Управление человеческими ресурсами на основе информационных технологий

Содержание

Введение

1. Современные проблемы повышения эффективности управления человеческими ресурсами

1.1 Роль управления человеческими ресурсами в современной экономике

1.2 Роль информационных технологий в управлении человеческими ресурсами

2. Основные направления использования программного обеспечения в кадровой работе

2.1 Автоматизированные рабочие места в управлении человеческими ресурсами

2.2 Поддержка принятия решений в управлении человеческими ресурсами с помощью компьютерной системы

2.3 Тенденции развития кадровых компьютерных систем на предприятии

Список использованной литературы

Введение

В последние годы значительное внимание обращается на принятие многочисленных кадровых решений в сфере управления человеческими ресурсами различных организаций.

Выработка и принятие подобных решений неразрывно связаны с процессами переработки информации. Чем выше эффект от использования кадровой информации, тем более объективные решения будут приниматься руководителями по широкому разнообразию кадровых проблем.

К числу важнейших проблем, связанных с использованием современных технологий в информационной среде работы предприятия, необходимо отнести отсутствие необходимого теоретико - методического обоснования и практических рекомендаций, предоставляемых новейшими компьютерными средствами в сфере управления человеческими ресурсами. В связи с этим возникает потребность в обобщении и распространении опыта, накопленного в области применения современных технологий как в России, так и зарубежом. Сегодняшние достижения развитых стран Европы, а так же США, Канады, Японии и других стран это результат длительного и тщательного совершенствования различных методов управления человеческими ресурсами и применение новейших компьютерных технологий.

Актуальность исследования заключается в том, что сегодня идут поиски новых форм и методов повышения эффективности труда, в том числе и за счет использования современных информационных технологий в области кадровой работы. Эти процессы основываются как на анализе и переоценке традиционных представлений о сфере управления в целом, так и на проведении соответствующих научных исследований.

Отсутствие последних в их систематизированном и целенаправленном виде и обусловило выбор темы данного исследования, направленного на совершенствование процесса управления человеческими ресурсами в организации в условиях углубления рыночных отношений и еще не сложившейся цивилизованной политики конкуренции в России.

В связи с сегодняшней информатизацией России остро стоит проблема выбора оптимального программного обеспечения для успешного существования компании и на сегодняшнем рынке программных продуктов формируется жесткая конкуренция и количество выпускаемого программного обеспечения в области управления персоналом и человеческими ресурсами достаточно велико.

Использование современного программного обеспечения в работе кадровых работников в значительной степени повышает эффективность трудовой деятельности персонала на всех уровнях управления предприятием. Это можно объяснить тем, что в последнее десятилетие многократно увеличились информационные потоки, что оказывает существенное влияние наиболее обоснованных решений в области управления человеческими ресурсами.

Для систематизации процессов в управлении человеческими ресурсами на сегодняшний момент требуется произвести обзор программного обеспечения, которое предлагает рынок руководителям кадровых служб и менеджеру по персоналу, так же, следует определить, в решении каких задач будут незаменимыми предлагаемые сегодня программные продукты.

Объектом исследования современные информационные технологии в сфере управления человеческими ресурсами и в кадровой работе

Предметом исследования является определение тенденций развития информационных технологий в управлении человеческими ресурсами

Цель данной работы - изучение теоретико -методических основ и концептуальных положений повышения эффективности управления человеческими ресурсами с применением информационных технологий.

Для решения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

определить социально - экономическую сущность управления человеческими ресурсами

определить роль информационных технологий в управлении человеческими ресурсами;

определить тенденции использования компьютерных систем в управлении человеческими ресурсами

1. Современные проблемы повышения эффективности управления человеческими ресурсами

1.1 Роль управления человеческими ресурсами в современной экономике

В последние годы в результате глобализации и интернационализации экономики, активного развития информационных технологий, а так же усиления конкуренции и делового партнерства, демографических и образовательных сдвигов на рынке труда происходят значительные структурные изменения в экономической стратегии крупных западных компаний. (рис. 1).

Рис. 1 Структурные сдвиги в экономике западных компаний

Указанные сдвиги в экономике привели к изменению различных организационных структур. При этом большое значение сегодня придается «горизонтальному» управлению человеческими ресурсами, что в значительной степени повышает роль инициативы человеческих ресурсов, их обоснованного риска в принятии решения, независимости и способности предвидеть последствия. Кроме того, развиваются инновационная способность, творчество, а так же изменяется стиль управления, в частности от бюрократического к предпринимательскому. В целом, сегодня управление человеческими ресурсами становится стратегий компании или фирмы. В этом случае средства, вложенные в развитие человеческих ресурсов, превращаются в инвестиции, а не в затраты.

В последние годы среди компаний и фирм ведется жестокая борьба за лучших, талантливых руководителей, специалистов и исполнителей. Именно этот принцип селекции и обуславливает вытеснение функции «отдела кадров», заменяя ее на функцию «управления человеческими ресурсами».

В международной практике функция управления человеческими ресурсами играет существенную роль в конкурентноспособности компании на рынке реализации производимой ими продукции. Так, например, в числе основных причин внимания к управлению человеческими ресурсами указывает их связь со стратегией компании, а также тесную связь работников с целями бизнеса.

Управление человеческими ресурсами существенно влияет на производственные результаты организации. Для успешного решения своих задач специалисты кадровых служб реализуют такие важнейшие функции развития персонала, как карьера работников, отбор работников и их прием, аттестация работников, тренинг работников, партнерство работников и руководителей.

Вышеперечисленные и функции дают значительную эффективность, если они являются частью стратегии бизнеса компании. Соблюдение этих условий будет ключом к успешному развитию компании и раскрытию возможностей человеческого потенциала организации.

Методологические аспекты в работе с человеческими ресурсами включают:

- занятие руководящих должностей сотрудниками своей компании;

- уменьшение разрыва во взаимоотношениях между руководителями и подчиненными;

- поощрение открытого делового общения с доказательством принимаемых решений;

- формирование культуры работы «в команде»;

- участие работников в распределении прибыли.

Среди многих задач теории и практики управления человеческими ресурсами в современных организациях присутствуют следующие основные:

- участие в разработке деловой стратегии компании;

- тренинги по развитию человеческих ресурсов;

- общение и климат организации;

- пенсионная политика;

- трудовые отношения;

- аттестация и оценка результатов труда;

- мотивация и вознаграждение.

Сегодня целью развития человеческих ресурсов является обеспечение современной организации хорошо подготовленными и мотивированными работниками.

Планирование человеческих ресурсов в компании является частью формирования стратегии самой компании, управление человеческими ресурсами трансформировано в ключевой фактор при подборе и развитии их использования.

Исходя из сегодняшнего статуса и тенденций развития управления человеческими ресурсами в экономике, можно спрогнозировать, что в будущем ключевой функцией управления человеческими ресурсами будет помощь линейным руководителям в управлении, в формировании системы оплаты труда и более эффективном использовании работников в соответствии с целями организации.

1.2 Роль информационных технологий в управлении человеческими ресурсами

Процедура подбора персонала с применением современного программного обеспечения облегчает деятельность работников кадровых служб. Для того, чтобы раскрыть роль информационных технологий в кадровой работе, следует изложить этапы автоматизации конкретных задач по управлению человеческими ресурсами предприятия. К ним относятся задачи поиска, оценки и отбора персонала как важнейшие функции деятельности любого предприятия.

Комплексный подход к найму и отбору персонала состоит, как правило, из пяти этапов:

- уточнение того, что представляет собой вакантная должность, которую необходимо заполнить;

- определение профессиональных, личностных и деловых качеств требуемого работника, необходимых для выполнения данной работы;

- поиск источников и методов найма подходящих работников;

- определение методов, позволяющих оценить пригодность кандидатов к конкретной работе;

- обеспечение адаптации нового работника в должности и в коллективе.

Сообщения о вакантных местах или о новых работниках, которые могут понадобиться через какое-то определенное время, по локальной сети внутри организации передаются соответствующими подразделениями в кадровую службу. Сотрудники кадровой службы, отвечающие за наем и отбор кадров, принимают эти сообщения и начинают действовать по следующей схеме. Сначала проводят анализ той работы, которая будет выполняться будущим работником. Анализ предстоящей работы позволяет получить новые (изменившиеся) должностные инструкции, что дает определение требований к вакантной должности.

Прием на работу начинается с детального определения того, кто нужен организации. Чтобы облегчить процесс подбора кандидатов. Многие предприятия подготавливают документы, описывающие основные характеристики, которыми должен обладать работник: квалификационная карта и карта компетенций, отражающие требования к должности, которые служат основой для подготовки плана собеседования с кандидатом.

Автоматизация на этом этапе представляет собой составление форм должностных инструкций с помощью компьютера, а затем при необходимости можно будет просто сделать в них необходимые изменения. В компьютере должна быть заложена общая форма инструкции, которую можно редактировать применительно к каждой вновь вводимой должности, также создается специальная база должностных инструкций, которые в случае изменения требований можно редактировать. Поэтому на данном этапе сотрудники кадровых служб смотрят, если вакантная должность уже существует в штатном расписании, то изменять должностную инструкцию им не придется.

Значимыми документами при анализе работы сотрудника являются квалификационная карта и карта компетенций. Они подготавливаются совместно с руководителем подразделений и специалистами кадровой службы на основе должностной инструкции и представляют собой набор квалификационных характеристик, которыми должен обладать «идеальный» работник, имеющий основание занимать эту должность.

Квалификационная карта является инструментом, облегчающим процесс отбора кандидатов. Ее использование дает также возможность структурированной оценки кандидатов (по каждой характеристике) и сравнения кандидатов между собой. Когда предприятию необходимы новые работники, перед кадровой службой возникают два вопроса: где искать потенциальных работников (источники) и как известить заявителей об имеющихся рабочих местах (способы)?

Схема поиска кандидатов для замещения вакантной должности в организации через сеть Интернет или локальную сеть внутри организации является эффективной и часто оптимальной.

Рис. 2 Схема поиска кандидатов на вакантные должности организации через локальную сеть или сеть Интернет

Внутренние источники подразумевают эффективное использование имеющегося на предприятии персонала и возможность обойтись без нового набора. Когда кадровая служба сталкивается и испытывает затруднение с получением достоверной информации о необходимости поиска работника внутри предприятия, она обращается к электронной базе данных и подбирает там работников, которые по уровню своей квалификации и профессиональной компетенции смогли бы выполнять данную работу, отбираются наиболее подходящие, а затем требуется их согласие выполнять работу.

Как правило, сегодня почти каждое предприятие имеет возможность выхода в сеть Интернет, где можно связаться с агентствами по найму персонала, службами занятости, образовательными учебными заведениями. Если необходимо привлечь персонал из внешних источников, в агентства по найму персонала по сети посылают запросы с указанием характеристик тех претендентов, которые нужны. По сети же предприятие получает ответ о кандидатах. Если предприятие заинтересовано проверить этих кандидатов, то оно назначает им встречу, и далее идут соответствующие этапы процесса найма, оценки и их отбора.

На предприятии в момент подбора кадров, если используется программное обеспечение то, формируется база данных (БД), в которую заносят необходимые сведения из всех присланных резюме, затем программе задаются критерии отбора кандидатам по требуемым сведениям из их резюме. Программа, после соответствующей обработки выдает список тех кандидатов, которые удовлетворяют заданным условиям.

Данные из остальных резюме могут быть занесены в специальную БД, к которой сотрудники кадровых служб могут в случае необходимости обратиться. БД по резюме обеспечивает выбор кандидатов для найма на работу, затем их данные переносятся в личное дело либо в БД, затем их данные переносятся в личное дело либо в БД по возможным кандидатам в будущем. Кандидаты, успешно прошедшие предварительный отбор, направляются на собеседование. Схема алгоритма использования ЭВМ при проведении собеседования работников кадровых служб с кандидатами приведена ниже, на рис.3

Рис. 3 Схема алгоритма использования ЭВМ при проведении собеседования работников кадровых служб с кандидатами

Компьютеризация кадровой работы любого предприятия в современных условиях является одним из ключевых направлений его развития и конкурентоспособности на рынке.

Поскольку автоматизированная обработка кадровых данных, принятия персональных решений, автоматизация отдельных кадровых процедур и технологий дают значительный выигрыш во времени и преимущество перед конкурентами, выигрывается не только время, но и уменьшаются связанные с этим материальные затраты и другие риски.

Естественно, нельзя полностью оценивать кандидатов при помощи компьютера, поскольку некоторые личностные качества - такие, как умение общаться с людьми, тактичность, вежливость, пунктуальность, умение общаться с людьми, пунктуальность - невозможно оценить, не вступив в личный контакт с кандидатом.

Поэтому необходимо делать упор только на то, чтобы с помощью существующих информационных технологий, программного обеспечения можно создать требуемые БД по персоналу и кандидатам на должности, кроме того, хранить различные формы документов и изменять их при помощи современных текстовых редакторов, создавать справочную информацию, облегчить поиск кандидатов, а так же переложить на ЭВМ выполнение рутинных операций, не требующих личного участия специалистов по персоналу.

Из вышесказанного можно сделать вывод, что в сфере поиска и отбора персонала окончательное решение должен принимать руководитель, за это отвечающий, основываясь на наиболее оптимальных рекомендациях, выданных с помощью ЭВМ.

2. Основные направления использования программного обеспечения в кадровой работе

2.1 Автоматизированные рабочие места в управлении человеческими ресурсами

В управлении персоналом руководителю приходится иметь дело с определенными объемами информации, которая часто имеет закрытый для посторонних лиц характер. Для этих целей в кадровых отделах и службах используются, как правило, автоматизированные рабочие места (APM). Они представляют собой совокупность технических, программных, языковых и методических средств, обеспечивающих автоматизацию обработки кадровой информации. АМР конструктивно выполнены на базе персональных компьютеров или в отдельных случаях - дисплеев, подключенных к любому другому компьютеру. При этом к компьютеру подключаются необходимые устройства (принтеры, сканеры), а также внешние накопители информации.

Существующие программные продукты используемые в кадровой работе создают возможности построения систем нового типа, отличающихся, с одной стороны, разнообразием средств отражения кадровой информации, с другой - интеграцией этих средств и обеспечением максимального удобства и простоты работы сотрудников кадровых служб, не обладающих специальной подготовкой.

АРМ чаще всего включаются в состав информационных систем, которые обеспечивают автоматизированный подбор и поиск кадровых информационных документов, их формирование по внешним атрибутам и атрибутам содержания. В этих системах осуществляется индексация кадровых документов с учетом «поискового образа», с указанием ключевого слова, вида документа и др. Содержательная часть некоторых АРМ включает тексты характеристик различных руководителей. Чтобы найти персональную информацию, относящуюся, например, к конкретному руководителю, необходимо указать параметры поискового образа.

Как правило, в состав кадровой информации, также влючены сведения об образовании, о специальности, знание иностранных языков, получаемой заработной плате, должностях. Программное обеспечениае АРМ позволяет выдавать требуемую информацию по аналитическим кадровым запросам, справки по анализу движения кадров.

В результате использования АРМ работник кадрового отдела или службы получает возможность решать стоящие перед ними задачи на качественно новом уровне, достигая тем самым требуемой оперативности в своей работе. В ходе обработки персональной информации в целях формализации осуществляется ее разделение по различным признакам. АРМ позволяют выдавать информацию по кадровому составу (кто и в какой период принят на работу, на какую должность назначен), а также производить необходимые операции по поиску информации и формированию ответов на запросы в режиме диалога.

В любой организации, имеющей значительные объемы регистрируемых кадровых документов, АРМ помогают значительно упростить и ускорить трудоемкие и «рутинные» операции по поиску документов, контролю их продвижения и получению разнообразных справок. Удобный и простой интерфейс позволяет быстро освоить работу с АРМ даже неподготовленному работнику, а гибкость его программного обеспечения позволяет настраивать АРМ практически на любой тип кадрового документа.

В последнее время одним из популярных способов набора персонала является рассылка информации об открывающейся вакансии с приглашением квалифицированных работников, в частности, через сеть Интернет. Некоторые организации практикуют уведомление своих служащих о любой открывающейся вакансии, что дает им возможность подать заявление до того, как будут рассматриваться заявления работников со стороны. Хорошим способом является и обращение к своим работникам с просьбой порекомендовать на работу их друзей или знакомых.

При управлении персоналом руководство организации отбирает наиболее подходящих кандидатов из резерва, созданного в ходе компьютерного отбора. Считается, что в большинстве случаев выбирать следует работника, имеющего наилучшую квалификацию для выполнения фактической работы на занимаемой должности, а не кандидата, который представляется наиболее подходящим для продивжения по службе. Объективное решение о выборе может основываться на оброзовании кандидата, уровне его профессиональных навыков, опыте предшествующей работы, личных качеств. Эффективный отбор кадров представляет собой одну из форм предварительного контроля качества персонала, осуществляемого в том числе с помощью АРМ, функционируемых в организациях и на предприятиях.

Одна из последних разработок в области управления персоналом на предприятии связана с подготовкой необходимых планов и программ работы с персоналом, которые требуют активного применения программного обеспечения.

Для создания плана работы с персоналом необходимо формировать и вводить в компьютер информацию, требуемую для комплексного управления персоналом. Основу концепции управления персоналом организации в настоящее время составляют все возрастающая роль личности работника, его мотивационных установок, умение формировать их и направлять в соответствии с поставленными задачами. Расширение масштабов производства на предприятиях, установление связей с зарубежными партнерами, создание дочерних подразделений сопровождаются непрерывным ростом объемов перерабатываемой персональной информации и количества кадровых задач, вследствие чего возникает потребность в совершенствовании методов обработки этой информации.

2.2 Поддержка принятия решений в управлении человеческими ресурсами с помощью компьютерной системы

Подготовка решений по кадровым вопросам включает: зачисление в группу резерва; назначение на вакантную руководящую должность; составление индивидуальных планов повышения квалификации руководителей; формирование деловой карьеры и т.д.

Важнейшим принципом в процессе формирования компьютерной системы (КС) является накопление в памяти компьютера сведений о руководящих работниках и специалистах, характеризующих их деловые, моральные, профессиональные и личностные качества и их появление за весь период работы. Это позволяет более обоснованно проводить отбор, оценку и выдвижение руководящих кадров на вышестоящие должности. С помощью КС решаются такие задачи по составу человеческих ресурсов, как:

- учет состава и движения персонала;

- получение оперативных сведений, объективно и полно характеризующих каждого работника;

- формирование экспертных групп специалистов по оценке различных категорий персонала;

- корректировка словаря качества «отбора идеального руководителя»;

- формирование необходимых «образов претендентов» с «образом идеального руководителя»;

- тестирование кандидатов на возможное включение в резерв на выдвижение;

- формирование списков кандидатов в резерв на выдвижение.

Учетные данные о каждом работнике в КС состоят из двух блоков: основного и дополнительного. Данные первого блока: личные карточки, сведения о персонале, составленные на основе личного листка по учету кадров, заполняемого работником при приеме на работу. Этот блок заполняется также данными о переводе на другую работу, о поощрениях, взысканиях, повышениях, квалификации и т. д. Информацию дополнительного блока составляют неформализованные сведения о работнике, формируемые на основе приказов о зачислении в резерв (исключении из резерва), результатов очередной оценки или аттестации, данных медицинских комиссий и.т.п.

Кроме учетных данных о руководящих работниках в КС для каждой должности штатного расписания структурных подразделений вводятся модели руководящих должностей (профессиограммы), представляющие собой квалификационные динамические структуры качеств, необходимых для подготовки кадров.

Формирование резерва кадров на руководящие должности с использованием КС заключается в выборе работников, объективно способных после специального обучения и стажировки успешно работать на руководящей должности.

Формирование требований к работникам, выдвигаемым в резерв, заключается в определении: состава оцениваемых руководителями (экспертами) качеств; перечня должностей, на которые работник может быть включен кандидатом; предельных значений показателей работника, например: стаж работы по специальности - не менее 10 лет; стаж работы на руководящей должности - не менее 3 лет; образование - высшее, деловые качества - от 3 до 4 баллов. Указанные сведения должны находиться в базе компьютерной системы, а выбор работников, удовлетворяющих требованиям, производится непосредственно с использованием соответствующей компьютерной процедуры. Результатом ее выполнения будет список кандидатов, удовлетворяющих требованиям при зачислении в резерв. Учет индивидуальных особенностей кандидатов в резерв производится путем оценки их качеств, требуемых для руководителя по резервируемой должности. Для этого необходимо формирование системы качеств руководителя по данной должности и проведение экспертной оценки его качеств, т. е. определение наиболее важных (значимых) качеств, требующихся руководителю по конкретной резервируемой должности.

При оценке персонала, используется, как правило, пятибалльная шкала. При этом удельные значения отдельных качеств и их групп различны, для чего выводятся коэффициенты значимости (весомости) для руководителей и ключевых специалистов.

В результате расчетов на ЭВМ руководством кадровых служб делаются выводы:

Если общая экспертная оценка работников равна нормативной или незначительно превышает ее, то оцениваемый работник соответствует занимаемой должности.

Если такая оценка значительно превышает нормативную, то целесообразно такого работника: повысить в должности; включить в резерв на выдвижение; повысить ему заработную плату.

Если оценка ниже нормативной, то это означает несоответствие работника занимаемой должности.

Ранжирование качеств работников, претендующих на руководящие должности, осуществляется с помощью специальных программ.

По результатам ранжирования ЭВМ производит отбор из общего числа работников лиц, удовлетворяющих конкретным требованиям.

Кроме того, полученные результаты экспертных оценок используются при разработке дополнительных моделей, позволяющих более качественно решать вопросы отбора, оценки и выдвижения кадров на различные должности.

2.3 Тенденции развития кадровых компьютерных систем на предприятии

Чтобы принимаемые интеллектуальные управленческие решения были эффективны, кадровые службы и линейные руководители структурных подразделений предприятия должны обладать необходимой, своевременной и точной информацией о состоянии человеческих ресурсов и их развития. Многие кадровые решения реализуются раздельно и представляют собой в основном рутинные процедуры.

К сожалению, на ряде предприятий до настоящего времени ЭВМ в кадровых службах выдают, как правило, отчетную и учетную информацию, т. е. повторяют рутинные процедуры, выполнявшихся ранее персоналом кадровых служб традиционными методами. Однако непосредственный диалог с компьютером требует разработки качественных алгоритмов принятия решений по разнообразным и достаточно сложным кадровым задачам.

В последние годы практические работники кадровых служб все большее внимание обращают на использование экспертных систем (ЭС) различного класса и назначения. В частности, появление ЭС было вызвано все большей потребностью решать трудноформализуемые кадровые задачи, не имеющие алгоритмического решения, и при этом получать результаты, сравнимые, а иногда и превосходящие те, которые может получить эксперт - человек.

Трудности в решении неформализуемых задач обусловлены: неполнотой и противоречивостью исходных данных о конкретном работнике; неоднозначностью, неполнотой знаний в кадровой области; большой соразмерностью, пространства решения; динамикой персональных данных и знаний.

Все это привело к поиску нетрадиционного подхода к разработке программ и появлению в итоге ЭС. Экспертные системы пока не обладают искусственным интеллектом, они лишь являются ассистентами экспертов и предоставляют им больше времени для тех проблем, решить которые могут только они.

Проблемная область разработки и применения ЭС в кадровых службах должна удовлетворять следующим требованиям: задача не решается традиционными методами и программами; задача относится к достаточно известной области знаний; имеется хотя бы один эксперт - человек, специалист по данной проблематике; эксперт должен быть в состоянии выразить свои знания, четко поставить задачу и сформулировать результат.

Вероятное решение должно быть ясным и представлять собой не слишком большой набор вариантов. ЭС хорошо зарекомендовали себя в тех областях, где знания могут быть сформулированы в виде конечного набора аксиом и правил.

Компьютерные модели принятия кадровых решений предполагают использование в той или иной форме дополнительных сведений.

Список использованной литературы

1. Абляев С.В., Пушкарев Н.Н Управление человеческими ресурсами на основе компьютерных технологий/ Под ред. Н.Ф. Пушкарева. - М.: - Финансы и статистика, 2006 - 176 с.

2. Двинин А.П., Чернышев В.Н., Человек и персонал в управлении. - СПб.: Энергоатомиздат, 2005 - 150 с.

3. Пушкарев Н.Н. Кадровый менеджмент Кадровый менеджмент: Учеб. пособие - М.: ИГА, 2005 - 120 с.

4. Пушкарев Н. Н. Управление кадрами предприятия с использованием ЭВМ. - М.: ИГА, 2005 - 75 с.

5. Стенюков М.В., Кузнецова О.А. Составление документов на компьютере. М.: Приор, 2005 - 104 с.

6. Семенов М.И., Трубилин И.Т. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник - М.: Финансы и статистика, 2006 - 310 с.