Курсовая работа: Облік коштів на розрахунковому рахунку в банках

Зміст

1. Характеристика підприємства ВАТ "Житомир - Авто"

2. Технологія обліку коштів на розрахунковому рахунку в банках

3. Характеристика первинних документів обліку на розрахунковому рахунку в банках

4. Технологія синтетичного і аналітичного обліку

5. Характеристика вихідних документів обліку

Висновки

Додаток

ВАТ "Житомир - Авто", зареєстровано, як відкрите акціонерне товариство Виконкомом Житомирської Ради народних депутатів. 24 червня 1998 року № 880. Місце знаходження товариства: 10004 Житомир, проспект Миру 52.

Засновниками товариства були слідуючи юридичні особи:

- Фонд державного майна України;

- Акціонерна компанія "Авто";

- Організація орендарів "Автосервіс", Житомирського обласного орендного підприємства "Автосервіс".

ВАТ "Житомир - Авто" було створено 25 років тому, як державне підприємство. У травні 1993 року орендне підприємство "Автосервіс" було перетворено в процесі приватизації у відкрите акціонерне товариство "Житомир-Авто" згідно наказу Фонду Державного майна України № 10-АТ від 25.05.93 року. Викуп державної долі проводився на протязі І993-1994 рр., свідоцтво про викуп видана Держорендом України 31.08.94 р. У вересні 1993р. загальними зборами акціонерів було прийнято рішення про структуру акціонерного товариства. До складу ВАТ "Житомир-Авто" увійшли:

- Головний комерційно-виробничий центр;

- 3 філіали;

- 5 дочірніх підприємств.

Рішення акціонерів про зміну структури ВАТ “Житомир-Авто” було викликано наступними причинами. Керівництво підприємств, які входили до складу ВАТ "Житомир-Авто", не мало достатньої самостійності, а необхідність узгодження багатьох дій та рішень з Дирекцією, що знаходиться на великій відстані, негативно впливала на роботу підприємств.

Таким чином виходячи з територіального принципу було створено головне підприємство, в яке входило 3 філіали, 5 дочірніх підприємств.

ВАТ “Житомир-Авто" включав Головний виробничо – комерційний центр 5 дочірніх підприємств.

Головний виробничо - комерційний центр знаходиться у місті Житомирі. До його складу входять 3 філіали:

- Філіал ВКЦ "Новоград – Волинськ-Авто". Місцезнаходження – місто Новоград-Волинськ. Кількість працюючих-27. Мають 2 виробничих корпуса, склад і магазин для прожу запчастин;

- Філіал ВКЦ "Овруч - Авто". Місцезнаходження - с. Заріччя, Овруцький район. Кількість працюючих - 19. Мають виробничий корпус, 2 склади і магазин;

- Філіал “Корнін – Авто”. Місцезнаходження - смт. Корнін, Попельнянського району.

Предметом діяльності ГВКЦ і філіалів, що до нього входять є:

- надання послуг по технічному обслуговуванню, ремонту і діагностиці транспортних засобів;

- проведення інструментального контролю технічного стану транспортних засобів;

- торгівельна діяльність щодо реалізації (торгівлі) транспортних засобів та номерних агрегатів, що не підлягають реєстрації, в органах МВС, а також обладнання автомобілів, запасних частин та інші, в тому числі на консигнаційній. комісійній основі та інших підставах, не заборонених чинним законодавством.

Головний виробничо - комерційний центр знаходиться у місті Житомирі, проспект Миру, 52. Має адміністративно - виробничий корпус, 2 склади, салон-магазин з продажу автомобілів та запчастин у місті Житомирі і магазин запчастин у місті Радомишль. Основні напрямки діяльності - централізоване забезпечення запчастинами та допоміжними матеріалами торгівлі і виробництва. Чисельність працівників - 71.

ВАТ "Житомир-Авто" є материнською компанією 5 дочірніх підприємств, а саме:

- ВКЦ “Полісся-Авто" - спеціалізоване підприємство що здійснює торгівлю запчастинами і надає послуги по ремонту автомобілів, підприємство має 2 склади, салом-магазин, адміністративно – виробничий корпус. Місцезнаходження - м. Житомир. Частка материнської компанії в статутному фонді складає 100%. Кількість працюючих - 46.

- ВКЦ "Сінгаї - Авто” - надає послуги по ремонту автомобілів, має кафе-бар, 2 автостоянки, виробничий корпус, склад запчастин. Місцезнаходження – с. Сінгаї, Коростенський район, частка материнської компанії в статутному фонді складає 100%. Кількість Працюючих - 36.

- ВКЦ “Радомишль - Авто" - надає послуги по ремонту, автомобілів. Має виробничий корпус, склад запчастин. Місцезнаходження - місто Радомишль. Частка материнської компанії в статутному фонді складає І00%. Кількість працюючих - І4.

- ВКЦ "Олевськ - Авто" — здійснює торгівлю запчастинами, надає послуги по ремонту автомобілів. Має адміністративно виробничий корпус і магазин. Місцезнаходження – пгт. Олевськ. Кількість працюючих – 21. Частка материнської компанії в статутному фонді складає 100%.

- ВКЦ “Малин-Авто” — надає послуги по ремонту автомобілів, займається торгівлею запчастин та автомобілів. Має адміністративно виробничий корпус, магазин запчастин. Місцезнаходження - м. Малин. Кількість працюючих - 2І. Частка материнської компанії в статутному фонді складає 100%.

3 1998 року ВАТ "Житомир-Авто" являється ділером Запорізького заводу "АвтоЗАЗ -ДЕУ" по продажу автомобілів його виробництва, з 1999 року — ділером по продажу автомобілів марок "Волга" і "Газель" НПО "Укрзахідімпекс". ВАТ "Житомир-Авто" має договори з іншими підприємствами, які дають на комісійний та іншій основі, не заборонених чинним законодавством, автомобілі на реалізацію.

В зв’язку з тим, що держава звільнила від обкладання ПДВ і акцизного збору автомобілі виробництва заводу "АвтоЗАЗ-ДЕУ"— ці автомобілі, особливо марки "Таврія" і "Славута" мали великий попит у населення. Це дало змогу розширити ринок збуту.

ВАТ "Житомир-Авто" успішно конкурує з іншими магазинами завдяки доступним цінам та більш широкому асортименту вибору запчастин і автомобілів.

Конкуренція з надання послуг по технічному обслуговуванню і ремонту автомобілів дуже висока. Підприємство конкурує, як з приватними підприємствами, що мають низькі ціни — це ті, що ремонтують в своїх гаражах і не несуть великих затрат на обслуговування адміністрації, матеріальних витрат, податки, так і з великими приватними підприємствами. ВАТ "Житомир-Авто" підвищує свою конкурентну спроможність тим, що старається придбати сучасне обладнання, спеціальний інструмент, орієнтується на технологічно складні роботи ремонту автомобілів.

Але в 1999 році цей вид діяльності був збитковий через невелику кільквість машинозаводів. Проте керівництво очікує, що з часом, завдяки рекламним заходам, клієнти будуть більш обізнаними, попит на послуги і на торгівлю зростатиме.

Основними клієнтами ВАТ "Житомир-Авто" виступають державні установи, організації та населення.

Досвід показує що автосервіс залежить від загальних економічних умов, впевненості в майбутньому, стабільності доходів населення, рівня попиту на окремі запчастини і автомобілі. Але так, як підприємства сьогодні не всі працюють, населення має низькі доходи, то наше підприємство має великі проблеми.

Одна із проблем, це велика конкуренція приватних підприємців і приватних підприємств. Є проблема сезонності робіт. В осінньо-зимовий період різко падає обсяг реалізації послуг і обсяг товарообігу.

Із соціальних проблем — найболючіша — це низька зарплата працівників.

Застосування комп'ютерних технологій у бухгалтерському обліку значно підвищує продуктивність праці бухгалтерів. Але при організації бухгалтерського обліку на ВАТ "Житомир - Авто" постає питання про доцільність створення КСБО. Це питання дуже важливе, оскільки вибір способу обробки облікової інформації є визначальним в організації бухгалтерського обліку, яка, за словами російського бухгалтера початку XX ст. І.П. Бабенка, "...має відповідати особливостям конкретного підприємства, його цілям та інтересам, а також сприяти планомірному та раціональному веденню господарства".

Загалом, можна організувати облік і без застосування комп'ютерів, але лише за умови належної організації управління підприємством у цілому. У зв'язку з цим проф. М.А. Левенсон зазначав, що "...бухгалтерія великого підприємства може бути організована порівняно задовільно навіть у тому випадку, якщо вона ведеться з використанням застарілих технічних прийомів, але обов'язково наявна раціональна організація управління підприємством в цілому". На подібній позиції стоїть і сучасний американський автор Д. Тапскотт. Він пише, що "...у конкретних економічних умовах може виявитися більш ефективним надати перевагу інвестиціям в удосконалення ручних операцій із документами, а не у витончені комп'ютерні системи".

На ВАТ "Житомир - Авто", організація управління та обліку перебуває у задовільному стані, створення й використання комп'ютерної системи бухгалтерського обліку не лише прискорила процес обробки інформації, а й істотно впорядкувала та покращити його. Така можливість зумовлена тим, що комп'ютерний спосіб обробки облікової інформації вимагає формального та чіткого опису облікових процедур у вигляді алгоритмів, що впорядковує виконання обов'язків обліковими працівниками.

Організація бухгалтерського обліку на ВАТ "Житомир - Авто" потребує певних передумов. У більшості випадків виділяють дві основні передумови:

- ретельне вивчення технології виробництва;

- висока кваліфікація головного бухгалтера.

Сучасні автори-практики називають кілька передумов, специфічних для організації саме комп'ютерного бухгалтерського обліку. С.П. Проскурін вважає, що фірма готова до комп'ютеризації тоді, "...коли діяльність окремих елементів у її "живій" системі починає стабілізуватися: напрямок визначений, склад менеджерів оптимальний і функціонально повний, показники діяльності фірми стабільно зростають". А В.М. Давидов використовує термін "підготовлений замовник". Це замовник, який знає, що таке обчислювальна техніка і не тільки встановив її на підприємстві, а й використовує у виробництві та управлінні.

Досвід комп'ютеризації бухгалтерського обліку підприємств дозволяє виділити ще дві передумови, характерні для організації комп'ютеризованого обліку:

- наявність грошових коштів для інвестицій у створення та експлуатацію інформаційної системи (80 % невдач у комп'ютеризації обліку зумовлені відсутністю коштів);

- зацікавленість директора і головного бухгалтера підприємства у впровадженні інформаційних систем (на шляху комп'ютеризації обліку, як показали дослідження, через незацікавленість керівництва зазнали невдач близько 20 % підприємств).

Інформаційна система створюється для конкретного об'єкта, в даному разі — для підприємства та його бухгалтерії. Ефективна інформаційна система враховує різницю між рівнями управління, сферами дій, а також зовнішніми обставинами і надає кожному рівню управління тільки ту інформацію, яка необхідна йому для ефективної реалізації функцій управління.

Об'єкт обліку - вільні грошові кошти підприємства у національній та іноземній валюті, які знаходяться в установах банків.

Для зберігання коштів та проведення безготівкових розрахунків для суб'єктів підприємницької діяльності у банках відкриваються розрахункові, валютні та інші рахунки.

Розрахунковий рахунок відкриває кожний самостійний господарський суб'єкт (підприємство, організація, установа), що має самостійний баланс. Виробничим одиницям відкриваються поточні рахунки. Об'єднанням, що мають виробничі одиниці поза своїм місцезнаходженням, можуть бути відкриті розрахункові рахунки.

Для оформлення відкриття розрахункового (або поточного) рахунка до банку подаються такі документи:

- заява про відкриття рахунка;

- документ про створення господарського суб'єкта;

- наказ про створення підприємства;

- копія статуту, установчого договору;

- свідоцтво про реєстрацію;

- картки зі зразками підписів і відбитків печатки.

Операції на розрахункових і поточних рахунках регламентуються законодавством і правилами банку.

Документальне оформлення операції. Операції на рахунках виконують за розрахунково-грошовими документами, затвердженими банком.

Готівку для зарахування на розрахунковий рахунок приймає представник власника рахунка, спираючись на документ - «Оголошення на внесок грошей готівкою» (форма оголошення № 1). В ньому зазначається джерело надходження грошей, що вносяться (виторг, виручка, квартплата мешканців будинків підприємства), заробітна плата, яка не видана, тощо. Готівка видається за грошовим чеком. Для оформлення одержання грошей банк згідно із заявою власника рахунка видає чекову книжку. При одержанні грошей готівкою на зворотному боці чека зазначають цільове призначення (заробітна плата, допомога тощо).

На розрахункових (або поточних) рахунках виконують безготівкові розрахунки щодо основної діяльності.

Найчастіше застосовують розрахункові документи: платіжні вимоги, платіжні доручення і розрахункові чеки.

Джерелами надходження на розрахунковий рахунок до банку є кошти покупців за реалізовану їм продукцію, за послуги, що надані іншим підприємствам і організаціям, кредити банку і т. ін.

Основними напрямами видачі грошей з розрахункового рахунка в банку є платежі постачальникам за сировину, матеріали, готові вироби, енергію, кредити, що погашаються банку, внески до бюджету, погашення заборгованості, гроші готівкою для видачі заробітної плати тощо.

Усі операції на розрахункових рахунках виконуються за документами встановленої форми. Вони єдині для всіх галузей. При зарахуванні грошей на розрахунковий рахунок не потрібна згода його власника. Проте всі платежі з розрахункового рахунка виконуються, як правило, банком за розпорядженням власника рахунка в межах вільного залишку коштів.

Без погодження з власником розрахункового рахунка оплачуються лише виконавчі листи судів, накази арбітражу та інші виконавчі документи, зокрема не сплачені вчасно платіжні вимоги, платіжні доручення, розпорядження фінансових органів про стягнення прострочених платежів до бюджету тощо.

Якщо коштів на розрахунковому рахунку для оплати пред'явлених документів не вистачає, установлена така послідовність дій: видача на невідкладні потреби в межах установленого ліміту, на заробітну плату з відрахуваннями органам соціального страхування, платежі до бюджету, погашення заборгованості постачальникам, внески амортизаційного фонду на капітальні вкладення (якщо з цією метою створюється амортизаційний або ремонтний фонд), погашення кредиту банку, інші платежі.

Підприємствам окрім розрахункового рахунка відкривають спеціальні позикові рахунки, через які проходить основний потік розрахункових операцій цих підприємств. У таких випадках на розрахунковий рахунок надходить лише частина виручки (у частині нематеріальних витрат), надходження фінансування в оборотні засоби; з розрахункового рахунка виконуються всі платежі з прибутку, витрати за рахунок спеціальних фондів тощо.

Підприємствам різних галузей діяльності також відкриваються спеціальні позикові рахунки. З цих рахунків одержують кредит під матеріальні цінності, на оплату рахунків постачальників, а виручка за реалізовані цінності надходить на погашення одержаного кредиту.

Аналітичний облік наявності та руху грошових коштів на рахунках у банку здійснюється за виписками банку з виділенням кожного рахунку в окрему облікову одиницю.

Операції, що проводяться на розрахунковому рахунку, у банку обліковуються на рахунку «Розрахунковий рахунок». Основою для запису операцій на ньому є виписки банку з розрахункового рахунка. Періодично (здебільшого щодня) банк видає власникам розрахункових рахунків виписки з рахунка з копіями розрахункових документів. Виписка обов'язково подається на перше число кожного місяця. Вона перевіряється підприємством з погляду відповідності її поданим документам; при цьому встановлюється, чи всі записи стосуються підприємства - власника розрахункового рахунка. У виписці проставляється номер кореспондуючого рахунка. Виписка є основою для записів до реєстрів бухгалтерського обліку операцій на розрахунковому рахунку. Записи банку і підприємства мають бути ідентичними.

Сальдо розрахункового рахунка як в обліку банку, так і підприємства завжди має бути однаковим. Якщо при перевірці виписки банку підприємство встановило, що якась сума в банку неправильно записана (зарахована або списана), то воно повторює цю помилку банку і надсилає до банку письмове повідомлення про це. Усі помилки банку відображуються в кореспонденції з рахунком «Розрахунки за претензіями».

Виписка банку замінює собою реєстр аналітичного обліку за розрахунковим рахунком, а тому обов'язково має містити дату, номер документа, короткий зміст операцій і суми записів на дебеті і кредиті, а також залишки коштів на початок і кінець періоду.

Облік операцій па інших рахунках в банку. Крім розрахункового рахунка підприємство може мати в банку інші рахунки для зберігання оборотних (наприклад - акредитиви, чекові книжки тощо) або необоротних (депозити більше одного року тощо) грошей (коштів).

Операції на цих рахунках оформляють у розглянутому щойно порядку.

3. Характеристика первинних документів обліку на розрахунковому рахунку в банках

Для зберігання вільних грошових коштів і здійснення безготівкових розрахунків кожному підприємству під час його організації відкривається рахунок в банку. Для його відкриття банку надаються такі документи: заява банківської форми, посвідчення про реєстрацію підприємства, статут, затверджений нотаріально і з відмітками податкової адміністрації і соціальних фондів (пенсійного, страхового, фонду зайнятості та фонду страхування від нещасних випадків), посвідчення про реєстрацію в статистичному органі; картка зі зразками підписів керівника і головного бухгалтера, якщо він передбачений штатним розкладом. У разі відсутності призначеного головного бухгалтера підпис залишає лише керівник і ставиться на картці кругла печатка підприємства.

Поточному рахунку кожного підприємства банком присвоюється номер (код), який потім проставляється на всіх документах, якими оформлюються господарські операції за цим рахунком. Може бути відкрито два і більше поточних рахунків, кожному з них присвоюється окремий номер, а один з них є основним. У разі наявності двох і більше поточних рахунків в національній валюті власник рахунків протягом трьох робочих днів повинен визначити один основний.

Безготівкові розрахунки оформляються такими бухгалтерськими документами банківської форми: платіжними дорученнями, вимогами-дорученнями, платіжними вимогами, заявами на акредитив, розрахунковими чеками, векселями. Для одержання готівки з поточного рахунка оформлюється грошовий чек, а для внеску готівки — об’ява на внесок готівки.

Після відкриття поточного рахунка банк видає (продає) підприємству чекову книжку, яка являє собою бланки суворої звітності і зберігається в сейфі як і готівкові гроші. Чек являє собою розпорядчий документ банку на виплату готівки. Виплата здійснюється суворо за цільовим призначенням коштів: на виплату заробітної плати, витрати з відрядження, на господарські потреби. До чека виписується корінець, який лишається при чековій книжці. Кожний бланк чека контролюється банком. Виправлення в ньому не допускаються, в разі допущення помилки зіпсований чек залишається при чековій книжці.

Об’ява на внесок готівки виписується в банку касиром чи іншою особою, що вносить готівку. Цей документ являє собою три частини однакової форми: одна повертається представнику підприємства як квитанція, що підтверджує одержання суми банком, друга частина залишається банку, а третя — повертається підприємству разом із випискою.

Виписка банку з поточного рахунка — це зведений документ грошових операцій. У ній зареєстровані всі операції, як безготівкові так і готівкові. Виписка надається підприємству щоденно або в інші терміни залежно від кількості операцій. В ній зазначаються дати на початок виписки і кінець, сальдо — також на початок і кінець виписки та всі операції за дебетом і кредитом.

Кожна одержана виписка повинна бути оброблена: перевірено сальдо початкове даної виписки з кінцевим попередньої, з’ясовано зміст кожної операції і проставлено кореспондуючі рахунки, проведено арифметичну перевірку правильності оборотів і визначення кінцевого сальдо. При визначенні кореспондуючих рахунків слід мати на увазі, що суми проставлені у виписці за дебетом, означають кредит і навпаки. Це пояснюється тим, що банк дає виписку з свого рахунка, який для банку є пасивним.

Виписка банку служить основою для бухгалтерського обліку грошових коштів на поточному рахунку.

Для бухгалтерського обліку наявності та руху грошових коштів на поточному рахунку в національній валюті призначений рахунок 131 «Поточний рахунок в національній валюті». Він активний, призначений для обліку засобів господарства, основний, грошовий. За дебетом цього рахунка ведеться облік надходження грошових коштів на поточний рахунок у національній валюті, а за кредитом — списання перерахованих та виданих грошових коштів із поточного рахунка.

Найбільш розповсюдженими типовими записами за рахунком 131 є:

Дебет 131 за кредитом рахунків:

36 — зарахування виручки від покупців за реалізовану продукцію і виконані роботи,

50 — зарахування довгострокової позики,

60 — зарахування короткострокової позики,

67 — надходження в уплату дебіторської заборгованості (наприклад, орендної плати та інше),

30 — надходження готівки з каси

та деякі інші.

Кредит рахунка 131 у дебет рахунків:

63 — оплата заборгованості постачальників за одержані матеріали та підрядчиків за виконані роботи,

64— погашення заборгованості перед бюджетом за податками,

65 — погашення заборгованості перед соціальними фондами,

685 — погашення кредиторської заборгованості,

30 — надходження готівки в касу

та інші.

При комп’ютерній формі обліку згідно з первинним документами видаються відомості за дебетом і кредитом рахунка 131 у розрізі кореспондуючих рахунків. В умовах ручної обробки інформації операції за дебетом рахунка 131 нагромаджуються у відомості № 2, а за кредитом рахунка 131 — в журналі-ордері № 2. В ці регістри операції записуються з виписок банку. Кожна виписка окремим рядком, при цьому операції з однаковою кореспонденцією рахунків підсумовуються.

Підприємствам, які мають у своєму грошовому обігу іноземну валюту, відкривається в банку поточний рахунок в іноземній валюті. Може бути відкритий для зберігання коштів в одній валюті (наприклад, доларовий рахунок, для зберігання франків, марок і т. д.) або ж у різних валютах.

Якщо поточний рахунок в іноземній валюті відкривається в тому ж банку, де відкритий і основний поточний рахунок у національній валюті, для його відкриття потрібні тільки заява банківської форми і картка зі зразками підписів керівника і голов­ного бухгалтера. Якщо ж поточний рахунок в іноземній валюті відкривається в іншому банку, для його відкриття потрібні всі ті документи, що й для відкриття поточного рахунка в національній валюті. Застосовуються й типові банківські документи для оформлення руху грошових коштів на поточному рахунку в іноземній валюті. Лише у виписці банку з поточного рахунка надходження і списання коштів відображається в національній та іноземній валютах за курсом Національного банку на день виписки. Оскільки курс валют змінюється, виникає необхідність відображення в обліку курсових різниць, що виникають з моменту здійснення господарської операції та її оплати, а також на звітні дати.

Для бухгалтерського обліку наявності та руху грошових коштів в іноземній валюті передбачений рахунок 132 «Поточний рахунок в іноземній валюті». Кореспонденція рахунків з руху грошових коштів в іноземній валюті аналогічна тій, що й за поточним рахунком у національній валюті. Курсові різниці, які виникають, обліковуються на рахунках:

- в разі зростання курсу гривні: кредит рахунка 714 «Дохід від операційної курсової різниці» (з операцій зв’язаних із операційною діяльністю) або кредит рахунка 744 «Дохід від поопераційної курсової різниці» (операцій, пов’язаних із інвестиційною та фінансовою діяльністю);

- в разі спаду курсу гривні: дебет рахунка 945 «Втрати від операційної курсової різниці» (з операцій пов’язаних із операційною діяльністю) або дебет рахунка 974 «Втрати від неопераційних курсових різниць (з операцій, пов’язаних із інвестиційною та фінансовою діяльністю).

Якщо 50 процентів грошової виручки, що надійшла від інозем­ного покупця, замінюється Національним банком на гривні (покупка валюти за курсом Нацбанку), то на рахунку 312 відкривається окремий аналітичний рахунок «Розподільчий валютний рахунок», на дебет якого зараховується вся виручка, а за кредитом по 50 процентів перераховується на дебет рахунка 311 і 312 . При цьому «Розподільчий валютний рахунок» закривається.

Для зберігання грошових коштів спеціального призначення можуть відкриватись в банку й інші поточні рахунки в національній або іноземній валюті. На цих рахунках обліковуються кошти, одержані на наукові дослідження, на сумісну діяльність.

За способом групування та узагальнення облікових даних бухгалтерські рахунки поділяються на синтетичні та аналітичні.

Синтетичні рахунки - це балансові рахунки, що узагальнюють облік господарської діяльності підприємства. Синтетичні рахунки призначені для обліку інформації в узагальненому вигляді і в грошовому вимірнику. Облік наявності та змін сукупностей економічно однорідних господарських засобів і джерел їх утворення в грошовому вимірнику називається синтетичним обліком. Облік на синтетичних рахунках використовують при заповненні балансу підприємства і відповідних форм звітності. До синтетичних рахунків належать рахунки: "Основні засоби", "Нематеріальні активи", "Виробничі запаси", "Розрахунки з постачальниками та підрядниками" та ін.

Для детальної характеристики об'єктів бухгалтерського обліку використовуються аналітичні рахунки, в яких крім вартісного (грошового) вимірника використовуються натуральні й трудові вимірники. Прикладом аналітичних рахунків можуть бути: до синтетичного рахунка "Основні засоби"- "Споруда № 1", "Споруда № 2" та ін.; до синтетичного субрахунка "Сировина і матеріали"; до синтетичного субрахунка "Паливо". "Розрахунки з оплати праці" - субрахунки "Бандурко А.І.", "Ткаченко І.О." та ін. Облік наявності та змін окремих видів і об'єктів господарських засобів та джерел їх утворення з використанням різних вимірників називається аналітичним обліком.

Між синтетичними й аналітичними рахунками існує нерозривний зв'язок, тобто на аналітичних рахунках відображаються ті ж зміни, що й на синтетичних, але більш докладно, значення дебету і кредиту кожного аналітичного рахунка те ж саме, що й синтетичного рахунка; сума сальдо, сума оборотів на дебеті, сума оборотів на кредиті всіх аналітичних рахунків даної групи відповідно дорівнюють сальдо, обороту на дебеті і обороту на кредиті синтетичного рахунка. Тому загальні підсумки записів на аналітичних рахунках мають відповідати сумам, записаним на синтетичних рахунках бухгалтерського обліку.

Усі господарські операції відображаються на синтетичних і аналітичних рахунках бухгалтерського обліку з використанням методу подвійного запису, тобто кожна операція водночас записується на двох взаємопов'язаних бухгалтерських рахунках в одній і тій же сумі - по дебету одного рахунка і водночас по кредиту другого. Ці записи дають змогу досягти рівності активу і пасиву бухгалтерського балансу.

За допомогою подвійного запису господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку забезпечується контроль, тому що кожна операція в однаковій сумі відображається по дебету одного і по кредиту другого бухгалтерського рахунків, чим і досягається рівність підсумків записів по дебету рахунків підсумкам записів по кредиту рахунків.

Подвійний запис, що відображає відповідний взаємозв'язок між бухгалтерськими рахунками, прийнято називати кореспонденцією рахунків. На рахунках бухгалтерського обліку всі господарські операції записуються у послідовності їх здійснення, тобто в хронологічному порядку. Така реєстрація господарських операцій дістала назву хронологічного запису.

Для більшої деталізації до синтетичного обліку нерідко вводяться субрахунки. Субрахунок - це синтетичний рахунок другого порядку. Характерна особливість субрахунків полягає в тому, що на них як правило немає необхідності робити записи. Дані на субрахунках одержують групуванням аналітичних рахунків при складанні оборотних відомостей. Наприклад, головний (першого порядку) синтетичний рахунок "Розрахунки з покупцями та замовниками" розподіляється на субрахунки "Розрахунки з вітчизняними партнерами", "Розрахунки з іноземними партнерами".

Для контролю за правильністю й відповідністю записів по синтетичних і аналітичних рахунках щомісяця складаються оборотні відомості, в яких відображаються початкові й кінцеві залишки та операції по дебету і кредиту даного синтетичного рахунка, виконані за даний звітний період (місяць, квартал, рік).

Відображення господарських операцій за синтетичними та аналітичними рахунками — це поточний бухгалтерський облік. Оскільки баланс завжди характеризує наявність та стан господарських засобів і їх джерел формування у вартісному вимірнику на певну дату, то для поточного відображення змін цих засобів і джерел призначені рахунки. Рахунки відкривають на підставі даних балансу, залишки якого на початок місяця у вигляді початкового сальдо записують: на активних рахунках — за дебетом, на пасивних рахунках — за кредитом.

Протягом місяця з журналу реєстрації господарських операцій зроблені кореспонденції рахунків (бухгалтерські проводки) переносять на відкриті на підставі балансу синтетичні та аналітичні рахунки. Наприкінці місяця за кожним синтетичним та аналітичним рахунком вираховують обороти за дебетом і кредитом і виводять кінцеве сальдо (залишок на кінець місяця).

Дані синтетичних і аналітичних рахунків узагальнюють за допомогою оборотних відомостей, які складають окремо за синтетичними й аналітичними рахунками.

Технологія бухгалтерського узагальнення поточних облікових даних розглянемо на спрощеному прикладі (додаток 1).

За даними балансу відкриємо відповідні синтетичні рахунки і запишемо на них початкове сальдо. Сума початкових сальдо всіх активних рахунків буде дорівнювати сумі початкових сальдо всіх пасивних рахунків, що випливає із суми балансу 580 000 грн.

Протягом місяця на підприємстві мали місце такі господарські операції.

Операція 1. Отримано в касу з поточного рахунка в банку готівку для виплати заробітної плати на суму 40 000 грн. Бухгалтерська проводка буде такою:

Д-т "Каса"

К-т "Рахунки в банку" 40 000 грн

Операція 2. Виплачено заробітну плату працівникам підприємства на суму 40 000 грн.

Бухгалтерська проводка буде такою:

Д-т "Розрахунки з оплати праці"

К-т "Каса" 40 000 грн

Операція 3. Від постачальників надійшла сировина на суму 110 000 грн.

Бухгалтерська проводка буде такою:

Д-т "Виробничі запаси"

К-т "Розрахунки з постачальниками

і підрядниками" 110 000 грн

Операція 4. За рахунок наданого кредиту підприємство сплатило постачальникам за сировину на суму 60 000 грн. Бухгалтерська проводка буде такою:

Д-т "Розрахунки з постачальниками

і підрядниками"

К-т "Короткострокові позики" 60 000 грн

Операція 5. Придбано у постачальника станки та обладнання на суму 50 000 грн.

Бухгалтерська проводка буде такою:

Д-т "Основні засоби"

К-т "Розрахунки з постачальниками

і підрядниками" 50 000 грн

Операція 6. Витрачено на виробництво продукції сировину на суму 120 000 грн.

Бухгалтерська проводка буде такою:

Д-т "Виробництво"

К-т "Виробничі запаси" 120 000 грн

Операція 7. За рішенням власників частину прибутку в сумі 55 000 грн використано для поповнення статутного капіталу. Бухгалтерська проводка буде такою:

Д-т "Нерозподілений прибуток"

К-т "Статутний капітал" 55 000 грн

Операція 8. З поточного рахунку в банку перераховано постачальникам 50 000 грн, частково банку за отриманий кредит 30 000 грн. Бухгалтерська проводка буде такою (грн):

Д-т "Розрахунки з постачальниками

і підрядниками" 50 000 грн

Д-т "Короткострокові позики" 30 000 грн

К-т "Рахунки в банку" 80 000 грн

Зміст господарських операцій та кореспонденції рахунків відобразимо у поточному Журналі операцій за звітний період (додаток 2).

Поточне узагальнення змін, що відбуваються у складі господарських засобів і їх джерел, здійснюють за допомогою оборотних відомостей. Оборотні відомості є способом, узагальнення оборотів і залишків за звітний період (місяць), а також засобом взаємозв'язку між балансом, і рахунками, що має важливе значення для контролю правильності облікових записів.

Оборотні відомості складають як за синтетичними, так і за аналітичними рахунками. У них відображають обороти за дебетом і кредитом рахунків, а також залишки (сальдо) на початок і кінець звітного періоду (місяця).

Оборотна відомість за синтетичними рахунками будується у вигляді багатографної таблиці за контокорентною формою, яка включає послідовно: назву синтетичних рахунків, початкове сальдо за дебетом або кредитом, обороти за місяць за дебетом і кредитом, а також кінцеве сальдо за дебетом або кредитом. За кожною графою оборотної відомості показують підсумки.

За даними нашого прикладу складемо оборотну відомість за синтетичними рахунками (додаток 3).

Як бачимо, оборотна відомість узагальнює дані поточного синтетичного обліку, даючи інформацію про зміни господарських засобів та їх джерел за звітний період, а також їх стан на початок і кінець звітного періоду.

Якщо правильно записані початкові сальдо (залишки) на рахунках, рознесені всі кореспонденції за рахунками (бухгалтерські проводки), підраховані обороти та виведені кінцеві залишки (сальдо), то в оборотній відомості мають місце три пари рівностей.

Рівність підсумків першої пари граф зумовлена рівністю підсумків активу і пасиву балансу, який є підставою для запису на синтетичних рахунках початкового сальдо.

Рівність підсумків другої пари граф зумовлена подвійним записом операцій, згідно з якими кожна господарська операція в одній і тій же сумі відображається за дебетом і кредитом різних рахунків.

Рівність підсумків третьої пари граф зумовлена двома попередніми рівностями: якщо початкові залишки (сальдо) на синтетичних рахунках рівні між собою (баланс початковий), а також рівні суми оборотів за дебетом і кредитом (оборотний баланс), то і залишки (сальдо) на кінець звітного періоду в підсумку мають бути рівні між собою (кінцевий баланс).

Порушення цих рівностей свідчить про помилки, допущені в облікових записах або при складанні оборотної відомості. Типовими помилками при цьому можуть бути:

- неуважність при записі (відображенні) сум бухгалтерської проводки на рахунках;

- арифметичні помилки при підрахунку оборотів і виведенні сальдо за кожним рахунком;

- неуважність при перенесенні записів із синтетичних рахунків (суми сальдо й оборотів) до оборотної відомості;

- арифметичні помилки при підрахунку підсумків відповідних граф оборотної відомості.

Повноту облікових записів на синтетичних рахунках перевіряють шляхом порівняння підсумків дебетових і кредитових оборотів в оборотній відомості з підсумками Журналу реєстрації за звітний період. При повному відображенні всіх господарських операцій підсумок Журналу реєстрації (хронологічний облік) має дорівнювати підсумку оборотів за дебетом і кредитом оборотної відомості (систематичний облік).

Оборотну відомість за синтетичними рахунками використовують для складання бухгалтерського балансу і заповнення форми фінансової звітності. Крім того, оборотна відомість є важливим джерелом інформації для оцінювання й економічного аналізу руху активів і пасивів підприємства. Так, за даними оборотної відомості можна визначити структуру активів і пасивів та зрушення, що відбувалися у звітному періоді, розрахувати показники (коефіцієнти) руху активів та пасивів, інтенсивність їх змін, провести порівняльний аналіз динаміки фінансового стану та ліквідності активів підприємства.

Отже, оборотна відомість за синтетичними рахунками є способом узагальнення даних поточного бухгалтерського обліку з метою перевірки повноти і правильності облікових записів і характеристики руху засобів та їхніх джерел за звітний період.

Розглянута оборотна відомість дає загальну інформацію про стан та рух господарських засобів і їх джерел, але недостатньо розкриває економічний зміст оборотів, їх структуру як за активами, так і за джерелами. Більш ефективною в цьому відношенні є шахова оборотна відомість.

Шахову оборотну відомість будують за принципом шахової дошки.

Всі рахунки в ній записують двічі в одній і тій же послідовності: по вертикалі й горизонталі, за дебетом і за кредитом. Сума в клітинці шахової оборотної відомості показує, який рахунок дебетується, а який кредитується. Обороти за кожним рахунком деталізуються відповідно до кореспонденції. Це порівняно з простою оборотною відомістю дає ширшу картину змін господарських засобів та процесів, що відбулися. У шаховій оборотній відомості можуть бути наведені залишки (сальдо) на початок і кінець місяця, що істотно поліпшує її обліково-аналітичні можливості.

Шаховий принцип побудови записів широко використовують при побудові облікових регістрів, зокрема при журнально-ордерній формі рахівництва. Використання шахової оборотної відомості в практиці бухгалтерського обліку залежить від рівня автоматизації обліково-аналітичних робіт. За великої кількості рахунків і господарських операцій при ручній обробці даних вона стає громіздкою, погіршуються її наочність і аналітичність. Істотно поліпшуються якість і аналітичність шахової оборотної відомості при застосуванні ПЕОМ.

Оборотні відомості за аналітичними рахунками складають для узагальнення інформації в розрізі синтетичного рахунка.

У зв'язку з тим, що одні аналітичні рахунки ведуть лише у грошовому вимірнику, а інші в натуральному та грошовому, то за цією ознакою оборотні відомості поділяють на два види:

- оборотні відомості контокорентної форми;

- оборотні відомості кількісно-сумової форми.

Оборотні відомості контокорентної форми ведуть за аналітичними рахунками розрахунків і джерел засобів оскільки аналітичний облік, як і синтетичний, тут здійснюється у грошовому вимірнику.

Оборотні відомості кількісно-сумової форми ведуть за аналітичними рахунками товарно-матеріальних цінностей, оскільки тут використовують натуральний і грошовий вимірники. Тому в цих оборотних відомостях передбачені графи для запису кількості, ціни і вартості матеріальних цінностей.

Порядок складання оборотних відомостей за аналітичними рахунками в грошовому вимірнику розглянемо на прикладі синтетичного рахунка "Розрахунки з покупцями та замовниками".

Вихідна облікова інформація в умовах застосування формується в реальному масштабі часу, тобто спостерігається зближення процесів формування, відображення і використання вихідної інформації. Вихідною інформацією бухгалтерського обліку є обліково-звітні показники, необхідні для контролю і аналізу виробничо-господарської діяльності підприємства, підготовки управлінських рішень та інформації, яка використовується з метою підтвердження вірогідності облікової інформації та аналізу. До вихідної облікової інформації також відносять інформацію, призначену для використання в подальших облікових циклах. За призначенням вихідні форми документів поділяють на основні і допоміжні.

Основні документи підпорядковані функціональній меті бухгалтерського обліку, контролю та аналізу і мають відповідати всім методологічним вимогам і правилам ведення реєстрів бухгалтерського обліку.

Допоміжні документи містять різноманітні разові і періодичні відомості, які використовуються лише з довідковою, інформаційною та аналітичною метою і не потрібні безпосередньо для здійснення конкретних управлінських рішень.

За змістом розрізняють такі документи: оборотна відомість; відомість руху коштів та їх джерел; інвентаризаційні відомості; групувально-аналітичні документи; відомість для управління підприємством і т. ін. Зміст вихідних документів має забезпечувати можливість перевірити правильність результатної інформації та її відповідність інформації первинних документів. Як правило, вихідна інформація використовується за запитом, і тому найбільш прийнятним способом її формування та відображення є фрагментарні документи і відеограми. Надання повним вихідним документам «без паперового» вигляду і задоволення поточних потреб обліку фрагментарними документами та відеограмами дасть основу для визначення повного комплексу документів — людиночитаної копії облікових реєстрів, яка має однакову юридичну силу з оригіналом. Склад показників відеограм має бути узгоджений з інформацією повних вихідних документів (облікових реєстрів), переведених до «безпаперового» вигляду. Інформація відеограм може бути виведена у вигляді фрагментарного документа і навпаки. Вихідна інформація обліку, контролю та аналізу, що подається у вигляді вихідних документів на машиночитаному носії, має бути оформлена так, аби забезпечувалася юридична сила цих документів, а також відповідність вимогам архівного зберігання, документальних ревізій та аналізу нарівні з традиційними документами бухгалтерського обліку, контролю та аналізу на паперових бланках.

Специфіка бухгалтерського обліку визначає його як систему суцільного, безперервного, взаємозв’язаного об’єктивного відображення фактів господарської діяльності.

Це висуває певні вимоги до використовуваної таким обліком вихідної інформації, а саме:

- вірогідність — безпомилкове формування облікової, контрольної і звітної інформації згідно з методологією бухгалтерського обліку та звітності;

- своєчасність, системність, взаємозв’язок інформації обліку, контролю та аналізу синтетичного і аналітичного обліку, облікової і звітної інформації;

- обґрунтованість — відповідність даним первинних документів, які відображають законно досконалі і правильно оформлені господарські операції;

- повнота — одержання всієї облікової та звітної інформації, необхідної для здійснення функцій бухгалтерського обліку в управлінні господарською діяльністю підприємства, юридична повноцінність інформації, яка формується.

Вихідний документ має містити інформацію, яка дасть змогу однозначно ідентифікувати підприємство, де створено документ (назва, номер і т. ін.), структурний підрозділ підприємства, якого стосується складений документ (для документів, що створюються за структурними підрозділами підприємства), звітний період, за який сформовано відбиту в документі результатну інформацію (або дата звітного періоду, на яку сформовано цю інформацію), відбиті в документі облікові та звітні показники, обсяг інформації документа (кількість рядків і стандартних сторінок), дату створення документа, особу, яка склала документ і відповідає за правильність його виготовлення. Вихідний документ на машиночитаному носії, якщо він підтримує «безпаперовий» вигляд певних реєстрів, є оригіналом, а інформація, яка відображається за потребою в людиночитаній формі, є його копією. Вихідні документи (оригінали, дублікати та копії) на машиночитаному носії підлягають авторизації. Для авторизації використовується код посадової особи, що відповідає за формування вихідних документів.

На етапі відображення даних для забезпечення юридичної повноцінності вихідної інформації документи, що мають юридичну силу і подані на машинних носіях, мають бути перетворені до людиночитаної форми. Передавання користувачеві має відбутися згідно зі встановленим технологічним порядком та відповідними правилами, що стосуються внесення змін до створеного документа; тиражування вихідної інформації з додержанням вимог щодо створення дублікатів і копій документів засобами обчислювальної техніки; забезпечення можливості ідентифікувати структурні підрозділи та осіб, які відповідають за вірогідність передавання даних по каналах зв’язку; наявності на вихідних документах обов’язкових реквізитів; забезпечення цілості вихідної інформації протягом установленого терміну за нормативами архівного зберігання.

Зазначені вимоги до вихідної інформації бухгалтерського обліку та аналізу підлягають в основному кількісному оцінюванню та конкретизації залежно від виду інформації. На відміну від цих вимог вказівка на важливість забезпечення максимально можливої вигоди використання вихідної інформації обліковим персоналом має інформаційний (і до того ж неоднозначний) характер, яким визначаються лише загальні напрямки та принципи організації відображення вихідної інформації в автоматизованій системі обліку, контролю та аналізу.

За умов обробки інформації на основі АРМ бухгалтера з можливістю видачі «безпаперових» вихідних документів і організації роботи в режимі «запитання — відповідь» постає завдання одночасного застосування чотирьох збалансованих груп документів: 1) документів на машиночитаних носіях; 2) повних документів (облікових реєстрів); 3) фрагментарних документів на паперовому носії; 4) відеограм. Різні способи групування документів неоднаковою мірою забезпечують процес реалізації вхідних документів у «безпаперовому» вигляді та видачу вибіркової інформації у формі відеограми або фрагментарного документа.

Перший спосіб передбачає таку організацію вихідної інформації, яка забезпечувала б однозначне її перетворення на структуру, характерну для традиційного документа на паперовому носії. При цьому вихідна інформація має бути підготовлена в завершеному вигляді, що виключає необхідність будь-якого доопрацювання в разі перетворення до людиночитаної форми та використання за призначенням.

Другий спосіб полягає в тому, що процес формування вихідного документа потребує додаткової обчислювальної обробки інформації в інформаційній базі, компонування й редагування вихідної інформації.

Третій спосіб передбачає організацію вихідної інформації у вигляді спеціальних груп даних. Перетворення їх на людиночитаний документ потребує компонування та редагування показників (наприклад, упорядкування вихідних даних). Здебільшого цей спосіб використовується для формування підсумків.

Коли йдеться про «безпаперову» технологію, найдоцільнішим, на нашу думку, є третій спосіб організації вихідної інформації. Чи є сенс організовувати вихідні документи у «безпаперовому» вигляді, залежить від форми організації АРМ бухгалтера — для індивідуального чи колективного використання. Індивідуальна і колективна форми організації АРМ бухгалтера потребують різних підходів до відображення вихідної інформації. Система відображення на основі документів у «безпаперовому» вигляді застосовується, як правило, у разі індивідуальної форми організації АРМБ, коли інформація відображається за запитом у момент виконання операцій.

Система формування вихідної інформації має ґрунтуватися на таких загальних підходах:

- автоматизація відображення вихідної інформації;

- розмежування відповідальності за відображення вихідної інформації;

- регламентація процесів відображення вихідної інформації зі здійсненням контролю за їх додержанням;

- контроль вихідної інформації на всіх етапах відображення;

- усунення надмірності та забезпечення відповідності вихідної інформації потребам облікового персоналу;

- забезпечення вимоги юридичної повноцінності відображуваної інформації.

Економіка України знаходиться на перехідному етапі. В таких умовах головна мета підприємства – підвищувати якість управління підприємством, більше залучати інвестиційні ресурси, оперативно реагувати на ринкові зміни, задовольняти інтереси користувачів необхідною інформацією. Тому організація управління та обліку на підприємстві сьогодні неможливі без застосування інформаційних технологій. Працівники практично всіх сфер господарського життя на виробництві, в торгівлі, в сфері обслуговування використовують в своїй діяльності комп’ютери.

Поширення інформаційних технологій в економіці, та, зокрема, в бухгалтерському обліку, принесло з собою масштабні революційні зміни. Інформаційні системи почали замінювати звичну структуру управління. Отже, технологічне інформаційне середовище руйнує сталу ієрархію, створюючи на її місці більш гнучку і вільну структуру. Обчислювальна техніка суттєво підвищує якість облікової інформації. Застосування комп’ютерів при цьому змінює зміст та організацію праці облікового персоналу, зменшується кількість ручних операцій з обробки первинних документів, систематизації облікових працівників, заповнення регістрів та звітних форм. Облікова праця стає більш творчою, спрямованою на організацію та удосконалення обліку.

Застосування комп'ютерної техніки вносить значні зміни до організації бухгалтерського обліку, причому з допоміжного засобу обчислювальна техніка перетворюється на визначний фактор opгaнізацiї обліку. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки даних, при яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації. В різних системах бухгалтерського обліку (від паперової до комп’ютерної) вона досягається, як правило, раціональною організацією облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею за всіма напрямами. Основні принципи комп'ютерної форми бухгалтерського обліку наступні:

- одному журналу хронологічного запису відповідає багато регістрів систематичного запису;

- накопичення і багаторазове використання облікових даних;

- один синтетичний рахунок;

- багато аналітичних рахунків. Кількість рахунків аналітичного обліку залежить від цілей, поставлених керівництвом перед обліком, і нічим не обмежується;

- автоматичне отримання інформації про відхилення від встановлених норм, нормативів, завдань тощо;

- отримання звітних показників в інтерактивному режимі;

- автоматичне формування всіх облікових регістрів і форм звітності на основі даних, відображених в системі рахунків.

Комп'ютеризація суттєво змінює процес організації роботи облікового апарату. Єдиним способом ефективної організації діяльності підприємства в сучасних умовах є закладення правил побудови організаційної структури в комп'ютерну систему організаційного управління, адже під час швидкого розвитку підприємства внутрішні документи підприємства доводиться часто змінювати, а висока плинність персоналу може звести нанівець всю роботу.

Правильний облік мобілізує працівників на виконання робіт і пошук резервів підвищення ефективності виробництва.

Організація системної обробки інформації на цій ділянці обліку дозволяє одержати всі необхідні показники, які потрібні і використовуються як в управлінні виробництвом і проведенні економічного аналізу, так і для обліку і контролю, складання установленої зведеної звітності тощо.

Додаток 1

Додаток 2

Журнал реєстрації операцій за квітень 200_ р.

Додаток 3

Оборотна відомість за синтетичними рахунками за квітень 2008 р.

Список використаних джерел:

1. Інструкція про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України, затверджена постановою Правління Національного банку України від 19.02.2001 р. № 69.

2. Адаме Р. Основы аудита: Пер. с англ. / Под. ред. Я.В. Соколова. - М.: Аудит: ЮНИТИ, 1995.

3. Білуха М. Т. Форми фінансово-господарського контролю (ревізія, аудит, судово-бухгалтерська експертиза) // Бухгалтерський облік і аудит. – 1995.

4. Білуха М.Т. Теорія фінансово-господарського контролю і аудиту. - К.: Вища школа, 1999.

5. Бутинецъ Ф. Ф. Бухгалтерський фінансовий облік. - Житомир: ЖІТІ, 2000.

6. Гуцайлюк 3. Аудит фінансових результатів // Бухгалтерський облік і аудит. - 2003.

7. Жила В.Г. Ревізія і аудит: Навч. посіб. - К.: МАУП, 2004.

8. Рудницький В. Технологія обліку кошті впідприємства. - Тернопіль: Економічна думка, 2004.

9. Сопко В.В. Бухгалтерський облік: Навч. посіб. - К.: КНЕУ, 2000.

10. Федулова Л. Управління аудиторською діяльністю // Бухгалтерський облік і аудит. - 1995. - № 8.

11. Шиманський Р. Проблеми розвитку технології обліку // Бухгалтерський облік і аудит. - 2003. - № 11.