержав назву "індекс Прайса" - відношення кількості посилань на публікації не більше 5-річної давності до загальної кількості посилань на публікації з певної галузі знань. Аналіз журнальних статей дозволив встановити, що індекс Прайса для статей з фізики дорівнює 60% - 70%; з радіології - 50% - 60%; з соціальних наук - 40% - 45%; з філології менше 10%. Це підтверджує закономірність залежності темпів старіння від швидкості розвитку певної галузі знання.

Особливості темпів старіння документів різних типів, видів і жанрів відображає розроблена фахівцями зонна модель старіння документів. Залежно від часу використання документів ця модель передбачає чотири зони:

зона "золотого фонду" - охоплює документи, що принципово не старіють: праці мислителів минулого, історіографічні роботи, архівні документи;

зона документів, які старіють повільно - охоплює документи, період використання яких у суспільстві може тривати десять - тридцять років: енциклопедії, довідники, наукові монографії про основи науки, звіти про НДР та дисертації;

зона середніх темпів старіння документів - документи з періодом активного використання у суспільстві (від двох до десяти років): науково-популярні, навчальні, виробничі видання, наукові статті, законодавчі та нормативні документи;

зона активного старіння документів - документи, період активного використання яких у суспільстві триває від одного дня до двох років: масово-політичні та рекламні видання, газетні публікації.

У життєвому циклі деяких документів має місце протилежне старінню явище: актуалізація - повернення документів минулих років до активного використання. Це явище є специфічною закономірністю функціонування ДП та М.

Основні причини актуалізації:

зміна соціальної ситуації, зміна пріоритетів у науці або економіці, виникнення інших нагальних завдань;

підвищення значущості певної технічної, виробничої або соціальної проблеми;

зміна оцінки попередніх загальновизнаних концепцій.

Актуалізованим може бути окремий документ, сукупність документів певної проблематики, праці одного автора, творчого колективу та ін. Актуалізація проявляється як у перевиданнях, так і в поверненні зі спецхранів ("реабілітації") раніше заборонених документів минулих років, у активному їх цитуванні сучасниками.

Кількісні показники процесу актуалізації документів до цього часу спеціально не вивчались. У новітній історії країни цю функцію виконують національні та інші великі наукові бібліотеки, які створюють списки та бібліографічні посібники видань, що повернулися зі спецхранів у відкриті для користувачів фонди. Ці бібліографічні покажчики відображають ДП та М, що утворюються та функціонують внаслідок дії закономірності актуалізації.

Розсіювання документів - це поява документів однієї тематики не лише в тематично спеціалізованих потоках і масивах, але й в потоках і масивах непрофільних документів.

Одночасно в інфосфері відбувається протилежний процес - концентрація документів - функціонування більшості документів певної тематики переважно лише в декількох однопрофільних документних потоках і масивах.

Ці явища досліджені на базі функціонування наукових документів. Наукознавцями доведено, що в різні періоди історії розвитку ДП та М ефект розсіювання мав неоднакову інтенсивність. У період слабкої диференціації науки (до XIX ст.) розсіювання документів було значним. Учений читав по суті всю наукову літературу, відбираючи профільну для себе інформацію із різних джерел. А оскільки такої літератури було небагато, пошук потрібної інформації не завдавав особливих труднощів.

Посилення диференціації наук не сприяло повній концентрації галузевих документів у ДП та М своєї тематики. Ці документи все частіше траплялися у міжгалузевих документних потоках, що надзвичайно ускладнювало пошукову діяльність як учених, так і бібліотечно-інформаційних служб, які мають посилити концентрацію документів однієї тематики в профільних ДМ і ДФ, забезпечити повноту їх надання фахівцям.

Явище розсіювання виявили ще наприкінці XIX ст., але родоначальником його вивчення вважається головний бібліотекар Лондонської наукової бібліотеки, член Королівського товариства наукової інформації, хімік і бібліограф С. Бредфорд. Вивчаючи потік наукових статей з електротехніки за 1925 - 1927 рр., прикладної геофізики і змазки за 1928 - 1931 рр., він помітив, що розподіл наукових журналів, що містять статті за названими темами, має загальну форму. На основі встановленої закономірності розподілення публікацій по виданням учений в 1948 р. сформулював закон, який згодом отримав назву "закон розсіювання Бредфорда".

Суть закону Бредфорда: якщо наукові журнали розташувати в порядку зменшення кількості статей з певного питання, то журнали в цьому списку можна розподілити на три зони з однаковою кількістю статей у кожній зоні. При цьому приблизно 1/3 статей з теми розташована у невеликому ядрі профільних журналів. Другу третину статей містять суміжні за тематикою журнали, кількість яких у Бредфорда була в п'ять разів більша за кількість журналів зони ядра. Остання третина статей розсіяна у журналах, непрофільних для обраної теми, їх кількість за назвами відносно ядра зростає приблизно в п'ять у квадраті разів.

У 1950 - 60-ті рр. цю закономірність уточнювали й доповнювали інші дослідники - Б. Віккері, М. Кендаль, Б. Брукс, Г.В. Гедримович, Д.Ю. Теплов та ін. Так, Л.С. Козачков і Л.А. Хурсин дійшли висновку, що розподіл статей у періодичних виданнях характеризує переважно процес концентрації документованої інформації, ніж її розсіювання, оскільки основна частина найважливіших публікацій з теми концентрується у порівняно невеликій кількості профільних видань - ядрі. Нові ідеї, як правило, концентруються у публікаціях, що належать до ядра зонної системи, тому нині закон Бредфорда має назву концентрації-розсіювання.

Про явище розсіювання опубліковано більш 1000 робіт. В історії його вивчення можна виділити три основні етапи:

I етап - 1934 - 1959 рр. - відкриття закону розсіювання і
перші експерименти щодо його емпіричної перевірки;

II етап - 1960 - 1970 рр. - підтвердження самого феномена розсіювання і активний пошук його математичної моделі;

III етап - 1970 - понині - вивчення явища розсіювання на потоках цитованої літератури, побудова динамічних моделей розсіювання.

Більша частина досліджень має прикладний характер, вони спрямовані на виявлення "ореолу розсіювання" -- переліку всіх журналів, які коли-небудь публікували статті з тематики, що вивчається.

Основним теоретичним результатом досліджень 70-х рр. слід вважати визнання закону Бредфорда лише частковим випадком загальнішого розподілу, виявленого у багатьох природних та соціальних явищах. Так, ще наприкінці 40-х рр. XX ст. Дж. Ципф, зібравши великий статистичний матеріал, довів, що частота вживання слів в усіх природних мовах світу підкоряється такому ж закону розсіювання, як і закон Бредфорда. Тому деякі дослідники називають закон розсіювання "законом Бредфорда-Ципфа".

Універсальність закону підтверджується тим, що йому підкоряються розподіл учених за їх продуктивністю (встановлено А. Лотке, 1926 р.), розподіл народонаселення у містах за його чисельністю (Дж. Ципф, 1949 р.), розподіл населення і фірм за розміром їх доходів (В. Паретто, 1897 р.), розподіл біологічних родів за кількістю видів, що належать до них (Дж. Уілліс, 1922 р.) тощо.

З іншого боку, доведено, що в класичному формулюванні закон Бредфорда не є справедливим для всіх галузей і тематичних напрямів, тому що в багатьох із них змінюється ступінь концентрації публікацій у зонах, співвідношення кількості журналів у зонах А, В, і С. Наприклад, за даними Г.Ф. Гордукалової, для суспільних наук характерна невелика кількість журналів зони ядра (2-5 журналів), велика група журналів у зоні В (від 29 до 65), максимальна кількість періодичних видань у зоні С (від 300 і більше).

Визначено також, що найбільше розсіювання опублікованих документів характерне для суспільно-політичної, найменше - для технічної галузі знань. Серед видів видань найбільше розсіюються книги, газети, журнали, найменше (або рівне нулю) - описи винаходів, стандарти, оскільки кожен із цих документів містить лише оригінальну інформацію і є унікальним, єдиним у своєму роді.

Звідси в ДМ і фондах патентної та нормативної документації найменший ступінь розсіювання і найвищий ступінь концентрації видань. Інші документні установи протиставляють явищу розсіювання документів координацію і кооперацію у взаємодії по формуванню своїх ДМ і ДФ.

Практика свідчить, що чим більше різнопрофільних наукових бібліотек та інформаційних центрів беруть участь у системі координації, тим менші втрати при обслуговуванні споживачів документами. Створення локальних, національних, глобальних комп'ютерних мереж і банків даних сприяє подоланню негативних наслідків розсіювання документованої інформації. Опанування та впровадження у документно-комунікаційну сферу новітніх інформаційних технологій суттєво допоможе фахівцям впливати на зміст, інтенсивність, характер і ступінь розсіювання документів у ДІЇ та М.

Формулювання закону Бредфорда цілком задовільно описує розсіювання документів у мікропотоках значних галузей науки та виробництва: металургії, легкій промисловості, сільському господарстві, ветеринарії тощо. Часткова або повна невідповідність емпіричних даних формульному співвідношенню Бредфорда характерна для публікацій з геології, фізики в цілому, фізики твердого тіла, ядерної фізики, будівництва, архітектури та ін.

Дослідники, які порівнювали картину розсіювання з кількох вузьких тем усередині однієї галузі відзначають, що: ступінь розсіювання значно варіюється залежно від теми; склад джерел "ядерної" зони не є стабільним у часі; журнали зони "А" не завжди профільні темі.

Отже, закон Бредфорда можна розглядати як наближену феноменологічну модель, але не розрахункову. Тому вже більше двадцяти років здійснює активний пошук математичної моделі в двох напрямах: математичне відображення словесного і графічного формулювання закону Бредфорда; математичні моделі, що найбільш задовільно описують емпіричний розподіл у тих галузях, де закон Бредфорда - Ципфа не працює.

Активна роль у поширенні аспектів вивчення закон) розсіювання та використання його результатів належить розповсюдженню у наукознавчих дослідженнях цитатного аналізу. Завдяки йому в 70-90-ті рр. оформилися нові напрями у вивченні розсіювання:

аналіз частоти цитування (використання) журналів і статей, розробка показників оцінки значущості журналів та публікацій у них;

виявлення відповідності між динамікою росту потоку і ступенем розсіювання публікацій;

динамічне та імітаційне моделювання процесу формування потоку статей з нової тематики з метою опису природи розподілу і прогнозу розвитку наукового напряму.

Вивчення динаміки ореолу розсіювання статей певної тематики за великі проміжки часу (від 20 до 100 років) підтвердило зв'язок між закономірностями росту і розсіювання статей у періодиці. Відповідно до результатів цих досліджень нині фахівці розглядають ріст потоку публікацій з нової теми як сукупність взаємопов'язаних процесів: проникнення публікацій нової проблематики в журнали, що раніше не публікували статті цього напряму; збільшення кількості статей у профільних виданнях.

У процесі багатьох досліджень визначена мінливість у часі ознаки "продуктивність журналів", розкрити її нові аналітичні можливості. Наприклад, запропоновано показник "потік через кордон", який дозволяє розрізнювати "консервативні" тематичні галузі від тих, що здійснюю! ь "експансію" в інші напрями. Завдяки змінам цієї ознаки можна говорити про наростаючі тенденції "оновлення" галузі, або про зниження інтересу до проблеми.

С. Бредфорд та його послідовники бачили у законі розсіювання ключ до системи періодичних видань: його використання давало можливість визначити ядро найбільш продуктивних журналів з певної теми (зона А), кількість і перелік періодичних видань середньої продуктивності (зона В), джерела зони розсіювання (зона С), апріорно визначити по емпірично виявленим показникам будь-якої зони загальну кількість однотемних статей. Нині дані про розсіювання застосовують значно ширше - для вдосконалення редакційно-видавничої, бібліотечно-бібліографічної, науково-інформаційної діяльності та наукометричного аналізу.

Серед нетрадиційних можливостей використання статистичних даних про розсіювання набувають поширення такі: визначення кола неперспективних журналів для фахівців певного профілю; створення умов для використання статей із зон максимального розсіювання; оперативне комплектування підфонду профільних журналів; розробка проблемного рубрикатора, що відбиває періодичні видання з певних тем; удосконалення класифікаційних схем і рубрикаторів на основі вивчення тематичних зв'язків між галузями та напрямами, а також методики індексування публікацій з зон розсіювання.

Перспективним є використання даних про розсіювання з метою:{визначення повноти відбиття профільного ДП у документних фондах, базах даних та бібліографічних виданнях; планування робіт щодо ліквідування прогалин ретроспективного обліку журнальних статей в універсальному, галузевому і регіональному аспектах; відбору найбільш значущих періодичних видань для складання проблемно-тематичних покажчиків та списків літератури; виявлення зв'язків між різними проблемами, науковими школами, виділення перспективних напрямів у розробці проблеми.

Для опису явища розсіювання нині використовують різні кількісні показники. За способом організації даних розрізняють:

- параметричні показники - параметри і коефіцієнти математичних моделей (кут нахилу "прямої Ципфа", коефіцієнти розсіювання К.Коула, М. Хайне, коефіцієнт "затухання" Н.В. Смольнікова, коефіцієнт концентрації Д. Пратта-Джин та ін.);

- емпіричні показники, які обчислюються будь-якими іншими способами крім математичних моделей розсіювання (відносне число "п" С. Бредфорда, процентне відношення числа релевантних і нерелевантних статей у журналі, фактор впливу Ю. Гарфілда тощо).

У процесі моніторингу ДП ефективно виділяти в зонах А і В такі групи журналів:

з низькою річною продуктивністю, але тривало працюючи з даної проблематики - постійно профільні;

теоретичні й рекламні журнали, що публікують значні "порції*" статей через декілька років - потенційно перспективні;

журнали, що недавно увійшли до ореолу розсіювання, але мають значну річну продуктивність - перспективні.

Крім того будь-які висновки про журнали, якими комплектується документна установа, повинні бути підкріплені частотою їх використання на світовому інформаційному ринку, аналізом показників частоти їх цитування та (або) оборотності.

Результати експериментального вивчення динаміки ореолу розсіювання дозволили фахівцям стверджувати, що журнали з часом можуть значно змінювати свій ранг, переходити за ознакою річної продуктивності в інші зони розсіювання. Нині найефективнішим є ранжування сумарної річної продуктивності журналів в автоматизованому режимі. Воно дає змогу впорядкувати журнали за їх роллю у мікропотоці, прослідкувати еволюцію ореолу розсіювання, відокремити всередині зон однорідні групи за їх тематикою, жанровою специфікою, систематичністю публікацій з теми та ін.

Таким чином, механізм розсіюваня-концентрації документів у потоці пояснюється спорідненістю наук, їх постій ним прагненням до інтегрування, до створення єдиної науки про природу та суспільство - метанауки. Завдяки тенденції до інтегрування на межі традиційних наук утворюються нові, які використовують "генетичну" інформацію своїх попередників. Окремі науки починають посилено розвиватися, використовуючи інформацію з суміжних, а іноді й далеких наук. Внаслідок цих процесів відбувається концентрація інформації в одних виданнях та її розсіювання в інших.

Розсіювання документованої інформації не можна оцінювати лише негативно. Воно створює умови для взаємозбагачення наук та міжгалузевого інформаційного обміну, для інтегрування і подальшого розвитку знань.

Дослідження та опанування закономірності розсіювання-концентрації дозволяє вирішувати багато практичних завдань науково-інформаційної діяльності, та є необхідним для кожного фахівця документно-комунікаційної сфери.

9. Фрагментарність і дублювання документованої інформації

Протилежними, але взаємопов'язаними специфічними закономірностями функціонування сучасних ДП та М є фрагментарність і дублювання документованої інформації.

Фрагментарність - це наявність у потоці документів, що містять фрагменти відомостей про об'єкт. Під фрагментом розуміється опис окремої частини об'єкта, однієї його характеристики, або властивості, що не дає загального уявлення про об'єкт та можливості його оцінювання.

Нарощування фрагментарності в ДП та М дослідники пов'язують зі швидкими темпами старіння інформаційної складової документів, з економічною природою наукової інформації, що призводить до прагнення авторів закріпити свій пріоритет на одержане знання про об'єкт, не зважаючи на загальні результати експерименту або дослідження.

Дублювання - це наявність у документах теоретичних та практичних відомостей про об'єкт, що повторюються внаслідок виходу в світ видань різних типів, видів, жанрів.

За матеріалами дослідження Г.Ф. Гордукалової дублювання інформаційної складової документа обумовлено такими факторами:

- необхідністю оповіщання широкої читацької аудиторії про події суспільного життя (наприклад, передрукування повідомлень у газетах і журналах різних відомств та регіонів);

- складністю та суперечністю процесу одержання нового знання про соціальні явища (дублювання авторської концепції у різних видах документів - тезах доповідей, статтях, дисертаціях, підручниках, монографіях);

- бажанням зберегти й зробити доступними для використання праці мислителів минулого (факсимільні, стереотипні видання тощо);

поступовим нарощуванням знання (перевидання з доповненнями та змінами);

ущільненням знань про об'єкт (щорічні зведені статистичні видання, узагальнення відомостей з багатьох попередніх публікацій у довідниках, підручниках, монографіях тощо).

Одне з важливих завдань фахівців документно-комунікаційної сфери - ліквідувати негативний вплив фрагментарності та дублювання, вміти зібрати фрагменти документованої інформації з теми та одночасно запобігти дублювання публікацій за змістом. Це зобов'язує знати причини та специфіку проявів фрагментарності та дублювання у конкретних мікропотоках.

Зважаючи на накопичений досвід щодо вивчення закономірностей фрагментарності й дублювання, необхідно рекомендувати користувачам звертатися до документів останніх років видання та узагальнюючим працям учених, інформувати фахівців про те, що фрагменти нового знання у роботах одного ученого з'являються в середньому кожні 7-8 років.

Завдання для самоперевірки

1. Назвати особливості етапу зародження ДП та Му суспільстві.

2. Довести, чим обумовлені хронологічні межі етапу формування ДП та М.

3. Визначити, завдяки яким досягненням науково-технічного прогресу відбулася еволюція знакових систем документа, його матеріальної основи та конструкції.

4. Охарактеризувати етап інтенсивного розвитку ДП та М.

5. Охарактеризувати основні концепції росту ДП.

6. Навести методики вимірювання темпів старіння документів в потоці.

7. Розкрити сутність та структуру зонної моделі старіння документів.

8. Перелічити основні причини актуалізації документів.

9. Розкрити сутність закону розсіювання С. Бредфорда.

10. Довести об'єктивний характер процесів фрагментарності та дублювання документованої інформації у ДП та М.

ВИСНОВКИ

Дослідження особливостей ДП та М як динамічної багатофункціональної системи, спрямованої на задоволення комунікаційних потреб суспільства, дозволяє визначити основні фактори оптимізації їх функціонування.

За прогнозами фахівців у майбутньому, постіндустріальному, суспільстві домінуючою тенденцією його подальшого розвитку стає інформатизація - процес зростання обсягів виробництва та споживання інформації, значна частина якої документується. Поглиблення суспільного розподілу праці супроводжується різким збільшенням потоків документованої інформації нормативного, наукового, виробничого, управлінського характеру, яка циркулює у суспільстві з метою забезпечення взаємодії між громадянами, організаціями, галузями народного господарства та державами загалом.

Ефективна організація та керування ДП та М як системою потребують адекватної реакції на зміни зовнішнього середовища, регулювання функціонування генезисної та транзитної підсистем ДК. Для цього потрібний постійний аналіз їх діяльності, наукові дослідження, що спрямовані на розробку концепцій та моделей розвитку, пошук критеріїв оцінки якості та ін.

Подальший розвиток документно-комунікаційної сфери не можливий без впровадження новітньої інформаційної техніки та технологій, тому майбутні фахівці цієї сфери мають володіти теоретичними знаннями про природу, властивості та закономірності функціонування ДП та М, навичками автоматизованого створення, розповсюдження, зберігання та пошуку інформації, машинного перекладу, використання експертних систем та мереж електронної комунікації, які дозволять оперативніше вирішувати широкий спектр різноманітних завдань, забезпечувати подальший прогрес суспільства.

СПИСОК РЕКОМЕНДОВАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

Основна література

1. Cоляник А.А. Документні потоки та масиви. - Х. 2007. - 85 с.

2. Васильченко М.П., Кушнаренко Н.М., Мільман В.А. Бібліотечні фонди: навч. посіб.-С. 49-129.

3. Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник .- М., 2008.-275 с.

4. Швецова-Водка Г.М. Типологія документа: Навч. посіб. - К., 2008. - С. 6 25.

5. Лабушевська Л. Наукометрічні методи оцінки галузевого документального інформаційного потоку // Вісник Книжкової палати. - 2004 - №7.-С.19-21.

6. Друк України (1991 -1996 рр.): стат. Зб. /Кн. Палата України. - К., 1998.-48с.

7. Кулешов С.Г. Вступ до інформатики: Навч. посіб. - К., 1999. - С. 53-57.

Додаткова література

8. Налимов В.В., Мульченко З.М. Наукометрия- М., 2008. - С. 3-36.

9. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. - Х., 2004.-372 с.

10. Кулешов С. Документальні джерела наукової інформації:- К., 2002. - 190

11. Всесвітня історія книги. Вип. 1. Історія писемної та рукописної книги: Навч. посібник /КДІК; Уклад. Г.І. Ковальчук. - К., 2005 - 63с.

12. Яковенко В.Я. Інформаційні ресурси. Навч. посібник. - Д: ДОННУ, 2005. 202с.

13. Гнатцов О. Економічне зростання та інформаційні ресурси: // Економіст. 2002. - №1 - С. 36-39.

14. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. - М.: Научн. Кн. 2006. - 188 с.

15. Столяров Ю.Н. Документный ресурс. - М.: Либерия, 2004 - 152 с.

16. Экономическая информатика /Под ред. В.П. Конюховського. - Спіб: Питер, 2004. - 560 с.