Выиграть еще до переговоров

Выиграть еще до переговоров

Участвовать в переговорах должен практически каждый человек, работающий в компании и взаимодействующий с людьми, поскольку именно таким способом сегодня решают различные проблемы: обсуждают размер заработной платы, продажи, финансы, товары, ресурсы, распределяют ответственность, принимают решения, получают необходимую информацию и т.д. Многие переговоры ведутся официально, в специально оборудованных помещениях офиса, залах заседаний.

Это встречи на разных уровнях, в обсуждении участвуют как отдельные сотрудники, так и целые команды, при этом затрагивая сложные правила и законы. Однако официальной обстановка бывает не всегда: зачастую переговоры имеют довольно свободный характер.

Можно сказать, что процесс переговоров сложен, многогранен и состоит из различных уровней. С одной стороны, переговоры - это процесс, в ходе которого стороны пытаются найти такой вариант соглашения, который будет максимально соответствовать их целям и интересам. Важно уметь искать варианты решения, оценивать их и сравнивать, выбирать и согласовывать наиболее выгодный из них. Грамотная подготовка, сбор и анализ информации, планирование этапов, выбор удачной стратегии поведения и тактики имеют значение.

С другой стороны, переговоры - процесс коммуникации двух и более участников. Соответственно, успех будет зависеть от того, насколько стороны готовы слушать и понимать друг друга, насколько грамотно умеют выявлять мотивы и потребности, подбирать аргументы и убеждать. Получается, хороший переговорщик - это человек с высокой коммуникативной компетентностью.

Если подвести некий итог, то можно сказать следующее: переговоры - специфический вид межличностного взаимодействия сторон, тип совместной деятельности, ориентированной на разрешение споров или организацию сотрудничества и предполагающий совместное принятие решения, закрепленного письменным или устным соглашением / договором. Переговоры всегда предполагают наличие по крайней мере двух участников, интересы которых частично совпадают.

Можно выделить такие критерии переговоров:

?? общность интересов;

?? взаимозависимость;

?? ситуация неопределенности.

В данной статье мы рассмотрим методы, алгоритмы и инструменты, которые помогут управлять процессом переговоров. Особенно важными при поиске взаимовыгодных решений, на наш взгляд, являются навыки сбора и анализа информации, планирования этапов, умение просчитывать ходы собеседника и формирование стратегии собственного поведения.

Итак, любые переговоры состоят из четырех основных этапов: 1) подготовка; 2) переговорный процесс (непосредственное обсуждение интересов сторон, двусторонний контакт); 3) завершение переговоров, подведение итогов, реализация достигнутых договоренностей; 4) анализ эффективности проведенных переговоров (прежде всего с точки зрения достижения целей и поведения их участников, т.е. насколько ожидаемы и желательны были их реакции и действия после завершения переговоров).

Подготовка к переговорам

Авраам Линкольн однажды охарактеризовал распределение времени на подготовку по сравнению с самим действием следующим образом: «Если бы у меня было девять часов для того, чтобы срубить дерево, шесть из них я бы точил свой топор». Этими словами президент хотел подчеркнуть важность этапа подготовки к чему-либо, поскольку от него во многом зависит исход самого дела, каким бы оно ни было. В современных условиях вероятность заключить выгодное соглашение на переговорах, к которым не готовился, весьма низкая. В таком случае управлять ситуацией будет более опытный переговорщик.

Можно выделить три вида этапа подготовки.

Перечислим их и поговорим о том, для чего нужен каждый из них.

1. Информационная подготовка, как и следует из ее названия, заключается в сборе всех необходимых сведений, которые могут понадобиться на переговорах. Во-первых, это данные о компании партнера по переговорам, ее истории и положении на рынке.

Во-вторых, необходимо владеть информацией о личностных особенностях человека, который будет представлять другую сторону, его склонностях и навыках ведения переговоров.

В-третьих, нужно иметь полное представление о собственных возможностях и разработанную альтернативу на случай, если процесс переговоров будет сильно отличаться от предполагаемого и соглашения, которое планировалось изначально, достигнуть не получится.

2. Организационная подготовка: определение, уточнение и согласование темы переговоров, чтобы не получилось так, что одна сторона пришла на переговоры решать одну проблему, а другая - совершенно иную. Зачастую подобные факты выясняются уже на встрече. Необходимо заранее определить и согласовать время ее проведения, состав участников, их полномочия. Это зависит от характера и темы переговоров, а также от того, кто будет представлять другую сторону.

Также стоит подготовить все необходимые документы и информационные материалы, которые могут понадобиться за столом переговоров. Они должны быть под рукой, чтобы можно было использовать их для аргументирования своей позиции. Кроме того, стоит позаботиться о месте проведения встречи.

3. Психологическая подготовка. Несмотря на хорошую информационную и организационную подготовку, если мы не будем достаточно уверены за столом переговоров, не сможем контролировать свои эмоции и верить в успешный исход дела, то убедить собеседника не получится.

Предлагаем следующую схему подготовки (формирования правильного психологического настроя и уверенности в себе), которая включает:

?? выработку установки на успех;

?? развитие навыков поддержания эмоционального равновесия;

?? умение управлять стрессом.

Все вышеперечисленное может существенно повлиять на дальнейший ход переговоров.

Если распределить подготовительные действия по этапам, то общий алгоритм будет состоять из семи этапов:

1) сбор информации о компании, с представителем которой необходимо вести переговоры (ее положение на рынке и возможности);

2) поиск информации о лице, которое будет вести переговоры (его личные особенности и опыт);

3) SWOT-анализ (определение сильных и слабых сторон компаний, возможностей и проблем);

4) постановка цели переговоров;

5) определение альтернатив и средств достижения цели (запасные варианты и тактики);

6) выбор стратегии поведения;

7) формирование правильного психологического настроя и уверенности в себе.

Особое внимание мы уделим такому инструменту, как SWOT_анализ, его применению на этапе подготовки к переговорам, а также подробно ознакомимся со стратегиями поведения в переговорах, возможностями и проблемами, возникающими при реализации каждой из них. Все это поможет вам тщательно подготовиться к переговорам и понизить «индекс непредсказуемости» во время их проведения.

Итак, после того как вы собрали всю необходимую информацию о компании партнера по переговорам и об участниках переговоров с другой стороны, можно приступать к SWOT_анализу.

SWOT-анализ необходим при подготовке к переговорам для выработки оптимальных стратегий поведения с учетом взаимоотношений оппонентов, их сильных и слабых сторон, возможностей и угроз. В обычном виде алгоритм выглядит следующим образом:

?? составление списка сильных и слабых сторон (своих и другой стороны);

?? формирование списка опасностей и возможностей;

?? установление связи между различными элементами списков.

SWOT-анализ проводят в два этапа: 1) анализ действующих факторов (табл. 1);

2) поиск конструктивного решения (табл. 2).

Следует иметь в виду, что аналитическая работа отнимает много сил и времени, в результате чего этих ограниченных ресурсов может не хватить на остальные этапы. Чтобы не потратить слишком много времени и не лишить себя возможности уделить достаточно внимания остальным аспектам подготовки, рекомендуется не делать эти списки слишком длинными, а ограничиться несколькими основными позициями в каждом.

Если предстоящие переговоры не представляют большого стратегического значения и сложности для переговорщика, то можно вместо SWOT-анализа просто подготовить ответы на следующие вопросы.

?? Какие можно выделить слабые и сильные места у обеих сторон?

?? В чем мы зависим от оппонента? В чем он зависит от нас? 1

?? Если соглашение не будет достигнуто, как это отразится на обеих сторонах? Какие последствия повлечет за собой провал переговоров?

?? Есть ли у нас / у другой стороны какие-либо альтернативные решения?

?? Следует ли ждать манипуляций или разного рода «силовых игр»? Возможно ли нечестное поведение за столом переговоров другой стороны? Как этому противостоять? 2

?? Какими полномочиями обладает оппонент? 3 [6] Цель - образ будущего результата. Чтобы правильно ее поставить, необходимо:

?? знать, что именно вы хотите получить от переговоров;

?? представить себе это желаемое в более широком аспекте (ответив на вопросы «Что может случиться, если результат будет иным?», «Желаемый результат - это единственный способ достижения цели или есть другие?»);

?? знать, что заставляет вас стремиться к этой цели;

?? убедиться, что цель позитивна, максимально ее конкретизировать (в финале должно быть предельно ясно, достигли вы ее или нет).

Таким образом, цель должна быть:

?? конкретна;

?? измерима;

?? достижима;

?? согласована со стратегическими целями компании;

?? определена во времени.

После того как мы провели мониторинг и анализ ситуации, поставили цель, необходимо узнать о возможных стратегиях поведения в переговорах и выбрать наиболее подходящую.

Ниже перечислены некоторые из возможных и их виды.

1. Соперничество - стремление удовлетворить собственные интересы в ущерб интересам других:

?? давление;

?? манипуляция.

2. Уступчивость (приспособление) - желание удовлетворить потребности других в ущерб собственным интересам.

3. Избегание (уклонение) - стремление избежать конфликта любой ценой (собственные интересы при этом обычно игнорируют). Основывается на понижении своих стремлений и принятии позиции оппонента.

4. Компромисс - поиск приемлемого решения, частично удовлетворяющего интересы обеих сторон. Предполагает взаимные уступки в важных и принципиальных вопросах.

5. Сотрудничество - стремление выработать решение, полностью удовлетворяющее интересы обеих сторон.

Рассмотрим возможности и угрозы каждой из вышеописанных стратегий (табл. 3).

Итак, как мы видим, сотрудничество является наиболее эффективным способом ведения переговоров. Для переговорщика, ориентированного на данную стратегию, характерно:

?? отделять личность от проблемы;

?? исходить из того, что у проблемы есть множество решений;

?? стараться понять, что стоит за позицией другой стороны (почему они хотят именно этого);

?? активно искать взаимоприемлемые решения, не тратя время на споры и конфликты;

?? проявлять конструктивность в готовности выслушать и принять точку зрения другой стороны, в умении задавать вопросы и обобщать результаты достигнутого;

?? стараться не допускать исхода, при котором одна сторона проигрывает, а другая побеждает (или проигрывают обе стороны) [7].

Профессиональный и успешный переговорщик всегда уделяет внимание и считает важным создание и содействие конструктивной атмосфере и уважительным отношениям в ходе переговоров. Атмосфера раздражительности и формализма является серьезным препятствием. Именно поэтому стороны пытаются создать атмосферу доверия, доброжелательности и надежности. Примерами тактик в этой области являются:

?? внимание к мнению каждого;

?? содействие непринужденным и искренним отношениям;

?? стремление не нанести вред своей репутации;

?? желание быть предсказуемым, не прибегать к помощи уловок и хитростей, не пытаться обмануть партнера;

?? умение отличить ролевое поведение (например, жесткое требование) от личной добропорядочности и взаимного уважения [6].

Помните об этих рекомендациях, и тогда вы сможете все переговоры проводить в психологически комфортной обстановке и выстраивать долгосрочные партнерские отношения.

Еще великий полководец Александр Суворов сказал: «Тяжело в учении - легко в бою». Ваше желание обучаться, анализировать, разбираться и тщательно готовиться к переговорам поможет достичь необходимых договоренностей и чувствовать себя уверенно и легко.