Система управления запасами на промежуточном складе
Министерство образования и науки Российской Федерации
Южно-Уральский государственный университет
Кафедра “Автомобильный транспорт”
Курсовой проект
на тему: Система управления запасами на промежуточном складе
Выполнил:
Группа:АТ-553
Проверил: Ковелин В.А.
Челябинск
2008
Аннотация
Курсовой проект
“Система управления промежуточным складом”. ? Челябинск:
ЮУрГУ, 2008 г ? 50 стр.,
Библиография - 5 наименования
В данной курсовой работе поэтапно спроектирована система управления промежуточным складом. Основываясь на имеющейся опыт других программ была создана абсолютно новая система, в которой устранены недостатки, добавлены процессы и спроектирован план внедрения системы. Представленная система направлена на улучшения качества обслуживания, совершенствования трудовых ресурсов, а так же уменьшением времени обслуживания клиента и простоя автомобилей, это все отражено в данной работе.
Содержание
1. Обоснование актуальности темы «Разработка системы управления запасами на промежуточном складе
2. Дерево целей системы управления запасами на промежуточном складе
3. Проектирование показателей достижения цели
4. Принципиальная схема системы управления запасами на промежуточном складе
5. Распределение функции обязанностей системы управления промежуточным складом
6. Технология управления промежуточным складом
7. Информационное обеспечение
8. План внедрения системы управления на промежуточном складе
Литература
1. Обоснование актуальности темы «Разработка системы управления запасами на промежуточном складе »
В этом сложном изменчивом мире приходиться выбирать между людьми и ресурсами, зачастую пренебрегая первым. Сложные, не всем понятные системы, которые дают кратковременную эффективность, а потом превращаются во что то устаревшее и ненужное! Мы же хотим создать систему, позволяющую с течением времени меняться изнутри, а не четкие рамки, которые устаревают и тормозят процесс.
Основными принципами управления складского хозяйства является:
-оптимизировать использование площади склада
-сократить затраты на хранение товара на складе
-сократить время проведения всех складских операций
-сократить количество ошибочных складских операций
-повысить точность учета товара
-избежать потерь, связанных с ограниченным сроком реализации товара
-уменьшить зависимость от "человеческого фактора"[1]
Использование той или иной системы управления запасами зависит от следующих обстоятельств:
1. Если издержки управления запасами значительнее и их можно вычислить, то следует применять систему с фиксированным размером заказа.
2. Если издержки управления запасами незначительные, то более предпочтительной оказывается система с постоянным уровнем запасов.
3. При заказе товаров поставщик налагает ограничения на минимальный размер партии. В этом случае желательно использовать систему с фиксированным размером заказа, поскольку легче один раз скорректировать фиксированный размер партии, чем непрерывно регулировать его переменный заказ.
4. Однако, если налагаются ограничения, связанные с грузоподъемностью транспортных средств, то более предпочтительной является система с постоянным уровнем запасов.
5. Система с постоянным уровнем запасов более предпочтительна и в том случае, когда поставка товаров происходит в установленные сроки.
Система управления запасами с фиксированным размером заказа часто выбирается тогда, когда необходимо быстро реагировать на изменение сбыта.
Во всех этих системах существует тенденция:
-- проблемы, возникающие в создании и хранении запасов, часто решаются по принципу поиска виновного в другой структуре, вме-сто выявления их истинных причин;
-- любое функциональное звено каждой организационной струк-туры разрабатывает свою собственную политику запасов, что не всегда согласовывается на более высоком уровне;
-- производство, как правило, обеспечивается излишками товар-но-материальных запасов.
- слишком большие отклонения сметного планирования от реального положения дел, несмотря на значительные затраты на электронную обработку данных и систему в целом;
- отсутствие возможностей эффективно влиять на производительность, сроки прохождения цикла и необходимый уровень запасов;
- недостаточная свобода действий планирующих структур и связанных с планированием сотрудников.[2]
В результате получаем, что возникают споры в системе управления, конфликты, что тормозит процесс предоставления запчастей со склада, приемки на склад.В итоге ,вовремя не получающие запчасти на ТО и ТР, простаиваю автомобили. Может конечно сразу такого не произойти, но с течением времени потребность в запасных частях все более возрастает при снижении надежности автомобиля.
Приходиться рассматривать план закупки запасных частей и предположить расположение запасных частей на складе и дальнейшие их движение как внутри складского помещения, так и в цех или зону ТО и т.д.
Можно предположить идеальную, сугубо теоретическую ситуацию, в которой исполнение заказа происходит мгновенно (другими словами, время поставки равно нулю). Тогда заказ можно производить в момент, когда запасы материальных ресурсов на складе равны нулю. При постоянной скорости потреблении обе рассмотренные системы управления запасами (с фиксированным размером заказа и с фиксированным интервалом времени между заказами) становятся одинаковыми, так как заказы будут производиться через равные интервалы времени, а размеры заказов всегда будут равны друг другу. Гарантийные запасы каждой из двух систем сведутся к нулю.
Сравнение рассмотренных систем управления запасами приводит к выводу о наличии у них взаимных недостатков и преимуществ.
Система с фиксированным размером заказа требует непрерывного учета текущего запаса на складе. Напротив, система с фиксированным интервалом времени между заказами требует лишь периодического контроля количества запаса. Необходимость постоянного учета запаса в системе с фиксированным размером заказа можно рассматривать как основной ее недостаток. Напротив, отсутствие постоянного контроля за текущим запасом в системе с фиксированным интервалом времени между заказами является ее основным преимуществом перед первой системой.
Следствием преимущества системы с фиксированным интервалом времени между заказами является то, что в системе с фиксированным размером заказа максимальный желательный запас всегда имеет меньший размер, чем в первой системе. Это приводит к экономии на затратах по содержанию запасов на складе за счет сокращения площадей, занимаемых запасами, что, в свою очередь, оставляет преимущество системы с фиксированным размером заказа перед системой с фиксированным интервалом времени между заказами.
Однако на практике чаще встречаются иные, более сложные ситуации. В частности, при значительных колебаниях спроса основные системы управления запасами не в состоянии обеспечить бесперебойное снабжение потребителя без значительного завышения объема запасов. При наличии систематических сбоев в постановке и потреблении основные системы управления запасами становятся неэффективными. Для таких случаев проектируются иные системы управления запасами.
Каждая из основных систем имеет определенный порядок действий. Так, в системе с фиксированным размером заказа, заказ производится в момент достижения порогового уровня запаса, величина которого определяется с учетом времени и возможной задержки поставки. В системе с фиксированным интервалом времени между заказами размер заказа определяется исходя из наличных объемов запаса и ожидаемого потребления за время поставки.
Различное сочетание звеньев основных систем управления запасами, а также добавление принципиально новых идей в алгоритм работы системы приводит к возможности формирования по сути дела огромного числа систем управления запасами, отвечающими самым разнообразным требованиям.[3]
Существуют и другие проблемы, связанные уже на этапе эксплуатации склада, которые нужно оценить и предотвратить неправильное планирование.
Современный склад запасных частей - главное звено в сбытовой деятельности. Это производственный цех по переработке купленных оптовых партий переменного объема и нестабильного ассортимента из сотен наименований в мелкооптовые партии переменного объема кругового ассортимента из единиц наименований для отгрузки покупателям. Как всякое производство, служба запасных частей требует современной организации, технологии и квалифицированных кадров. В результате следует учитывать, что стоимость содержания запасов на складах ежегодно возрастает ввиду роста стоимости аренды, электроэнергии, отопления, страхования, рабочей силы. Так же на базе предприятия для расчетов объемов определяют годовой и ежедневный грузооборот. [4]На базе количества наименований, находящихся в работе, рассчитывают ежедневное количество позиций, принимаемых на склад и отгружаемых со склада. Эти данные позволяют определять трудоемкость, планировать загрузку персонала, перевозки, необходимое оборудование. Обязательно следует вести единую адресную систему для всех складов - теплого, холодного и открытого, иначе неизбежны потери времени и деталей. Это важно для обеспечения увеличения оборота, исключения ошибок в размещении деталей и быстрого нахождения запасных частей даже новыми сотрудниками после короткого инструктажа. Адрес может быть 4-5 и более знаков. Обеспечьте автоматическое указание адресов в ярлыках, чеках, спецификациях наличия, ведомостях инвентаризации. Следует создавать ведомости инвентаризации и накладные с сортировкой по адресам. Рискованность торговыми запасными частями состоит в постоянной, ежедневной опасности образования неликвидов - нереализуемых запасов деталей. Они могут образовываться по следующим причинам:
- падение спроса из-за появления конкуренции;
- падение спроса из-за ликвидации потребителя - ваш клиент скажем, дорожно-строительная организация, стал работать в другом районе и там же ремонтирует машины;
- ошибочные закупки излишних количеств;
- ошибочные закупки деталей устаревшей конструкции;
- порча деталей из-за повреждений, повышенной влажности;
- брак, не замененный поставщиком по рекламациям;
- появление новой модификации деталей, заменяющей прежние;
- изменение технологии ремонта - например, в районе появился мастер по ремонту генераторов, и новые генераторы в сборе перестали покупать;
- оприходование по ошибке;
- пересортица в поставках;
- несписание реализованных деталей;
- пересортица из-за неверной раскладки, обнаруженная при поиске другой детали;
- потери на складе из-за небрежности в указании адресов или нанесения их нестойкой краской, обнаруженные при инвентаризации;
- разукомплектование узла и невозможность продать некомплектный.
На первый взгляд, кажется, что подобные случаи нечасты. Однако если вы работаете с номенклатурой более сотни позиций, сами не заметите, как быстро будут возникать и нарастать неликвиды. Для уменьшения риска образования неликвидов ежегодно проводится активизация запасов по результатам продаж за год. Нужен анализ частоты продаж каждой детали и по результатам анализа измените размещение деталей по принципу «чаще спрос - ближе к зоне выдачи». Задача такого анализа - разгрузка склада от деталей редкого спроса, перемещение на их место деталей высокого спроса и упорядочение размещения для облегчения доступа. Удешевление контроля помогает сократить расходы по содержанию запасов. Тщательный чет каждой находящейся на складе детали слишком дорог. Экономическое управление запасами предполагает, что нужно меньше контролировать дешевые товары и сосредоточивать все внимание на наиболее дорогостоящих. Менеджеры нередко обнаруживают, что на контроль за запасом, например шайб, они расходуют столько же, сколько на контроль за запасом дорогих узлов и деталей. Ряд исследований в Англии показал, что на долю дешевых изделий приходится большая часть проводок в документации контроля запасов, в то время как в товарообороте и стоимости запасов они составляют очень малую долю. Так, выборочное обследование выявило следующие данные: на запасные части стоимости менее 35 пенсов за штуку приходилось 30% наименований хранимых деталей, 40% проводок в документации контроля запасов, но всего 1,6% объема реализации, 5% стоимости запасов. Фирма систематически проводила инвентаризацию всех товаров, и учет малоценных деталей обходится дороже их стоимости. После прекращения контроля деталей издержки по содержанию запасов снизились на 34%.[5]
Исходя из изложенного, можно сделать следующий вывод:
1.Следует создать универсальный склад хранения запчастей с максимально неограниченными возможностями хранения.
2.Рационально использовать площади хранения, что бы обеспечить экономичное размещение деталей.
3.Создать удобную документацию и систему движения внутри склада.
4.Более удобный порядок выполнения заказов
5.Уменьшить риск неликвидности запасов
6.Удешевление контроля
2. Дерево целей системы управления запасами на промежуточным складом
Первый уровень: Рациональное использование площадей хранения
1.1 Удобные боксы
1.2 Минимум передвижении товара
1.3 Регулярная уборка на складе
1.4 Универсальные полки
1.5 Создание места для заявок
1.6 Группировка по размерам
1.7 Удобный подход к запчастям
1.8 Выделение участков кратковременного и длительного хранения
1.9 Удобная комплектация и упаковка
Второй уровень: Удобная документация и система движения ведомостей
2.1 Ведомости различного уровня совершенного качества
2.2 Постоянное развитие и учет номенклатура деталей
2.3 Отличное качество товарно-транспортных накладных, счет фактур и т.д.
2.4 Уменьшение лишнего объема информации
2.5 Распределение документации в нужном порядке
Третий уровень: Минимальные затраты времени заказов и возвратов
3.1 Минимальное время на формирование заказа
3.1.1 Адресная система хранения
3.1.2 Маркировки деталей по времени нахождения на складе
3.1.3 Точное внесение нумерации в базу
3.1.4 Маркировка по назначению и месторасположению
3.1.5 Определенный порядок приема заказов
3.1.6 Высокая скорость выполнения срочных заявок
3.1.7 Оптимальное выполнение несрочных заявок
3.2 Минимальное время на отгрузку товара
3.2.1 Использование разнообразной техники
3.2.2 Удобная погрузка
3.2.3 Быстрое решение вопросов связанных с заказами
Четвертый уровень: Уменьшение риска неликвидности запасов
4.1 Анализ конкурентной борьбы по группам запчастей
4.2 Выявление и не допуск излишек закупок
4.3 Выявление брака и постановка рекламации поставщику
4.4 Не допуск закупок деталей устаревшей конструкции
4.5 Проверка правильности комплектации узлов
4.6 Проверка правильности раскладки
4.7 Ежемесячная проверка перечня деталей
4.8 Тщательный учет и его организация
4.9 Своевременное размещение запасов
4.9.1 Ежемесячный перечень по запасам
4.9.2 Принятие мер по оптимизации сроков и объемов заказов
4.9.3 Ежеквартальные решения по списанию испорченных товаров
4.9.4 Учет рекламации от покупателей
Пятый уровень: Постоянная модернизация
5.1 Выявление новой модификации деталей
5.2 Новые системы технологии развития складского дела
5.3 Выявление устаревшего оборудования
5.4 Определение выгодной продажи “ненужного”
5.5 Постоянный контроль качества и возможность его улучшения
5.6 Поиск приемлемого использования “незанятой” техники
5.7 Внедрение и контроль новшеств
5.8 Выявление ошибок и их рациональное решение
Шестой уровень: Постоянное улучшение персонала
6.1 Ориентация на развитие организации
6.2 Массовое обучение
6.3 Создание универсального работника
6.4 Обучение для осознание целей и сложных задач
6.5 Определение способов достижения “лучшего”
6.6 Творческий подход для разработки идей
6.7 Техника эффективного делового общения
6.8 Постоянное стимулирование
6.9 Лучшее потребление ресурсов для своей работы
Седьмой уровень: Мониторинг автоматической системы
7.1 Корректирование номенклатуры в компьютерной базе
7.2 Своевременное корректировка адресов хранения товара
7.3 Настройка под каждого пользователя индивидуально
7.4 Аккуратность ввода информации
7.5 Каждонедельная проверка информации
7.6 Контроль сервисных систем для получения максимума возможностей
Восьмой уровень: Совершенное взаимодействие
8.1 Доработка связей между всеми отделами системы
8.2 Совершенствование внешних связей
8.3 Исключение конфликтов
8.4 Польза во всех связях и деловых решениях
8.5 Создание новых связей
8.6 Поиск для альтернативных связей
Девятый уровень: Улучшение структуры и планирование
9.1 Создание гибкой системы
9.2 Долгосрочные цели
9.3 Построение функциональных зависимостей целей
9.4 Составление графиков работы удобных “всем”
9.5 Планы различного характера
9.6 Улучшенный анализ системы в целом
9.7 Механизм аналитического отбора рационального решения проблем
9.8 Экономическое управление
9.8.1 Контроль над дешевыми и дорогостоящими деталями
9.8.2 Принцип оптимального размера заказа
9.8.3 Отличное распределение экономических потенциалов
3. Проектирование показателей достижения целей
Что бы достигать определенные цели, нужно постоянно совершенствовать параметры, связанные с ними. Нельзя установить цель и она выполниться сама собой.
Надо разрабатывать и контролировать параметры и если они не позволяют достигать цель на должном уровне, то их стоит менять или дорабатывать.
Для изложенного на рисунке № 1 можно выбрать два направления: комплексные параметры; для каждой цели отдельный параметр. Наиболее правильным произвести детальную разработку и каждую конкретную цель характеризовать одним или несколькими параметрами. Все это, к сожалению достаточно обширно, поэтому я далее приведу лишь пример разработки в направлении детального анализа в направление №3 (минимальные затраты времени заказов и возвратов):
1. Адресная система хранения характеризуется параметром:
А ад.- коэффициент показывающий уровень присвоения адресов хранения
,
где - группы запасов на складе, для которых присвоен адрес; - количество
всех групп запасов находящихся на данный момент на складе.
Группа запасов - определенное количество товара, собранное или отобранное по марке, габаритным размерам, принадлежности к специальной группе. Специальная группа - определенное количество товара, который отобран, исходя из особенности удобства хранения запчасти на данный момент.
2. Маркировка деталей по времени нахождения на складе:
- коэффициент показывающий, долю замаркированного товара за определенный промежуток времени
где - количество деталей определенный промежуток времени; - количество деталей замаркированных за период рассматриваемого поступления.
3. Высокая скорость выполнения срочных заявок:
-скорость выполнения срочных заявок
где - объем заявки; - время за которое выполнена заявка; - количество деталей для транспортировки; - общая трудоемкость для одной детали, включающая в себя трудоемкости по транспортировки до места погрузки и трудоемкость самой погрузки.
, где - коэффициент, характеризующий высокую скорость выполнения заявок; -нормативная скорость выполнения срочных заявок, регламентируемая складом.
4. Принципиальная схема системы управления запасами на промежуточном складе
Разработанная система управления запасами на промежуточном складе ориентирована на достижение следующей цели:
Создание универсального склада запчастей с удобной документацией, согласно которой будут выполняться следующие требования: минимальные затраты времени заказов, возвратов, погрузки, разгрузки, а так же система будет не только себя контролировать, но и совершенствоваться как на технологическом уровне (постоянная модернизация), так и в плане людских ресурсов (постоянное улучшение персонала).
Достижение цели будет возможным, если на каждом уровне подсистемы будут решаться определенные задачи. На рисунке 2 показана принципиальная схема функционирования склада, которая на мой взгляд наиболее полно отвечает дереву целей. Опишем процесс подсистемы взаимодействия отделов :
Клиент приезжает за товаром поступает в зону ожидания, где он в порядке очереди или по заранее договоренному времени ожидает получение товара. В этот момент Информационный отдел рассматривает заявку клиента, созванивается с кладовщиками или по айсикью пишет им, что нужна группа товаров в данном количестве, если в данное время кладовщик принял только что группу этого товара, то возможно сразу тут же упакуют и отдадут клиенту который подъедет из информационного отдела. Если же товар нужно искать то с помощью адресной системы и замаркированности товара процесс будет занимать считанные минуты (все зависит от размеров склада), но так как еще будут использоваться еще и коммуникатор (наладонный компьютер со схемой расположения),то пока клиент едет из информационного отдела большая часть товара будет собрана и клиент будет ждать по минимуму. Информационный отдел может заранее выдать определенную оплаченную заявку кладовщикам, и они соберут его уже к отгрузке, в тот момент, когда клиент приедет товар надо будет только погрузить ему.
Здесь важно и решение руководства, что если предполагаемый объем достаточно велик, то нужно выпускать больше людей в эту смену, создание гибкости системы. Менеджеры и кладовщики знают что и когда происходят, что бы у них не пухла голова от запоминаемой информации в учебном отделе их обучают правильно распределять информацию, сохранять в виде напоминания, придумывать цепь восстановления информации. Обмен документации внутри склада для удобства- электронного характера, т.е. поступает на коммуникатор кладовщику, где он с помощью одной кнопки ставит роспись, что отгрузил товар или загрузил. В этом моменте помогает отдел модернизации, который поставляет новинки и с помощью учебного отдела обучает, как пользоваться. Решение об использовании принимается на собрании, которое то же может быть виртуальным, если нет времени на личный сбор.
Для того что бы каждая подсистема функционировала должным образом важно выполнение дерева целей:
Первый уровень: Рациональное использование площадей хранения. Достигается сначала на этапе проектирования склада по возможностям и площади под склад, затем модернизируется согласно удобства приемки, отгрузки товара, если это становиться неудобно или недостаточно рационально, то применяются меры со стороны отдела модернизации и отдела оптимизации расчета объемов, которые через базу данных и информационный отдел вносят коррективы и нормализуют работу для выполнения целей пункта 1. сокращению затрат времени на обработку транспортных средств и обслуживание потребителей. Стоит так же выделить ряд задач которые нужно решить для достижения целей: повышению производительности труда и снижению издержек по складированию и хранению материалов; ликвидации излишних перегрузок и перемещения грузов; выполнению норм выработки с учетом соблюдения правил техники безопасности при производстве складских работ; рациональному использованию погрузочно-разгрузочного оборудования, транспортных средств, складских площадей и объемов и так далее, это нужно довести до сведения работников склада и составить по задачам технологические карты. При всем не следует забывать организация надлежащего хранения: создание условий для исключения повреждений порчи; поддержание необходимой температуры, влажности и технике безопасности. Организацию складских работ будем тесно связывать с процессами разделения и кооперации труда. Важным условием рациональных методов организации складского процесса является четкое ограничение круга работ, выполняемых на участках и рабочих местах складов. Это достигается путем специализации участка производственных участков (зон) и рабочих мест на хранении определенных видов материалов и выполнении однородных работ (по выгрузке и приемке, складированию). Непременным условием рациональной организации работ на складе является наличие номенклатуры-ценника материалов, списка должностных лиц, которым предоставлено право разрешать отпуск материалов и образцов их подписей, графика отпуска материалов, должностных инструкций и форм учетной документации.
В процессе выгрузки и приемки материалов следует избегать излишнего их накопления в местах приема и не допускать количественных и качественных потерь. Площадки для выгрузки и приемки продукции должны быть оснащены приборами для определения фактического количества и контроля качества материалов, инструментом для вскрытия тары и упаковки. До начала выгрузки к местам выгрузки должны быть поданы оборудование и приспособления, используемые при выгрузке: соединительные мостки для проезда погрузчика из склада в вагон, внутрискладская тара, грузозахватные приспособления. Своевременное оснащение мест выгрузки сократит время выполнения этой операции. Для грузов, выгружаемых в ночное время или же прибывших без сопроводительных документов в поврежденной таре, в зоне выгрузки и приемки должно быть отведено и оборудовано место для временного хранения.
Для хранения каждой группы товара будем выделять отдельный участок в зоне хранения, оснащенный соответствующим оборудованием для складирования и хранения.
Размещение материалов в зоне хранения склада должно осуществляться таким образом, чтобы отпуск их со склада производился в порядке поступления.
Размещение продукции в зоне хранения должно обеспечивать материальные затраты времени на укладку продукции, снятие ее с мест хранения и доставку к местам отпуска. Для этого наиболее массовую ходовую продукцию следует размещать как можно ближе к основным проездам склада и пунктам отпуска.
Второй уровень: Удобная документация и система движения ведомостей. Для достижения этого направления будут вестись работы со стороны учетной группы (анализ существующей документации и одновременное её улучшение для своей работы), контроль, проверка и мониторинг будут выявлять сколько времени тратиться и какой объем информации двигается по складу, принимать решения совместно с отделом модернизации и отделом анализа, планирования, экономического управления как можно в кратчайший срок решить данную проблему или минимизировать с помощью улучшения ведомостей время на понимание документа. Использование электронных носителей позволит перебирать документацию по сортировке не пересматривая множество бумажных документов, а находить все на компьютере быстро.
Третий уровень: Минимальные затраты времени заказов и возвратов: Так как целей достаточно много, то и людей занимающимся этой проблемой будет на каждом практически уровне. Отдел маркировки решает задачи связанные с нахождением на складе по времени, назначению, местоположению, что будет облегчать поиск нужного товара кладовщикам за счет этого повышается скорость сбора товара, далее комплектовщики проверят и упакуют для удобной погрузки агрегаты или запчасти. Использование погрузчиков, самоперекатных стеллажей, разнообразных тележек, рохли и т. д. приведен к минимизации времени погрузки, ускорит процесс погрузки большого объема товара. Разработка удобного подъезда исходя из расположения зданий и склада приведет к выполнению еще одной цели. Так что бы быстрее решались вопросы с заказами и возвратами, то возвратами занимается товаровед, заказами кладовщики, а им совместно помогает обслуживающий персонал и оперативная информация поступающая из базы данных которую обновляют и по которой можно с помощью системы айсикью передавать сообщения, не бегая через огромные пространства. Что действительно это цель была достигнута через информационный отдел - мы держим связь с транспортными организациями и если у нас происходит какой-нибудь сбой с водителями, мы пользуемся её услугами, тем самым минимизируем затраты и привлекаем клиента - не зависимо от внутренних проблем в плане загрузки уже готового товара. Проблемы могут возникнуть при использовании неквалифицированного персонала, поэтому отметим что, одной из главных задач при формировании заказов является работа с персоналом склада. По этой причине работники склада, принимая телефонные заказы из информационного отдела, обязаны консультировать информационный отдел и заказчика, сверяться с каталогами, это требует очень высокой квалификации персонала, которую мы добиваемся постоянными лекционными и практическими занятиями в учебном отделе.
В связи с этим мы будем обучать персонал склада основам работы с каталогами запасных частей и прейскурантам. Кроме того, важно систематически информировать персонал о новых и модифицированных деталях, взаимозаменяемости, унифицированных деталях этим занимается отдел модернизации.
Работники должны добросовестно относиться к своим обязанностям, достаточно серьёзно изучают номенклатуру запасных частей и её особенности. В связи с этим вводим контрольные каталоги запасных частей, в которых систематически учитываются корректировки номенклатуры. Кроме того, при замене одних деталей другими целесообразно оставлять старый номер в памяти компьютера и в прейскуранте со ссылкой: “заменён на номер...” (адресная система контроля).
Однако целесообразно обучить наиболее способного сотрудника склада выполнению функций для обеспечения замены на случай длительного отсутствия руководителя службы. Более того, мы должны подготовить сотрудников склада, чтобы он умел ориентироваться в заказах и если что совмещать функции с информационным отделом на должном уровне без участия руководителя службы запчастей. Тогда у руководителя будет возможность заниматься совершенствованием работы службы. Следует контролировать процесс обучения людей, заинтересовывать их. По этой причине систематическая проверка правильности исполнения всех операций, выполняемых персоналом является обязательной, это будет осуществлять отдел анализа и планирования экономического управления, непосредственный начальник-кладовщик или руководитель склада.
Важное значение для организации размещения и хранения материалов имеет способ закрепления мест хранения. Будем использовать переменное закрепление мест хранения. Применение этого способа дает возможность максимально использовать места хранения для укладки поступившей продукции. Поэтому при внедрении переменного закрепления мест хранения следует принять определенный способ управления процессом размещения материалов на складе, чтобы всегда иметь возможность находить груз или свободное место. В зависимости от размера склада:
На небольшом складе будем использовать простой способ управления при помощи карточек. Сущность этого способа состоит в том, что после укладки продукции на свободное место в стеллаже на графической модели стеллажа, которая крепится на его торце, в клетку, соответствующую занятой ячейке стеллажа, навешивается карточка с указанием номенклатурного номера продукции и ее разновидности. При отпуске всей продукции с места хранения карточка снимается с модели.
На крупных складах, насчитывающих тысячи мест для хранения продукции, управление процессом размещения осуществляется с помощью ЭВМ. При чем наиболее приемлемым вариантом размещения является не размещение материалов вообще на свободных местах склада, а размещение их на свободных местах в пределах определенной зоны хранения.
Четвертый уровень: Уменьшение риска неликвидности запасов. Контроль над излишками со стороны приемки кладовщиками, выявление брака товароведом, анализ тенденции по товарам учетной группой. Информационный отдел взаимодействуя с конкурентами и выявляя и прогнозируя спрос на некоторые группы вносит коррективы в закупки и поставщики получают наиболее полную информацию. Работу отдела по уменьшению риска неликвидности запасным частям следует строить так, чтобы первоочередными всегда были вопросы поддержания запасов на складе по номенклатуре постоянного спроса на необходимом уровне. С учётом сложившейся практики целесообразно применять следующую схему заказов на запасные части: 1.Годовые заявки на детали постоянного спроса в объёме годовой потребности с учётом страхового запаса на случай скачков спроса (по определённым позициям) и переходящего запаса на случай опоздания поставок. 2.Квартальные заявки на детали неустойчивого спроса и детали постоянного спроса, если повысился их расход. 3.Срочные заявки фирмам по деталям, спрос на которые не был предусмотрен. Минимальный и максимальный запасы устанавливаются по каждой позиции с учётом сроков поставок. Критерии минимального и максимального запаса необходимо ежегодно корректировать, чтобы избежать ошибок при прогнозировании спроса.
Пятый уровень: Постоянная модернизация. Взаимодействие с учебным отделом позволяет получать специалистов которые участвовали в производстве, знают определенные свои и чужие ошибки, обучены с ними бороться, могут находить рациональное решение проблем, знают интересы компании в плане качества. Находясь постоянно на складе знают проблемный товар, который можно использовать в других целях например модернизации, через базу данных можно увидеть какую технику можно использовать в какое время, учесть жалобы технической несовершенства технологии, поучаствовать вместе с кладовщиками в разработке новых карт и выявить устаревшее, а так же разработать новые передовые технологий, которые позволят достичь высокого уровня профессиональной специализации менеджеров и наемных работников; выявление определенной идеи, инициирование преобразований, распространение и закрепление их результатов. Если разработана технология необходимо выбрать вариант модернизации производства, обеспечивающий наименьшие издержки и/или наибольший доход в отечественных условиях. Надо правильно определить стратегию развития, что бы в каждый последующий этап возможно было проконтролировать развитие и принять решение по внедрению его в начальном или конечном варианте.
Шестой уровень: Постоянное улучшение персонала: учебный отдел развивает теоретическое и практическое знание обучаемого, создает определенную направленность в обучении согласованно отделу модернизацию, пожеланиям других групп служащих, осуществление разнообразных методик, преподавательский состав из служащих, стимулирование движения по должности, премирование т.д.Важно решить вопросы стратегического планирования, планирования труда, учитывать анализ показателей по труду, составление баланса рабочего времени. Разработка баланса рабочего времени одного рабочего важна также для анализа структуры фонда рабочего времени, выявления резервов более эффективного его использования в результате сокращения простоев, потерь времени как в целом по предприятию, так и по отдельным категориям персонала. Регулирование расходов на содержание персонала осуществляется через:
существующие расходы:
определение максимального числа рабочих;
прекращение приема на работу;
активное сокращение персонала;
рабочие выплаты:
замораживание выплат сверх тарифов;
пересчет повышения тарифов на внетарифные выплаты;
корректировка внутренних фондов социального обеспечения;
анализ общих расходов;
повышение эффективности:
одинаковые результаты с меньшим персоналом;
лучшие результаты, полученные с тем же персоналом.
Процесс планирования включает в себя следующие этапы:
оценка наличных резервов, их количества и структуры;
оценка будущих потребностей; отслеживание изменений в профессионально-квалификационной структуре кадров, выявление потребности в рабочей силе с указанием количественных и качественных показателей;
разработка программы будущих потребностей.
Планирование карьеры: выявление возможностей индивидуума, его наклонностей и потребностей в развитии; проведение мероприятий, обеспечивающих использование выявленных возможностей и удовлетворение потребностей в развитии.
Ежегодный план роста включает:
Долгосрочные цели сотрудника (его надежды на карьеру) и следующий этап плана профессионального роста (краткосрочная задача).
Наиболее важные потребности в усовершенствовании для достижения следующего этапа профессионального роста.
Задания сотруднику на следующий год, обеспечивающие переход к следующему этапу профессионального роста и реализацию долгосрочной цели.
Обязательства компании по оказанию помощи сотруднику в подготовке к следующему этапу, обеспечивающему его профессиональный рост.
Седьмой уровень: Мониторинг автоматической системы:
Использование новейших систем управления склада, техническое оснащение высокопроизводительными компьютерами, постоянный контакт с базами и документацией, осуществление самоконтроля, ежедневных проверок, совершенствования получения информации, допущения по контролируемым параметрам и по доступности информации для пользователя. Пользователь должен получать: объемные характеристики в абсолютном значении (количество принятых паллет, количество отгруженных паллет и т.д.), характеристики в относительном значении (% выполненных приемок, % выполненных отгрузок и т.д.); показатели производительности (всего количество выполненных заданий, всего % выполненных заданий, количество выполненных заданий в час). Комплексное управление и оптимизация процессов на складе. Программное обеспечение должно отвечать следующим требованиям : контроль приемки товара на склад; контроль количества и качества товара, учет брака; управление размещением товара; индивидуальная логика размещения; системный анализ поиск пустой ячейки + размещение по смежным партиям, управление запасами в ячейках зоны подбора (пополнение);управление подбором и контроль комплектации заказа; контроль отгрузки скомплектованного заказа по упаковочным листам; решение для водителей-экспедиторов; выборочная инвентаризация ячеек без остановки работы склада; перемещение из ячейки в ячейку, возврат товара со склада/на склад по накладной; безошибочность выполнения операций за счет механизма задач и рекомендаций; инструменты контроля актуальности данных системы; высокая функциональность и производительность; поддержка всех групп товара: штучный, весовой, мерный; поддержка особенностей каждой группы при автоматизации складских операций; партионный учет; контроль истечения сроков годности и даты производства; поддержка штрих-кодов производителя; реалистичная полноразмерная 3D визуализация склада; визуализация степени заполненности ячейки. Поиск и визуализация местоположения товара на складе. Информация об общем весе содержимого ячейки. Клиентские модули пользователей настраиваются администратором по соответствующие категории (руководитель, диспетчер склада и т.п.),Инструменты оптимизации объема базы данных, очистки и архивации истории работы склада по расписанию. Реализация уникальных алгоритмов для сокращения времени на расчет заданий. Настройки логики работы системы. Широкий выбор удобных инструментов для оперативного изменения стратегии управления складскими процессами.
Поддержка множества вариантов выполнения складских операций. Учет и реализация индивидуальных особенностей логики работы автоматизируемого склада при выполнении проекта. Аналитика работы склада. Получение актуальной информации на складе (товар, операции, персонал) в on-line режиме.
Широкий выбор инструментов контроля и оценки производительности труда сотрудников. Возможность формирования эффективные схем мотивации персонала.
Эффективные механизмы контроля материальной ответственности и ускорения связанных с ними процессов.
История заказа. Повышение качества обслуживания клиентов, предоставление новых сервисов.
Минимальное количество действий при комментировании операции с терминала сбора данных, определяет дополнительное снижение времени на выполнение складских операций и получение максимального результата от внедрения системы управления складом.
Восьмой уровень: Совершенное взаимодействие: Достигается путем полноценного использование базы данных, в учебной базе получение рекомендации, учебной литературы, доводов и фактов. Взаимодействие через информационный отдел с разнообразными группами и организациями позволяет расширить кругозор на деятельность и как можно и нужно взаимодействовать, осуществлять анализ того что нужно и что излишне, исключение двойственного подчинения, проведение четкой границы - работая на одно предприятие делаем одно дело вместе качественно и быстро, взаимодействие с отделом кадров для поиска именно неконфликтных специалистов, определенных психологически настроенных людей на работу- вследствие правильное использование рабочего времени.
Девятый уровень: Улучшение структуры и планирование: каждый работник работающий по определенному графику понимает какие цели у него достижимы на этой недели какие нужно спланировать , этому его обучит не только отдел учебной подготовки, но и его непосредственный начальник, который может на еженедельных собраниях получить исчерпывающую информацию и составит определенные планы и этапы развития отгрузок, загрузок, приходов и т.д. - узнать о возможных проблемах и подобрать и проконсультироваться с руководством для создания механизма аналитического отбора. Анализ и планирование экономических целей будет решаться отделом с таким же названием, который после разнообразных собраний будет в курсе ситуации на складе и через информационный отдел знать внешнее положение вещей.
Основным принципом достижения будет составление долгосрочного планирование, которое у нас выступает обычно в форме целевых комплексных программ, обеспечивающих следующие основные направления: совершенствование планирования и организации кадровой работы, создание комплексной системы управления с использованием компьютерных технологий; совершенствование системы комплектования; подготовки и повышения уровня работы с заказами, улучшение профессионально-квалификационной структуры; укрепление дисциплины труда, сокращение потерь рабочего времени, анализ и расчет программ по оптимизации заказов, выявление проблем и путей их решения. При разработке целевой программы следует учитывать: основные положения современной политики в области распределения запасов, особенности ситуации на складе, связанные с балансом склада, а также процессами высвобождения и перераспределения потоков заказов, возвратов,; важнейшие тенденции научно-технического прогресса, связанные с внедрением новых технологий в производственный процесс; возрастающие требования к совершенствованию планирования и организации управления; накопленный опыт реализации основных направлений совершенствования работы в предыдущих периодах. На основе долгосрочных планов разрабатываются перспективные и текущие планы, которые в совокупности представляют собой единую систему планирования работы на производстве, позволяющую комплексно реализовать важнейшие процессы формирования потенциала предприятия. Перспективный план работы включает в себя мероприятия по совершенствованию: состава рабочих, руководителей и специалистов; технического и технологического оснащения; а также мероприятия по подготовке, переподготовке и повышению квалификации, созданию: единой системы непрерывного образования; системы постоянного контроля за деятельностью предприятия.
Как видно из обоснования, достижение целей возможно даже в кратковременный период и во многом зависит от руководителя и степени внедрения системы на складе. Вся система в целом дает грандиозное количество преимуществ по сравнению со всеми известными системами: каждый занимается непосредственно своим делом, имеет возможность консультации, повышения своего образовательного уровня, постоянно получает нужные данные по товару, осуществляется внутренний и внешний контроль, так же присчитывается конкурентная борьба, что дает захват рынка и т.д.
Распределение функции и обязанностей системы управления промежуточным складом
Все сотрудники склада подписывают договор о коллективной материальной ответственности. Так как система у нас должна совершенствоваться, то регулировка предусматривает перераспределение функции, обязанностей исходя из ситуации или профессиональной пригодности людей занимающих определенные должности. Далее кратко рассказывается об основных положениях функциональных обязанностях некоторых должностей исходя из принципиальной схемы:
Руководитель склада: Должен регулировать деятельность склада собирая собрания, назначая на должности, распределять экономические нужны, анализировать имеющиеся ресурсы, принимать совместно с отделами положения и нормативы по которым будут отслеживать деятельность и техническое совершенствование процесса, контроль за начальниками отделов и их подчиненными исходя из структуры и сложившегося положения дел, помогать в решении вопросов по экономическим, социальным и другим вопросам. Вести журнал рабочего времени и распорядка.
Старший кладовщик
1. Руководит работой склада по приему, хранению и отпуску товаров, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска необходимых товаров. 2. Обеспечивает сохранность складируемых товаров. 3. Обеспечивает соблюдение режимов хранения. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда и техники безопасности 4.Ведет сбор товара и проверяет комплектность его. 5. Ведет журнал учета складских операций. 6. Выполняет родственные по содержанию обязанности.
Кладовщик
1. Осуществляет работы по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей на складе, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских площадей, облегчения и ускорения поиска и отпуска, а также сохранности товарно-материальных ценностей. 2. Обеспечивает сохранность складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение режимов хранения, ведение учета складских операций. 3. Обеспечивает соблюдение правил оформления и сдачи приходно-расходных документов, составление установленной отчетности. 4. погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда и техники безопасности. 5. Участвует в проведении инвентаризаций товарно-материальных ценностей.
Маркировщик
Помогает в работе кладовщику по поиску и приему товара, подает накладные в учетную группу , маркирует товар и осуществляет родственные обязанности кладовщика.
Комплектовщик:
1. Производит перед началом работы проверку исправности транспортировочных средств и приспособлений, наличие и исправность ручных товарных тележек. При необходимости производит их очистку, смазку, мелкий ремонт.2. Принимает меры по сохранности запасов. 3. Соблюдает трудовую и производственную дисциплину, безопасность. 4. Исполняет распоряжения и приказы руководителя склада . 5. Комплектует и упаковывает детали согласно заявки поступившей к нему.
Уборщица:
Производит уборку помещении по распорядку в течении дня согласно своему графику работы , следит что бы мусор не мешал разгрузки погрузки.
Товаровед:
1. Постоянно изучает спрос на все группы товаров и тенденции его развития. 2. Исследует факторы, влияющие на сбыт товаров и имеющие значение для успешной их реализации, типы спроса (устойчивый, ажиотажный, кратковременный и др.), причины его повышения и снижения, дифференциацию покупательной способности населения, прогнозирует спрос на товары и объем продаж. 3. Изучает перспективы сбыта новых товаров с учетом социально-демографических особенностей различных групп населения, состояния и динамики их доходов, традиций и вкусов. 4. Ведет контроль за сбытом, проводит сопоставление запланированных данных с полученными результатами по объему, выручке, времени сбыта, выявляет отклонения и изменения конъюнктуры рынка. 5. Принимает участие в составлении планов товарооборота и товарного обеспечения. 6. Контролирует соответствия товаров действующим ГОСТам и ТУ. 7. Принимает участие в подготовке ответов на претензии покупателей. 8. Принимает меры по ускорению оборачиваемости товаров, сокращению товарных потерь, изучает причины образования сверхнормативных товарных ресурсов и "неликвидов", разрабатывает меры по их реализации. 9. Информирует, при необходимости, работников склада 10. Проводит ежедневный контроль товарных остатков на складе предприятия. 11. Участвует в проведении инвентаризации товаров. 12. Осуществляет оперативный учет итогов реализации товаров, составляет обзоры конъюнктуры, отчетность по установленным формам, оформляет документы, связанные с поставкой и реализацией товаров. 13. Участвует в формировании цен. 14. Исполняет распоряжения и приказы руководителя склада. 15. Информирует руководство об имеющихся недостатках в работе предприятия, возможных мерах по их ликвидации.
Документовед:
1. Ведение документации 2.Проверка и контроль поступивших договоров, счетов, накладных и т. д. 3. Организационно-распорядительная документация.
4.Согласования внутренних правил и регламентов.5. Проекты организации бухгалтерского учета.6. Проектная документация на организацию автоматизированного ведения учета.7. Проверка учетной документации
8. Внутренняя бухгалтерская отчетность.9. Протоколы собраний акционеров, Совета директоров, Правления, и так далее.
Отдел анализа и планирования:
Планировщик:
1. Составление графика на месяц для всего предприятия 2.Принятие мер по сохранению распорядка 3. Проверка планов отдела модернизации 4.Сотрудничество с учебным отделом, для составления плана обучения и развития персонала. 5. Составление экономических сводок, для получения наиболее свежей информации. 6. Регулирование и помощь в составлении определенных видов документации.
Экономист:
1.Расчет показателей способствующих анализу 2. Анализ экономического состояния предприятия и возможности осуществления плана 3. Анализ деятельности отделов 4. Расчет ликвидности поступившей продукции 5. Сведение счетов и накладных 6.Помощь в осуществлении подготовительной работы плана
7.Расчет возможности планирования 8.Решение вопросов экономических вопросов
Аналитический отдел или отдел оптимизации расчета объема
-обеспечивает перспективными (годовыми), квартальными и месячными планами подразделения предприятия, а также прилагает к ним расчеты
- разрабатывает постоянные, временные, разовые, оптовые и розничные цены на продукцию; тарифы на работы, услуги, сметы затрат
- контролирует план реализации продукции, план на прибыль
-осуществляет статистический учет по всем производственным и технико-экономическим показателем работы предприятия; готовит периодическую отчетность
- контролирует выполнение плановой и фактической себестоимости; ведет учет материалов, сырья, топлива и энергоресурсов
- обеспечивает контроль за расходованием фонда оплаты труда и материального поощрения, за правильностью применения форм и системы заработной платы, тарифных ставок, расценок, должностных окладов, за установлением разрядов рабочим и категорий специалистам.
Информационный отдел:
1. Предоставления доступной информации клиентам 2.Составление заявки 3. Расчет нужного объема и цены - взаимодействие с отделом анализа и планирования 4.Составление договоров и сопутствующей документации.5 Анализ поступившей информации и решение о дальнейших действиях. 6. Координация и контроль в сфере информатизации 7. Осуществлять организацию информационного обеспечения
Отдел модернизации:
1. Определить направленность и предоставления разработки за месяц 2. Рассмотреть способы модернизации отделов и возможности их решения 3.Составлять ежемесячно планы по нахождению выгодного вложения денег на производстве 4. Составление проекта и решения задач поставленных на предприятии 5. Поиск источников разработки и расчета 6.Распределение процесса по отделам и возможности “малой крови” решить проблему нехватки ресурсов.
Учебный отдел:
1.Обучение специалистов и научных кадров на основе четкой организации и контроля образовательного процесса, совершенствования методической работы;
2. Планирование, организация и контроль образовательного процесса;- координация работы по методическому обеспечению процесса обучения по дисциплинам
3.Создание условий для повышения профессионального мастерства профессорско-преподавательского состава;
4.Внедрение в образовательный процесс передовых образовательных технологий и средств обучения, практического опыта деятельности;
5.Взаимодействие с другими учебными, научно-техническими организациями и учреждениями по вопросам повышения эффективности образовательного процесса.
6. Взаимодействии с отделами по возможности предоставления для них кадровых ресурсов и обучения новшествам.
Технология управления промежуточным складом
Рассмотрим несколько наиболее важных процессов на складе и составим технологические карты для них:
Подготовка склада к приёмке продукции
1. Своевременно получать информацию об ожидаемой поставке товара из отдела снабжения, а именно:
* перечень товарных позиций;
* количество поступающего товара (в том числе по каждой товарной позиции);
* сроки поступления товара;
* наименования поставщика (-ов);
* тип тары (короба, паллеты);
* информацию о дополнительной сопроводительной документации (сертификаты соответствия и т. д.).
Наиболее удобно создать форму документа (карточка сведений поставки), в которую эта информация экспортировалась бы из информационной системы или которую заполняют «вручную», в зависимости от возможностей склада.
2. Определить число служащих (с использованием технологических карт, примерная форма технологической карты приведена на рис. 3), участвующих в разгрузке и приемке продукции; определить состав техники, необходимой для разгрузки транспорта.
3. Определить потенциальные места хранения поступившей продукции.
4. Определить возможна ли отгрузка товара сразу по приходу
Проверка сопроводительной документации
При приходе транспортных средств на склад получателя в первую очередь проверяют наличие сопроводительных документов (товарно-транспортной накладной, счета-фактуры, технического паспорта, сертификата соответствия ГОСТу, удостоверения о качестве и др.) и их содержание на предмет соответствия условиям (количество, ассортимент, упаковка и т. д.), зафиксированным в договоре поставки. Если основные товарно-сопроводительные документы для приемки продукции отсутствуют, необходимо составить акт о фактическом наличии продукции, который впоследствии подписывают обе стороны, участвующие в приемке. Если отсутствуют дополнительные документы, проверить наличие на транспортных средствах или на контейнерах пломб отправителя или пункта отправления, исправность пломб, оттиски на них, состояние транспортного средства, исправность тары. В случае обнаружения внешних или внутренних механических или технологических (например, нарушение температурного режима в рефрижераторе) повреждений транспортных средств, а также отсутствия или неисправности пломб, необходимо сделать отметку об этом в товарно-транспортной накладной либо, что более удобно, составить акт об осмотре состояния транспортных средств. Также, если есть возможность, рекомендуется сфотографировать явно видимые повреждения транспортных средств (панорамная и детальная съемка). Сделанные таким образом фотографии имеют большое влияние на поведение поставщика или транспортно-экспедиторской компании в случае требования замены бракованного товара или денежной компенсации.
Разгрузка транспортных средств.
В процессе разгрузки одновременно проводят подсчет количества поступившего товара. Подсчет необходимо вести в единицах, указанных в товарно-сопроводительной документации.
Проверка количества поступившего товара.
При необходимости проверку количества проводят в каждом грузовом месте. При обнаружении недостачи составляют акт о приемке продукции, в котором указывают: номер транспортной накладной и счета-фактуры, количество недостающего товара, его общую стоимость, предполагаемые причины недостачи, лиц, участвующих в приемке, их подписи и дату составления акта. Если одна из сторон не согласна с содержанием акта, ей предоставляется право дополнительно зафиксировать в акте свое мнение. После обнаружения недостачи и составления акта необходимо уведомить поставщика о результатах приемки.
Приемка продукции по качеству и комплектности.
В зависимости от условий, зафиксированных в договоре поставки, приемка продукции по качеству может проводиться с применением частичной или полной выборки товаров. Выборочная (частичная) проверка качества продукции с распространением результатов проверки качества какой-либо части продукции на всю партию допускается в случаях, когда это предусмотрено стандартами, техническими условиями, особыми условиями поставки, другими обязательными правилами или договором. При обнаружении несоответствия качества поступившей продукции склад обязан приостановить дальнейшую приемку продукции и составить акт, в котором указывается количество осмотренной продукции и характер выявленных при приемке дефектов. После этого получатель должен уведомить поставщика об обнаружении при приемке продукции недолжного качества. В зависимости от решения поставщика дальнейшая приемка может проводиться с участием представителя поставщика, с независимым экспертом либо получателем в одностороннем порядке. Следует отметить, что как уведомление поставщика, так и его ответ получателю лучше всего оформлять с помощью телеграммы, так как это прямое доказательство (в отличие от оповещения по телефону) соблюдения обязанности стороной, которая должна произвести уведомление.
После составления акта составляют претензионное письмо (с целью допоставки товара с должным качеством или возмещения в денежном эквиваленте), которое должно содержать: наименование и адрес предприятия, которому адресована претензия, указание партии товара, количество бракованного товара, стоимость бракованного товара, номер и дату акта о приемке продукции, содержание самого требования (допоставить товар взамен бракованного, оплатить стоимость бракованного товара, др.). В приложении к письму необходимо предоставить копию акта о приемке, копию счета-фактуры, копию товарно-транспортной накладной, копию телеграммы (письма) об уведомлении предприятия-поставщика. Заключительная часть претензионного письма содержит дату, подпись руководителя предприятия, полное наименование предприятия.
После завершения всех операций, связанных непосредственно с приемкой продукции, оформляют товар на хранение с занесением всей необходимой информации в информационную систему. Далее проводят операции по идентификации продукции и размещению продукции на хранение.
Идентификация
Безусловно, нет необходимости объяснять значимость такой операции, как идентификация поступающей продукции, ведь если ее не проводить, любой склад просто «задохнется», так как в дальнейшем невозможно будет осуществлять ни учет и контроль за движением и состоянием продукции на складе, ни его поиск при комплектации и инвентаризации. Однако к выбору метода идентификации следует подходить, тщательно взвесив задачи, стоящие перед складом, его технико-технологические и финансовые возможности, природу товарного ассортимента и многое другое. В своей практике мы встречали объекты, где идентификация практически не проводилась вообще, а точнее, к периодически присутствующим ярлыкам производителя на коробах и паллетах грузчики подручными средствами «дорисовывали» им одним понятные символы и обозначения, что, естественно, в дальнейшем приводило к путанице. Как правило, проблему пытались разрешить резким, необдуманным введением штрихового кодирования, что в 80% случаев приводило к неэффективным затратам, так как склады изначально не были подготовлены к внедрению этого метода - не было технико-технологических возможностей для выполнения данных операций. Отсутствовало и должное программное обеспечение. Таким образом, эффективность операций по идентификации продукции на складах сводилась к нулю. Лучше использовать следующие приемы индетификации:
Индивидуальное кодирование.
Это наиболее простой метод идентификации, предполагающий минимальные затраты на его внедрение и использование. Сущность индивидуального кодирования заключается в следующем: каждой товарной позиции присваивается индивидуальный код, который может содержать в себе информацию («смысловой» код), а может не нести никакой информации («не смысловое» кодирование). При разработке «смыслового» кода необходимо определить, какая информация является важнейшей и требует сохранения в коде.
Например, создается девятизначный код, содержащий информацию о поставщике (первые три цифры), информацию о товарной группе (две цифры) и товарной позиции (три цифры), о статусе данного товара (например, о его ценности, порядке хранения и проч.).
Абсолютно не обязательно знать структуру кода оперативным работникам - грузчикам, комплектовщикам и др. Важно, чтобы структура кода и значение каждой цифры были зафиксированы в нормативном документе предприятия и руководитель склада, его заместители или другие лица при необходимости всегда могли расшифровать информацию по конкретной грузовой единице. Основной целью данного вида идентификации является возможность учета продукции на складе, ее индивидуализации при комплектации заказов. Аналогичную функцию носит и «не смысловое» кодирование, когда каждой товарной позиции присваивается свой номер, что позволяет индивидуализировать ее среди другой продукции при однородном внешнем виде.
Стоимость внедрения и использования этого метода не высока. Как правило, в затраты на введение индивидуального кодирования включается только закупка этикеточной ленты и печать на ней кода товаров, а также закупка нескольких этикет-пистолетов. Ярлык (этикетку) с напечатанным на ней кодом товарной позиции наклеивают с помощью этикет-пистолета на каждую грузовую единицу по завершении операций приемки продукции и ее сортировки.
Штриховое кодирование (ШК).
Внедрение ШК на складе позволяет существенно ускорить процесс приемки продукции (в случае, если на поступающих грузовых единицах уже имеется штрих-код), значительно снизить влияние человеческого фактора в процессе выполнения технологических операций и при инвентаризации, упростить поиск (определение) нужного товара на стеллаже или в стеллажной ячейке.
Поступивший товар будет заведен через учетную статью в базе данных и можно будет его продать составив соответствующую документацию. Информационный отдел, участвующий в заявке составляет маршрутный лист и комплектацию заявки, далее передает кладовщикам или документоведу для оформления отгрузочных документов, при правильности всего получается распоряжение на отгрузку. Кладовщик собирает заказ совместно с грузчиками или другими рабочими, передает в комплектовщику для проверки или сборки данной категорий товара. Далее с водителем согласовывается и принимается что груз в целости и сохранности, погружен и он ставит подпись в отгружаемых документах и затем везет и отгружает клиенту, если возврата не происходит и клиент согласен, то происходит снятие продукции с базы данных. Если происходит возврат, то происходит такое же снятии только проверяется брак товара или просто лишнее для покупателя, затем соответственно на склад или в брак отправляется товар для дальнейшего использования.
Информационное обеспечение на промежуточном складе
Исходя из принципиальной схемы и технологических карт опишем сопроводительную им документацию:
Товар поступает на склад, начинает осуществляться приемка по товарно-транспортной накладной в результате заноситься данные о поступлении товара в журнал или базу данных. В базе данных появляется электронный документ содержащий еще не принятый товар, но информационный отдел уже может просмотреть данные и начать составлять заявку предупредив, кладовщика принять соответствующий товар. Электронный документ будем называть Преждевременная накладная, она отправляется поставщиком на электронный адрес. Документ содержит данные о товарно-транспортной накладной и возврате который заберет поставщик с этой доставкой. Далее по документу осуществляется приемка товара. Если появляются какие то расхождения по приему в отношении количества и качества то оформляется Акт расхождения, в котором указывается количество недовезенного товара, брак, несоответствие товара данным в накладной. Заносятся данные в электронную карточку учета договоров. Например, в случае брака, вызывается товаровед который решает принимать товар и на каких условиях, что будет написано в карточке договоров.
Принятый товар отправляется на маркировку по местонахождению и т.д. Кодировщикам передается сопроводительные документы: счет фактура, накладные, которые они проверяют заполняют и передают в Учетную группу. Учетная группа пополняет базу данных электронными документами, а точнее добавляет товар на склад. В этот момент кодировщики присваивают адрес товару и совместно с кладовщиками и маркировщиками решают вопрос о расположении товара, далее приклеивают ярлык - который является документом нахождения товара на складе. Одновременно аналитическим отделом оформляется электронная карточка, которая позволяет вести аналитический учет на складе с широким ассортиментом товаров - Аналитическая карта. Документоведом и отделом планирования составляется электронная. Товарная книга, содержащая учет товарно-материальных ценностей. На каждое наименование товара (каждый номенклатурный номер) в книге открывается отдельный счет. Счета располагаются в порядке возрастания номенклатурных номеров.
Информационный отдел в этот момент видит пополнение базы и может связаться и сразу отгрузить товар, составив Заказ-Заявку, в которой отражается и уточняется и заполняется данные, необходимые для выписки счета-фактуры, а также для упрощения поиска товаров на складе. На основе его составляется договор, в котором указаны счета (если по безналичный расчет) или выписывается чек на определённую сумму. Который предъявляется на складе при получении товара, в нем заносятся пометки кладовщиков, что бы товар не отпускался два раза. После определенного времени в базе можно проследить ликвидность то или иного товара, отследив его принять решение о его дальнейшем нахождении - Документ ликвидности. Происходит сбор заявки, а так же комплектовка узлов и соединений, которая осуществляется по картам рекомендуемым производителем данного продукта.
По истечении определенного времени можно составить нормативы по отгрузке. Которые заносятся в Регламент данного склада и постепенно улучшаются отделом модернизации. После отгрузки водитель получает Заявку на автотранспортные перевозки, которая является документом для обеспечения своевременной доставки товаров покупателям. Составляется информационным отделом, подписывается менеджером по продажам, который осуществляет данную заявку. Так же водитель получает путевой лист, прилагаемый к заявке.
Загрузка осуществлена, кладовщик и контролер выдают документ- Пропуск со склада, для выезда с территории после рабочего дня или после введение пропускного режима.
Для отдела внедрения существенным документом является Разработка. Для учебного отдела соответствующая Аттестация. Далее указывается примеры документов введенных на складе впервые и разработанные для облегчения работы:
Преждевременная накладная:
1. Содержится товарно-транспортная накладная в полной объеме
2. Товар отгружаемый по договоренности с поставщиком в количестве и указанного качества
3. Указывается обязательная сопроводительная документация груза
4. Возвратные накладные с указанием причины и времени прихода, претензии клиента (если имеются).
5. Акты брака, некомплектности, неправильности маркировки
6. Подписи сторон и соответствующие штампы
Документ ликвидности
1. Кто проводил анализ ликвидности
2. Количество неликвидного товара
3. Анализ риска потери ликвидности
4. Положительное значение для групп товаров
5. Аукционные операции по данной группе товаров
6. Графа для предложении по проблеме решения ликвидности
7. Графа согласования с отделом модернизации
8. Приложенные акты по группе товара
9. Подписи лиц, выполнивших расчет и участвовавших в решении
Разработка
1.Диагностика состояния организационной структуры компании.(Показатели, методика оценки состояния структуры. Надежность исполнителя, показатели оценки, методика оценки. )
2.Диагностика состояния внешней среды и ее влияния на организационную структуру компании. (Анализ влияния политической, экономической, социальной, культурной, научно-технической и природной среды (на конкретном примере хозяйствующего субъекта).
Анализ влияния рыночного окружения (поставщиков всех видов ресурсов, конкурентов, посредников, клиентурных рынков, контактных аудиторий) и позиции предприятия. Влияние возможных направлений реконструкции организационной структуры управления.)
3.Разработка идей, функций и задач склада.
(Методики построения модели целевой ориентации компании на перспективу. Методика формирования задач и функций управления. Планы реформирования организационной структуры (состав, показатели, результаты).
4.Формирование регламентов взаимодействия подразделений склада
Методика формирования положения о подразделении. Методика формирования должностных инструкций: составление информационных регламентов взаимодействия подразделений. Оценка организационного эффекта в результате реформирования регламентов.
Аттестация
1. Определение целей и приоритетов программы.
2. Время необходимое для реализации данной программы с расписанием всех процессов по часам.
3. Определение сосредоточия программы (направление и решение проблемных вопросов, аналитический подход)
4. Практические занятия (количество пройденных аттестуемым)
5. Разработка инструментария.
6. Определение границ программы.
7. Назначение ответственных за программу.
8. Оценки о прохождении всей программы.
9. Корректировка руководящего на экзамене оценки прохождения
10. Допуск до определенной работы с указанием возможности воздействия на тот или иной объект системы склад
11. Подписи экзаменаторов и преподавателей
12. Итоги и рекомендации по проведению дальнейшей деятельности
Аналитическая карта
1. Выполнение проводок по счетам
2. Расчет налогов.
3. Параллельное ведение суммового и количественно-суммового учета
4. Формированием оборотных ведомостей и карточек счетов
5. Возможности экономического управления
6. Аналитический и синтетический учет движения денежных средств и материальных ценностей по всем счетам.
7. Все платежные и отчетные документы в форме приложения или ссылок
8. Баланс с приложениями
9. Оборотные ведомости
10. Подробные аналитические отчеты
11. Графа действий в сложившейся ситуации
12. Подписи экономиста и планировщика
План внедрение системы уравления на промежуточном складе
Что бы внедрить систему планирования промежуточного склада нужно проанализировать рынок и выявить наиболее благоприятные компании для этого, осуществить следующие этапы разработки:
1. Проведение на предприятии Заказчика диагностического аудита существующей системы управления.
2. Создание и представление Заказчику подробного плана работ, включающего все необходимые мероприятия по разработке
3. Обучение персонала предприятия Заказчика основным требованиям системы, объяснение структуры взаимодействия и принятия решений В обучении примут участие и руководители подразделений;
4. Консультирование по разработке и внедрению документации, включая предоставление шаблонов и образцов;
5. Консультирование по количеству людей необходимого для осуществления действенности системы.
6. Обучение внутренних преподавателей из числа работников предприятия - пять семинаров продолжительностью по 6 часов (пять дней) на территории предприятия, с выдачей дипломов.
7. Консультирование по порядку выполнения функционирования - анализ и как упростить систему что бы было понятно всем ;
8. Консультирование по порядку выполнения технологических карт, объяснение на каком уровне какие параметры лучше всего применить и зачем;
9. Предоставление лицензированных программ управления складом (сотрудничество с фирмами предоставляющие услуги данного типа).
10. Проведение контрольных мероприятий по выявлению ошибок, рационального решения их, доказательность, что система быстро их находит и решает.
11. Предложение бизнес-программ по вложению средств в внедрение системы на предприятии, согласно структуре для каждого предприятия.
Постепенное привлечение клиентов и опыта внедрения некоторых отделов системы в конечном итоге позволит занять нишу рынка - внедрять данную систему и разрабатывать все новые, модернизированные варианты этой системы.
Литература
1. «Логистика». / Под. Ред Б.А. Аникина М., 1997 г.
2. «Логистика». А.Д. Чудаев М., 2001г.
3. «Основы логистики» /Под. Ред Л.Б. Миротина и В.И Сергеева. М.: ИНФРА -М, 1999 г.
4. Логистика запасов. Сортов А.Н. 2005 г.
5. Формирование стратегии и сценарный анализ в условиях неопределенности (профиль Автосервис) С.С. Юрьевич. 2006
